INTRODUCCIÓN. La tabla de retención documental son lineamientos de grupos de documentos que tienen

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1 GESTION DE PROCESOS Versión: 0 TABLA DE DOCUMENTAL Fecha: 20/10/2017 INTRODUCCIÓN La tabla de retención documental son lineamientos de grupos de documentos que tienen características similares, con sus respectivos tiempos de retención en cada una de las fases de archivo (gestión y central), de manera que se pueda establecer la disposición final de los documentos como son: selección, microfilmación, eliminación y conservación permanente. Las TRD son una herramienta fundamental e instrumento de permanente consulta para la gestión administrativa y mejoramiento continuo de los procesos del sistema de gestión de Transguias S.A; la cual se implementa por cumplimiento de la resolución de 10 de noviembre 2016 emitida por el ministerio de transporte y supervisado por la superintendencia de puertos y transportes. La elaboración de las TRD se baso en una estructura orgánico funcional de Transguias S.A, que hoy se presenta con todo el contenido de estudio, proceso, metodología y análisis, que fueron necesarios para facilitar el descongestionamiento de los archivos, convirtiendo así una fuente confiable y eficiente para la adecuada gestión de búsqueda.

2 GESTION DE PROCESOS Versión: 0 TABLA DE DOCUMENTAL Fecha: 20/10/ TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 1.1 CONDICIONES GENERALES Elaborar y ajustar las tablas de retención documental de los procesos de TRANSGUIAS S.A, que se adoptarán por medio de acto administrativo con el objeto de organizar el archivo de gestión y el archivo central de la empresa. Inicia con el análisis de las funciones y competencias hasta cuando se elabora el acto administrativo que adopta las Tablas de Retención Documental de la Entidad y se divulgan a todos los funcionarios. 2. LINEAMIENTOS DE LA TRD TRANSGUIAS S.A 2.1 Levantar información Se identifican las necesidades de acuerdo a cambios o modificaciones presentados en los procesos, procedimientos, competencias o estructura de la empresa. Se realiza acompañamiento a cada una de los y se determinando así los documentos y registros que generan los procesos de acuerdo a su gestión. Los procesos deberán efectuar el análisis de las funciones y competencias con el objeto de identificar las tipologías para el trámite documental de cada una de los procesos. Las TRD deben actualizarse cada vez que sea modificada la estructura orgánica funcional de la entidad, se asigne, se elimine o se traslade una función o competencia a un proceso. 2.2 Realizar estudio de series Establecer las series, sub-series y tipos documentales de acuerdo con la documentación generada y recibida, siguiendo las directrices de la normatividad vigente.

3 GESTION DE PROCESOS Versión: 0 TABLA DE DOCUMENTAL Fecha: 20/10/ Elaborar Tabla de Retención Documental: Elaborar la Tabla de Retención Documental de cada proceso en cumplimiento a sus funciones y competencias, determinado a cada serie, que tiempo de retención se debe asignar en cada fase del archivo y su disposición final con la respectiva justificación. 2.4 Ajustar la Tabla de Retención Documental Realizar ajustes a las TRD de acuerdo a la normatividad vigente. Los ajustes a las TRD serán presentados ante el Comité de Archivo, informando las razones y la forma como fueron realizados. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de los procesos, deberán ser analizadas por el Grupo de Gestión Documental, a fin de que estén acordes a la normatividad vigente, para su posterior aprobación por el Comité de Archivo de la empresa. Cuando el cambio en las TRD sea producto de una restructuración de la entidad, las nuevas tablas deberán ser aprobadas de acurdo a la normatividad vigente. Ajustes posteriores serán aprobados por el Comité de Archivo de la Empresa. 2.6 Aprobar ajustes Entregar al Comité de Archivo las TRD ajustadas para su aprobación. Elaborar Acto Administrativo y adjuntar tablas para su adopción. Las TRD deben aplicarse diariamente en las áreas; los documentos deben archivarse física y virtualmente de acuerdo a las mismas, según el proceso a que pertenezcan

4 GESTION DE PROCESOS Versión: 0 TABLA DE DOCUMENTAL Fecha: 20/10/2017 FORMATO TABLA RETENCIÓN DOCUMENTAL Retención Disposición final Código Series y tipos documentales Archivo de Gestión Archivo Central Procedimientos = CONRVACIÓN TOTAL = SOPORTE FÍSICO = SOPORTE ELERÓNICO S=LECCIÓN D= DIGITALIZACIÓN M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN

5 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO: CONTABILIDAD CODIGO DEL PROCESO: TG-200 TG-0001 TG TG TG NOTAS Notas clientes Notas proveedores Notas Contables GESTION 1 9 X X Trascurrido el tiempo de retención de las notas en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la digitación y eliminación. TG-0002 EGRESOS TG TG TG Egresos en cheque Egresos en efectivo Egresos por transferencia 1 9 X X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la TG Libros de egresos TG-0003 RECIBOS TG Recibos de caja menor 1 9 X TG Recibos de caja TG-0004 COMPROBANTE DE CONSIGNACION 1 9 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la

6 GESTION TG CERTIFICADOS DE RETE TG TG Certificados de Rete Declaración de Rete 1 9 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la TG-0015 DEPRECIACION 1 9 X TG-0016 FINANCIERA TG TG Estado financiero Informes financieros 1 9 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la TG Balances y flujos de caja TG0017 TG TG CUENTAS Cuentas de cobro Movimientos de cuenta 1 9 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la TG0018 PAGOS TG TG Pagos de busetas Pagos por transferencia 1 9 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la TG Pago por impuesto 1 9 X

7 GESTION TG0019 TRANSACCIONES 1 9 X TG0022 TG TG LINEAMIENTOS BANCARIOS Etractos bancarios Créditos bancarios 1 9 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la TG Transferencias bancarias TG0023 FORMULARIOS TG TG Formularios de auto declaración Formularios varios 1 9 X TG-0025 INVENTARIO 2 8 X TG-0027 RELACION VIATICOS 1 9 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la TG0028 TG REEMBOLSOS Reembolsos de caja menor 1 9 X TG0029 POLIZAS TG TG Pólizas de seguro Autorización de pólizas 1 9 TG Certificación de pólizas TG0031 TG TG TG LIQUIDACIONES Liquidaciones administrativas Liquidación conductores Liquidación subcontratados 1 9 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminado su ciclo se procede a la TG Aportes a seguridad social TG0032 CAUSACIONES 1 9 X TG LIQUIDACION ADMINISTRADAS 2 8 X TG0033 DOCUMENTOS CONTABLES 1 9 X

8 GESTION TG0037 FAURAS TG Libros de facturación TG Facturas de combustible TG TG Facturas de movimiento digitado Facturas proveedores 1 9 X X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG Factura operaciones TG Facturas servicios públicos TG Facturas por pagar TG0041 TG TG RUT Rut clientes Rut terceros 5 5 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG0064 COMPROBANTES DE PAGO 1 9 X TG0070 CUENTAS POR PAGAR 1 9 X TG0071 CONTRIBUCION PARAFISCAL 2 8 X TG0074 DECLARACION DE RENTA CREE 2 8 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG0077 MEDIOS DIAN 2 8 X TG0078 IMPUESTO INDUSTRIA Y COMERCIO 2 8 X

9 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO: GESION DE OPERACIONES CODIGO DEL PROCESO: TG-300 GESTION TG006 EXTRAO DE CONTRATO 1 9 X X TG007 OREDENES DE RVICIOS 1 9 X X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación TG0030 PLANILLAS 9 X TG Planillas de servicio X TG Planillas de conductores 1 X TG Planillas control de operaciones X TG0040 VERIFICACION DEL RVICIO 9 TG Verificación del servicio 1 X TG Formatos de verificación del servicio X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación

10 GESTION TG TG Procedimiento de operaciones 2 X TG Procedimiento de operaciones con subcontratados 2 X TG Procedimientos de prestaciones del servicio del transporte terrestre automotor especial turístico 2 X Documentos generados de manera electrónica, Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la eliminación. TG Procedimientos para el manejo de modificaciones en las prestaciones del servicio del transporte terrestre automotor especial turístico 2 X TG-0082 TG TG REPORTES Reporte de cambio de servicio Reporte de vías y climas 2 5 Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación TG-0083 TG-0084 ANALISIS DE RIESGOS CARAERIZACION DE RVICIOS Documentos generados de manera electrónica, Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la eliminación.

