-Unidad de Planificación y Modernización Institucional-

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2 MINISTERIO DE ENERGÍA Y MINAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MODERNIZACIÓN 2

3 INDICE CONTENIDO PÁGINA OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS... 5 MISION... 6 VISION... 6 MARCO JURIDICO... 6 NATURALEZA:... 6 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL... 7 CATEGORIA DE LA UNIDAD... 9 ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL... 9 SIMBOLOGÍA A) INFORME PRESIDENCIAL (B) PLAN OPERATIVO ANUAL ( C ) MEMORIA DE LABORES INTERNA (D) SEGUIMIENTO DE METAS EJECUTADAS POR LAS DIRECCIONES GENERALES (E) ELABORACIÓN INFORME ESTADÍSTICO (F) PROGRAMACION ANUAL Y REPROGRAMACIÓN CUATRIMESTRAL DE METAS FÍSICAS INSTITUCIONALES BIBLIOGRAFIA

4 INTRODUCCIÓN El Manual de procedimientos correspondiente a la Unidad de Planificación y Modernización del Ministerio, tiene como principal propósito establecer un componente del sistema de control interno con el objeto de obtener una información a detalle, ordenada, sistemática e integral y que contenga las instrucciones y responsabilidades sobre las principales acciones desarrolladas por esta Unidad. Así mismo desarrollar cada una de las actividades y operaciones relacionadas con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo a los lineamientos presentados por la Guía para elaboración de Manuales de procedimientos, proporcionada por la Comisión Presidencial para la Reforma y Modernización del Estado COPRE-. En la actualidad, el Manual de Procedimientos se ha convertido en una de las herramientas administrativas más útiles y valiosas para facilitar la operación y la interconexión de las actividades, así como para favorecer el sistema de control interno, ya que permite obtener información detallada, ordenada e integral de las diversas operaciones que se realizan dentro de las instituciones. No obstante es necesario considerar la importancia de actualizar su contenido de acuerdo a las necesidades de la unidad. El presente manual plantea los procedimientos de la Unidad de Planificación y Modernización, considerando el personal con que actualmente funciona. 4

5 OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Objetivo General Crear mecanismos de seguimiento y control interno en forma detallada y ordenada de las actividades a desarrollar; así como establecer las responsabilidades del personal de la Unidad de Planificación, para el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Objetivos Específicos Desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para optimizar los controles de la Unidad. Definir claramente las funciones del personal de la Unidad de Planificación, esclareciendo posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinidas. Diseñar un sistema de información de la Unidad, con el objetivo de procesar, darle seguimiento y presentar la información correspondiente, en forma ordenada, verídica e integra, de los procedimientos y resultados de la Unidad de Planificación dentro de un marco productivo y operacional. Crear un mecanismo permanente de mejora continua, a través de la implementación de controles internos para el efectivo funcionamiento de la Unidad. Crear un mecanismo de control, sobre las principales actividades que se desarrollan por el personal de la Unidad de Planificación 5

6 MISION Somos el equipo responsable de facilitar el desarrollo del Ministerio, a través de la orientación del proceso de planificación estratégica y de modernización institucional, brindando asesoría al Despacho Superior, Direcciones y Unidades Administrativas, y tomando como base fundamental el adecuado manejo de la información estadística, así como el proceso de planificación, coordinación y control de las actividades de los sectores energético y minero. VISION Ser una unidad facilitadora de procesos de planificación y de información sectorial, así como articuladora de proyectos de los sectores energético y minero, para orientar el desarrollo sostenible MARCO JURIDICO La Unidad de Planificación y Modernización depende directamente del Despacho Ministerial según Acuerdo Gubernativo , Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Energía y Minas. NATURALEZA Actualmente es la unidad administrativa que tiene a su cargo el desarrollo de las atribuciones referidas al proceso de planificación, coordinación y control de las actividades que se realizan en los Sectores Energético y Minero, en el ámbito de la asesoría y solución de asuntos relacionados con la planificación y programación de actividades, programas, proyectos y modernización institucional. 6

