Manual Único de Procesos

Transcripción

1 OBJETIVO GENERAL Pagar con recursos del fondo revolvente los comprobatorios que amparan las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas por personal de la Secretaria, mediante la entrega del cheque que reembolsa los gastos efectuados. Y INICIO/TÉRMINO El proceso inicia cuando los delegados administrativos y el departamento de recursos materiales y servicios generales, reciben las solicitudes de pago de comprobatorios de gastos efectuados por los servidores públicos de la Secretaría, y termina cuando a estos se les entrega el cheque que repone los gastos efectuados. NORMATIVIDAD GENÉRICA Código Financiero del Estado de México y Municipios Reglamento Interior de la Secretaria de la Contraloría Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México del año que corresponda Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares Públicos del Poder Ejecutivo Estatal. Manual General de Organización de la Secretaria de la Contraloría Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. EMISIÓN Ing. Yasmín Arévalo Athié 1/6

2 No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE 1. Reciben de servidores públicos, comprobatorios a pagar y proceden a: a) Verificar que los cumplan con los requisitos fiscales y administrativos. b) Pegar los en hojas blancas para su entrega. c) Requisitar y anexar formato único d) Enviar los originales y el formato único al responsable del control presupuestal de la y. De 1 a 5 días Administrativos/ Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Y NORMATIVIDAD ESPECIFICA Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias Organismos Auxiliares. y INSTRUMENTOS formas, registros de control Formato Único para la Solicitud de Comprometido y Pago de Programas Federales y Estatales. 2. Recibe comprobatorios y formato único y procede a: a) Verificar que el formato único se encuentre bien requisitado. b) Revisar que los comprobatorios contengan la partida presupuestal a afectar y que coincida con el formato único de pago. c) Sumar los comprobatorios y que el total que resulte sea el mismo con la EMISIÓN 1 día Responsables del control presupuestal de la Subdirección de y Manual de Normas y Sistema de Políticas para el presupuestos de Ejercicio, la Secretaria de Registro, la Contraloría. y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. Ing. Yasmín Arévalo Athié 2/6

3 No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE cantidad requisitada en el formato único. d) Comprometer en el sistema de presupuestos las partidas a afectar. e) Someter los comprobatorios y el formato único a validación del Subdirector de. 3. Recibe comprobatorios y formato único, revisa, valida mediante su firma y entrega al área contable para que se elabore el cheque. En caso de errores o improcedencia, devuelve los comprobatorios y el formato único a las áreas tramitadoras, para corregir o devolver en su caso, al servidor público solicitante de día Subdirector de Y NORMATIVIDAD ESPECIFICA Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. INSTRUMENTOS formas, registros de control EMISIÓN Ing. Yasmín Arévalo Athié 3/6

4 No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE 4. Recibe comprobatorios y formato único validado y realiza las siguientes actividades: a) Captura los movimientos contables y presupuéstales en el Sistema PROGRESS, de la Contaduría General Gubernamental. b) Imprime póliza cheque c) Somete a firma del Subdirector de el cheque acompañado de los originales comprobatorios. De 1 a 2 días Responsables del área contable de la Subdirección de Y NORMATIVIDAD ESPECIFICA INSTRUMENTOS formas, registros de control Sistema PROGRESS elaboración póliza cheque de 5. Recibe la póliza cheque con los comprobatorios del área contable, verifica, firma el cheque, y somete el cheque a firma del coordinador de día Subdirector de Cheque validado 6. Recibe la póliza cheque con los comprobatorios del subdirector, revisa, firma el cheque y devuelve a la Subdirección de de día Coordinador de administración Cheque validado con una firma EMISIÓN Ing. Yasmín Arévalo Athié 4/6

5 EMISIÓN No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE 7. Recibe cheque firmado mancomunadamente con los comprobatorios, revisa que estén completos y procede a llamar a los beneficiarios para que cobren. 8. Entrega el cheque al beneficiario, previa verificación de su identificación oficial y obtiene firma de recibido. 9. Una vez pagado el cheque, realizan las siguientes actividades: a) Coloca el sello de pagado a los originales b) Anota en los originales el número de cheque, fecha y cuenta bancaria. c) Fotocopia la documentación comprobatoria y póliza cheque y archiva como respaldo de la póliza. d) Entrega los originales 1 día Responsables del área contable de la Subdirección de El beneficiario acude entre 1 a 5 días (Este tiempo no es contabilizado) De 0.5 de día a 2 días este tiempo no se contabiliza dado que se realiza después del pago al beneficiario Responsables del área contable de la Subdirección de Responsables del área contable de la Subdirección de Y NORMATIVIDAD ESPECIFICA INSTRUMENTOS formas, registros de control Cheque firmado mancomunadame nte. Ing. Yasmín Arévalo Athié 5/6

