Cómo implementar el SG-SST para dar cumplimiento al marco legislativo Colombiano

Transcripción

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2 Cómo implementar el SG-SST para dar cumplimiento al marco legislativo Colombiano EDGAR HUMBERTO RIOS RAVE Auditor HSEQ PAULA ANDREA MUÑOZ GARZÓN Consultora en SIG

3 PARTE II CÓMO SER AUDITOR DEL SG-SST, SEGÚN LINEAMIENTOS DEL DECRETO 1072 DEL 25 DE MAYO DE 2015

4 CONTENIDO 1. Objetivo General 2. Antecedentes Ley 1562 de 2012, Decreto 1443 de 2014 y el Decreto 1072 de Ciclo PHVA del SG-SST según Decreto 1072 de Estructura del SG-SST según Decreto 1072 de Documentos requeridos por el SG-SST 6. Obligaciones y Responsabilidades de los Empleadores y las ARL Según Decreto 1072 de Transición SG-SST según Decreto 1072 de Criterios de Auditoría 9. Bibliografía

5 1. Objetivo General Establecer los principales criterios para ser un auditor del SG-SST, teniendo como requisitos principales los lineamientos establecidos en el Decreto 1072 de 2015, en su Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6. 5

6 2. Antecedentes Ley 1562 de 2012 y Decreto 1443 de 2014 LEY 1562 DEL 11 DE JULIO DE 2012 Artículo 1 Definiciones: Programa de Salud Ocupacional: en lo sucesivo se entenderá como el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Este Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. 6

7 DECRETO 1443 DEL 31 DE JULIO DE 2014 "Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 7

8 DECRETO 1072 DEL 25 DE MAYO DE 2014 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Libro 2 Parte 2 Título 4 Capítulo 6. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. 8

9 3. Ciclo PHVA del SG-SST según Decreto 1072 de 2015 El SG-SST consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y debe incluir: 1. Política, 2. Organización 3. Planificación 4. Aplicación 5. Evaluación 6. Auditoría 7. Acciones de mejora 9

10 Ciclo del Mejoramiento Continuo del SG-SST P: Planear - Planificar H: Hacer - Aplicar V: Verificar - Evaluar A: Actuar - Mejorar ACTUAR PLANEAR HACER VERIFICAR 10

11 Ciclo PHVA Actuar para eliminar o corregir los problemas encontrados en la fase de verificación, generar mejora en los procesos ACTUAR Verificar si el desarrollo de la actividad concuerda con lo planeado y logra los resultados esperados VERIFICAR Diseñ o y disposiciones de las actividades de acuerdo a las necesidades ñ PLANIFICAR Ejecutar e implementar lo planeado para el logro de la actividad predeterminada HACER

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13 Artículo Definiciones 10. Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través de los siguientes pasos: Planificar: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores. Hacer: Implementación de las medidas planificadas. Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los resultados deseados. Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los. mayores beneficios en la seguridad y salud de los trabajadores. 13

14 4. Estructura del SG-SST según Decreto 1072 de 2015 Objeto, campo de aplicación y definiciones Artículos al Consiste en las definiciones de las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Se debe evidenciar: El alcance y las definiciones se pueden evidenciar en el Manual del SG-SST. 14

15 Política en seguridad y salud en el trabajo Artículos al Consiste en los criterios para la elaboración e implementación de la Política SST. Se debe evidenciar: 1. Política de SST 2. Registro de la divulgación de la Política de SST a todos los trabajadores independientemente de su forma de contratación o vinculación, incluyendo contratistas y subcontratistas.

16 Organización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Artículos al Consiste en la obligación de los empleadores, dirección de la SST, obligación de las ARL, responsabilidades de los trabajadores, capacitación en seguridad y salud en el trabajo SST, documentación, conservación de los documentos y comunicación Se debe evidenciar: 1. Plan de Trabajo Anual 2. Registro de la Matriz Legal 3. Programa de Capacitación

17 Se debe evidenciar: 4. Procedimientos e instructivos internos de seguridad 5. Programas de Vigilancia Epidemiológica 6. Registro de EPP, 7. Registro de entrega de protocolos de seguridad 8. Registros de la convocatoria, elección y conformación Copasst con sus actas de reuniones y soporte de sus actuaciones. 9. Registro de Investigaciones de incidentes 10. Registro de inspecciones de seguridad 11. Registro de los perfiles epidemiológicos y sociodemográficos 12. Registro de los resultados de ingreso, periódicos y de retiro, 13. Resultados de mediciones y monitoreos

18 Planificación Artículos al Consiste en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, evaluación inicial del SGSST, planificación del SGSST, Objetivos del SGSST, Indicadores del SGSST, Indicadores de estructura del SGSST, Indicadores de Proceso del SGSST, Indicadores de Resultado. Se debe evidenciar: 1. Registro de matriz de riesgos y peligros 2. Registro y seguimiento de los resultados de los indicadores.