7 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL Asesorar y coordinar la planificación de las actividades generales del Ministerio. Asesorar, coordinar y controlar la formulación de planes y programas a cargo de las distintas direcciones y unidades administrativas del Ministerio, a fin de que sean congruentes con los objetivos, políticas y estrategias de los planes globales y sectoriales del mismo. Coadyuvar a la modernización institucional del Ministerio, proponiendo los programas correspondientes y evaluando su ejecución y efectos. Estandarizar, coordinar y evaluar el adecuado manejo de la información estadística dentro del Ministerio. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL La Unidad de Planificación y Modernización Institucional depende directamente del Ministro de Energía y Minas, y le corresponde desarrollar la función de asesoría y formulación de planes y programas de trabajo que requiera el Ministerio, y particularmente cumplir las atribuciones que se indican a continuación: a) Coordinar la planificación global de las Direcciones Generales del Ministerio de Energía y Minas; b) Planificar y coordinar las actividades generales del Ministerio de Energía y Minas, en el marco de las políticas sectoriales establecidas por el Gobierno de la República. a través del órgano responsable de la planificación en el Sector Público de Guatemala; c) Asesorar al Despacho Superior y a las dependencias administrativas que integran el Ministerio, en materia de planificación y modernización institucional, acorde a los objetivos, misión, visión y funciones del mismo; d) Proponer la metodología, sistemas y formatos para hacer operativa la planificación, programación, ejecución y evaluación de proyectos y 7

8 planes sectoriales; e) Diseñar, coordinar y evaluar el Plan de Modernización Permanente del Ministerio; f) Coordinar, dar seguimiento y evaluar los resultados del proceso de ejecución y avance del Plan de Acción del Ministerio, en forma conjunta con la Comisión Presidencial para la Reforma, Modernización y Fortalecimiento del Estado y de sus Entidades Descentralizadas COPRE-; g) Elaborar el Plan Operativo Anual (POA), con fundamento en los requerimientos y necesidades planteadas por las diversas dependencias administrativas que integran la estructura orgánica del Ministerio, y en las instrucciones que reciba del Despacho Superior, sometiéndolos a consideración y aprobación del mismo; h) Elaborar la Memoria Anual de Labores del Ministerio de Energía y Minas; i) Proponer proyectos y programas que puedan ser ejecutados con apoyo de la cooperación nacional e internacional, sugiriendo al Ministro de Energía y Minas la suscripción de los convenios correspondientes; j) Coordinar la formulación de solicitudes de cooperación técnica en los ámbitos nacional e internacional, con organismos e instituciones vinculadas al que hacer del Ministerio; k) Recopilar, sistematizar y producir información estadística de los Sectores Energético y Minero en forma periódica y anualmente, vinculada a las actividades que desarrolla el Ministerio de Energía y Minas y cada una de sus unidades administrativas principales; y, l) Sugerir a la Dirección General Administrativa, el programa anual de capacitación preparado para el personal y; m) Desarrollar las demás funciones que le asignen las leyes y reglamentos aplicables. 8

9 CATEGORIA DE LA UNIDAD La unidad de Planificación y Modernización Institucional tiene categoría de Dirección, y depende directamente del Despacho Ministerial. Con el objeto de que la Unidad opere y funcione adecuadamente, para la realización de sus atribuciones contará con las posiciones de puestos que como mínimo le permitan cumplirlas, para lo cual se integrará de la siguiente forma: a) Director Unidad de Planificación y Modernización Institucional b) Encargado de Proyectos c) Profesionales en Planificación (2 puestos) d) Auxiliar de Planificación e) Secretaria ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL DIRECTOR SECRETARIA ENCARGADO DE PROYECTOS PROFESIONAL DE PLANIFICACIÒN 1 PROFESIONAL DE PLANIFICACIÒN 2 AUXILIAR DE PLANIFICACIÒN Categoría y estructura, basad a en Manual de Funciones, aprobado por ONSEC - 9

