EXPO MILÁN 2015 TÉRMINOS DE REFERENCIA: CONSULTORÍA POR PRODUCTO

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1 ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES EXPO MILÁN 2015 TÉRMINOS DE REFERENCIA: CONSULTORÍA POR PRODUCTO CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS DISEÑO DE UNA ESTRATEGIA COMUNICACIONAL Y LA PROVISIÓN DE SERVICIOS DE PUBLICIDAD, DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN 2015 Página 1 de 11

2 Contenido 1. INFORMACIÓN GENERAL... 3 País beneficiario... 3 Órgano de Contratación... 3 Antecedentes OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS Y RESULTADOS ESPERADOS Objetivo general Objetivo específico RESULTADOS ESPERADOS ÁMBITO DE LAS ACTIVIDADES Descripción del Trabajo Área geográfica que va a cubrir... 6 El Estado Plurinacional de Bolivia y países de Europa Grupos destinatarios Actividades LOGÍSTICA Y CALENDARIO Localización Fecha de inicio y período de aplicación de las tareas REQUISITOS Experiencia General Experiencia Específica Oficinas INFORMES... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO Normas sobre preparación de informes Presentación y aprobación de los informes MODALIDAD DE PAGO PROPIEDAD INTELECTUAL RESPONSABILIDAD PROFESIONAL DE LA EMPRESA Página 2 de 11

3 TÉRMINOS DE REFERENCIA 1. INFORMACIÓN GENERAL País beneficiario Estado Plurinacional de Bolivia Órgano de Contratación Ministerio de Relaciones Exteriores del Estado Plurinacional de Bolivia Antecedentes Entre los diversos espacios de promoción internacional, las ferias se destacan como un lugar privilegiado para el establecimiento de contactos entre exportadores y potenciales clientes. Estas exposiciones no sólo brindan la oportunidad de presentar los productos y servicios en las principales vidrieras del mundo, sino también de que nuestras empresas conozcan de primera mano al sector, a sus competidores extranjeros y a sus probables clientes además de los nuevos productos, servicios y tendencias. Expo Milano 2015 es un evento mundial que se caracteriza por su naturaleza de la unión de muchas voces diferentes, basando su éxito en la participación de todos los diferentes actores que participan. El objetivo es dar vida a una experiencia única para los visitantes, como protagonistas, la sensibilización y la participación en el derecho a la alimentación que es sano, seguro y suficiente; a la sostenibilidad ambiental, social y económica de la cadena alimentaria, y para la conservación del gusto y la cultura alimentaria. El Estado Plurinacional de Bolivia participará en la Expo Milán 2015 en el Clúster de Cereales y Tubérculos, con un espacio de 250 metros cuadrados divididos en dos pisos y un para la construcción de la obra gruesa, así mismo tres años antes de comenzar la Expo, los organizadores mandaron las Página 3 de 11

4 regulaciones relacionadas con el nombre y tema de la Expo, las condiciones de participación, construcción, instalación y manejo de máquinas, facilidades de alojamiento para el personal de los participantes oficiales, aduanas y manejo de mercancías así como las tasas entre otros. 2. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFICOS Y RESULTADOS ESPERADOS 2.1 Objetivo general El objetivo del presente es la contratación de una empresa/organización, que preste servicios de comunicación, publicidad o marketing para el diseño de una estrategia comunicacional de acuerdo a lineamientos determinados por el Comité Interministerial en razón de la participación de Bolivia en la Expo Milán Objetivo específico Los objetivos específicos del presente contrato es el siguiente: Diseño de una estrategia comunicacional en base a los lineamientos emanados por el Comité Interministerial especificando las herramientas y técnicas en distintos materiales y soportes comunicacionales requeridos para su implementación, que permita la visibilidad de la participación de Bolivia en la EXPO 2015, así como la difusión de los eventos y la divulgación de los resultados obtenidos. Diseñar y ejecutar, así como difundir la participación de Bolivia en los servicios de social media propios y externos para la difusión de los eventos organizados para la EXPO 2015, así como la imagen país. Elaborar y gestionar los contenidos para alimentar la página web de Bolivia en la Expo Milán Página 4 de 11

5 Coadyuvar a la organización con la promoción, y difusión de las ruedas de negocio/reuniones de los empresarios bolivianos en los medios específicos empresariales europeos (además de los disponibles para este efecto como parte de la EXPO). Diseñar e imprimir un documento memoria informativa al final del evento. Facilitar la información del visitante en el Pabellón Bolivia a través del uso de señalética para este efecto. 3. RESULTADOS ESPERADOS Todos los productos deberán ser diseñados, ajustados y producidos en coherencia con los objetivos de la Expo y en al menos dos idiomas (español o inglés) y en base a la estrategia comunicacional definida con el Comité Interministerial. La empresa contratada deberá proveer los siguientes materiales de comunicación: R.1. Una estrategia comunicacional diseñada que incluya herramientas y técnicas utilizadas para la difusión además de un detalle de los materiales impresos sugeridos. R.2. Cronograma de publicaciones/difusiones periódicas propuestas y cumplidas. R.3 Reporte de Monitoreo de Noticias propuestas y elaboradas por la empresa. R.4. Diseño e impresión de una memoria informativa al final del evento. R.5. Señalética interna R.6. Facilitar los diseños originales de las producciones y materiales de promoción utilizados. 4. ÁMBITO DE LAS ACTIVIDADES Página 5 de 11

