MANUAL DE FUNCIONES DIRECTOR ADMINISTRATIVO

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Mercedes Saavedra Quiroga
hace 7 años
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2 Página 2 de 8 DESCRIPCIÓN NOMBRE DEL CARGO: CARGOS BAJO SU RESPONSABILIDAD: Director Administrativo Coordinador de Facturación Coordinador de Sistemas Asistente de Cartera JEFE INMEDIATO: Gerente ROL DEL CARGO Recaudar la cartera radicada, descargo y contabilización de facturas canceladas y conciliación de cartera, mediante la planeación, dirección y control de las áreas de apoyo administrativo, financiero y operativo procurando un óptimo funcionamiento en la Clínica de la Mujer S.A. PREPARACIÓN/EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA EDUCACIÓN: - Profesional en áreas de Administración de empresas. Economista, Ingeniero Industrial o carreras afines. - Postgrado en áreas de gestión financiera. EXPERIENCIA: (3) años de experiencia relacionada con el cargo o funciones relacionadas a este. FORMACIÓN: Administración Hospitalaria y Gerencia en Salud. Sistema general de Seguridad Social en Salud. Gerencia Financiera Auditoría en procesos Planeación estratégica.

3 Página 3 de 8 PREPARACIÓN/EXPERIENCIA PREVIA REQUERIDA Normatividad vigente en Sistemas contables Informática avanzada. COMPETENCIAS - Planeación - Organización - Conocimiento del entorno - Orientación al cliente - Orientación a resultados - Manejo del estrés - Confidencialidad - Toma de decisión - Comunicación asertiva - Buenas relaciones interpersonales - Trabajo en equipo - Pensamiento estratégico - Trabajo en equipo - Conocimiento de la tecnología - Recursividad FUNCIONES DEL CARGO Garantizar la ejecución de los procesos y actividades de tipo administrativo y financiero propios de la Institución. Efectuar la dirección general de los procesos de Contratación, Cartera, Facturación y Sistemas. Ejercer el control sobre la eficiencia del tratamiento de las glosas administrativas y asistenciales.

4 Página 4 de 8 FUNCIONES DEL CARGO Concertar objetivos, evaluar y calificar el personal a su cargo y presentar ante Gerencia el Plan Operativo Anual respondiendo por su cumplimiento. Presentar oportunamente los informes solicitados por la Gerencia, Junta Directiva dependencias, organismos gubernamentales y/o entidades solicitantes. Velar por el envío oportuno de información requerida por las entidades bancarias y las de control, Superintendencia de Salud, DIAN y demás. Establecer el costo de los servicios médicos ofertados por la Clínica. Preparar la contratación y/o licitación con las diferentes entidades (EPS, ARL, Medicina Prepagada, Aseguradoras, Navieras, Entes territoriales, del Sector Público o Privado) que deseen vincularse con la Institución para la posterior firma del Representante legal. Supervisar la parametrización en el Software Institucional los contratos y tarifas de servicios, medicamentos e insumos entre Clínica de la Mujer S.A y las diferentes entidades a las que se le prestan servicios de salud. Incrementar la facturación mensual a ($) Supervisar el proceso de radicación de facturas. Identificar los pagos realizados por las diversas entidades adscritas a la Clínica de la Mujer S.A. Programar Comité de glosas, facturación y cartera para planear y verificar el desarrollo de las actividades asignadas. Supervisar la entrega de las cuentas radicadas por el departamento de facturación al área de Cartera. Radicar en el Software todas las facturas que se envían a los clientes según cuenta de cobro. Mantener organizado el archivo de todas las facturas vigentes y radicadas que adeudan las empresas y así mismo, mantener un archivo magnético de todos los pagos realizados por los clientes. Reportar al área de facturación y gerencia las cuentas que quedaron pendientes por enviar a las empresas. Velar porque se radiquen las contestaciones de glosas y/o facturas devueltas, según la normatividad vigente (Estructura y Plazos). Verificar que las copias de las facturas que reposan en cartera estén visadas por el cliente en calidad de aceptación o reposen copia adjunta del envío por correo certificado.

