Manual de Políticas y Procedimientos Oficina del Secretario de Hacienda

Transcripción

1 Revisión: 2 Manual de Políticas y Procedimientos Oficina del Secretario de Hacienda Cuernavaca, Mor., a 27 de junio de 2013

2 Revisión: 2 II.- CONTENIDO Apartado Portada Contenido Autorización Introducción Políticas Procedimientos Indicadores Clave de Desempeño Directorio Colaboración Consecutivo del Apartado I II III IV V VI VII VIII IX

3 Revisión: 3 III.- AUTORIZACIÓN Se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Secretaria de Hacienda, el cual contiene información referente a sus procedimientos y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 13 fracción VI y artículo 39 fracción XI de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos vigente; - Artículo 16 fracción IV y V del Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos vigente, - Artículo 10 fracción XIX del Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda vigente; AUTORIZÓ Lic. Adriana Flores Garza Secretaria de Hacienda REVISÓ Lic. Adriana Flores Garza Secretaria de Hacienda APROBÓ C. Carlos Riva Palacio Than Secretario de Administración VISTO BUENO C. Arturo Albarrán Salazar Director General de Desarrollo Organizacional Fecha de Autorización Técnica: 27 de junio de 2013 Número de páginas: 17

4 Revisión: 2 IV.- INTRODUCCIÓN El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento técnico administrativo, que se elabora con la finalidad de cumplir a lo estipulado en el Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Encomendar responsabilidades; Evitar duplicaciones y detectar omisiones en las funciones; Propiciar la uniformidad en el trabajo; Utilizar de manera racional los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos; Facilitar la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y; Apoyar las auditorías internas de los órganos de control. El Manual de Políticas y Procedimientos está integrado por los siguientes apartados: autorización, políticas, procedimientos, indicadores clave de desempeño y colaboración.

5 Revisión: 2 PROCEDIMIENTO: Control de Gestión de Asuntos. V.- POLÍTICAS 1. Toda información documental que se reciba en la Oficina del/a Secretario/a de Hacienda, debe en la fecha de su recepción, por medio del Jefe de Unidad, registrarse en el libro de control de correspondencia y turnarse a la/el Secretario/a Técnico/a quien la revisa, clasifica y posteriormente la presenta a la/el Secretario/a de Hacienda, quien le da autorización y trámite correspondientes. Una vez que autoriza, la/el Secretario/a Técnico la debe enviar al responsable de la Unidad Administrativa que corresponda para su trámite y resolución.

6 Revisión: 2 VI.- PROCEDIMIENTOS Se incluye dentro de este apartado las siguientes cédulas de proceso: Control de Gestión de Asuntos Se documentan a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos: Número de Procedimiento Nombre Clave Pág. 1 Control de Gestión de Asuntos PR OSH ST 01 6

7 CÉDULA DE PROCESO Clave: FO-DGDO-DOSA-07 Revisión: 7 Anexo 9 Pág. 1 de 2 Secretaría/Dependencia: Secretaría de Hacienda Proceso/Procedimiento: Control de Gestión de Asuntos Unidad Administrativa/Organismo Auxiliar: Oficina del Secretario de Hacienda Responsable: C.P. María Esther Ortega Carmona Secretaria Técnica Límites Desde: La recepción de documentos para el control de gestión de asuntos de las personas interesadas en contactar al/a Secretario/a de Hacienda. Hasta: La entrega de documentos para el control y gestión de asuntos turnados al responsable de la Unidad Administrativa correspondiente para contestación y tramite. Insumos y sus requisitos: I. Recepción de documentos para el control y gestión de asuntos de las Dependencias de la Administración Pública del Estado de Morelos: a) Nombre de la Secretaría o Dependencia b) Unidades Administrativas c) Tipo de Asunto d) Elaboración de volante de turno: - Remitente - Asunto - Turnado a: Proveedores/as: - Organizaciones de la Sociedad Civil - Titulares de la Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal - Titular del Poder Ejecutivo Federal - Legisladores(as) Locales y Federales y Presidente Municipales