10 SIMBOLOGÍA EMPLEADA Símbolo Descripción Indica el inicio y el final de nuestro diagrama de Flujo. Indica la entrada y salida de datos. Simbolo que se utiliza para representar la ejecución de una actividad. Indica los documentos producidos Indica el flujo direccional que se sigue en el diagrama. NO SI Indica la realización de una comparación de valores Indica proceso de datos en sistema magnético. 10

11 PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MODERNIZACIÓN A) Informe Presidencial B) Plan Operativo Anual C) Memoria de Labores Interna D) Seguimiento y Control de Metas Físicas Institucionales E) Informe Mensual de Estadísticas F) Programación anual y Reprogramación cuatrimestral de Metas Físicas Institucionales 11

12 A) INFORME PRESIDENCIAL 1. La Secretaría de Planificación de la Presidencia SEGEPLAN- envía invitación con el objeto de dar a conocer los lineamientos y estructura del Informe Presidencial. 2. El Despacho Superior recibe Invitación y designa al personal para participar en la actividad informativa. 3. La Unidad de Planificación recibe invitación para participación en Inducción de Elaboración de Informe. 4. La Unidad de Planificación, recibe Inducción en las oficinas de SEGEPLAN. 5. La Unidad de Planificación, emite circular dirigida a las Direcciones Generales solicitando información para elaborar, el informe adjuntando bases que incluye estructura definida por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia de la República SEGEPLAN-. 6. Las Direcciones Generales reciben circular de parte de la Unidad de Planificación 7. Las Direcciones realizan su informe de acuerdo a su área de competencia y de acuerdo a la estructura solicitada por la Unidad de Planificación. 8. La Unidad de Planificación recopila, información de las Direcciones Generales del Ministerio de Energía y Minas 9. La Unidad de Planificación, revisa y analiza, la información a. Si cumple con las expectativas, se consolida en documento de informe. b. En caso de no cumplir, se devuelve a las Direcciones Generales para correcciones o mejoras. 10. La Unidad de Planificación, consolida el informe con información y la traslada al Despacho Superior. 11. El Despacho Superior revisa y aprueba la información contenida en el Informe Presidencial y lo envía a SEGEPLAN de acuerdo a los lineamientos establecidos. 12. SEGEPLAN recibe Informe Presidencial, correspondiente al Ministerio de Energía y Minas. 12

13 Manual Administrativo Unidad de Planificación Día Mes Año Ministerio de Energía y Minas Duración: 35 Días 10 Minutos Nombre del Procedimiento: Elaboración Anual de Informe Presidencial SEGEPLAN DESPACHO SUPERIOR UNIDAD DE PLANIFICACIÓN DIRECCIONES GENERALES Inicio 3 días 5 min. Envía Invitación para dar Lineamientos en la elaboración del informe Presidencial Designa Personal Recibe Invitación Recibe Capacitación Para elaborar informe Emite circular solicitando Información 5 min. Reciben circular 7 días 14 días Recopila información solicitada en circular Elabora Información Información es Correcta? Si No 3 días 2 días Realizan modificaciones sugeridas por Planificación Recibe Informe Presidencial 2 días Revisa y Aprueba Informe Consolida informe y se traslada para aprobación del Despacho Superior Informe Presidencial Final 13