11 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO:GESTION MANTENIMIENTO CODIGO DEL PROCESO: TG-500 GESTION TG005 ALISTAMIENTO DIARIO 1 9 TG-0021 INFORME VEHICULOS TG Epedientes de busetas 5 TG Placas de buses 1 TG Soporte tanqueo TG Carpeta buses Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación TG TG Manual mantenimiento Lista chequeo vehículos TG0039 ANALISIS DE ACEITE 2 5 TG0049 CONTROL Y GUMIENTO DE TRANSITO 1 5 TG Control y seguimiento de interacciones de transito 1 5 TG0054 IMPLEMENTACION DE OFICINA TG0056 ENTREGA DE IMPLEMENTOS DE VEHICULO Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación TG Entrega de implementos vehículos 1 5 TG Acta de entrega de implementos

12 GESTION TG0063 TG TG INSTRUIVO DE VERIFICACION DEL MEDIDRO PRESION Verificación medidor de presión Verificación para la realización de mantenimientos Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación TG0065 SOLICITUD Y REPORTE DE MANTENIMIENTO 1 8 TG0079 DOCUMENTOS DE VEHICULO Pólizas contractual Póliza etracontractual Tarjeta de propiedad Tarjeta de operación 1 5 Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación Soat Revisión técnico mecánica TG-0081 TG TG Procedimiento de mantenimiento Procedimiento de Orden y Aseo 2 8 Documentos generados de manera electrónica, Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la eliminación.

13 GESTION TG-0085 CONTROL DE MANTENIMIENTO TG Control de mantenimiento general TG Control de tanqueos 2 8 X TG Control de vencimiento de documentos TG Control de estado de herramientas TG-0086 HOJA DE VIDAS VEHICULOS X Documentos generados de manera electrónica, Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la eliminación. Para las hojas de vida de los vehículos esta después de ser vencidos o disposición final, pasan el archivo de gestión hasta completar su ciclo. TG Matriz de características técnicas y de seguridad de vehículos X TG-0087 INVENTARIO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 10 X TG-0088 INSPECCIONES TG TG Inspecciones de orden y aseo Inspecciones de seguridad y protección 2 8 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y eliminación TG-0131 REVISIONES BIMNESUALES 2 8 X

14 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO: TALENTO HUMANO CODIGO DEL PROCESO: TG-400 GESTION TG009 NOMINA TG009-1 Consolidados de nomina 2 8 TG009-2 Comisiones conductores Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG0011 PRESTACIONES SOCIALES Prestaciones sociales TG X Seguridad social TG0038 VISITAS ARL 1 5 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la. TG0045 EXAMENES OCUPACIONALES PERIODICOS 2 8 X TG-0055 TG ALCOHOLIMETRIA Procedimiento de control de consumo de alcohol TG Prueba de alcoholemia 2 8 X TG Prueba de alcoholimetría subcontratados 2 8 X X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la El Procedimiento de control de consumo de alcohol Documentos generados de manera electrónica.

15 TG0080 HISTORIA LABORAL EMPLEADOS GESTION TG TG TG TG TG TG TG TG Hoja de vida Contrato y Otro si Certificados de estudio Certificados cursos (mecánica, primeros auilio y manejo defensivo) para conductores Certificado laboral Fotocopia cedula Fotocopia licencia de conducción Certificado de antecedentes disciplinarios Afiliación EPS Afiliación AFP Afiliación ARL Afiliación caja de compensación familiar Vacaciones Prueba de manejo Verificación de referencias laborales Visita domiciliaria Formato para entrega individual de Elementos de protección Personal y dotación Lista de chequeo carpeta trabajadores Manual de funciones y perfiles de cargo Evaluación de entrenamiento Formato de entrevistas Notificaciones 99 X X Se Conservan Totalmente como fuente testimonial ante la consulta por reclamaciones legales o cualquier otro tipo de consulta. Se digitalizan, para asegurar la conservación de la información y para facilitar su consulta. ARTICULO 264 CODIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO.