8 CÉDULA DE PROCESO Clave: FO-DGDO-DOSA-07 Revisión: 7 Anexo 9 Pág. 2 de 2 Resultados y sus requisitos: I. Asunto Turnado - Sello de recibido por los responsables de dar respuesta y trámite a la solicitud del oficio - Acuse de recibido entregado a la Secretaria de Hacienda Usuarios/as: - Titulares de las Unidades Administrativas de la Secretaria de Hacienda del Estado de Morelos Requerimientos/Expectativas de los Usuarios/as: No Aplica Factores Críticos del Usuario/a: No aplica Criterios para detectar Producto y/o Servicio no Conforme: No Aplica Observaciones y Comentarios: No Aplica Elaboró Revisó Visto Bueno C.P. María Esther Ortega Carmona Secretaría Técnica Lic. Adriana Flores Garza Secretaria de Hacienda C. Arturo Albarrán Salazar Director General de Desarrollo Organizacional Fecha: 27 de junio de 2013 Fecha: 27 de junio de 2013 Fecha: 27 de junio de 2013

9 PROCEDIMIENTO CONTROL DE GESTIÓN DE ASUNTOS Clave: PR-OSH-ST-01 Revisión: 6 Pág. 1 de 6 HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN No. Rev. Pág (s). Afectadas Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Autorización 0 N/A Emisión Emisión 14/sep/01 1 Todas Modificación Actualización al procedimiento 28/Abril/ de 6 Modificación al procedimiento Actualización al procedimiento 16/Feb/ Actualización de fecha Actualización al procedimiento 26/junio/ Actualización de fecha Modificación al procedimiento 11/abril/ Actualización de fecha Actualización al procedimiento 23/nov/ Todas Modificación Actualización al procedimiento 27/junio/2013

10 PROCEDIMIENTO CONTROL DE GESTIÓN DE ASUNTOS Clave: PR-OSH-ST-01 Revisión: 6 Pág. 2 de 6 HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Control de Gestión de Asuntos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla: Área Funcional Copia No. Dirección General de Administración 01

11 PROCEDIMIENTO CONTROL DE GESTIÓN DE ASUNTOS Clave: PR-OSH-ST-01 Revisión: 6 Pág. 3 de Propósito: El Control de Gestión de Asuntos tiene la finalidad de dar oportuna respuesta a las solicitudes enviadas por los interesados en contactar con la Secretaría de Hacienda, de manera que se puedan establecer los objetivos y lineamientos que tiene bajo su responsabilidad la oficina de la Secretaria de Hacienda, permitiendo que los actos administrativos se traduzcan en seguridad, oportunidad y transparencia en su manejo ante la sociedad y las propias autoridades. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a: Las áreas adscritas a la Secretaría de Hacienda. 3.-Referencias: Este procedimiento se basa en: Reglamento Interno de la Secretaría de Hacienda. 4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad del/a Secretario/a Técnico/a del/a Secretario/a de Hacienda, elaborar y mantener actualizado este procedimiento, así como revisar y vigilar el cumplimiento del mismo. 5.-Definiciones: Ninguna. 6.-Método de Trabajo: Elaboró Revisó C.P. María Esther Ortega Carmona Secretaria Técnica C.P. María Esther Ortega Carmona Secretaria Técnica Fecha: 27 de junio de 2013 Fecha: 27 de junio de 2013

12 PROCEDIMIENTO CONTROL DE GESTIÓN DE ASUNTOS Clave: PR-OSH-ST-01 Revisión: 6 Pág. 4 de Diagrama de Flujo: INICIO 1 Recibir los documentos Petición de Servicios Oficios y/o Documentos 2 Registrar información en el libro de control de correspondencia Petición de Servicios Oficios y/o Documentos Libro de control de correspondencia 3 Turnar al Secretario/a Técnico/a Petición de Servicios Oficios y/o Documentos 4 Recibir, revisar y clasificar la documentación por dependencia Petición de Servicios Oficios y/o Documentos 5 Presentar al/a Secretario/a de Hacienda para conocimiento y trámite correspondiente Petición de Servicios Oficios y/o Documentos Libro de control de correspondencia 6 Turnar al Responsable de la Unidad Administrativa correspondiente para contestación y trámite Petición de Servicios Oficios y/o Documentos FIN D

