ASUNTO: CONVOCATORIA MIXTA AUXILIAR ADMINISTRATIVO CENTRO SERVICIOS ORIENTE.

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1 Fecha: 21 de septiembre de 2016 ASUNTO: CONVOCATORIA MIXTA AUXILIAR ADMINISTRATIVO CENTRO SERVICIOS ORIENTE. A esta convocatoria se pueden presentar empleados de Comfenalco Antioquia y candidatos externos. GENERALIDADES Nombre del cargo: Auxiliar Administrativo Centro Servicios Oriente Nivel: Administrativo Asistencial Gerencia: Comercial Departamento: Ventas y Regiones Cargo a quien reporta: Coordinador Canales Alternos Jornada laboral: Tiempo completo Lugar de trabajo: Centro de Servicios Oriente Salario: $ Tipo de contrato: Indefinido Número de vacantes: 1 MISIÓN DEL CARGO: Soportar la operación administrativa de los Centros de Servicios, con el fin de optimizar los recursos, mejorar los procesos y dar una respuesta oportuna y satisfactoria a los requerimientos en servicios y programas de las empresas afiliadas, y a la comunidad en general, fortaleciendo así la presencia institucional de Comfenalco en diferentes zonas del Valle de Aburrá para, mediante la aplicación de técnicas y métodos administrativos, la interacción constante con las demás áreas y la oportuna gestión ante las mismas.

2 1. 1 RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS 1. Recibir los pagos y generar devoluciones o reembolsos en moneda nacional y/o moneda extranjera por el recaudo en ventas de servicios y/ recaudo de cartera (comercial o financiera) con el fin controlar los dineros que ingresa a la sede y facilitarle al usuario un servicio integral que reduzca los tramites registrando en el aplicativo de recaudos la información y el monto recibido al usuario, verificando la autenticidad de los medios de pago y realizando la custodia de valores de acuerdo a los procedimientos establecidos. 2. Elaborar informe fiscal de ventas diarias, el cuadre de recaudos financieros con el fin de cumplir con los procedimientos exigidos para el recaudo y establecer control sobre el dinero que ingresa a la Caja por servicios, realizando dichos informes y cuadre diariamente, cruzando la información del software versus el recaudo de la caja y preparando el paquete para la recolección del recaudo por parte del área de mensajería y/o consignación del mismo, siguiendo el procedimiento de seguridad establecido, y enviando posteriormente al cajero general y al área de Contabilidad los soportes respectivos. 3. Garantizar la apertura y cierre de la sede en los horarios establecidos y la adecuada presentación de las instalaciones físicas y el trámite oportuno para el suministro de papelería, insumos físicos y material especifico para la operación de la sede que refleje la imagen de Comfenalco y le permita a la oficina la disponibilidad de los recursos, realizando oportunamente al proveedor, áreas de apoyo y/o al almacén los pedidos de materiales, suministros, aseo, cafetería, documentación especifica del servicio, recepcionando y almacenando debidamente. 4. Elaborar el plan anual de mantenimiento preventivo de equipos y de instalaciones físicas y realizar seguimiento a su ejecución con el fin de asegurar la correcta prestación de servicio, el buen estado de las instalaciones físicas de la Caja en lo relacionado con el aseo y orden, con el fin de evitar su deterioro y el de la imagen corporativa, definiendo las responsabilidades y la participación de la Subdirección de Servicios Generales, representada por el Departamento de Recursos Físicos y la de los responsables de las diferentes sedes de Comfenalco Antioquia. 5. Monitorear la atención y prestación del servicio de la sede y la adecuada implementación y mantenimiento de las políticas de atención al cliente establecidas por la Caja con el fin de contribuir a la fidelización de los clientes, mantener estándares de excelencia e intervenir en el manejo y solución de quejas y reclamos e inconvenientes de los clientes, tratando de conciliar con el usuario soluciones razonables, retroalimentando a los empleados del centro de servicios, al Coordinador y a las áreas que intervienen en los procesos, cuando se requiera e ingresando la información al software de quejas y reclamos. 6. Administrar y hacer seguimiento del presupuesto y ejecución del Centro de Servicios (gastos de personal, gastos administrativos, cuentas distribuibles, servicios públicos, comunicaciones, gastos de viaje, caja menor,

