INSTRUCTIVO EXPLICATIVO FORMULARIO DE REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES NACIONALES POR PAGINA WEB

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1 INSTRUCTIVO EXPLICATIVO FORMULARIO DE REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES NACIONALES POR PAGINA WEB Sres. Proveedores: A continuación, encontrarán una guía para el correcto diligenciamiento del registro, siga atento a las recomendaciones dadas: Generalidades: Evitar el uso de Internet Explorer para diligenciar este formulario. Los campos que tengan el símbolo (*) son de carácter obligatorio. Los campos que tengan el color gris, son de carácter de solo lectura. Usted no podrá ingresar información en estos campos. En el formulario se ha destinado un campo por cada anexo que sea necesario adjuntar. Por favor evitar subir múltiples archivos sobre un mismo campo. Existen campos de tablas que permitirán agregar y eliminar filas de información según sea necesario. Si desea agregar una fila, al final de cada tabla tendrá una opción disponible con el nombre Agregar en la cual deberá hacer clic para añadir nueva línea de información. Si desea eliminar una fila, en el extremo derecho de cada tabla, tendrá una opción con el símbolo ( X ) junto a cada fila, la cual, al hacer clic, removerá de la tabla la fila de información escogida. Ejemplo:

2 1. Información inicial: Si ofertaran tanto producto como servicio, deben indicarlo en ambas casillas. Tenga en cuenta que: Para proveedores antiguos que tienen vínculos comerciales con una o ambas empresas y van a realizar el registro en el portal web, deben presionar o marcar ambas casillas del nombre de la empresa a la cual van a aplicar. Si va diligenciar el formulario para actualizar sus datos y no está vinculado a ambas empresas, favor abstenerse de marcar las dos opciones. Indique sólo la empresa a la cual está vinculado. Se desplegarán una lista de productos y/o actividades, de las cuales elegirá la que corresponde a su actividad.

3 2. Datos básicos de la empresa: Se calcula automáticamente Se calcula automáticamente teniendo en cuenta la fecha de constitución La información de la sucursal, es opcional y en caso de que aplique Correo de la persona contable encargada de la facturación

4 Datos del comercial que atiende las solicitudes. Los datos de celular y teléfono deben ajustarse al formato: Celular: 10 dígitos Teléfono: 7 dígitos Para las personas jurídicas, se les habilita unos campos de información que incluye los representantes legales (principal y suplente), junta directiva y accionistas o socios, en caso que la empresa cuente con estos órganos de dirección. La información de los miembros de junta directiva, deben colocarse todos, tanto los principales como los suplentes. En la información de los accionista o socios, deben estar los miembros con participación igual o superior al 5% del capital social de la Compañía, de la contraparte. Modelo de la carta En caso que la empresa no cuente con miembros de junta directivas y/o junta accionaria o socios, deben enviar una carta indicando esta información.

5 3. Información tributaria: Solo se puede presionar una sola casilla de las indicadas. Si es gran contribuyente y/o autorretenedor debe digitar el número y fecha de la resolución. No se requiere documento físico o digital. 4. Actividad económica: Para agregar varias actividades económicas. Colocar la tarifa de la actividad principal, establecido por la alcaldía de cada ciudad. Se debe colocar el código CIIU y automáticamente aparece la actividad económica. Se puede agregar tantas actividades económicas, tal como se encuentra registrado en el RUT de la compañía. 5. Información financiera Se debe indicar la información del último balance general presentado a corte del último año fiscal. 6. Información bancaria Para agregar varias cuentas bancarias. La carta de autorización debe estar firmada por el representante legal o el suplente.

6 Modelo de la carta de autorización para pagos por transferencia 7. Referencias comerciales Registre sus referencias comerciales estas deben tener fecha menor a 6 meses para el caso de Tecnoglass y 10 meses para el caso de Energía Solar, preferiblemente como proveedor. Adjunte las Referencias Comerciales

7 8. Certificaciones en Sistemas de Gestión Se activa el cargue de Certificados a medida que elija las opciones Se indica las certificaciones en Sistemas de Gestión que posea la empresa, Se requieren adjuntar los certificados vigentes. Si posee una certificación diferente a las indicadas infórmela. Para tener en cuenta: Si su empresa se encuentra certificada como Operador Económico Autorizado y por políticas de confidencialidad no es posible enviar la resolución, por favor, anexe soporte correspondiente a la consulta disponible en la página de la DIAN: 9. Gestión de la seguridad en la cadena de suministro Es una manifestación suscrita obligatoria que deben rellenar en su totalidad para poder continuar con el registro. En caso de que por su actividad económica no deba cumplir con los requisitos indicados, debe colocar no aplica. 10. Cláusulas: Permite visualizar los términos legales de la cláusula.

8 En todas las casillas se debe indicar la aceptación de las cláusulas. Importante leer las cláusulas y señalar todos los recuadros de He leído y Acepto para continuar con el proceso de registro y actualización. En caso de necesitar ocultar el texto desplegado, usted podrá hacer clic sobre el icono para ocultar el texto. 11. Anexos De acuerdo al tipo de persona que indique (jurídica o natural con NIT), se activarán los anexos obligatorios. Recuerde verificar que la información corresponde a lo solicitado.

9 De igual manera, al elegir el tipo de servicio y/o producto que suministra a Energía Solar S.A. y/o Tecnoglass S.A., se activarán al final del documento unos requisitos adicionales. Cerciórese anexar los documentos que corresponden al indicado. Opción para descargar un modelo de formato 12. Enviar Formulario o Guardar como Borrador Registre Captcha y envíe el formulario Usted tendrá también la posibilidad de guardar el formulario como borrador, como opción para guardar su formato hasta donde haya avanzado para poder terminar de diligenciarlo en otra ocasión. Se le pedirá proporcionar un correo electrónico a donde se le enviará el enlace para poder continuar ingresando los datos de su inscripción o actualización como proveedor de Tecnoglass o C.I. Energía Solar.

10 13. Documentos que debe cargar: Los documentos que se solicitarán y debe tener a la mano para poder realizar el proceso de registro son: Todo tipo de proveedor RUT actualizado Certificación bancaria no mayor a 60 días 2 referencias comerciales preferiblemente como proveedor, con fecha no mayor a 6 meses para Tecnoglass y 10 meses para Energía Solar Estados financieros con sus notas aclaratorias del último año fiscal Documentos especiales teniendo en cuenta el tipo de producto o servicio ofrecido (permisos de funcionamiento, fichas técnicas, hojas de seguridad, entre otros) Cédula de ciudadanía del representante Plan de contingencia del negocio, si no tienen uno se le facilitará un modelo que debe presentar en hoja membretada de su negocio Personas Jurídicas Cámara de comercio no mayor a 60 días Nombres y número de identificación de la junta directiva y accionista, si la empresa no posee esta conformación, debe adjuntar una carta indicando que la empresa no tiene Persona Natural Certificado de declarante o no de renta (el modelo se encuentra en su versión descargable en el formulario)