FUNDACIÓN AVANSALUD IPS

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1 Página 1 de 13 Sistema Obligatorio de FUNDACIÓN AVANSALUD Garantía de Calidad de IPS la Atención en Salud NOMBRE DEL PROCESO CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO, DEVOLUCIONES Y DESTRUCCIÓN O DESNATURALIZACIÓN DE MEDICAMENTOS MANUAL DE PROCESOS Fecha actualización : 16/07/2015 Versión: 5 CODIGO PAGINAS P-S DEFINICIÓN Es el proceso por medio del cual se establecen las actividades a desarrollar con el fin de llevar un control de las fechas de vencimiento de los medicamentos en existencia en el depósito y en los puntos de dispensación (servicios farmacéuticos). Igualmente este proceso incluye las actividades a desarrollar en caso de requerirse realizar devoluciones de medicamentos de los servicios farmacéuticos al depósito y de este a los proveedores sea por fechas de vencimiento o por retiro del mercado. 2. GLOSARIO Cuarentena1: Estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios, productos a granel o acabados, aislados por medios fisicos o por otros medios eficaces mientras se espera una desición acerca de su autorización, rechazo o reprocesamiento. Devolución: Acción y efecto de devolver los medicamentos proximos a vencer o vencidos. DESCONT S.A. E.S.P: Empresa dedicada a la recolección, manipulación, transporte, almacenamiento, tratamiento y disposición final de los residuos. Destrucción: Acción y efecto de drestruir los residuos. Vencimiento: Acto de vencer o de ser vencido de los medicamentos según la fecha de elaboración o fabricación. 1 Resolucíón 1403 de Mayo de 2007 por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de servicios de salud, pagina 18, fecha 04/06/2015.

2 Página 2 de OBJETIVOS 3.1. OBJETIVOS GENERALES Definir las acciones, los formatos y los responsables de llevar un control eficaz de la calidad de los medicamentos dispensados garantizando su vigencia y el cumplimiento de las especificaciones de calidad exigidos a los medicamentos e insumos hospitalarios Establecer el protocolo para realizar la devolución de los medicamentos sea de una sede o de la bodega OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir las actividades a desarrollar para llevar el control de fechas de vencimiento de los medicamentos en existencia en la bodega de la empresa Definir las actividades a desarrollar con el fin de llevar un control de las fechas de vencimiento de los medicamentos en existencia en los puntos de dispensación o servicios farmacéuticos Definir las acciones a desarrollar con el fin de garantizar la calidad de los medicamentos dispensados, desde el punto de vista de vigencia y del cumplimiento de las especificaciones de calidad exigidas a los medicamentos Establecer las actividades a desarrollar en caso de vencimiento de medicamentos sean de uso controlado o no y su devolución, por el no cumplimiento de las especificaciones de calidad exigidas a los medicamentos Definir los formatos y los responsables de la ejecución de las actividades establecidas en este proceso. 4. ACTIVIDADES A DESARROLLAR 4.1 Actividades a desarrollar para el control de las fechas de vencimiento y devolución de medicamentos por los servicios farmacéuticos a la bodega principal.

3 Página 3 de Realizar la consulta de fechas de vencimiento en el sistema AVANSOFT, listándolos en orden cronológico de menor a mayor vida útil de los medicamentos en existencia en la sede Al encontrar medicamentos con fechas de vencimiento con edad de cuatro (4) meses o menor, siga el siguiente protocolo: Establezca la cantidad promedio de la rotación bimensual del medicamento a riesgo de vencerse Halle la diferencia entre la cantidad total del medicamento a riesgo de vencerse y la cantidad promedio de la rotación bimensual calculada Realizar la devolución de la cantidad obtenida como resultado de la anterior operación; conservando en el servicio farmacéutico la cantidad promedio de rotación siempre y cuando se garantice la salida de esa cantidad en máximo los dos meses siguientes Ingrese al Módulo de Devoluciones del sistema AVANSOFT, donde se despliega una ventana con los medicamentos existentes en la bodega, esta ventana muestra los medicamentos Próximos a Vencer o Vencidos según el día, mes y año, igualmente en la ventana visualizara el Lote, el Código Producto, Cantidad Existente Para visualizar cuales son los más próximos a vencer o vencidos, ingrese el rango de la fecha desde cuando desee ver los medicamentos, igualmente para ordenarlos del más antiguo al más nuevo, dar clic en el Lote de Fecha de Vencimiento y automáticamente se ordenaran Recuerde realizar la devolución física de los medicamentos a la bodega principal lo más pronto posible, en embalaje adecuado Para realizar la Devolución del medicamento, puede buscar por dos métodos, el primero colocar el Número de Salida y el segundo por el Rango de Fecha inicial y final. Luego dar clic en imprimir el formato con los medicamentos a enviar a la Bodega Principal Creación de una Nueva Devolución, Ingrese al Módulo de Devoluciones del sistema AVANSOFT, dar clic en agregar, digite la fecha de devolución y dar dos veces clic a la tecla tabular, en la casilla de comentarios, colocar el motivo (Poca Rotación, Próximos a Vencer, Vencidos) de la devolución, pasa el producto por el