3 transporte), con el fin de controlar sus cuentas para garantizar una efectiva ejecución presupuestal y optimizar los recursos, por medio del aplicativo presupuestal y contable. 7. Proponer, elaborar, realizar seguimiento y control a los indicadores de la gestión del Centro de Servicios, con el fin de proveer información de apoyo para la toma de decisiones, así mismo actualizar permanentemente la información para entregarse en los grupos primarios, por medio de información consolidada de los diferentes servicios que presta el Centro. 8. Administrar, elaborar, hacer seguimiento y control a los informes (tales como ingresos de gestión de ventas, gestión de atención al cliente, estadísticas de cobertura, quejas y reclamos, entre otros.) de la sede y los servicios y programas, con el fin de medir y monitorear la gestión administrativa, a través de recopilación de información pertinente de las diferentes unidades de negocio y del sistema de atención. 9. Monitorear e informar oportunamente al personal de los cambios en los planes, tarifas, promociones, procedimientos, entre otros de las diferentes unidades de negocio, con el fin de garantizar información oportuna, coherente y veraz para la atención al cliente verificando que todo el personal del centro de servicios haya recibido la información y la esté implementando. 10. Verificar con los asesores comerciales y/o áreas de la Caja el trámite y respuesta de cotizaciones de servicios y reservas hoteleras pendientes, con el fin de entregar información oportuna a los clientes y a las áreas prestadoras del servicio. 11. Apoyar al coordinador en actividades de administración del personal que labora en el centro de servicios, con el fin de determinar las necesidades inherentes al personal, propiciando la adecuada distribución de actividades y garantizando la oportuna prestación del servicio mediante una comunicación permanente con los miembros del equipo de trabajo y el Coordinador. 12. Realizar el pago de la cuota monetaria por taquilla en efectivo o paquete de subsidio con el fin de cumplir con los compromisos de la Caja de Compensación con los afiliados de acuerdo a los procedimientos establecidos para la entrega por el área financiera, verificando la documentación e información del afiliado según corresponda. 13. Soportar cuando sea requerido la operación técnica y administrativa a los Asesores comerciales del centro de servicios con el fin de mantener la correcta prestación del servicio manteniéndose actualizado de los aspectos básicos de conocimiento de las diferentes unidades de negocio para poder brindar el soporte. 14. Controlar los activos fijos de la sede y verificar el correcto funcionamiento de los mismos, con el fin garantizar su buen estado y funcionamiento para la prestación del servicio de acuerdo a las directrices generadas por la Subdirección de Servicio Generales para el traslado, mantenimiento y reparación de los equipos. 15. Recepcionar y atender personal y/o telefónicamente a los usuarios internos y externos y asesorarlos ante cualquier inquietud, solicitud de

4 información, requerimientos, entre otros de los servicios que se prestan en la Caja, responder aquellas solicitudes que pueden ser evacuadas inmediatamente, y direccionar a estos cuando se requiera de otra área, aplicando las políticas de servicio al cliente de la organización. 2. PERFIL EXIGIDO 2.1 EXPERIENCIA PROFESIONAL 2 años en actividades técnico - administrativas 2.2 EDUCACIÓN Y FORMACIÓN REQUERIDA Tecnología en Sistemas, finanzas ó áreas administrativas 2.3 CONOCIMIENTO Financiero, Office, manejo de dinero. 2.4 COMPETENCIAS REQUERIDAS Vocación de servicio, orientación al logro, trabajo en equipo, adaptabilidad al cambio, visión integral del Sistema de Subsidio Familiar. 3. FASES DEL PROCESO DE SELECCIÓN Fase 1: Inscripción a la convocatoria. Sólo iniciarán el proceso de selección las hojas de vida que cumplan con los requisitos establecidos. Fase 2: Evaluación de los conocimientos requeridos (competencias del saber). Fase 3: Evaluación de competencias y pruebas psicotécnicas. Fase 4: Centro de Valoración. Fase 5: Entrevistas corporativa y de proceso. La persona elegida será aquellas que obtengan los mayores niveles de ajuste para el rol de Auxiliar Administrativo Centro Servicios 4. PROCEDIMIENTO PARA APLICAR: Empleados directos de Comfenalco: Comunicarse con Diana Carolina Vásquez Gómez al teléfono , ext En caso de no poder comunicarse, favor enviar un correo electrónico a diana.vasquez@comfenalcoantioquia.com con la siguiente información: Asunto: Auxiliar Administrativo Centro Servicios

5 Nombres y apellidos completos. Número de identificación. Salario actual. Teléfono y extensión. Número de celular. Cargo actual. Nombre completo del jefe inmediato. Gerencia, departamento y coordinación actual. Fecha de ingreso. Modalidad de contrato. Experiencia laboral (solo la relacionada con el cargo vacante). Formación académica (culminada y en proceso). Contar con el visto bueno de su jefe inmediato. Haberse desempeñado mínimo por un año (1 año) en su rol actual. Tener concepto favorable del desempeño por parte de su líder inmediato. Adjuntar hoja de vida actualizada. Nota: Los colaboradores de Comfenalco que lleguen hasta la fase final de algún proceso de selección y estén interesados en recibir la pro-alimentación que sintetice los resultados de la convocatoria en la cual participaron, con el fin de reconocer las fortalezas y oportunidades de mejora desde su perfil profesional, podrán hacer la solicitud al psicólogo responsable dentro del mes posterior a la finalización del proceso, mediante un correo electrónico. Para el caso de los colaboradores que avancen hasta las primeras fases del proceso podrán solicitar una devolución general mediante una llamada al psicólogo responsable. Candidatos externos Enviar la hoja de vida al correo convocatoriass@comfenalcoantioquia.com, identificando en asunto: Hoja de vida para Auxiliar Administrativo Centro Servicios. Fecha de publicación: 21 de septiembre de 2016 Fecha de cierre: 26 de septiembre de 2016