13 PROCEDIMIENTO CONTROL DE GESTIÓN DE ASUNTOS Clave: PR-OSH-ST-01 Revisión: 6 Pág. 5 de Descripción de Actividades: Paso Responsable Actividad 1 El/la Jefe/a de Unidad (JU) Recibe los documentos de las personas interesadas en contactar al/a Secretario/a de Hacienda. Tipo de Documento (No. de Control) Petición de Servicios Oficios y/o Documentos JU Registra información en el libro de control de correspondencia, Anotando No de Oficio, Fecha, Asunto, Nombre del Solicitante y de la persona que recibe. JU Turna documentos al Secretario/a Técnico/a Particular para su atención y revisión. Secretario/a Técnico/a (ST) Recibe, revisa y clasifica la documentación para turnarla a las áreas competentes. Libro de control de correspondencia Petición de Servicios Oficios y/o Documentos Petición de Servicios Oficios y/o Documentos Petición de Servicios Oficios y/o Documentos 5 6 ST ST Presenta documentos al/a Secretario/a de Hacienda para conocimiento y trámite correspondiente. Turna al responsable de la Unidad Administrativa correspondiente para contestación y trámite. Con esta actividad finaliza este procedimiento. Petición de servicios Oficios y/o Documentos Libro de Control Petición de Servicios Correspondencia Oficios y/o Documentos

14 PROCEDIMIENTO CONTROL DE GESTIÓN DE ASUNTOS Clave: PR-OSH-ST-01 Revisión: 6 Pág. 6 de 6 7. Registros de Calidad: No. Documentos (Clave) Responsabilidad de su Custodia Tiempo de Retención 1 Petición de Servicios El/la Jefe/a de Unidad Indefinido 2 Libro de control de correspondencia El/la Jefe/a de Unidad Indefinido 3 Oficios y/o Documentos El/la Jefe/a de Unidad Indefinido 4 Petición de Servicios El/la Jefe/a de Unidad Indefinido 8. Anexos: Anexo No. Descripción Ninguno Clave

15 Revisión: 2 VII.- INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO Unidad Administrativa/Organismo Auxiliar: Oficina de la Secretaria de Hacienda Procedimiento Clave: Control de gestión de asuntos Denominación Dimensión Interpretación Fórmula de cálculo Frecuencia de medición Porcentaje de recepción de documentos recibidos para el control de gestión de asuntos de la Oficina de la Secretaria de Hacienda Eficacia Cumplir al 100% el control de gestión de los documentos recibidos para el cumplimiento eficaz de la Oficina de la Secretaria de Hacienda. (Número de documentos recibidos para su control de gestión / Total de documentos recibidos y turnados a los titulares de las Unidades Administrativas de la Secretaría de Hacienda del Estado de Morelos) *100 Trimestral

16 Revisión: 2 VIII.- DIRECTORIO Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Lic. Adriana Flores Garza Secretaria de Hacienda C.P. María Esther Ortega Carmona Secretaría Técnica Lic. Alicia Colín Jiménez Secretaria Privada de la Titular de la Secretaria de Hacienda Directo: (777) Conmutador: Ext.: 1401, 1402,1403,1404,1405 Directo: Conmutador: Ext.: 1401, 1402,1403,1404,1405 Directo: Conmutador: Ext.: 1401, 1402,1403,1404,1405 Plaza de Armas General Emiliano Zapata S/N, Mezzanine, Casa de Morelos, Colonia Centro, Cuernavaca, Morelos. C.P Plaza de Armas General Emiliano Zapata S/N, Mezzanine, Casa de Morelos, Colonia Centro, Cuernavaca, Morelos. C.P Plaza de Armas General Emiliano Zapata S/N, Mezzanine, Casa de Morelos, Colonia Centro, Cuernavaca, Morelos. C.P

17 Revisión: 2 IX.- COLABORACIÓN Nombre de las/los Colaboradores Lic. Adriana Flores Garza C.P. María Esther Ortega Carmona Lic. Alicia Colín Jiménez Puesto Secretaria de Hacienda Secretaria Técnica Secretaria Privada Lic. Shanty Jazmín Brito Velázquez Profesional Ejecutivo A Asesor/a Designado/a Lic. Mabel Huerta Rojas Profesional Ejecutivo B Enlace Designado/a