5 Página 5 de 8 FUNCIONES DEL CARGO Elaborar relación mensual de las facturas canceladas. Actualizar estado de la cartera mensual, revisando contratación vigente y condiciones pactadas de pago. Gestionar diariamente la depuración de la Cartera, de tal manera que se identifiquen los saldos cobrables. Disminuir la rotación de Cartera a 90 días frente a los recaudos históricos. Realizar conciliaciones mensuales de la información de Cartera con contabilidad. Informar estado de cartera por edades y cumplimientos de metas a la Gerencia, para toma de acciones correctivas en contratación. Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar y verificar su registro. Autorizar y hacer seguimientos de cobro a los pagarés otorgados a pacientes. Elaborar plan mensual de gestión de cobro con metas de recaudo acorde a los términos de contrato y necesidades de liquidez. Elaborar proyección anual de recaudo. Informar a la gerencia para reformular estrategias de recaudo y manejo financiero. Cumplir con el recaudo mínimo esperado en el período. Realizar seguimiento a la cartera que se encuentra en cobro jurídico verificando con los abogados en qué condiciones se encuentra actualmente dicha gestión en lo referente a la recuperación de la misma. Elaborar cronograma mensual de visitas a clientes. Realizar llamadas de gestión de cobro y pre jurídico a los clientes vinculados a la Institución, comunicándoles el valor vencido que presenta en la cartera de la Clínica, solicitando los soportes y enviándoles cartas notificado el vencimiento y plazo a cancelación. Visitar a los clientes vinculados a la Institución que tienen deudas de más de 90 días solicitando citas y llegando a acuerdos de pagos y plazos. Consultar diariamente páginas Web de las empresas clientes para soportes de pago. Contabilizar y descargar los pagos realizados por nuestros clientes. Informar a la gerencia de manera oportuna sobre el comportamiento de los clientes morosos. Todas aquellas adicionales que le sean asignadas.

6 Página 6 de 8 RESPONSABILIDADES Responder por la conservación y mantenimiento de los equipos, registros, informes y demás documentos que se encuentren bajo su custodia y uso. Velar por el orden, seguridad y presentación de su puesto de trabajo. Ser parte de los comités en los cuales sea designado o elegido. Asistir en las reuniones y capacitaciones programadas por la Institución y en las cuales se requiera su asistencia. Informar al jefe inmediato sobre situaciones de riesgo o emergencia en las cuales tenga conocimiento. Cumplir con los derechos, deberes y normas establecidos en el Reglamento Interno de trabajo de la Institución. Mantener un ambiente laboral sano. Mantenerse actualizado en la normatividad legal vigente del Sector Salud. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Revisar en la página Web Institucional del Sistema de Gestión de Calidad los documentos relacionados al cargo. Informar al Coordinador de Calidad cuando existan cambios en los procesos o procedimientos desarrollados en el área de trabajo. Velar por el cumplimiento de los procesos relacionados al área de trabajo. Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud. Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa. Reportar las condiciones inseguras y de riesgos detectados en las áreas de trabajo y los eventos adversos, incidentes y accidentes de trabajo inmediatamente después de su ocurrencia. Participar en sus investigaciones y en la definición de acciones correctivas y preventivas.

7 Página 7 de 8 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Contribuir a mejorar las condiciones ambientales, haciendo uso racional del agua, papelería y energía. CIRCUNSTANCIAS Y AMBIENTE DE TRABAJO a. Condiciones ambientales b. Buena iluminación. c. Buena ventilación. d. Condiciones higiénicas adecuadas. e. Buena temperatura y aire. f. Condiciones de ruido adecuadas. DISPONIBILIDAD El titular del cargo, se compromete a estar expectante y a disposición de la institución para cumplir con su trabajo fuera de su jornada ordinaria, cuando sus servicios resulten de imperiosa necesidad por la naturaleza de sus tareas, cuando ocurra un percance, emergencia o cuando las circunstancias de trabajo así lo exijan.

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