14 (B) PLAN OPERATIVO ANUAL 1. La Secretaría de Planificación de la Presidencia de la República, -SEGEPLAN- gira invitación a todas las Instituciones con el objeto de capacitar y proporcionar los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Anual. 2. El Despacho Superior designa a personal para participar en la actividad, Unidad de Planificación y Unidad de Administración Financiera 3. La Unidad de Planificación y UDAF, reciben Invitación para participación a Capacitación para elaboración del Plan Operativo Anual. 4. La Unidad de Planificación solicita a las Direcciones Generales elaboración de información de los planes operativos, con el objeto de que se consolide de forma programática, metas, objetivos e indicadores para el ingreso al módulo de seguimiento físico. 5. Las Direcciones Generales elaboran su Plan Operativo Anual para trasladarlo a Unidad de Planificación. 6. La Unidad de Planificación recibe el documento elaborado por las Direcciones Generales. 7. La Unidad de Planificación analiza, revisa información contenida en los Planes Operativos de las Direcciones. a. Si la información es correcta, se elabora informe b. La información no es correcta, se devuelve a Direcciones Generales, para su modificación. 8. La Unidad de Planificación, consolida la información contenida dentro de los formularios DTP1-DTP6 unificado 9. La Unidad de Planificación traslada a UDAF, formularios DTP-1-DTP6, con el objeto de que se ingrese la información al Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN) 10. La Unidad de Planificación, traslada al Despacho Superior documento del Plan Operativo, para su aprobación. 11. El Despacho Superior, aprueba el informe del Plan Operativo Anual y lo envía a SEGEPLAN. 12. SEGEPLAN, recibe el Informe del Plan Operativo Anual. 14

15 Manual Administrativo Unidad de Planificación Día Mes Año Ministerio de Energía y Minas Duración: 74 Días Nombre del Procedimiento: Plan Operativo Anual. SEGEPLAN DESPACHO SUPERIOR UNIDAD DE PLANIFICACION UDAF DIRECCIONES GENERALES Inicio Envía Invitación y Lineamientos para elaboración de POA 3 días Designa Personal Recepción invitación a capacitación POAS Recepción invitación a capacitación POAS Solicita Elaboración POA a Direcciones Generales 30 días Elaboran Información de acuerdo a estructura POA Recepción de documento De las Direcciones Generales Revisión analítica POA No 5 días Si 30 días Recibe POA MEM Recibe y aprueba Informe y envía Elabora Informe Traslada a UDAF DTP 1 al 6 Final 15

16 ( C ) MEMORIA DE LABORES INTERNA 1. La Unidad de Planificación emite circular solicitando información para elaborar Memoria de Labores y la traslada al Despacho Superior, para su aprobación. 2. El Despacho Superior, aprueba la circular de Solicitud de Información y devuelve a la Unidad de Planificación 3. La Unidad de Planificación recibe circular aprobada por el Despacho Superior y la envía a las Direcciones Generales y Unidades de Apoyo 4. Direcciones Generales y Unidades de Apoyo reciben circular y preparan el informe para la Memoria de Labores correspondiente a su área. 5. Direcciones Generales y Unidades de Apoyo, trasladan información a la Unidad de Planificación 6. Unidad de Planificación recibe información preparada por Direcciones Generales y Unidades de Apoyo 7. La Jefatura de la Unidad de Planificación analiza, revisa información contenida en los Informes elaborados por las Direcciones y Unidades de Apoyo a. Si la información es correcta, se consolidad para elaborar informe b. La información no es correcta, se devuelve a Direcciones Generales, para modificación. 8. La Unidad de Planificación, consolida información y elabora Memoria de Labores, trasladándola a Despacho Superior. 9. El Despacho Superior recibe y aprueba Memoria de Labores para su posterior publicación en la Página Web del Ministerio. 16

17 Manual Administrativo Unidad de Planificación Día Mes Año Ministerio de Energía y Minas Duración: 46 Días 1 Hora Nombre del Procedimiento: Memoria de Labores Interna UNIDAD DE PLANIFICACION DESPACHO SUPERIOR DIRECCIONES GENERALES Y UNIDADES DE APOYO Inicio 1 hora 2 días Emite circular solicitando información Aprueba Circular de Solicitud de Información 30 min. Recibe Circular Aprobada y Traslada a entidades Recibe y Analiza informe elaborado por Direcciones y Unidades 15 días Reciben circular y preparan informe sobre Memoria de Labores 20 días 2 días Información es Correcta? No Se realizan modificaciones sugeridas Si 5 días 30 min. Consolida Información Información modificada se traslada a Planificación Elabora Memoria de Labores 2 días Recibe y Aprueba Memoria de Labores Final 17

18 (D) SEGUIMIENTO Y CONTROL DE METAS FISICAS INSTITUCIONALES EJECUTADAS POR LAS DIRECCIONES GENERALES 1. La secretaria de la Unidad de Planificación solicita ejecución mensual de metas a las Direcciones Generales. 2. Las Direcciones Generales, reciben solicitud para elaboración de información 3. Las Direcciones Generales elaboran y trasladan Información de las Metas Físicas. 4. La Secretaria de la Unidad de Planificación recibe y compila documentación que contiene las Metas Físicas de las Direcciones Generales del Ministerio de Energía y Minas. 5. La Secretaria de la Unidad de Planificación, traslada la información a la Jefatura de la Unidad de Planificación. 6. La Jefatura de la Unidad recibe y revisa que la información esté completa. 7. La Jefatura de la Unidad de Planificación analiza que la información esté de acuerdo a la programación mensual de cada una de las Direcciones. a. Si la información es correcta, se consolida para elaborar informe b. La información no es correcta, se devuelve a Direcciones Generales, para modificación. 8. La Secretaria de la Unidad de Planificación, entrega la información con las correcciones sugeridas por la Jefatura de la Unidad de Planificación, a las Direcciones encargadas de ejecutar metas. 9. Las Direcciones Generales reciben solicitud de modificación de información Las Direcciones Generales trasladan la información con las correcciones sugeridas, a la Unidad de Planificación 11. La Secretaria de la Unidad de Planificación, recibe información modificada y traslada a la Jefatura de la Unidad de Planificación. 12. El Jefe de la Unidad de Planificación consolida la información y la traslada a la Unidad de Administración Financiera UDAF- 13. UDAF, recibe la información consolidada. 18

19 14. UDAF, procede a ingresar Ejecución Mensual al SICOIN. 15. UDAF, Actualiza estatus de solicitado y aprobado y gestiona firmas. 16. UDAF, archiva documentación. 19

20 Manual Administrativo Unidad de Planificación Día Mes Año Ministerio de Energía y Minas 7 Días 6 Horas 5 Minutos Nombre del Procedimiento: Seguimiento y Control de Metas Físicas Institucionales SECRETARIA DE PLANIFICACION DIRECCIONES GENERALES JEFE DE PLANIFICACION UDAF Inicio 1 hora Solicita Ejecución de Metas a Direcciones Recibe solicitud para Elaboración de información 5 min. 3 días Recibe documentación que contiene Metas Físicas Elabora y traslada información de Metas Físicas 30 min. Traslada documentación a Jefe de Planificación Revisa información 25 min. 30 min. Recibe Información Rechazada por Jefe de Planificación No Información es Correcta? Envía información para que sea modificada por Direcciones 15 min. Reciben solicitud de modificación de información 15 min. Si Consolidación de información 30 min. Recibe de Planificación información consolidada 1 hora Recibe información Modificada de Direcciones trasladándola a jefe de Planificación 15 min. 2 días Trasladan información Modificada a Planificación Ingresa Ejecución Mensual al SICOIN 1 hora Actualiza estatus de Solicitado y aprobado, gestiona firmas 20 min. Archiva Documentación Final 20

21 (E) ELABORACIÓN INFORME ESTADÍSTICO 1. La Unidad de Planificación solicita al Administrador del Mercado Mayorista AMMy a Direcciones Generales del Ministerio de Energía y Minas, información para elaboración de estadísticas. 2. Administrador del Mercado Mayorista AMM- y a Direcciones Generales del Ministerio de Energía y Minas, reciben solicitud de información. 3. Administrador del Mercado Mayorista AMM, proporciona diariamente la información requerida. 4. Las Direcciones Generales, envían la información mensual de sus estadísticas. 5. La Unidad de Planificación recibe la información de las Direcciones Generales 6. La Jefatura de la Unidad de Planificación analiza y revisa que los datos estadísticos estén completos a. Si los datos están completos, se elabora informe b. Los datos no están completos, se solicita a Direcciones su completación. 7. Las Direcciones Generales, trasladan información que este pendiente de completar. 8. La Unidad de Planificación, elabora el Informe Electrónico mensual de Estadísticas de las áreas de Energía, Hidrocarburos y Minería. 21

