MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

Transcripción

1 Página 1 de 7 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Coordinador Administrativo y Financiero Superior Inmediato: Jefe o Coordinador de la Dependencia donde sea asignado el cargo Personal a Cargo: Formación para el trabajo: Recepcionista, Auxiliar de Contabilidad y Finanzas, Auxiliar Administrativo y Auxiliar de Servicios Generales. Recreación y Deportes: Auxiliar de Enfermería, Auxiliar de Caja, Auxiliar de Servicios Generales, Auxiliar Operativo, Auxiliar Operaciones Bolera, Auxiliar Mecánico Bolera, Fisioterapeuta, Salvavidas, Auxiliar Logístico, Colegio: Auxiliar Operativo, Auxiliar de Mantenimiento, Auxiliar de Servicios Generales, Auxiliar de Oficina, Cajero, Auxiliar Administrativo, Orientador y Auxiliar Financiero. Dependencia: En donde se ubique el empleo II. NATURALEZA DEL CARGO Dirigir y gestionar la provisión de los recursos financieros, físicos, logísticos y humanos necesarios para garantizar la adecuada prestación de los servicios, velando por el eficaz y correcto manejo administrativo y financiero del área a cargo, planeando alternativas para el mejoramiento y retroalimentando la información al jefe inmediato a través de la presentación pertinente y oportuna de los indicadores y análisis financieros y administrativos. III. FUNCIONES FORMACION PARA EL TRABAJO 1. Participar en el proceso de selección, inducción, formación y evaluación de desempeño de los trabajadores a su cargo. 2. Realiza seguimiento a la cancelación de los pagarés del Área. 3. Gestionar la oportuna elaboración y facturación de los servicios prestados en la dependencia. 4. Coordinar y controlar las fuentes y las aplicaciones de los recursos para el desarrollo de los programas y servicios de la Dependencia. 5. Valida las solicitudes de crédito para los programas del Instituto antes de ser enviadas al Área de Crédito Social. 6. Orientar los recursos institucionales al apoyo y desarrollo del direccionamiento estratégico propuesto en el proyecto educativo institucional. 7. Apoyar la gestión académica del Área de Capacitación y examinar la agilidad y confiabilidad, tanto en el proceso de matrícula como en la expedición de constancias, certificados, boletines de notas y otros documentos. RECREACIÓN Y DEPORTES 1. Participar en el proceso de inducción, formación y evaluación de desempeño de los trabajadores a su cargo. 2. Gestionar y controlar la oportuna elaboración, facturación y pago de los servicios prestados en la dependencia.

2 Página 2 de 7 3. Supervisar y controlar la logística y pagos de los eventos sociales desarrollados en la División. 4. Coordinar la elaboración de las cotizaciones solicitadas al servicio de recreación y deporte. 5. Elaborar con el Jefe inmediato el plan anual de actividades a desarrollar. 6. Consolidar las estadísticas para realizar los informes de gestión y los requeridos por el Jefe inmediato. 7. Orientar personal y telefónicamente al público sobre los servicios que ofrece la División de Recreación y Deporte. 8. Plantear alternativas para mejorar el aprovechamiento de los recursos, proponiendo actividades y programas que a su vez se direccionen a suplir las expectativas de los beneficiarios. 9. Promover y divulgar los programas ofrecidos por la División entre las empresas y el público en general con el fin de incrementar el nivel de coberturas. 10. Avalar los informes de coberturas que se realicen en la Coordinación para ser presentados al jefe inmediato. 11. Coordinar las actividades que se generen de los convenios internos y externos que realice la Caja con otras entidades para ser operados por el Parque y que le sean asignados. COLEGIO 1. Realizar los controles financieros relacionados con gastos, costos y recaudo de cartera, emitiendo los respectivos informes de seguimiento a que haya lugar. 2. Controlar y coordinar el manejo de la caja menor a su cargo. 3. Administrar, optimizar y racionalizar los recursos de personal, para su funcionamiento, garantizando un desempeño eficiente y eficaz. 4. Coordinar, supervisar y promover en el personal a su cargo, el servicio integral, excelente y oportuno al cliente o usuario con un alto nivel de eficiencia, eficacia y efectividad, regido por los valores de calidad, compromiso y transparencia. 5. Coordinar y supervisar la ejecución del Plan Estratégico de la dependencia sincronizados con las metas institucionales mensuales y anuales, las políticas y el excelente servicio integral al cliente y apoyar la ejecución del plan de acción. 6. Propender por la integración de equipos interdisciplinarios que garanticen una gestión con calidad y cumplimiento oportuno de los objetivos y metas institucionales. 7. Controlar la elaboración de las requisiciones, la distribución de materiales y recursos de la dependencia, velando por su respectivo registro y control. 8. Apoyar el trámite y verificar los viáticos según los requerimientos de la dependencia. 9. Supervisar la ejecución de las diferentes actividades administrativas y de mantenimiento de la dependencia, velando por su correcta ejecución.