16 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO CODIGO DEL PROCESO: TG-400 GESTION TG-0089 CAPACITACION TG Procedimiento de capacitación X TG Plan de capacitación X TG Evaluación eficacia de la formación X TG Registro de asistencia X TG Registro de Actividades de capacitación 1 9 X TG Registro de evaluación de capacitación oral X TG Control de capacitaciones X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y/o eliminación. Los documentos serán modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión. TG Evaluación del capacitador X TG Programa de capacitación en sostenibilidad para conductores X

17 GESTION TG-0090 TG EVALUACION DE DEMPEÑO Procedimiento evaluación de desempeño y de responsabilidades SST-S TG Cuestionario Clima organizacional 1 9 TG Evaluación de desempeño de personal TG Instructivo realización evaluación de desempeño TG Evaluación de responsabilidades SSTS TG-0091 INDUCCION Y REINDUCCION TG Programa de Inducción y Re inducción 2 8 TG Inducción / Re inducción del personal TG Verificación de la eficacia de la inducción TG-0092 TG TG TG MATRIZ Matriz de competencias Matriz de rendición de cuentas Matriz de EPP por cargo 2 TG-0130 REQUERIMIENTO DE PERSONAL 1 9 Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y/o eliminación. Los documentos serán modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión. Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la digitación y/o eliminación. Los documentos serán modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión. Documentos generados de manera electrónica, se realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la

18 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO: GESTION GERENCIAL CODIGO DEL PROCESO: TG-100 GESTION TG-0034 ESCRITURA REFORMA SOCIAL 99 Conservar en su totalidad la serie documental. TG-0048 CONTRATOS 1 9 Según la terminación del contrato se procede a su retención si está vigente TG Contrato prestación de servicio permanece en archivo de gestión si no TG Contrato clientes pasa a archivo central hasta cumplir su TG Contrato proveedores ciclo. TG-0068 ASAMBLEA GENERAL TG0076 TG ACCIONES Emisiones de acciones Cesión de acciones TG-0093 PRESUPUESTO 1 5 TG-0094 REQUISITOS LEGALES 2 8 TG Procedimiento de Identificación de requisitos legales TG Matriz de requisitos legales TG TG-0095 Inspección de cumplimiento de requisitos legales REVISION POR LA DIRECCION TG Procedimiento de revisión por la dirección 2 TG Cronograma de reuniones y revisiones por la dirección 1 TG Informe de revisión por la dirección 2 Conservar en su totalidad la serie documental. Documentos generados de manera electrónica, se realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión.

19 PROCESO: GESTION COMERCIAL CODIGO DEL PROCESO: TG-110 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 GESTION TG0036 REPORTES CARTERA Y PAGARE 1 9 TG0046 DOCUMENTOS VEHICULOS VENDIDOS Pólizas contractual Póliza etracontractual Tarjeta de propiedad Tarjeta de operación Soat Revisión técnico mecánica Contrato de compra venta de vehículos 2 18 TG0066 CALIFICACIÓN DE RVICIOS 1 8 TG0067 GESTION COMERCIAL 8 TG Procedimiento Gestión Comercial TG Plan de Ventas TG Base de datos clientes 2 TG Instructivo Quejas y Reclamos TG Registro Quejas, Reclamos y Sugerencias TG Control Propuestas realizadas TG-0096 RVICIO AL CLIENTE TG procedimiento de servicio al cliente 2 8 TG Servicio posventa Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la Documentos generados de manera electrónica, se realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión

20 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO: GESTION DE COMPRAS CODIGO DEL PROCESO: TG-600 GESTION TG0024 PROVEEDORES TG Formato proveedores TG Registro único de proveedores TG TG TG Selección, evaluación y reevaluación de proveedores Compromiso requisito socioculturales y económicos Procedimiento selección, evaluación y reevaluación de Proveedores 1 9 TG Manual de contratistas TG Procedimiento de desarrollo comportamientos sostenibles en los proveedores TG Base de datos de proveedores Documentos generados de manera electrónica, se realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión TG Contratista mantenimiento

21 GESTION TG0043 DOCUMENTOS SUBCONTRATOS Póliza contractual Póliza etracontractual Tarjeta de propiedad Tarjeta de operación 1 9 Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la Soat Revisión técnico mecánica TG0044 TG TG0047 TG INGRESOS Y SALIDAS DE MATERIALES Entrega de papelería ORDENES DE COMPRA/RVICIOS Requisición de materiales / servicios Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG MATRIZ DE REQUISITOS SST, SOCIOCULTURALES Y ECONOMICOS TG-0097 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión

22 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO: SISTEMAS DE GESTION CODIGO DEL PROCESO: TG-700 GESTION TG0042 TG TG TG EVALUACION Y MONITERO Auditorías internas Incidentes de trabajo y sostenibilidad Auditorías eternas 2 18 Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG0050 LIDERASGO Y COMROMISO Políticas Compromiso de la dirección 2 18 Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG0051 DESAROLLO Y EJECUCION Registro de Capacitaciones Registros de Funciones y responsabilidades en SST-S Registros de Inducción y reclusión Registros de Comunicación participación y consulta Evaluación de Requisitos legales 2 18 Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la

23 TG0052 TG ADMINISTRACION DEL RIESO Gestión del cambio IPERC (identificación de peligros y evaluación de riesgo Seguridad y salud en el trabajo Plan de emergencias Campaña S.E.A ( siente, epresa y haz) Visitantes y comunidad Tratamiento del riesgo Diagnostico de salud Promoción y prevención Programa de vigilancia Registro de estadísticas en salud publica GESTION 2 18 TG0058 ACCIONES DE MEJORA 2 18 X TG0059 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO 2 18 X TG0060 TG TG TG TG TG0061 TG TG TG0062 INSPECCION Inspección del SST-S Inspecciones de vehículos Chequeo equipos operaciones y seguridad de los vehículos Inspecciones generales / gerenciales AAS Actas de COPASST Actas de comité de convivencia SOSTENIBILIDAD Programa de gestión ambiental Sociocultural y económico Certificados de disposición final 2 18 X 2 8 X 2 18 X Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión

24 PROCESO: SST-S CODIGO DEL PROCESO: TG-710 GESTION TG-0098 TG TG TG TG TG TG GURIDAD Procedimiento para el manejo de elemento de seguridad en la prestación del servicio Protocolo de Seguridad Registro de equipos de etinción e incendio Registro de equipos de aire acondicionado y refrigeración Procedimiento de selección, adquisición, distribución, uso y control de elementos de protección personal Procedimiento para la selección, uso y disposición de equipos y herramientas 2 18 realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión TG Procedimiento de inspecciones de seguridad TG-0099 IMPAOS AMBIENTALES TG Matriz de aspectos e impactos ambientales TG TG TG TG TG TG TG Procedimiento de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales Control de consumo de agua Control de consumo de energía Registro de residuos ordinarios Registro de residuos peligrosos Inventario de fuentes de agua y energía Manejo de residuos sólidos 2 18 realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión TG Cronograma de recolección de residuos TG Registro de consumo de papel

25 TG-0100 TG TG-101 TG TG TG-102 TG TG TG TG TG TG-103 TG TG TG TG TG TG TG TG TG TG EXAMNES MEDICOS Procedimiento de eámenes médicos laborales TAREAS CRITICAS Análisis de tareas criticas Procedimiento de análisis de tareas criticas PROTOCOLOS Protocolo de procedimiento estándar "en caso de amenaza terrorista" Protocolo de procedimiento estándar "en caso de fuga y/o derrame de productos químicos y/o combustibles" Protocolo de procedimiento estándar "en caso de incendio o eplosión" Protocolo de procedimiento estándar "en caso de inundación" Protocolo de procedimiento estándar "en caso de sismo o terremoto" PELIGROS, ACCIDENTES, INCIDENTES O CONDISIONES INGURAS Matriz de peligros y riesgos Investigación de accidentes de trabajo Procedimiento de reporte e investigación de incidentes ambientales, accidentes, casi accidentes en SST y enfermedades laborales Reporte de accidentes y casi accidentes de SST Procedimiento identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles Reporte de actos y condiciones inseguras Reporte de enfermedad laboral Check list de actos inseguros Investigación de incidente, accidente y emergencia ambiental Check list de condiciones inseguras GESTION X 2 18 Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión. Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la

