CREA CONSULTORIA. Instructivo para generación de nómina (plazas)

Transcripción

1

2 Página 1 de 5 1. OBJETIVO. Establecer los pasos y controles necesarios para que el ejecutivo de nóminas o implant realice las nóminas de los clientes que están bajo su responsabilidad de manera eficaz. 2. ALCANCE. Este procedimiento aplica para la gerencia de nóminas, la coordinación de nóminas y Fonacot, la coordinación contable, asimilados y los ejecutivos de nóminas, pertenecientes al área de nóminas e IMSS del corporativo y a los ejecutivos de nómina y/o implant de las plazas. 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. 3.1 Es responsabilidad de los ejecutivos de nómina / implant crear carpetas del cliente con el periodo (por mes), lay out con el periodo, tipo de nómina (ordinaria, comisiones, finiquito, nomina complementaria, lay out, deposito, manifiesto, factura, cheque liberado, bonos, aguinaldos, etc.). 3.2 Es responsabilidad del implant / ejecutivo de nómina enviar el manifiesto a más tardar un día antes a la fecha de pago para realizar el proceso de validación. 3.3 Es responsabilidad del ejecutivo de nómina de plaza notificar al ejecutivo de nómina del corporativo que se llevó a cabo el depósito o financiamiento para continuar el proceso de validación. 3.4 Los documentos de soporte deben guardarse con la siguiente codificación en mayúsculas: a) Manifiesto de RH: Nomina, Nombre completo del cliente, periodo de nómina (Día inicio, día final y mes con letras), total de la nómina (sin signos) RH. Ejemplo: NOMINA GRUPO ECOTAPAS MARZO 6, RH. b) Manifiesto para pago: Nomina, Nombre completo del cliente, periodo de nómina (Día inicio, día final y mes con letras), total de la nómina (sin signos) ADMON Ejemplo: NOMINA GRUPO ECOTAPAS MARZO 6, ADMON. c) Cheques: Fecha en que se expide el cheque año con cuatro dígitos, mes con dos dígitos, día con dos dígitos, CH, número de folio, nombre del beneficiario, representante legal o asimilado, importe. Ejemplo: CH 1502 JOSE BORGES PARRAO 1, d) Factura: Letra F, seis ceros, folio con cuatro dígitos (el archivo debe tener extensión.pdf y.xml) Ejemplo: F e) Comprobante de pagos de cliente y /o correo de financiamiento y posteriormente la actualización del depósito: Nombre del cliente, periodo de nómina (Día inicio, día final y mes con letras, importe con número y sin signos

3 Página 2 de 5 Ejemplo: GRUPO ECOTAPAS MARZO 6, f) Macros: Ejemplo: BANCOMER BANCOMER SA (EMPRESA) CLIENTE (.xml). BANCOMER SA (EMPRESA) CLIENTE (.txt) LAYOUT (EMPRESA SA/SCP/ASIMILADO) PERIODO DE NOMINA (.xml) LAYOUT (EMPRESA SA/SCP/ASIMILADO) PERIODO DE NOMINA (.txt) BANORTE: Como se genere del programa; Numero de dispersora de banca, consecutivo de nómina 01-SA, 02-SCP, 03-Asimilado. NI SA NI SCP NI Asimilados. 3.5 En caso de que el cliente requiera un financiamiento es responsabilidad del Director de plaza enviar un correo al área de crédito para su gestión. 3.6 Es responsabilidad del ejecutivo de nómina de la plaza y/o Implant resguardar los recibos de nóminas y en caso de que el cliente no regrese los recibos firmados, deberá notificar al área de Recursos Humano e IMSS, así como al departamento Jurídico. 3.7 Los casos en que una nómina debe inicializarse son: a) Errores en el cálculo de INFONAVIT (se tiene la opción de distribuir el importe total para descuento por la nómina fiscal y la nómina SCP), FONACOT, PENSIÓN y OTROS DESCUENTOS (cuando el cliente solicita este tipo de modificaciones). b) Saldo o percepciones (modificación de importes a pagar por el trabajador). c) Costo social (Cuando el sistema realiza de manera errónea el cálculo y es necesario procesar para el cálculo correcto, se tiene la opción de modificar el costo social según acuerdo sin necesidad de procesar la nómina en inicial). d) Días cotizados (Cuando el sistema considera o acumula días de un bimestre a otro). 3.8 Los casos en que no es necesario inicializar una nómina son: a) Forma de pago errónea: Se puede efectuar el cambio desde el manifiesto en sistema cuando se encuentra la nómina validada. b) Actualización de cuentas: Cuando el beneficiar cuenta con 2 o más cuentas disponibles para transferencias y es necesario cambiar, se puede realizar desde el manifiesto en sistema cuando la nómina se encuentra validada. c) Distribución de importe entre transferencia y cheque: Se puede realizar esta modificación estando la nómina validada y depende de la configuración del cliente.