4 Página 4 de 13 lector de barra, se desplegará una ventana donde muestra los lotes existentes en Bodega, enseguida dar clic sobre el lote a devolver Proceda a digitar la cantidad a devolver, escribe el comentario del porqué de la devolución y dar Enter para agregar otro producto si lo requiere, finalmente dar clic en el check rojo para confirmar y luego en cerrar, se abrirá una ventana donde confirmas la transacción si das clic en SI guardara los cambios El siguiente diagrama de flujo mostrara paso a paso como hacer la devolución de medicamentos por los servicios farmacéuticos a la bodega principal en el Sistema AVANSOFT.

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6 Página 6 de Actividades a realizar para la recepción en la bodega de los medicamentos devueltos por los servicios farmacéuticos Verificar el origen o servicio farmacéutico que realiza la devolución, ingresando al link entradas del sistema AVANSOFT Realizar la verificación de las cantidades físicas efectivamente recepcionadas de los medicamentos con los relacionados en sistema AVANSOFT. En caso de inconsistencias registrarla en el campo de observaciones del formato Verificar las fechas de vencimiento de los medicamentos devueltos y en caso de inconsistencias con las relacionadas realizar la corrección Verificar que lo empaques de los medicamentos sean los originales, sin abrir y en buenas condiciones Verificar que los medicamentos devueltos se han almacenado y se han manejado bajo las condiciones establecidas por el fabricante Tener en cuenta la naturaleza del producto y el tiempo transcurrido desde su despacho. En caso necesario, debe solicitarse concepto al titular del registro sanitario o persona calificada de la casa fabricante. En caso que se compruebe la no conformidad en algunos de los criterios de los numerales a registrarlo en el campo de observaciones del formato, estos medicamentos deben ser ubicados en el área de cuarentena mientras se surte el trámite de desnaturalización Mantener los medicamentos devueltos separados por cada uno de los servicios farmacéuticos en el área de cuarentena, mientras es definido el destino de los mismos Rotular cada uno de los embalajes que contiene los medicamentos devueltos con el nombre del servicio farmacéutico y la fecha de devolución verificar que la devolución, no tenga relacionados varios medicamentos en un solo lote, igualmente que los medicamentos relacionados en el formato de devolución sea el mismo en físico, que la información de los medicamentos del formato de devolución este correcta.

7 Página 7 de Actividades a desarrollar por el director técnico Bucaramanga de la bodega principal Establecer la cantidad promedio de la rotación bimensual del medicamento devuelto Hallar la diferencia entre la cantidad total del medicamento devuelto y la cantidad promedio de la rotación bimensual Realizar la devolución a los proveedores del medicamento (Laboratorios fabricantes o depósitos) de la cantidad obtenida como resultado de la anterior operación; conservando la cantidad promedio de rotación siempre y cuando se garantice la salida de esa cantidad en los dos (2) meses siguientes. Esta decisión será previamente concertada y aceptada con el proveedor Los medicamentos que no serán devueltos a los proveedores se reenviarán a los servicios farmacéuticos diferentes al de origen de la devolución En caso que no sea posible realizar la devolución al proveedor por no cumplimiento con la política de devolución de éstos y no sea posible reenviar a otros servicios farmacéuticos se enviarán estos medicamentos para destrucción Ingresar al link de devoluciones y diligenciar la información con el fin de tramitar la devolución del medicamento al proveedor, en las cantidades establecidas de acuerdo al numeral Realizar la devolución física de los medicamentos al proveedor en los embalajes adecuados, anexando la impresión del formato de devoluciones del software Archivar la copia del formato impreso de devoluciones con el recibido del proveedor. 4.4 Conforme a la conducta tomada para cada uno de los medicamentos devueltos, se lleva a cabo por el director técnico de Bucaramanga las siguientes acciones.

8 Página 8 de Devolución a los proveedores. La cantidad a devolver a los proveedores se mantendrá separada y con embalajes rotulados con el nombre del proveedor en el área de cuarentena a la espera que sea retirada por aquellos o será remitida por transportadora si así se indica en el formato Reenviar a servicios farmacéuticos. Los medicamentos devueltos y que serán conservados se trasladarán al área de almacenamiento general en la bodega junto con los demás medicamentos para ser enviados a los servicios farmacéuticos diferentes al que los remitió y teniendo en cuenta de ser dispensados en primer lugar Destrucción. Los medicamentos que se deben destruir deben ser trasladados al área de destrucción o desnaturalización y continuar con el protocolo conforme a al proceso correspondiente. 4.5 Actividades para la destrucción o desnaturalización de medicamentos Destrucción o desnaturalización de Medicamentos sometidos a control especial Diligenciar los formatos para la solicitud de desnaturalización así: Diligenciar en su totalidad la sección A del Formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1) con el fin de solicitar el servicio de desnaturalización de medicamentos y enviar a la Gerencia para su autorización Solicitar y diligenciar el formato suministrado por la empresa contratada DESCONT S.A. E.S.P, para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos y enviar a la gerencia para su autorización junto con el formulario FA-066 (V1) Autorizada la destrucción de los medicamentos por la Gerencia, tramitar el servicio de destrucción del medicamento ante la entidad contratada para realizar la desnaturalización definiendo claramente: Fecha de visita de la entidad DESCONT S.A. E.S.P para la entrega de la bolsa de empaque, la inspección, empacado y cierre de la bolsa con los medicamentos a desnaturalizar Fecha de recolección de las bolsas cerradas y selladas por parte de los