26 TG-104 TG TG TG-105 TG TG TG TG-106 TG TG TG-107 COPASST Plan de trabajo COPASST Cronograma de reuniones y capacitaciones COPASST GRUPOS DE INTERES Programa de capacitación a la comunidad Programa de desarrollo sostenible para proveedores y clientes Programa de responsabilidad social EMERGENCIAS Plan de emergencias Procedimiento identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles SST GESTION TG Inspección general de SST TG Matriz de primeros auilios TG Inventario de botiquín de primeros auilios TG Registro de primeros auilios TG Inspección de botiquín TG Cronograma de inspecciones 2 18 TG Inspección de etintores TG Inspección de equipos de protección personal TG Matriz de resultados de inspección TG Quejas y/o sugerencias en SSTS TG Plan de trabajo SG-SST TG Procedimiento de reporte de actos y condiciones inseguras realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión. Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la

27 TG-108 TG TG TG TG-109 TG-110 TG TG TG-111 TG TG TG TG TG TG TG TG TG-112 TG TG TG PROGRAMAS DE AHORRO Programa de uso eficiente de agua y energía Programa de manejo integral de residuos Programa de seguridad vial MANEJO DE RESIDUOS SOLIDOS GUROS Procedimiento seguro para parqueo de vehículos Procedimiento seguro para la prestación de servicio en instalaciones de clientes MEDICINA PREVENTIVA Seguimiento a incapacidades Cronograma de actividades SVE DME Programa de vigilancia de conservación visual Consolidado encuesta de ruido Encuesta de seguimiento y conservación auditiva Programa de promoción y prevención Medevac Encuesta de morbilidad SUSTANCIAS QUIMICAS Procedimiento manejo de sustancias químicas Matriz de compatibilidad de sustancias químicas Programa de Sustancias Químicas GESTION TG-113 REGLAMENTO DE HIGIENE Y GURIDAD INDUSTRIAL 2 18 realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión TG-114 CODIGO DE CONDUA 2 18

28 GESTION DE PROCESOS VERSION: 0 TABLA DE DOCUMENTAL FECHA: 20/10/2017 PROCESO: GESTION DE PROCESOS CODIGO DEL PROCESO: TG-800 GESTION TG-0012 CORRESPONDENCIA Trascurrido el tiempo de retención en el TG Recibida 1 5 X archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG Enviada 1 5 X TG-0115 AUDITORIAS TG TG TG TG TG TG-0116 TG TG Plan de auditoría interna Programa de Auditorías internas Procedimiento Auditorías internas Tabla de contenido para la revisión por la dirección Informe de Auditoría Interna MOTIVACION Procedimiento de motivación, comunicación, participación y consulta Matriz de Comunicaciones 2 5 X 2 5 X TG-0117 Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas 2 5 X TG-118 Procedimiento Control de documentos y registros 2 5 X TG-119 RVICIO NO CONFORME TG Procedimiento de Control de Servicio No Conforme X TG Seguimiento y control de Servicio No Conforme 2 5 X TG Reporte de servicio no conforme X Documentos generados de manera electrónica, se realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión Documentos generados de manera electrónica, se realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión Documentos generados de manera electrónica, se realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión. Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la

29 GESTION TG-0120 TG TG CONTROL DE DOCUMENTOS Control de documentos y registros control de cambio de formatos 2 5 X realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión TG-121 Formato acciones de mejora 2 10 X TG-122 Plan de Acción 2 10 TG-123 Listado maestro de documentación eterna 2 10 X TG-124 Manual de calidad, SST y Sostenibilidad 2 10 X TG-125 Mapa de procesos 2 10 X TG Matriz de Indicadores del SG de calidad y SSTS 2 10 X TG-126 Procedimiento de medición y monitoreo de objetivos y metas 2 10 X TG-127 Caracterizaciones 2 10 X TG Inducción a visitantes 2 10 X TG-0128 TG TG GESTION DEL CAMBIO Procedimiento de gestión del cambio Identificación y análisis del cambio 2 5 X realiza revisión anual o modificados o actualizados cada vez que se requieran por parte le líder del procesos o coordinador del sistema de gestión. Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando su ciclo se procede a la TG-0094 AAS Trascurrido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se enviaran al archivo central, terminando TG Acta de reunión 2 5 X su ciclo se procede a la TG-0129 Hoja de vida del indicador 2 5 X TG Tabla de contenido para la revisión por la dirección 2 5 X TG AAS DE NOMBRAMIENTO

30 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Elaborado Por: Aprobado Por: Carlos Gómez Therán Erika Puello Mestre 0 20/10/2017 Actualizaciones Versión Fecha Descripción del cambio Revisado por: Aprobado Por: