PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES

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1 Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES AUTORIZACIONES Elaboró: Revisó: Autorizó: Lic. Virginia Zavalza Laurence Ing. Cesar Oswaldo Reyes Zamora Director de Egresos L.C. Adolfo Eduardo Ortiz Flores Secretario de Finanzas Este documento es propiedad del Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P

2 Página 2 de 9 INDICE 1.- OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES REQUISITOS DESARROLLO RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD FLUJOGRAMA DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS ANEXOS.. 8

3 Página 3 de OBJETIVO: Realizar el pago a proveedores de artículos, productos y materiales que requieren las diferentes áreas del R. Ayuntamiento para el eficiente desempeño de sus actividades. 2.- ALCANCE: Aplica a proveedores en general, y Director de Egresos. 3.- DEFINICION: Factura.- Documento de carácter mercantil que indica una compra de un bien o servicio, incluye toda la información de la operación, además debe contener los requisitos fiscales emitidos por la SHCP Requisición.- Formato elaborado por la Secretaria que requiere algún insumo o servicio y en el cual se describe el objetivo del mismo. Orden de Compra.- Formato de autorización para la compra de los productos y/o servicios autorizado por la Dirección de Adquisiciones. Contra-recibo.- Contra-recibo es un documento que se expide al momento que recibes una factura para el trámite de pago correspondiente. Remisión.- tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. SAACG.- Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental.- Herramienta informática desarrollada por INDETEC dirigida a Municipios y Organismos Públicos descentralizados de Estados y Municipios que requieren de una aplicación más robusta para soportar mayor número de operaciones, para facilitar e integrar sus operaciones presupuestales, administrativas, contables y financieras, construyendo automáticamente la contabilidad con un enfoque de gestión. 4.- REQUISITOS: Para realizar el pago a los proveedores se requiere que la Dirección de Adquisiciones haya comprometido y devengado el gasto en el SAACG, entregado la factura con el soporte correspondiente debidamente requisitado a la Dirección de Egresos y que el proveedor previamente haya enviado vía correo electrónico los archivos XML y PDF de la factura presentada para pago.

4 Página 4 de DESARROLLO: No DE ACTIVIDAD 5.1 RESPONSABLE AUXILIAR DE ADQUISICIONES 5.2 AUXILIAR 5.3 AUXILIAR DESCRIPCION Entrega a la Dirección de Egresos factura con soporte documental de los artículos, productos y/o materiales adquiridos y autorizado por el Tesorero Municipal para efectuar el pago correspondiente. Recibe documentación, revisa que las facturas reúnan los requisitos fiscales, que estén comprometidas y devengadas en el SAACG, que el soporte documental este completo y que se hayan recibido en el correo electrónico de facturación los archivos XML y PDF Registra en el sistema SAAG. Gasto Ejercido: ir al menú Tesorería y seleccionar gasto ejercido dar clic en buscar, despliega listado de pagos pendientes, seleccionar y dar doble clic a la compra que se ha autorizado pagar, en este módulo del sistema se anota la fecha de autorización del pago y la fecha del pago programado; enseguida se captura la descripción u observaciones del movimiento realizado; dar clic en el botón guardar, por último ir a la opción póliza e imprimirla. Se resguarda la documentación hasta que haya pasado el plazo de 30 días para efectuar el pago. 5.4 AUXILIAR Se entrega contra-recibo al proveedor. 5.5 AUXILIAR 5.6 DIRECTOR 5.7 AUXILIAR 5.8 AUXILIAR Cumplido el plazo, entrega la documentación al Director de Egresos para que realice el pago por medio de transferencia electrónica. Ingresa al Portal del Banco para efectuar el pago a través de transferencia electrónica. Ya efectuado el pago, se ingresa nuevamente al Sistema. Ir al Menú Tesorería, Gasto Pagado: oprimir nuevo, seleccionar proveedor, dar clic en pagos programados, dar clic en el pago programado a pagar, seleccionar fecha de pago, capturar la descripción del movimiento del pago, seleccionar forma de pago, seleccionar cuenta de banco, capturar folio de transacción, dar clic en el botón guardar, por último ir a la opción de póliza e imprimir. Se integra la documentación y se turna a la Dirección de Contabilidad.

5 Página 5 de RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Entrega factura con soporte documental de la compra realizada Recibe factura y soporte documental y revisa que esté debidamente requisitada. Registra en el sistema SAAG las facturas autorizadas en la opción Gasto Ejercido Entrega documentación al Director de Egresos para efectuar pago. Efectúa pago a través de Transferencia electrónica. Ingresa al sistema SAAG para registrar el pago en la opción Gasto Pagado. Integra documentación y se turna a la Dirección de Contabilidad. CARGO Secretaría de Área NIVEL DE RESPONSABILIDAD RESPONSABLE APOYA INFORMADO

6 Página 6 de 9 7.-FLUJOGRAMA DIRECTOR DE ADQUISICIONES AUXILIAR CONTABLE DIRECTOR DE EGRESOS INICIO RECIBE FACTURA Y SOPORTE DOCUMENTAL Y REVISA QUE ESTE DEBIDAMENTE REQUISITADA EFECTUA PAGO A TRAVES DE TRANSFERENCIA ELECTRONICA A ENTREGA FACTURA CON SOPORTE DOCUMENTAL DE LA COMPRA REALIZADA REGISTRA EN EL SISTEMA SAAG LAS FACTURAS AUTORIZADAS EN LA OPCIÓN GASTO EJERCIDO ENTREGA DOCUMENTACION AL DIRECTOR DE EGRESOS PARA EFECTUAR PAGO INGRESA AL SISTEMA SAAG PARA REGISTRAR EL PAGO EN LA OPCION GASTO PAGADO A INTEGRA DOCUMENTACION Y SE TURNA A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD FIN

7 Página 7 de 9 8.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA. DOCUMENTO RELACIONADOS CODIGO TITULO TIPO DE DOCUMENTO ORIGEN LEY GENERAL DEL CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL NORMAS Y DISPOSICIONES EMITIDAS POR EL CONAC CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION LEY FEDERAL DEL PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD HACENDARIA DIGITAL DIGITAL DIGITAL DIGITAL ULTIMA REFORMA D.O.F ULTIMA REFORMA D.O.F ULTIMA REFORMA D.O.F REGISTROS. CODIGO TITULO SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL REGISTRO RESPONSABLE DIRECTOR DE CONTABILIDAD LUGAR DE CONSERVACION DIRECCION DE CONTABILIDAD TIEMPO DE RETENCION 2 AÑOS

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