MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

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1 9. MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO Página 1 de 9 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Auxiliar de Oficina Superior Inmediato: Jefe o Coordinador de la Dependencia en donde sea asignado el cargo Personal a cargo: Ninguno Dependencia: En donde se ubique el empleo II. NATURALEZA DEL CARGO Apoyar las diferentes actividades generales y procesos de la dependencia. III. FUNCIONES ASESORIA JURIDICA 1. Verificar el domicilio de las empresas o personas que están en proceso de demanda o embargo para entrega de correspondencia y la diligencia de embargo y secuestro. 2. Informar oportunamente a la oficina jurídica, las fechas exactas de realización de embargo y secuestre asignadas por la inspección correspondiente. 3. Apoyar en la verificación de datos o información a nivel interno o externo que requiera la Corporación. 4. Conservar debidamente clasificado el archivo de los procesos judiciales y demás documentos que reposan en la oficina Jurídica. DIVISION DE GESTION HUMANA 1 Generar los desprendibles de nómina al personal retirado y certificado de ingresos y retenciones cuando sea requerido. 2. Apoyar la generación de constancias laborales de personal activo y retirado de acuerdo a las especificaciones solicitadas. 3. Apoyar la verificación de las hojas de vida en su cumplimiento con la documentación soporte requerida para la formalización del contrato, entregar copia del mismo al nuevo trabajador, con sus respectivas funciones y carné. 4. Garantizar la recolección de las firmas de los contratos para su formalización, remisión para la firma del Director Administrativo y su posterior distribución para el archivo de gestión de la División. 5. Mantener actualizado el módulo de ausentismo de la Corporación, llevando el registro detallado según la solicitud e informar a los trabajadores del estado de aprobación y velar por su adecuada disposición final. 6. Recepcionar los paz y salvos del personal retirado debidamente diligenciados y firmados para ser entregado al jefe de la para su trámite de liquidación. 7. Apoyar al jefe inmediato en el control y seguimiento de las fechas de terminación de contratos de los diferentes trabajadores de la Corporación. 8. Apoyar en la realización de la documentación soporte para los desembolsos de los créditos del Fondo de Bienestar Avanzar DIVISION DE LOGISTICA 1. Recibir solicitudes de las diferentes áreas sobre labores de mantenimiento que requiera la planta física para su normal funcionamiento.

2 Página 2 de 9 2. Digitar los fondos de gastos de la dependencia. 3. Apoyar la selección de los proveedores según los requisitos establecidos por la Corporación para aprobación. 4. Realizar la inscripción de proveedores seleccionados en el sistema de la Corporación y archivar la documentación relacionada en cada carpeta por proveedor. 5. Preparar los proveedores que deberán ser evaluados por el Jefe Inmediato. 6. Hacer seguimiento a los proveedores en la entrega de las cotizaciones que se hayan solicitado. SUBDIRECCION DE SERVICIOS SOCIALES 1. Apoyar la entrega de los paquetes escolares a los trabajadores afiliados de manera individual o por empresas según como sea solicitado. 2. Apoyar logísticamente las actividades o eventos en los cuales participe la Corporación (entrega de volantes, instalar pendones, dumis) en los diferentes municipios. ADMINISTRACION EDUCACION 1. Realizar la facturación de los servicios que presta el Colegio, de las certificaciones, constancias, duplicados de actas, diplomas y formularios de inscripción. 2. Generar el duplicado de la factura de pago cuando es requerido por el usuario. 3. Brindar información al público en general sobre el proceso de inscripción, matrícula de estudiantes, entregar formularios de inscripción y admisión y demás servicios del colegio. 4. Apoyar la realización de matrículas de estudiantes, verificando los requisitos establecidos por el Colegio. 5. Organizar y archiva las carpetas de los estudiantes. 6. Generar las planillas de asistencia y de notas al inicio de cada periodo y las de recuperación al finalizar el periodo escolar. 7. Apoyar el ingreso del plan de estudios al sistema académico. 8. Apoyar la inscripción de los estudiantes para la presentación del ICFES y la notificación de su citación 9. Apoyar la facturación mensual de los recibos de pensión y capturar diariamente la información de ingresos por pagos. 10. Clasificar la documentación (paz y salvos, ordenes de matriculas estudiantes antiguos calendario, factura de matrícula y boletines finales) y entregarlas al coordinador de la jornada correspondiente. DIVISION DE RECREACION DEPORTE Y TURISMO

3 Página 3 de 9 1. Realizar cotizaciones, reservas y confirmaciones de los planes turísticos adquiridos por los clientes, haciendo seguimiento a los mismos. 2. Mantener contacto permanente con los operadores turísticos sobre los servicios ofertados por la Caja y realizar la respectiva divulgación a los Asesores Comerciales y a la Coordinación de Turismo. 3. Elaborar la relación de facturas recibidas y diligenciar el formato de liquidación de reserva por cada factura presentada por el operador con sus respectivos soportes para el trámite de pago. 4. Llevar control de las cotizaciones emitidas para reportar a la Coordinación de Turismo. 5. Presentar informes periódicos de las ventas realizadas en Viajes COFREM al Auxiliar de Turismo para la consolidación de ventas. 6. Realizar acompañamientos a los tour programados para la chiva de la Corporación. 7. Brindar información al público general sobre los programas de las Escuelas Deportivas y Clases UAF. 8. Brindar información al público general sobre el proceso de inscripción, matriculas de estudiantes, entrega de formularios de inscripción y admisión. 9. Recibir inscripciones de todas las escuelas deportivas, verificando que la documentación se encuentre completa de acuerdo a los requerimientos establecidos. 10. Diligenciar las fichas técnicas de las personas inscritas. 11. Diligenciar los carné de las personas inscritas a las escuelas deportivas. 12. Tener al día los listados de asistencia por categorías y control de pagos. 13. Realizar entrega diaria de los formatos actualizados de Planilla de Control de Ingresos y Cobro y Planilla de Asistencia Diaria con seguimiento integral. 14. Apoyar la organización del archivo de las Escuelas Deportivas. CENTRO VACACIONAL YURIMENA 1. Atender y orientar con rapidez y amabilidad a los usuarios telefónicamente. 2. Realizar la recepción de los huéspedes y dar las indicaciones al ingreso sobre el uso de las instalaciones del Centro Vacacional Yurimena. 3. Informar, atender y orientar sobre el servicio que se presta en el Centro Vacacional Yurimena y servicios complementarios. 4. Realizar el registro de check-in y check-out de los huéspedes. 5. Realizar, liquidar y gestionar las facturas de los servicios prestados. 6. Vigilar y controlar la existencia de papelería y artículos necesarios del Centro Vacacional Yurimena. 7. Contar con un directorio telefónico actualizado de proveedores, huéspedes y trabajadores

4 Página 4 de 9 del Centro Vacacional Yurimena. 8. Llevar las estadísticas de coberturas. 9. Brindar información turística sobre la zona, manejo de transportes y conexiones. 10. Atender y gestionar las quejas de los huéspedes durante la estadía. 11. Registrar características especiales de los huéspedes o requisitos especiales como discapacidad, personas mayores de edad, bebes, etc. DIVISION DE SUBSIDIOS 1. Digitar la información de las afiliaciones de los trabajadores en la base de datos. 2. Actualizar las novedades del trabajador y sus beneficiarios, como son: defunciones, adiciones, afiliaciones de primera vez, reactivaciones, extra juicios por disolución de sociedad conyugal, entre otros. 3. Generar diariamente el listado de todo lo digitado para organizar la documentación y entregar para verificación de lo ingresado en el sistema y realizar las correcciones pertinentes. 4. Entregar al archivo los documentos digitados en el día junto con los listados de relación para su custodia. 5. Clasificar, registrar y archivar la documentación presentada por las empresas y por quienes presenten solicitud de afiliación a la Corporación. GENERICAS 1. Colaborar en la recepción, radicación y entrega de la correspondencia interna y externa de la dependencia. 2. Apoyar la organización del archivo de los contratos, memorandos, oficios y demás documentos de la oficina. 3. Apoyar las actividades de las labores propias de la dependencia, operativas y de logística de la dependencia encomendadas por el jefe inmediato. 4. Apoyar las actividades tendientes al traslado anual del archivo de la dependencia al archivo central previa clasificación, organización y actualización. 5. Atender y orientar al público interno o externo, sobre los aspectos generales de la Corporación. 6. Brindar atención personal y telefónica a todos los interesados sobre los servicios y programas que ofrece la Corporación. 7. Colaborar con el superior inmediato en el establecimiento de las necesidades de la