19 Se debe evidenciar: 3. Planificación del SGSST 4. Procedimiento para efectuar el diagnóstico del SGSST 5. Plan para la prevención y atención de emergencias 6. Plan de capacitación en SST 7. Registro estadístico de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral. 8. Programa de rehabilitación de salud de los trabajadores 9. Registro de los programas de rehabilitación 10. Registro de enfermedades laborales, investigación de incidentes y accidentes de trabajo, registro del ausentismo 11. Registro del cumplimiento del cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales, si aplica.

20 Aplicación Artículos al Consiste en implementación o gestión de los peligros y riesgos, medidas de prevención y control, prevención, preparación y respuesta ante emergencias, Gestión del cambio, adquisiciones, contratación. Se debe evidenciar: 1. Matriz de Riesgos y Peligros, controles operacionales 2. Procedimientos para trabajos seguros 3. Procedimientos para prevenir y controlar amenazas

21 Se debe evidenciar: 4. Plan de emergencias 5. Programas de ayuda mutua 6. Procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y la salud en el trabajo gestión del cambio. 7. Procedimiento de compras adquisiciones.

22 Auditoría y Revisión de la Alta Dirección Artículos al Consiste en la Auditoría de cumplimiento del SGSST, Alcance de la auditoría de cumplimiento del SGSST, Revisión por la dirección, Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Se debe evidenciar: 1. Programa de auditoría anual. 2. Registro de los resultados de la auditoría 3. Registro de los resultados de la revisión por la dirección al SGSST, anual.

23 Se debe evidenciar: 4. Registro de los resultados de las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales. 5. Registro o soporte de la implementación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora de las investigaciones. 6. Registro de los resultados de las actuaciones administrativas desarrolladas por el Ministerio de Trabajo. 7. Registro de las recomendaciones por parte de las ARL.

24 Mejoramiento Artículos al Consiste en las acciones preventivas y correctivas, mejora continua Se debe evidenciar: 1. Registro de los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del SGSST. 2. Registro de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.

25 Se debe evidenciar: 3. Registros de los resultados de los programas de promoción y prevención. 4. Registro de los resultados de la intervención en los peligros y riesgos priorizados. 5. Registro de los resultados de la supervisión realizada por la alta dirección.

26 Disposiciones Finales Artículos al Consiste en la capacitación obligatoria, sanciones, transición, vigencia y derogatoria. Se debe evidenciar: 1. Registro del certificado de aprobación de la capacitación de las 50 horas, de los responsables de la ejecución de los SGSST.

27 5. Documentos requeridos por el SGSST La política y los objetivos SST, firmados por el empleador. Las responsabilidades asignadas La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico.

28 El plan de trabajo anual. El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento. Los procedimientos e instructivos internos de SST Registros de entrega de equipos y EPP Registro de entrega de los protocolos de seguridad, y demás instructivos internos de SST.

29 Soportes convocatoria, elección y conformación del COPASST, actas de reuniones o la delegación del Vigía de y los soportes de sus actuaciones. Reportes y las investigaciones de los Incidentes, AT y EL de acuerdo con la normatividad vigente. Identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de emergencias.

30 Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o equipos ejecutadas. Los SVE incluidos los resultados de la mediciones ambientales y perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos La matriz legal actualizada. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

31 Respecto a la Documentación Puede estar en cualquier medio escrito o digital y custodiado por el encargado de administrar el Sistema. Debe ser de fácil comprensión. Revisada y actualizada de ser requerido. De fácil consulta por cualquier trabajador. (relativos a su salud) Los documentos y registros deben conservarse por 20 años.