9 Página 9 de 13 vehículos acondicionados para tal fin Fecha y hora para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos en la planta de la empresa DESCONT S.A. E.S.P para tal fin, indicando claramente la dirección. La fecha fijada no podrá ser inferior a quince (15) días a partir de la fecha de solicitud Registrar las gestiones realizadas en la sección B del Formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1) Diligenciar el Formato Anexo Número 6 de la Resolución 1478 de Mayo 10 de (Anexo a este proceso) Firmar el Formato Anexo Número 6 de la Resolución 1478 de Mayo 10 de (por el Director Técnico) y enviar a la Gerencia con el fin de solicitar la autorización a la UAE, Fondo Nacional de Estupefacientes del Ministerio de la Protección Social o al Fondo Rotatorio de Estupefacientes Solicitar mediante el envío del Formato Anexo Número 6 de la Resolución 1478 de Mayo 10 de 2.006, la presencia de un delegado de la UAE, Fondo Nacional de Estupefacientes de Minprotección social o del Fondo Rotatorio de Estupefacientes, para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos. Esta solicitud se realiza como mínimo diez (10) días calendario de antelación, informando la fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo Realizar la entrega física de los medicamentos a destruir a la entidad DESCONT S.A. E.S.P para realizar el procedimiento y solicitar la firma del Formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1) en señal de recibido Al momento de la destrucción elevar acta del procedimiento de destrucción de los medicamentos para lo cual diligencie en el formato contenido en el Anexo número 7 de la Resolución 1478 de Mayo 10 de (Anexo a este proceso) Solicitar a la entidad DESCONT S.A. E.S.P certificado de recolección, tratamiento y disposición final de medicamentos Destrucción o desnaturalización de Medicamentos NO sometidos a control especial.

10 Página 10 de Diligenciar los formatos para la solicitud de desnaturalización así: Diligenciar en su totalidad la sección A del Formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1) con el fin de solicitar el servicio de desnaturalización de medicamentos y enviar a la Gerencia para su autorización Solicitar y diligenciar el formato suministrado por la empresa DESCONT S.A. E.S.P para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos y enviar a la Gerencia para su autorización junto con el formulario FA-066 (V1) Autorizada la destrucción de los medicamentos por la gerencia, tramitar el servicio de destrucción del medicamento ante la entidad DESCONT S.A. E.S.P para realizar la desnaturalización definiendo claramente: Fecha de visita de la entidad contratada para la entrega de la bolsa de empaque, la inspección, empacado y cierre de la bolsa con los medicamentos a desnaturalizar Fecha de recolección de las bolsas cerradas y selladas por parte de los vehículos acondicionados para tal fin Registrar la gestión realizada en la sección B el formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1) Realizar la entrega física de los medicamentos a destruir a la entidad DESCONT S.A. E.S.P para realizar el procedimiento y solicite la firma del Formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1) en señal de recibido.

11 Página 11 de 13 Sistema Obligatorio de FUNDACION AVANSALUD Manual de Procesos Garantía de Calidad de la Fecha de Elaboración: 04/06/2015 IPS Versión proceso: 4 Atención en Salud Versión formato:2 PROCESO Control de fechas de vencimiento, devolución y destrucción CÓDIGO de medicamentos FORMATO Solicitud de destrucción de medicamentos CÓDIGO P-S 034 F-A-066 SECCIÓN A: Fecha de solicitud (dd/mm/aaaa) Medicamentos de control especial: Si No MEDICAMENTO (DCI, Forma Farmacéutica, Concentración, Presentación) Total Peso en Kilos Nº Lote Motivo Cantidad en Unidades Cantidad en Gramos Entidad contratada Firma Director Técnico Bucaramanga Autorizado Gerencia SECCIÓN B: (Para diligenciar solo después de autorizado). 1. Fecha de visita por la entidad contratada, entrega y cierre de bolsa: 2. Fecha de recepción de bolsa cerrada y sellada: 3. Fecha de destrucción (Solo para medicamentos de uso controlado): 4. Hora de la destrucción (Solo para medicamentos de uso controlado): 5. Dirección del sitio de destrucción (Solo para medicamentos de uso controlado): Ciudad Tel: Recibí: Firma y sello de la empresa contratada. Entregado: Nombre y firma.

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