TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CODIGO TIPO DE DOCUMENT O Archivo de gestión ARCHIVO Archivo Central Archivo Historico RETENCIÓN ConservacIó n total DISPOSICIÓN FINAL Eliminación Medios tecnologicos OBSERVACIONE Selección 001 RESOLUCIONES ENTES REGULADORES ENTRE OTROS en el durante el en el se por posibles manejo de los lìderes de 002 COMUNICACIONES 003 COMUNICACIONES en el Entrante durante el Saliente en el Interna en Memorando el de gestión durante Circular Interna el INFORMES manejo de los lìderes de manejo de los lìderes de Entes de control en el durante el en el se por posibles manejo

2 INFORMES 004 Proceso Auditoria interna y/o extena REUNIONES, DE PROCESOS, DE CONFORMACIÓN ENTRE OTRAS 005 en el de gestión durante el años se por posibles en el durante el en el se por posibles ACTAS Financieros en el durante el en el se por posibles CONTRATOS de los lìderes de Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion manejo de

3 CONVENIO, RUTAS, PADRES DE FAMILIA OTROS 006 ETRACTOS 007 ETRACTOS CONVENIOS

4 EMPRESARIALES 008 PÓLIZAS DE SEGURO PÓLIZAS DE SEGURO 009 SOPORTES CONTABLES Egresos

5 010 Ingresos Informes Presupuesto mediante el Liquidaciones software que maneja la empresa Recibos PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS DE LOS PROCESOS 011 hasta una nueva actualización en la carpeta magnetica de obsoletos PLANES Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion

6 PLANES DEFINIDOS POR LOS PROCESOS 012 hasta una nueva actualización en la carpeta magnetica de obsoletos INSTRUCTIVOS Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion INSTRUCTIVOS DEFINIDOS POR LOS PROCESOS hasta una nueva actualización en la carpeta magnetica de obsoletos 013 ENTREVISTAS Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion

7 ENTREVISTAS ENTREVISTAS Personal

8 014 vehiculos PLANILLAS PLANILLAS PARA LA RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS DE LOS PROCESOS 015 BASE DE DATOS

9 BASES DE DATOS 016 PROGRAMAS PROGRAMAS DEFINIDOS POR LOS PROCESOS 017 PERFIL DE CARGO Y ROLES Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion

10 PERFIL DE CARGO Y ROLES DEL PERSONAL 018 INDUCCIÓN Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion INDUCCIÓN PERSONAL, AFILIADOS Y CONTRATISTAS 019 REGISTROS DE CAPACITACIÓN

11 REGISTROS DE CAPACITACIÓN DE LOS DIFERENTES TEMAS 020 HOJAS DE VIDA HOJAS DE VIDA PERSONAL Y AFILIADOS

12 BANCO DE HOJAS DE VIDA 021 REGISTROS DE LOS PROCESOS REGISTROS DE LOS PROCESOS 022 LISTADOS MAESTROS Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion

13 LISTADOS MAESTROS INTERNOS Y ETERNOS 023 EVALUACIONES DE LOS PROCESOS Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion EVALUACIONES DE LOS PROCESOS 024 FELICITACIONES, SUGERENCIAS, INQUIETUDES, QUEJAS Y RECLAMOS

14 FELICITACIONES, SUGERENCIAS, INQUIETUDES, QUEJAS Y RECLAMOS 025 EVIDENCIAS PROCESO DE SELECCIÓN EVIDENCIAS PROCESO DE SELECCIÓN 026 FICHAS

15 FICHAS DEFINIDAS POR LOS PROCESOS 027 INVENTARIOS Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion INVENTARIOS ACTIVOS FIJOS 028 MATRICES Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion

16 MATRICES DEFINIDAS POR LOS PROCESOS 029 REVISIONES POR LA DIRECCION Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion REVISIONES POR LA DIRECCION 030 REGISTROS SG-SST Se archiva de manera electrónica para consulta de los líderes de proceso y luego se hace su retencion

17 resultados de los perfiles epidemiológi cos de salud de los trabajadores conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores

18 resultados de los exámenes complement arios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometría s, radiografías de tórax y en general Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST

19 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamient o en SST. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

20 La política y los objetivos de la empresa, firmados por el empleador. Las responsabilid ades asignadas para la implementaci ón y mejora continua.

21 La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemogr áfico de la población trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológi ca en concordanci a con los riesgos existentes en la organización.

22 REGISTROS SG-SST El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y el responsable del SG-SST. El programa de capacitación anual, así como de su cumplimiento incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitacion es de los trabajadores dependiente s, contratistas, y en misión.

23 Los procedimient os e instructivos internos. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.

24 Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás instructivos internos de SST. Las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de SST y los soportes de sus actuaciones.

25 Los reportes y las investigacion es de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedade s laborales de acuerdo con la normatividad vigente. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilida d y sus correspondie ntes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

26 Los programas de vigilancia epidemiológi ca de la salud de los trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreo biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos ejecutadas.

27 La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos Laborales que le aplican a la empresa. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.