MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Transcripción

1 Cargo: Administrador de sede Dependencia: Direccionamiento estratégico Jefe Inmediato: Gerencia I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO II. PERFIL DEL CARGO Estudios: Profesional área de la salud o administrativas Experiencia: 2 años de experiencia en manejo de personal, toma de decisiones, dirección y control en entidades del sector salud. Conocimientos básicos esenciales: - Normatividad vigente - Sistema de seguridad social - Sistema de gestión de calidad - Conocimiento en insumos hospitalarios - Planeación - Organización - Integración de personal - Dirección - Control Requisito adicional: Trabajar bajo presión, conocimiento en elaboración de informes de gestión, interpretación de indicadores. III. PRÓPOSITO PRINCIPAL DEL CARGO PROPÓSITO PRINCIPAL: Planear, controlar evaluar y ejecutar labores de dirección y control de los diferentes procedimientos contemplados en el proceso misional y de apoyo de la IPS, administrando de manera eficiente personal y recursos de acuerdo a las metas previamente establecidas para cada sede. PROCESOS EN LOS QUE INTERVIENE: Planeación estratégica CODIGO: PDE PES, Psicología CODIGO: PMI PSI, Electromiografía CODIGO: PMI ELE, Terapia ocupacional CODIGO: PMI- TOC, Terapia respiratoria CODIGO: PMI TRE, Adaptación laboral CODIGO: PMI- ALA, Terapia física CODIGO: PMI TFI, Terapia del lenguaje CODIGO: PMI TLE, Fisiatría CODIGO:PMI FIS, Servicios generales CODIGO: PAP- SGR, Gestión de suministros CODIGO: PAP GSU, Gestión humana CODIGO: PAP GHU, Gestión administrativa CODIGO: PAP GAD, SIAU CODIGO:PEV-MEJ, Auditoria interna CODIGO: PEV MEJ

2 IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES TRANSVERSALES 1. Desarrollar las actividades a su cargo, conforme a lo definido en el manual de procesos y procedimientos de la IPS 2. Apoyar al jefe inmediato en la evaluación e implementación de procedimientos que afecten el cumplimiento de los objetivos de la Sede o proceso con el fin de ajustar y garantizar el flujo exitoso del mismo. 3. Participar de las diferentes reuniones, actividades y capacitaciones programas por la gerencia IPS o el jefe inmediato 4. Cumplir con las políticas y directrices encomendadas por la Gerencia de la IPS. 5. Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de la IPS Fisinova 6. Dar uso racional y eficiente a los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusivamente laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad. 7. Velar por el cumplimiento de las directrices que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, se establezcan la IPS. 8. Reportar condiciones inseguras observadas en las áreas de trabajo y los eventos adversos, incidentes y accidentes de trabajo inmediatamente después de su ocurrencia. Utilizar los implementos de protección personal. 9. Contribuir a mejorar las condiciones ambientales, haciendo uso racional del agua, energía y evitando la contaminación y las sobras de alimentos. 10. Clasificar los residuos desde la fuente sitio de generación 11. Realizar la gestión documental del proceso (almacenamiento, clasificación, seguridad custodia) V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESCENCIALES DEL CARGO Proceso Direccionamiento estratégico Elaborar plan de acción (anual) para la sede, en el que se incluyan metas de servicios, estándares de calidad a cumplir, etc, presentar a la Gerencia para aprobación y destinación de recursos. Implementar en la sede, las políticas, directrices, lineamientos y estrategias definidas por la gerencia Velar por el cumplimiento preciso y oportuno de las diferentes actividades y tareas definidos en los procedimientos de la IPS Controlar los gastos de la sede que permitan a la IPS ser competitivo en el sector salud. Coordinar la actualización de procedimientos del área misional y de apoyo de la sede, en caso de ser necesario

3 Realizar seguimiento constante a las metas propuestas o parámetros definidos en los diferentes contratos que maneja la IPS con la finalidad de proveer información para la toma de decisiones institucionales Realizar informe de atención semanal, por servicio, por profesional, por aseguradora y compararlo con el presupuestado para el mes reporte de resultados de indicadores (Reportando qué medidas se están tomando en caso de que no se esté cumpliendo) Participar en reuniones de Comités institucionales (seguridad del paciente, tecnovigilancia, farmacovigilancia, historia clínica, compras, tecnicocientifico, otros) Gestionar y realizar seguimiento a solicitudes que ingresen a la sede por cualquier medio y cualquier tipo de usuario (Correo electrónico, personal, telefónico) Convocar y realizar reunión mensual con empelados de la sede para mostrar metas alcanzadas, compromisos, planes de mejoras, cambios y demás decisiones tomadas. Realizar presupuesto mensual de atención por servicio prestado en la sede Realizar recorridos de supervisión en los diferentes servicios de la sede para evaluar las condiciones de los servicios, cumplimiento de actividades y procedimientos delegados a los empleados Proceso misional Analizar contantemente oportunidad en la asignación de citas, con la finalidad de tomar decisiones pertinentes y cumplir con las metas pactadas con la gerencia previamente Realizar programación de horarios de profesionales asistenciales, auxiliares administrativos y servicios generales. Verificación de cumplimiento del mismo. Vigilar los abandonos y generar propuestas que mejoren resultados de asistencia y cumplimiento a citas. Realizar o delegar la realización de encuestas de satisfacción a los usuarios, entregar a la Coordinación de Calidad, generar planes de mejoramiento cuando haya lugar. Proceso de apoyo Gestión de suministros Solicitar pedido y recibirlo de los diferentes servicios de la sede, analizar solicitudes, aprobar compra de insumos, gestionar solicitud con la persona o proceso indicado, realizar seguimiento a las compras y recepcionar productos o insumos solicitados, verificar que lo recibido sea lo indicado

