Manual Único de Procesos

Transcripción

1 OBJETIVO GENERAL Entregar a los proveedores o áreas tramitadoras los contrarecibos para que procedan a su cobro ante la Secretaria de Finanzas, Planeación y Administración, mediante la gestión de los documentos comprobatorios que amparan las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas por la Secretaria Contraloría. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INICIO/TÉRMINO El proceso inicia cuando el proveedor presenta la documentación comprobatoria ante la Administración de Recursos, el Recursos Materiales y Servicios Generales, y las Delegaciones Administrativas; y concluye cuando se le entrega al proveedor su contra recibo para su pago en la Dirección General de. NORMATIVIDAD GENÉRICA Código Financiero del Estado de México y Municipios Reglamento Interior Secretaria Contraloría Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México del año que corresponda Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios s Dependencias y Organismos Auxiliares Públicos del Poder Ejecutivo Estatal. Manual General de Organización Secretaria Contraloría Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. Manual Único de Contabilidad REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. de 26 de Septiembre de Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 1/7

2 No. ACTIVIDAD DURACIÓN 1. Reciben de los proveedores o áreas tramitadoras los documentos comprobatorios a pagar y proceden a: a) Verificar que los documentos cumplan con los requisitos fiscales y administrativos. b) Pegar los documentos en hojas blancas para su entrega. c) Anexar el formato único con el que se comprometió el gasto. d) Enviar los documentos originales y el formato único a la. 2. Reciben el formato único y los documentos comprobatorios y procede a: a) Verificar que el formato único se encuentre validado con la antefirma del Subdirector de. b) Revisar que los documentos comprobatorios contengan la partida presupuestal a afectar y que esta coincida con la requisitada en el formato único. c) Sumar los importes de los documentos comprobatorios y que el total que resulte sea igual que la cantidad requisitada en el formato único. d) Someter el formato único y los RESPONSABL E 3 días Subdirector de Administración de Recursos/ Administrativos/ Jefe de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1 día control presupuestal Presupuestal DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NORMATIVIDA D ESPECIFICA Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios s Dependencias Organismos Auxiliares. INSTRUMENTOS formas, registros de control REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. de 26 de Septiembre de Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 2/7 y Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. Formato Único para la Solicitud de Comprometido y Pago de Programas Federales y Estatales. Sistema de Presupuestos Secretaría Contraloría

3 No. ACTIVIDAD DURACIÓN documentos comprobatorios al visto bueno del Subdirector de. 3. Recibe el formato único y los documentos comprobatorios, los revisa, otorga su visto bueno. y los turna al área de fondos. En el caso de que los datos no sean los correctos, devuelve los documentos comprobatorios a las áreas tramitadoras para su corrección. 4. Reciben el formato único y los documentos comprobatorios y realiza las siguientes actividades: a) Captura cada uno de los documentos en el sistema presupuestos. b) Revisa e imprime carátula y contra carátula de fondo a proveedor c) Integra expediente Fondo a Proveedor con la carátula, contracarátula y los documentos comprobatorios. d) Envía expediente Fondo a Proveedor al área de presupuesto, para su proceso. 5. Recibe expediente Fondo a Proveedor y procede a: RESPONSABL E 0.25 día Subdirector de Presupuestal 0.25 día a 2 días Responsables de Fondos Presupuestal 0.5 día control DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NORMATIVIDA D ESPECIFICA Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. Manual Único de Contabilidad INSTRUMENTOS formas, registros de control Sistema de Presupuestos Secretaría Contraloría. REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. de 26 de Septiembre de Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 3/7 Expediente Fondo Proveedor a Sistema Oficial SIPREP Sistema de Presupuestos