6 No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE al área de fondos revolventes. Y NORMATIVIDAD ESPECIFICA INSTRUMENTOS formas, registros de control Total de Tiempo: Mínimo 4.5 días Máximo 9.5 días NOTA: EL TIEMPO MÍNIMO Y MÁXIMO REPRESENTA EL PROMEDIO PARA LA EMISIÓN DE CHEQUES AL MES. EMISIÓN Ing. Yasmín Arévalo Athié 6/6

7 DIAGRAMA DE FLUJO Y administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsables del de la y y Responsable del Área Contable de la Subdirección de Coordinación de Administración Beneficiario INICIO 1 Reciben de servidores públicos, comprobatorios a pagar y proceden a: a) Verificar que los cumplan con los requisitos fiscales y administrativos. b) Pegar los en hojas blancas para su entrega. c) Requisitar y anexar formato único. d) Enviar los originales y el formato único al responsable del control presupuestal de la Subdirección de. 2 Recibe comprobatorios y formato único y procede a: a) Verificar que el formato único se encuentre bien requisitado. b) Revisar que los comprobatorios contengan la partida presupuestal a afectar y que coincida con el formato único de pago. c) Sumar los comprobatorios y que el total que resulte sea el mismo con la cantidad requisitada en el formato único. d) Comprometer en el sistema de presupuestos las partidas a afectar. e) Someter los comprobatorios y el formato único a validación del Subdirector de. 3 Recibe comprobatorios y formato único, revisa, valida mediante su firma y entrega al área contable para que se elabore el cheque. En caso de errores o improcedencia, devuelve los comprobatorios y el formato único a las áreas tramitadoras, para corregir o devolver en su caso, al servidor público solicitante. 4 Recibe comprobatorios y formato único validado y realiza las siguientes actividades: a) Captura los movimientos contables y presupuéstales en el Sistema PROGRES, de la Contaduría General Gubernamental. b) Imprime póliza cheque. c) Somete a firma del Subdirector de el cheque acompañado de los originales comprobatorio EMISIÓN REVISIÓN Ing. Yamín Arévalo Athié 1/5

8 DIAGRAMA DE FLUJO Y administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsables del de la y y Responsable del Área Contable de la Subdirección de Coordinación de Administración Beneficiario 5 Recibe la póliza cheque con los comprobatorios del área contable, verifica, firma el cheque, y somete el cheque a firma del coordinador. 6 Recibe la póliza cheque con los comprobatorios del subdirector, revisa, firma el cheque y devuelve a la Subdirección de. 7 Recibe cheque firmado mancomunadamente con los comprobatorios, revisa que estén completos y procede a llamar a los beneficiarios para que cobren. EMISIÓN REVISIÓN Ing. Yamín Arévalo Athié 2/5

9 DIAGRAMA DE FLUJO Y administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsables del de la y y Responsable del Área Contable de la Subdirección de Coordinación de Administración Beneficiario 8 Entrega el cheque al beneficiario, previa verificación de su identificación oficial y obtiene firma de recibido. EMISIÓN REVISIÓN Ing. Yamín Arévalo Athié 3/5

10 DIAGRAMA DE FLUJO Y administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsables del de la y y Responsable del Área Contable de la Subdirección de Coordinación de Administración Beneficiario 9 Una vez pagado el cheque, realizan las siguientes actividades: a) Coloca el sello de pagado a los originales b) Anota en los originales el número de cheque, fecha y cuenta bancaria. c) Fotocopia la documentación comprobatoria y póliza cheque y archiva como respaldo de la póliza. Continúa EMISIÓN REVISIÓN Ing. Yamín Arévalo Athié 4/5

11 DIAGRAMA DE FLUJO Y administrativos y Departamento de Recursos Materiales Responsables del de la y y Responsable del Área Contable de la Subdirección de Coordinación de Administración Beneficiario d) Entrega los originales al área de fondos revolventes. FIN EMISIÓN REVISIÓN Ing. Yamín Arévalo Athié 5/5