6 4.1. Descripción del Trabajo Área geográfica que va a cubrir El Estado Plurinacional de Bolivia y Milán - Italia Grupos destinatarios El Estado Plurinacional de Bolivia Actividades La empresa a ser contratada deberá cumplir las siguientes actividades: a.1. Promover los productos, eventos e imagen del país incluyendo los temas turísticos y culturales a través del uso de herramientas y técnicas definidas en la estrategia comunicacional, (según sea el caso) con difusión en medios masivos,.. a.2. Diseñar la señalética interna a fin de facilitar información básica (en español e inglés) al visitante sobre los productos en exposición,, tejidos y composición artística del pabellón Bolivia, que además contengan opciones de revisión en códigos de respuesta rápida (Quick response code - QR) en base a la información proporcionada por el contratante. Página 6 de 11

7 a.3. Diseñar e imprimir (al menos 200 unidades), de un documento memoria informativa al final del evento que contenga al menos 80 paginas en formato carta (24cm*24cm) a todo color, con información de la participación de Bolivia en la EXPO (texto e imágenes) en inglés y español en base a la estrategia comunicacional definida con el Comité Interministerial. a.4. Diseñar e imprimir material informativo de apoyo (banners) para algunas de las actividades planificadas en los Clusters (al menos 20 unidades). 5. LOGÍSTICA Y CALENDARIO 5.1. Localización Las actividades y eventos planificados se realizarán en la ciudad de Milán, Italia, debiendo por lo tanto, contar la empresa contratada con personal e infraestructura de trabajo y logística permanente en esta ciudad Fecha de inicio y período de aplicación de las tareas La fecha de inicio prevista es el 15 de abril de 2015 al 30 de noviembre del REQUISITOS 6.1. Experiencia General Empresa especializada el área de comunicación y publicidad, nacional o internacional legalmente registrada Tener experiencia comprobada en el ámbito de comunicación y difusión, asi como en publicidad Experiencia Específica Contar con un equipo de sólida trayectoria profesional en el campo de la comunicación social, publicidad o marketing Capacidad para el desarrollo de los productos comunicacionales Página 7 de 11

8 Capacidad de interlocución de con actores diversos del sector gubernamental como no gubernamental Idiomas: Español, inglés, italiano 6.3. Oficinas La empresa contratada deberá contar con oficinas u espacios propios para la prestación de servicios en la ciudad de Milán Italia 6.4. Normas sobre preparación de informes Se presentarán informes de avance de acuerdo al cronograma al Viceministro de Comercio Exterior e Integración. La cancelación de servicios será efectuada con carácter posterior a la aprobación del (los) informe(s) de trabajo presentados La Empresa presentará sus informes en 2 originales y una copia digital en idioma español: Además de los documentos, informes y resultados especificados en las tareas y responsabilidades, el contratista debe facilitar los siguientes informes: Nombre del informe Contenido Plazo de presentación Primer informe de avance Estrategia comunicacional definiendo herramientas, técnicas a ser utilizadas, A los 10 días de firmado el contrato incluyendo un cronograma y plan de Segundo Informe de Avance Tercer Informe de Avance trabajo primer informe de avance y reporte monitoreo de medios de comunicación Segundo informe de avance y reporte monitoreo de medios de A los 2 meses de firmado el contrato A los 3 meses de firmado el contrato Página 8 de 11

9 comunicación Informe final Deberá presentar un informe detallado de todas las actividades realizadas y logros alcanzados, publicación de la separata y entrega de los originales de las producciones realizadas a la conclusión de las actividades 6.5. Presentación y aprobación de los informes Los informes mencionados anteriormente deberán presentarse al Supervisor del Proyecto identificado en el Contrato. Dicho Supervisor será el responsable de la aprobación de los informes. En lo posible, se solicita la presentación de informes impresos en dos caras, siempre y cuando esto no afecte la calidad del producto entregado. 7. MODALIDAD DE PAGO El contrato será cancelado bajo en cuatro (4) cuotas distribuidas de la siguiente manera: 20 % a los 10 días de firmado el contrato y contra entrega del plan de trabajo con el respectivo cronograma de actividades y plan de pauteo en medios de comunicación. 40 % Contra entrega del primer informe de avance y reporte monitoreo de medios de comunicación. 30 % a los tres meses contra entrega del segundo informe de avance y reporte monitoreo de medios de comunicación. 10 % a la finalización del contrato previa entrega del informe final y publicación de la separata y entrega de los originales de las producciones realizadas. Página 9 de 11

10 8. PROPIEDAD INTELECTUAL Los insumos y productos desarrollados bajo los Términos de Referencia que formarán parte del contrato, son de propiedad del Comité Interinstitucional quienes tendrán los derechos exclusivos para publicar o difundir documentos producidos. Este derecho continuará vigente aún concluida la relación contractual de las partes. 9. RESPONSABILIDAD PROFESIONAL DE LA EMPRESA La Empresa será responsable de: a. Cumplir con los objetivos, alcance y requerimientos del VCEI. b. Coordinar con el VCEI el desarrollo de avance de los productos que se generen en el transcurso del trabajo. c. Coordinar todas las actividades que se requiera con el Viceministerio de Comercio Exterior e Integración. d. Elaborar y presentar informes mensuales de avance del trabajo. e. La empresa, tiene la responsabilidad directa y absoluta del trabajo desarrollado, debiendo responder por el trabajo entregado, durante el periodo computable, a partir de la fecha de aceptación del Informe final de conformidad del servicio, en caso de ser requerido para cualquier aclaración o corrección pertinente no podrá negar su concurrencia, para la realización de estas actividades. En caso de no concurrir a esta solicitud, la entidad contratante hará conocer por escrito esta situación al Órgano Rector respectivo a efectos de información a la Contraloría General del Estado para los efectos pertinentes, en razón de que el servicio prestado fue realizado mediante un contrato administrativo, por el cual es responsable ante el Estado. Toda información compartida con el Consultor deberá ser tratada como confidencial, para esto se incluirá una cláusula de confidencialidad en el contrato. Página 10 de 11

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