4 Página 3 de 5 4. DESCRIPCIÓN PARA ELABORACIÓN DE NOMINA. Secuencia Actividad de etapas Recibe la nomina con la información de los trabajadores, (descuentos, inasistencias, prestamos, etc.) Vacía la información en el formato de Excel Lay out de nómina, incluyendo el ingreso del trabajador, deducciones del cliente. Exporta al Sistema Crea de acuerdo a las guía de usuario del sistema en el módulo de nóminas, de acuerdo a la guía TI-GI-08 Corrobora las alertas (en rojo) de los trabajadores con posibles bajas con el cliente o que no perciben salarios y a los trabajadores con altas no registradas o diferencias entre nombre capturado en el sistema y del archivo de Excel (amarillo), (celeste) cuando el total de percepciones es igual al total de deducciones. Están dados de baja? (rojo) Si: verificar si envió la solicitud de baja al área de seguro social o los trabajadores tienen incapacidad; si envió solicitud, pedir al área de seguro social que autorice movimiento. No: Consultar con el cliente del porque no está percibiendo ingresos. 4.4 Son altas no registradas? (amarillo) Si: Verificar si envió la solicitud de alta al área de seguro social; si la envió, solicitar al área de seguro social que autorice el movimiento, en caso contrario solicitar al trabajador como pago por S.C.P No: Verificar el nombre del archivo en Excel con la información capturada en el sistema, para identificar las diferencias o dar de alta, captura al trabajador en el módulo de empleados, después de corroborar con el cliente, de acuerdo a la guía TI- GI-07 y considerar para su pago por S.C.P. Cuando el total de percepciones es igual al total de deducciones (celeste) Si: Se comunica al cliente para confirmación. No: Realizar modificaciones pertinentes. Valida que estén correctas las retenciones de acuerdo a las tablas de descuento proporcionadas por el área de Recursos Humanos e IMSS. FONACOT (valor mensual) INFONAVIT (Valor bimestral) Pensión ( de acuerdo a la resolución del tribunal) Las retenciones son correctas? Si: Continua. No: Corrige la información en el sistema de acuerdo a la política 3.7 o 3.8 según sea el caso. Valida el cobro de: Costo social (cliente o trabajador), Comisión (cliente o trabajador), IVA, Retenciones provisionales y Deducciones por recuperación de Crea. 4.7 Asigna cheque en el Sistema en caso que el trabajador no cuente con tarjeta, etc.

5 Página 4 de Envía el manifiesto de nómina y los documentos vía correo electrónico al ejecutivo de nómina soporte al ejecutivo de nómina del corporativo guardado en el formato correspondiente de acuerdo a la política 3.4.para su validación. 4.9 Captura el depósito en sistema Solicita autorización del depósito o financiamiento Administración y Finanzas vía sistema Solicita factura en el sistema Asigna depósito autorizado a la nómina al departamento de Envía correo electrónico al ejecutivo de nómina de corporativo la confirmación de depósito Verifica la dispersión (los comprobantes de pago, contra el manifiesto de nómina) Descarga los recibos en módulo de timbrado o página web de acuerdo a la guía TI- GI Imprime los recibos y envía al cliente Resguarda los recibos firmados. 5. GLOSARIO. 5.1 IMSS: Instituto Mexicano de Seguro Social 5.2 CURP: Clave Única de Registro poblacional. 5.3 Lay Out: Plantilla 5.4 Dispersión: Sistema para generar el pago electrónico de nomina 5.5 Timbrado: Certificación de un comprobante fiscal digital, consiste en la verificación de la información, validación del comprobante y en agregar un sello digital que compruebe y corrobore que dicho comprobante ha sido certificado. 5.6 FONACOT: Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores 5.7 INFONAVIT: Instituto del fondo nacional de la vivienda para los trabajadores.

6 Página 5 de 5 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS DOCUMENTOS) Código TI-GI-06 TI-GI-07 TI-GI-08 Documento Guía para la descarga de recibos de nómina. Guía de alta de empleados de forma individual y masivos. Guía de procesamiento de nómina. 7 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORA Nivel de revisión Sección y Página Descripción de la Modificación y Mejora Fecha de Modificación 01 N/A Documento de nueva creación 20 de Junio de 2015