32 6. Obligaciones y Responsabilidades Obligaciones de los Empleadores Capítulo III, Artículo 8, Decreto 1443 de Definir, firmar y divulgar la política de SST 2. Asignación y comunicación de responsabilidades 3. Rendición de cuentas al interior de la empresa 4. Definición de recursos 5. Cumplimiento de los requisitos normativos aplicables 6. Gestión de peligros y riesgos 7. Plan de trabajo anual 8. Prevención y promoción de riesgos laborales 9. Participación de los trabajadores

33 Obligaciones de las ARL Artículo Decreto 1072 de 2015 Las Administradoras de Riesgos Laborales -ARL, dentro de las obligaciones que le confiere la normatividad vigente en el Sistema General de Riesgos Laborales, capacitarán al Comité Paritario o Vigía de Seguridad, y Salud en el Trabajo COPASST o Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo en los aspectos relativos al SG- SST y prestarán asesoría y asistencia técnica a sus empresas y trabajadores afiliados, en la implementación del presente decreto.

34 7. Transición del SG-SST, según Decreto 1072 de 2015 Disposiciones Finales Artículo Transición a) Dieciocho (18) meses para las empresas de menos de diez (10) trabajadores. b) Veinticuatro (24) meses para las empresas con diez (10) a doscientos (200) trabajadores. c) Treinta (30) meses para las empresas de' doscientos uno (201) o más trabajadores.

35 8. Criterios de Auditoría AUDITORÍA INTERNA Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.

36 AUDITORÍAS INTERNAS Por qué hacer auditorias internas? Las auditorias son la mejor herramienta para la identificación de oportunidades de mejora. Herramienta de medición de la conformidad del sistema. Herramienta gerencial para verificar la eficacia del sistema. Herramienta para verificar el estado de los procesos.

37 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA 1. Conducta ética 2. Presentación ecuánime 3. Debido cuidado Profesional 4. Independencia 5. Enfoque basado en la evidencia

38 CONDUCTA ÉTICA El fundamento de la profesionalidad. La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar PRINCIPIOS DE AUDITORÍA PRESENTACIÓN ECUÁNIME La obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la Auditoría.

39 DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL La aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas

40 INDEPENDENCIA La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de la auditoría, para asegurarse que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados solo en la evidencia de la auditoría.

41 ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de la auditoria es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, ya que en una auditoria se lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.

42 ETAPAS DE LA AUDITORÍA PROGRAMACIÓN PREPARACIÓN ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO PROCESO DE AUDITORÍA EJECUCIÓN INFORME

43 PROGRAMA DE AUDITORÍA Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico

44 Contenido de un programa de auditorias Responsables Año Objetivo Amplitud Tipo de auditoría Procesos auditados Auditores responsables Cronograma mes Aprobación de la gerencia

45 PLAN DE AUDITORÍA - Agenda de trabajo - Itinerario Documento que determina los tiempos de auditoria y el auditor de cada proceso o actividad.

46 CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORÍA Objetivos. Alcance. Auditados - responsables directos de procesos. Miembros del equipo auditor. Identificación de criterios de auditoría Fecha y lugar. Duración esperada. Programa de reuniones por realizar (itinerario). Requisitos de confidencialidad. Recursos.

47 PREPARACIÓN Responsabilidad del equipo auditor, en especial del auditor líder. Actividades de planificación de la auditoria. Revisión de documentos: Manuales, procedimientos, instructivos del sistema de la calidad. Revisión de Auditorias anteriores. Elaboración y revisión de listas de verificación. Elaborar plan de auditoria Beneficio: uso efectivo del tiempo.

48 Propósito: LISTAS DE VERIFICACIÓN Garantizar que se audita todo el alcance de la auditoria. Sirven de guía para la conducción de la auditoria. Herramienta que le permite al auditor la recolección de evidencia objetiva y que sirve de registro de la misma. Medio para identificar los elementos o los procesos a auditar. Al hacer la lista de verificación se debe valorar el estado actual del sistema. (Grado de madurez). Adecuar las preguntas al proceso que va a ser auditado

49 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Reunión de Apertura Auditoria en sitio (Evaluación del sistema) Entrevistas Revisión y Clasificación de Hallazgos Reunión de cierre.

50 PROCESO DE LA AUDITORÍA Fuentes de información. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Recopilación mediante muestreo Evidencia de la auditoria Evaluación frente a los criterios de la auditoria. Hallazgos de la auditoria Revisión Conclusiones de la auditoria.

51 Amable y profesional. Puntual. Vestimenta apropiada. Preparado. Honesto. Cortés. Paciente. Interesado. Buen Receptor. CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN AUDITOR Sin temor a ser el tipo malo. Con capacidad de comunicación: verbal y escrita.

52 8. Bibliografía 1. Ley 1562 del 11 de Julio de Decreto 1443 del 31 de Julio de Decreto 1072 del 25 de Mayo de 2015

53 MUCHAS GRACIAS

54 ESPACIO PARA LAS PREGUNTAS