5 Página 5 de 9 oficina. 8. Mantener y cuidar el buen aspecto de la oficina y velar por conservar la buena imagen de la Caja. 9. Elaborar y suministrar los informes requeridos por su superior inmediato. 10. Recepcionar los requerimientos que llegan de las dependencias y entregándoselos al Jefe inmediato. 11. Proyectar los diferentes comunicados, oficios y actas que se emitan en la oficina según requerimiento del jefe inmediato. 12. Apoyar al Jefe Inmediato en las auditorías que se realizan en el área. 13. Responder y velar por la seguridad de los inventarios asignados. 14. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 15. Participar en la continua identificación de los peligros, reportar los actos y condiciones inseguras de la Corporación y los incidentes sin lesión y con lesión. 16. Cumplir con las normas, requisitos, procedimientos en materia de SST y adoptar comportamientos seguros de trabajo y buenas prácticas. 17. Presentar sugerencias en la gestión de cambios, y en la elaboración de normas y procedimientos seguros de trabajo. 18. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. -No tiene autonomía IV. AUTONOMIA Proceso Cartera para Cobro en Jurídica Elaboración de Contratos V. RESPONSABILIDADES 1. Responsabilidades por proceso Responsabilidad ASESORIA JURÍDICA - Entrega la correspondencia para el cobro - Radicar los despachos comisorios. - Apoya la recolección de firmas. - Archivar los contratos. DIVISION DE LOGISTICA - Recopila la información de los proveedores para ser seleccionados.

6 Página 6 de 9 Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores - Prepara la información para la evaluación y reevaluación de los proveedores. DIVISIÓN DE SUBSIDIOS - Ingresar los radicados de afiliaciones al aplicativo de Afiliación de Trabajadores reparto. Archivo de documentos - Remitir los documentos al archivo Venta de servicios y pago de comisiones a los asesores comerciales. Compras Internas Gestión de Calidad Gestión Documental - TURISMO Vende paquetes turísticos - GENERICAS - Recopila los requerimientos de las diferentes dependencias. - Gestiona las cotizaciones. - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad. - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. Seguridad y Salud en el Trabajo Es responsable de adoptar comportamientos de autocuidado y autoprotección en el desarrollo de sus actividades y procurar el cuidado integral de su salud. -Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). -Responsable de cumplir los reglamentos, procedimientos, requisitos legales y normas en materia de SST y participar en las actividades de capacitación. - Informar oportunamente todo accidente de trabajo y acerca de los peligros y riesgos latentes en su puesto de trabajo. -Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del SG-SST - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y Salud. - Facilita la evaluación de la eficacia de las

7 Página 7 de 9 Gestión por Competencias capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No Aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia TURISMO Venta de planes turísticos Auxiliar de Turismo Mensual GENERICAS Informe de gestión Jefe inmediato Mensual Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Todas las Dependencias Proveedores Clientes 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o documentos Documentación generada de su actividad c. Nivel de Confidencialidad Alto VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION Título de Bachiller - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados

8 Página 8 de 9 FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Servicio al cliente - Ofimática e Internet - Administración de documentos Un (1) año de experiencia - Archivo - Manejo de Correspondencia - Office Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Orientación al servicio 10 X Adaptabilidad al cambio 10 X Planeación y organización del trabajo 10 X Iniciativa 15 X Habilidad tecnológica 15 X Seguimiento de instrucciones 10 X Manejo técnico de la información 30 X

9 Página 9 de 9 ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Cargo: Director Administrativo Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martínez Solís. Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)