Procedimiento de Gestión para la Recepción y Trámite de Correspondencia de la. Subsecretaría de Educación Obligatoria

Transcripción

1 Página 1 de 10 Procedimiento de Gestión para la Recepción y Trámite de Correspondencia de la Subsecretaría de Educación Obligatoria TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 8 días FECHA DE ELABORACIÓN 18 de Noviembre de 2011 FECHA DE REVISIÓN Septiembre de 2015 ELABORÓ C. Lucero Nava Bolaños Encargada de Despacho de la Subsecretaría de REVISÓ C. Mónica Vega Hernández Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación VALIDÒ C. Lucero Nava Bolaños Encargada de Despacho de la Subsecretaría de AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Secretaria de Educación Pública

2 Página 2 de 10 I. ÍNDICE CONTENIDO I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 5 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 6 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 7 VII. LISTA DE FORMATOS... 8 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN... 9 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA... 10

3 Página 3 de 10 II. ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE La Subsecretaría de, participará de acuerdo a sus funciones y competencias, para lograr la atención oportuna a los y las ciudadanos(as), brindando respuestas claras y precisas a los usuarios(as) que demandan información y servicio. OBJETIVO Brindar a los y las usuarios(as) de la Subsecretaría de Obligatoria, atención y orientación adecuada, basadas en trámites claros y respuestas conforme a la normatividad vigente en un tiempo no mayor a 8 días hábiles, procurando calidad y respeto en el trato con las autoridades, docentes y padres de familia.

4 Página 4 de 10 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN NORMAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (Vigente). Ley General de Educación, (Vigente). Constitución Política para el Estado Libre y Soberano de Puebla, (Vigente). Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla, (Vigente). Ley de Educación del Estado de Puebla, (Vigente). Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla, (Vigente). Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, (Vigente). Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, (Vigente). Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado, (Vigente). Plan Estatal de Desarrollo del Estado de Puebla, (Vigente). POLÍTICAS DE OPERACIÓN Se recibirá documentación que sea competencia de la Subsecretaría de Educación Obligatoria. Todos los trámites serán gratuitos Las respuesta a los documentos y solicitudes se entregará en 8 días hábiles, contados a partir de la fecha de la recepción de los mismos El documento deberá estar requisitado con asunto, nombre del remitente, datos del domicilio correctos, teléfono casa/trabajo, teléfono celular, correo electrónico en caso de contar con uno.

5 Página 5 de 10 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recursos humanos Subsecretario (a) de Educación Obligatoria Materiales Maquinaria Información Material de Oficina Papelería Computadora Impresora Teléfono *Leyes *Normatividad Coordinador (a) de Gestoría Material de Oficina Papelería Teléfono Computadora Impresora *Los requisitos para el trámite: 1.- Asunto 2.-Nombre del remitente 3.-Datos de domicilio 4.-Teléfono

6 Página 6 de 10 V. DIAGRAMA DE FLUJO Procedimiento de El o (la) Usuario(a) Subsecretaría de Educación Obligatoria Coordinación de Gestoría INICIO Entrega documentos y recaba sello de recibido 1 Oficio, Escritos, Circular, Memorándum Propuestas Revisión de documento, sello de recibido y anotación de número de folio. Registro del documento recibido en la base de datos. Turna de documento al área de gestoría. 2 Registro de documento Turna al área correspondiente para su seguimiento. Solicita la elaboración del oficio para enviar el documento y continuar con la gestión. 3 Inprocedente. 1 NO Favorable? SI 4 Se elabora el oficio y respuesta correspondiente 5 Revisión de la redacción y datos del documento elaborado y firma del documento por el titular del área correspondiente Recibe respuesta 6 Oficio, Escritos, Circular, Memorándum Propuestas 1 FIN Fase

7 Página 7 de 10 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas 1. Entrega de correspondencia en el área de recepción 2. Recepción de los documentos 3. Análisis del documento 4. Elaboración de respuesta 5.- Revisión y firma de documento 6.- Recibe respuesta Actividad Responsable Formato 1.1 Entrega documentos y recaba sello de recibido. 2.1 Revisión de documento, sello de recibido y anotación de número de folio. 2.2 Registro del documento recibido en la base de datos. 2.3 Turna de documento al área de gestoría. 3.1 Registro de documento 3.2 Turna al área correspondiente para su seguimiento. No, improcedente, fin del proceso. 3.3 Solicita la elaboración del oficio para enviar el documento y continuar con la gestión. 4.1 Se elabora el oficio y respuesta correspondiente. 5.1 Revisión de la redacción y datos del documento elaborado. 5.2 Firma del documento por el titular del área correspondiente. El o la usuario(a) Unidad de correspondencia de la SEO Coordinación de Gestoría Área correspondiente de la SEO Apoyo Técnico de la Subsecretaría de Educación Obligatoria Oficio, Escritos, Circular, Memorándum Propuestas 6.1 Recibe respuesta El o la usuario(a) Oficio, Escritos, Circular, Memorándum Propuestas Fin del proceso

8 Página 8 de 10 VII. LISTA DE FORMATOS Formato Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Oficios Año fiscal Subsecretaría de Educación Obligatoria y Direcciones Generales, de área y coordinaciones Circulares Año fiscal Subsecretaría de Educación Obligatoria y Direcciones Generales, de área y coordinaciones Memorándums Año fiscal Subsecretaría de Educación Obligatoria y Direcciones Generales, de área y coordinaciones Tarjetas Informativas Año fiscal Subsecretaría de Educación Obligatoria y Direcciones Generales, de área y coordinaciones

9 Página 9 de 10 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de Actualización 1 Octubre de Septiembre de 2015 Descripción del cambio Debido a la Reforma en el Reglamento Interior de la Secretaría publicada el 1 de Septiembre 2014 y al cambio en la Estructura se modifica el presente documento en: Nomenclatura, lenguaje incluyente, entradas al procedimiento, código, elaboró y validó. Debido a la Reforma en el Reglamento Interior de la Secretaría publicada el 31 de Agosto 2015 y al cambio en la Estructura se modifica el presente documento en: Nomenclatura, código, elaboró y validó.

10 Página 10 de 10 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Salida del procedimiento: Cumplir al 100% con los trámites solicitados. Indicadores de medida: Oficios de contestación % Solicitudes atendidas durante el año fiscal Número de solicitudes contestadas Número de solicitudes recibidas X 100