3 Página 3 de Apoyar la gestión de los procesos encomendados por Gestión Humana en cuanto a inspecciones, suministro de elementos de dotación, contratación de personal, realización de capacitación y las demás que sean requeridas. 11. Apoyar la ejecución de los programas que sean asignados al Colegio. 12. Brindar apoyo al proceso de matrículas para su normal desarrollo. GENÉRICAS 1. Identificar los procesos administrativos inherentes a los recursos financieros con el fin de dar respuesta a las necesidades de la dependencia. 2. Gestionar la existencia y disponibilidad de recursos físicos y otros suministros que sirvan de herramientas para garantizar la eficiencia en la prestación de los servicios. 3. Apoyar a su jefe inmediato en la gestión de los requerimientos de la planta física de la dependencia que correspondan a las necesidades identificadas por el direccionamiento estratégico. 4. Apoyar las políticas y programas que apoyen el desarrollo del talento humano y promover las competencias para el cumplimiento de los objetivos establecidos por la dependencia. 5. Coordinar y gestionar la provisión de los recursos financieros, físicos, logísticos y humanos necesarios para garantizar la adecuada prestación de los servicios. 6. Rendir informes periódicos ante el Jefe inmediato sobre las necesidades de material necesario para la prestación del servicio. 7. Participar en la elaboración de estudios estadísticos, tarifas, estudio de costos, Plan Operativo, presupuesto de ingresos y gastos e inversión, con el objetivo de determinar la posición financiera de la dependencia, analizando el punto de equilibrio, nivel de ingresos, costos y gastos. 8. Revisar las cuentas de cobro y facturas que lleguen a la dependencia validando que cuenten con los debidos soportes y remitir al Auxiliar de Contabilidad y Finanzas o Coordinador para la elaboración de la orden de pago. 9. Presentar el informe de cartera en los periodos establecidos de acuerdo a los procedimientos del SGC. 10. Gestionar el envío en los tiempos establecidos a Cartera las obligaciones en mora mayor a 31 días para su gestión y coordinar la elaboración de los informes a que haya lugar. 11. Dar ejemplo de responsabilidad y pulcritud en el cumplimiento de sus funciones y de su jornada laboral. 12. Apoyar a su Jefe inmediato en la supervisión de los contratos que celebre COFREM, referente a su área de trabajo. 13. Fomentar en su equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 14. Apoyar el trámite las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente

4 Página 4 de 7 de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 15. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 16. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos. 17. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 18. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 19. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones. 20. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 21. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 22. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado. 23. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. IV. AUTONOMIA - Tiene autonomía para priorizar actividades, en ausencia del Jefe Inmediato. - Asistir a su jefe inmediato en el control y supervisión de las actividades y el personal de la Dependencia. V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Proceso Responsabilidad FORMACION PARA EL TRABAJO Solicitud de crédito para pago - Valida la documentación antes de ser enviada a de los programas en el ITC Crédito Social. RECREACIÓN Y DEPORTES Prestación del Servicio del - programa diversidad Coordina y supervisa la ejecución de las actividades. funcional

5 Página 5 de 7 Alquiler de escenarios para eventos sociales, deportivos, empresariales y especiales. Procedimiento / Inscripción y admisión de estudiantes Cartera Elaboración de Contratos Elaboración del plan Operativo Respuesta a las Sugerencias, Quejas, Reclamos y Derechos de Petición Gestión por Competencias - Coordina y supervisa la ejecución de las actividades. COLEGIO - Apoya la logística para la inducción de estudiantes nuevos GENERICAS - Gestiona el cobro anticipado de la cartera - Remite la cartera vencida con la documentación soporte a la Coordinación de Cartera. - Revisa los anexos de los contratos y los remite a la oficina Jurídica. - Apoyar la elaboración del Plan Operativo - Proyecta las respuestas a las diferentes reclamaciones emitiendo el concepto sobre la reclamación para validación de Jurídica - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de su equipo de trabajo cuando así se requiera. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Salud Ocupacional. - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. Gestión de Calidad Gestión Documental - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia

6 Página 6 de 7 No Aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Informe de coberturas Unidad Financiera Mensual Informe de presupuesto Unidad Financiera Mensual Indicadores de gestión Área de Calidad Mensual Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Jefe Unidad de Servicio Social Jefe División de Recreación y Deportes Jefe División de Formación para el trabajo Rector Coordinador Académico Coordinador Secretaria Estudiantes Padres de familia Usuarios Proveedores 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o - Cuentas de cobro y soportes documentos - Formatos solicitud de créditos - Pagarés - Orden de matricula c. Nivel de Confidencialidad Alto VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA Título profesional en ciencias administrativas, sociales o financieras. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Normatividad Subsidio Familiar - Software contable - Formulación de proyectos - Servicio al Cliente Dos (2) de experiencia profesional - Análisis financiero

7 Página 7 de 7 CONOCIMIENTOS ESENCIALES - Estadística - Control presupuestal - Indicadores - Planeación estratégica - Office - Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2014 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 10 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 10 X Comunicación efectiva 10 X Desarrollo de relaciones 10 X Gestión administrativa 30 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Jefe de División de Cargo: Gestión Humana Director Administrativo Nombre: Jorge Arturo Leyva Pedraza Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa Nombre: Héctor Orlando Solano Novoa AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martinez Solis Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)