4 respecto a lo solicitado, controlar el gasto de insumos y productos en los diferentes servicios, llevar control de los insumos de la sede. Mantener actualizado el inventario de activos de la sede (especialmente equipos biomédicos y tecnológicos) Realizar la actualización permanente con el mercado de proveedores de insumos y recursos que sean objeto de solicitud de la IPS con el fin de obtener ventajas comerciales que favorezcan las finanzas de la IPS Gestión administrativa Controlar y manejar la caja menor destinada para la sede. Realizar seguimiento a facturación de la sede, verificar recibos de caja elaborados por los auxiliares administrativos y enviar la relación, soportes y dinero al auxiliar de facturación y glosas oportunamente. Notificar a tiempo a los auxiliares administrativos de la sede todos los cambios relacionados con la agenda (turnos, permisos, incapacidades, cambios de turno, cierre de agenda etc) Realizar seguimiento permanente a procedimientos propios de la sede, asignación de citas, confirmación de citas, fidelización del servicio, pre facturación, cobro de compromisos de pago, copagos pendientes por cobrar, reprogramación de citar Gestión humana Realizar proceso de selección en caso de renuncia o vacante de algún empleado de la sede (publicar ofertas de empleo en computrabajo, revisar la página, verificar el perfil de las hojas de vida, escoger algunas personas, contactarlas, citarla a entrevista, recomendar persona o personas seleccionadas a la gerencia para contratación) Solicitar la elaboración de contrato al encargado y vinculación a la seguridad social de personal nuevo Estar pendiente y realizar la solicitud puntual de actualización de contratos que están pronto a cumplirse, vencerse del personal a cargo. Recepción, estudio y aprobación de solicitudes de permisos o requerimientos de carácter personal de los empleados de la sede. Gestionar reemplazos por incapacidad u otras razones. Reportar quincenalmente a la auxiliar financiero las novedades de nómina del personal a cargo.

5 Elaborar llamados de atención y memorandos a empleados con copia a la hoja de vida cuando haya lugar, solicitar y hacer seguimiento a descargos y planes de mejoramiento. Solicitar, verificar y reportar al auxiliar financiero las cuentas de cobro de prestadores. Programar de manera periódica jornadas de inducción y reinducción. (Elaborar plan de sede de inducción y reinducción semestral) Participar en la elaboración del plan de capacitaciones de la IPS, ejecutar capacitaciones de la sede según programación previa concertada con la gerencia. Velar por el cumplimiento de actividades relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo del personal a cargo (gestionar con la persona encargada) Gestionar con la gerencia o el proceso encargado la dotación del personal a su cargo. Evaluar semestralmente el desempeño de su personal a cargo, según procedimiento establecido e instrumentos definidos por la IPS, tomar decisiones al respecto cuando haya lugar, concertar objetivos y hacer seguimiento al cumplimiento de estos. Responder por los aprendices SENA asignados para cada sede. Servicios generales Realizar las solicitudes pertinentes y de manera oportuna de mantenimientos a la infraestructura y equipos de la sede. Coordinar y hacer seguimiento, solicitud de reparación y programación a reformas de la sede en caso de ser necesario. Verificar las condiciones de aseo y limpieza de las instalaciones de la sede, velar por la buena presentación de la IPS. Coordinar con el personal de oficios varios los apoyos necesarios para que la sede permanezca organizada. Proceso Mejoramiento continuo Realizar seguimiento diario de reporte de incidentes o eventos adversos según las causas más comunes, reportar según indicaciones del Coordinador de Calidad. Recepcionar y dar respuesta de PQRS que lleguen a la sede.

6 Atender y solucionar inconvenientes que se presenten en la sede con los usuarios Elaborar planes de mejoramiento pro proceso y por sede, cada que haya lugar (posterior a una auditoria, revisión, etc) - CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES - Ser proactivo, dar solución oportuna a cualquier inconveniente o percance que altere el proceso de atención de la sede. - Mantener buenas relaciones interpersonales con usuarios internos y externos - Ser líder, buena actitud para trabajar en equipo - Ser asertivo y tener aceptación al cambio - Capacidad de trabajar bajo presión - Cumplir y hacer cumplir las disposiciones y reglamentos de la IPS - Asistir y participar activamente en los comités programados por la IPS y cumplir puntualmente con las tareas asignadas Documentos complementarios del cargo: Manual de procesos y procedimientos IPS.