4 No. ACTIVIDAD DURACIÓN a) Capturar los movimientos presupuéstales en el sistema de presupuestos, cancelando el comprometido y afectando el devengado. b) Sellar de procesado la carátula del Fondo a Proveedor y devuelve el expediente al área de fondos RESPONSABL E presupuestal Presupuestal DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NORMATIVIDA D ESPECIFICA INSTRUMENTOS formas, registros de control Secretaría Contraloría. Sistema Oficial SIPREP 6. Recibe el expediente Fondo a Proveedor ya procesado y realiza lo siguiente: a) Saca copia fotostática y la entrega el área de contabilidad. b) Somete a firma del Subdirector de el expediente Fondo a Proveedor día a 0.5 día Responsables de Fondos Presupuestal Expediente Fondo Proveedor. a 7. Recibe el expediente Fondo a Proveedor, verifica y firma la carátula y la contra-carátula y somete a firma al coordinador de administración. En caso de errores, devuelve a los responsables del fondo revolvente el expediente para su corrección día Subdirector de Presupuestal Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. Expediente Fondo Proveedor, validado. a 8. Recibe el expediente Fondo a Proveedor validado, lo revisa, firma la carátula y la contra-carátula autorizando el trámite y 0.25 día Coordinador de administración Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. de 26 de Septiembre de Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 4/7 Expediente Fondo Proveedor. a

5 No. ACTIVIDAD DURACIÓN devuelve al Subdirector de Contabilidad y. 9. Recibe el expediente Fondo a Proveedor autorizado, revisa que se encuentren completas las firmas, y lo entrega al área de fondos revolventes. RESPONSABL E día Subdirector de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NORMATIVIDA D ESPECIFICA y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. INSTRUMENTOS formas, registros de control 10. Recibe el expediente Fondo a Proveedor autorizado y procede a: a) Fotocopiar relación de facturas b) Fotocopiar por duplicado la carátula, una para entregarla a la y otra para el archivo. c) Preparar listado de fondos, obtener firma del Subdirector de Presupuestal y saca copia para acuse de recibo. d) Tramitar ante la Dirección General de y obtiene firma de recibido. 0.5 día a 1 día Responsables de Fondos Presupuestal Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado Listado de fondos para tramite a la Dirección General de REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. de 26 de Septiembre de Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 5/7

6 No. ACTIVIDAD DURACIÓN 11. Recibe relación con las carátulas de los fondos y procede a realizar los contrarecibos correspondientes. 12. Acude a la a recoger los contrarecibos y: a) Verifica que sean la totalidad de los contrarecibos entregados originalmente y que se encuentre bien escrito el nombre de los proveedores. b) Saca por duplicado copia del contrarecibo una para su registro en área presupuestal y la otra para expediente de proveedor c) Procede a llamar a los beneficiarios para recoger el contrarecibo. d) Se registra contrarecibo en Sistema de Presupuesto 13. Entrega el contrarecibo al proveedor previa revisión de su identificación oficial y obtiene la firma de recibido en una fotocopia del contrarecibo, misma que se archiva. De 3 a 7 días (este tiempo no se contabiliza) RESPONSABL E Dirección General de 0.5 de día Responsables de Fondos El beneficiario acude entre 1 a 5 días ( Este tiempo no se contabiliza) Responsables de Fondos de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NORMATIVIDA D ESPECIFICA Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado INSTRUMENTOS formas, registros de control REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. de 26 de Septiembre de Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 6/7 Contrarecibo Sistema de Presupuesto Secretaría Contraloría Sistema Oficial SIPREP

7 No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABL E DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO NORMATIVIDA D ESPECIFICA INSTRUMENTOS formas, registros de control Total de Tiempo: Mínimo 7 días y Máximo 9.4 días NOTA: EL TIEMPO MÍNIMO Y MÁXIMO REPRESENTA EL PROMEDIO PARA LA GESTIÓN DE 50 FONDOS A PROVEEDOR AL MES; CADA FONDO PUEDE ESTAR CONFORMADO A SU VEZ, CON 1 o 10 DOCUMENTOS EN PROMEDIO. REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. de 26 de Septiembre de Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 7/7

8 Subdirector de Responsables de fondos INICIO 1 Reciben de los proveedores o áreas tramitadoras los documentos comprobatorios a pagar y proceden a: a) Verificar que los documentos cumplan con los requisitos fiscales y administrativos. b) Pegar los documentos en hojas blancas para su entrega. Recibe el formato único y procede a: 2 f) Verificar que esta se encuentre comprometida en el sistema de presupuestos g) Revisar que los comprobantes contengan la partida presupuestal afectar y que esta coincida con la requisitada en el formato único. Continúa 3 Recibe el formato único y los documentos comprobatorios, los revisa, otorga su visto bueno. y los turna al área de fondos. En el caso de que los datos no sean los correctos, devuelve los documentos comprobatorios a las áreas tramitadoras para su corrección. 4 Reciben el formato único y los documentos comprobatorios y realiza las siguientes actividades: a) Captura cada uno de los documentos en el sistema presupuestos. b) Revisa e imprime carátula y contra carátula de fondo a proveedor Continúa Continúa REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 1/9

9 Subdirector de Responsables de fondos c) Anexar el formato único con el que se comprometió el gasto. d) Enviar los documentos originales y el formato único a la Presupuestal c) Sumar los importes de los documentos comprobatorios y que el total que resulte sea igual que la cantidad requisitada en el formato único. d) Someter el formato único y los documentos comprobatorios al visto bueno del Subdirector de Presupuestal. c) Integra expediente Fondo a Proveedor con la carátula, contra-carátula y los documentos comprobatorios. d) Envía expediente Fondo a Proveedor al área de presupuesto, para su proceso. REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 2/9

10 Subdirector de Responsables de fondos 5 Recibe expediente Fondo a Proveedor y procede a: a) Capturar los movimientos presupuéstales en el sistema de presupuestos, cancelando el comprometido y afectando el devengado. b) Sellar de procesado la carátula del Fondo a Proveedor y devuelve el expediente al área de fondos 6 Recibe el expediente Fondo a Proveedor ya procesado y realiza lo siguiente: a) Saca copia fotostática y la entrega el área de contabilidad. b) Somete a firma del Subdirector de Presupuestal el expediente Fondo a Proveedor. REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 3/9

11 Subdirector de Responsables de fondos 7 Recibe el expediente Fondo a Proveedor, verifica y firma la carátula y la contracarátula y somete a firma al coordinador de administración. En caso de errores, devuelve a los responsables del fondo revolvente el expediente para su corrección. 8 Recibe el expediente Fondo a Proveedor validado, lo revisa, firma la carátula y la contracarátula autorizando el trámite y devuelve al Subdirector de Presupuestal. REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 4/9

12 Subdirector de Responsables de fondos 9 Recibe el expediente Fondo a Proveedor autorizado, revisa que se encuentren completas las firmas, y lo entrega al área de fondos revolventes. 10 Recibe el expediente Fondo a Proveedor autorizado y procede a: a) Fotocopiar relación de facturas b) Fotocopiar por duplicado la carátula, una para entregarla a la Dirección General de y otra para el archivo. Continúa REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 5/9

13 Subdirector de Responsables de fondos c) Preparar listado de fondos, obtener firma del Subdirector de y saca copia para acuse de recibo. d) Tramitar ante la y obtiene firma de recibido. 11 Recibe relación con las carátulas de los fondos y procede a realizar los contrarecibos correspondientes. REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 6/9

14 Subdirector de Responsables de fondos 12 Acude a la Dirección General de a recoger los contrarecibos y: a) Verifica que sean la totalidad de los contrarecibos entregados originalmente y que se encuentre bien escrito el nombre de los proveedores. Continúa REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 7/9

15 Subdirector de Responsables de fondos b) Saca por duplicado copia del contrarecibo una para su registro en área presupuestal y la otra para expediente de proveedor c) Procede a llamar a los beneficiarios para recoger el contrarecibo. REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 8/9

16 Subdirector de Responsables de fondos 13 Entrega el contrarecibo al proveedor previa revisión de su identificación oficial y obtiene la firma de recibido en una fotocopia del contrarecibo, misma que se archiva. FIN REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG. Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 9/9