22 Manual Administrativo Unidad de Planificación Día Mes Año Ministerio de Energía y Minas 21 Días 20 Minutos Nombre del Procedimiento: Elaboración Informe Estadístico UNIDAD DE PLANIFICACIÓN AMM DIRECCIONES GENERALES Inicio Solicita información para elaboración de estadísticas a la AMM y a Direcciones Generales Recibe solicitud de información para elaboración de estadísticas 10 min. 10 min. Recibe solicitud de información para elaboración de estadísticas Diario 10 min. 10 días Envío de Información diaria Envío de Información mensual Recepción de información 2 días Está completa la información? 10 días No Traslada información pendiente Si Elabora el informe electrónico mensual de Estadísticas de las áreas de Energía, Hidrocarburos y Minería 3 días Final 22

23 (F) PROGRAMACION ANUAL Y REPROGRAMACIÓN CUATRIMESTRAL DE METAS FÍSICAS INSTITUCIONALES 1. La Unidad de Planificación emite circular con fechas específicas para la entrega de Programación Anual y Reprogramación cuatrimestral de metas físicas y traslada al Despacho Superior para su aprobación. 2. El Despacho Superior aprueba la circular de solicitud de información. 3. La unidad de Planificación, recibe circular aprobada y la traslada a las Direcciones Generales para que elaboren y presenten su reprogramación de metas de acuerdo a fechas especificas. 4. Las Direcciones Generales elaboran Programación y reprogramación de metas y la trasladan a la Unidad de Planificación. 5. La Unidad de Planificación recibe documentación que contiene información. 6. La Jefatura de la Unidad de Planificación, analiza y corrobora datos. a. Si la información no presenta inconveniente, se consolida. b. La información no cumple con lo solicitado, se devuelve para su corrección. 7. Las Direcciones Generales, modifican la información conforme recomendaciones. 8. La Unidad de Planificación, consolida la información y traslada a la Unidad de Administración Financiera UDAF- 9. UDAF, recibe documento que contiene información 10. UDAF, procede al ingreso de datos al SICOIN WEB- 23

24 Manual Administrativo Unidad de Planificación Día Mes Año Ministerio de Energía y Minas 26 Días 2 Horas 10 Minutos Nombre del Procedimiento: Programación Anual y Reprogramación Cuatrimestral de Metas Físicas Institucionales UNIDAD DE PLANIFICACIÓN DESPACHO SUPERIOR DIRECCIONES GENERALES UDAF Inicio 2 horas Emite circular con fechas específicas para entrega de Programación y Reprogramación de metas físicas Aprueba Circular de Solicitud de Información 10 min. Recibe Circular Aprobada y Traslada a entidades 10 min. Reciben circular para preparar información Recibe documentación Conteniendo información 22 días Elaboran y trasladan programación y re-programación de metas 2 días Revisión y Análisis de Información No Modifican información conforme recomendaciones Si Consolida información Traslado de información para ingresar a SICOIN 10 min. Recibe documento que contiene información Se ingresan datos a SICOIN Final 24

25 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA PARA LA REALIZACIÓN DEL MANUAL Organización de Empresas, Enrique Benjamín Franklin, Editorial Mc Graw Gill, México, 1999 Guía para la Elaboración de Manuales de Organización, Secretaría de la contraloría General, Dirección General de Desarrollo Administrativo, Sonora México. Guía General para elaboración de Manual de Procesos y Procedimientos, Comisión Presidencial para la reforma y Modernización del Estado COPRE- Equipo de redireccionamiento estratégico