Bases de Cotización Para Contratación de Servicios De Auditoria Externa

Transcripción

1 Bases de Cotización Para Contratación de Servicios De Auditoria Externa Referencia: RGP No. SV001/DAF/2008 Guatemala, Octubre de 2008.

2 I. TERMINOS DE REFERENCIA: 1. ALCANCE DE LA AUDITORIA: La auditoria debe incluir una planeación adecuada, la evaluación y prueba de la estructura y sistemas de control interno y la obtención de evidencia objetiva y suficiente para permitir a los auditores alcanzar conclusiones razonables sobre las cuales basar sus opiniones. El auditor debe obtener suficiente evidencia de soporte a través del examen de los registros contables y otros documentos probatorios, inspecciones físicas directas, observaciones generales, preguntas y confirmaciones. El examen comprenderá la evaluación de los registros presupuestarios, contables, financieros, técnicos de operación registral, administrativos y en general las operaciones efectuadas en el Registro General de la Propiedad, durante el año 2008, debiendo cubrir como mínimo lo siguiente: 1.1 AREA FINANCIERA: a. Evaluación de los estados financieros b. Verificación de registros contables. c. Verificación de las conciliaciones bancarias d. Verificación de las cuentas por pagar e. Evaluar la eficiencia de las áreas que tengan relación f. Evaluación de los documentos originales de soporte de los pagos efectuados, en las diferentes obligaciones contraídas por el registro General de la Propiedad. g. Verificación de Contratos. h. Evaluación del control interno Institucional i. Verificar rendimientos, traslados, ejecución y disponibilidades de los fondos provenientes del 20% de MODERNIZACION. Bases de Cotización para Auditoria Externa Página 2 de 26

3 1.2 AREA ADMINISTRATIVA: a. Verificar y opinar sobre los procedimientos y procesos internos, así como los formularios que se utilizan para el ingreso y egreso de fondos u otras acciones administrativas (adquisiciones de bienes, prestación de servicios personales y no personales, selección, reclutamiento de personal y registro de los datos necesarios en su expediente individua; reconocimiento de viáticos por comisiones oficiales dentro y fuera del país) y otros que se consideren importantes. b. Verificar los activos fijos, fungibles e intangibles, tanto física como contablemente. c. Verificar el mecanismo de cálculo de los salarios, principalmente los cubiertos a destajo, así como el sistema que se utiliza para la elaboración de las planillas. 1.3 AREA TECNICA: a. Verificar si los módulos del sistema (SICOIN), están operando correcta y satisfactoriamente b. Determinar si los módulos del sistema indicado anteriormente, tienen los controles de seguridad adecuados para su acceso solamente a personal autorizado y por lo tanto, no son susceptibles de registrar operaciones anómalas. 2. ACTIVIDADES BASICAS A REALIZAR: En función y complementariamente a las funciones descritas en el ALCANCE DE LA AUDITORIA, desarrollar aunque no limitativamente, las actividades que se enumeran a continuación: a. Analizar la estructura organizacional de la Unidad de Administración Financiera UDAF b. Analizar las funciones, niveles de seguridad, procedimientos y procesos que utilaza cada uno de los módulos de la unidad de Administración Financiera UDAF. c. Verificar los sistemas, procedimientos y procesos que se utilizan para el registro de operaciones presupuestarias, contables y financieras, d. Verificar los ingresos y gastos operados en calidad de ejecución presupuestaria y compararlos con los Estados de Resultados. e. Verificar el ingreso de fondos considerados propios del Registro por los servicios que presta, y los que tienen carácter de depósitos por anticipos recibidos, total o parcialmente y que, por lo tanto, constituyen honorarios no devengados. Bases de Cotización para Auditoria Externa Página 3 de 26

4 f. Determinar acreedurias y otras obligaciones pendientes de pago, de cualquier naturaleza, estableciendo la existencia de los documentos de soporte de dichas acreedurias e indicar el nombre del funcionario que autorizó el compromiso u obligación. g. Verificar las reservas por Pasivo Laboral h. Verificar las conciliaciones Bancarias por cada cuenta aperturada. i. Examinar las inversiones, reinversiones y des-inversiones realizadas en valores, estableciendo su conciliación j. Analizar las operaciones efectuadas en registros auxiliares y establecer si existe integración y conciliación con las cuentas de Mayor k. Verificar la aplicación de códigos correspondientes a cuentas patrimoniales, productos, gastos y clasificaciones presupuestarios l. Verificar los Estados de cuenta de los Bancos y compararlos con los movimientos de debitos y créditos, debidamente documentados m. Revisar la emisión de cheques por pagos de cualquier concepto, constatando que los documentos de respaldo contengan la recepción de los bienes adquiridos y/o los servicios prestados y trabajos ejecutados en obra física, en las instalaciones del registro. n. Revisar las Pólizas de Diario, su documentación de soporte y asiento en los registros auxiliares y principales. o. Verificar el cálculo de honorarios que se realiza por el registro de documentos de conformidad con el Arancel vigente. p. Revisar el uso de los fondos Rotativos autorizados para gastos menores y devolución de honorarios a los usuarios. q. Analizar los porcentajes que se están aplicando para reserva de Devoluciones de Honorarios a los Usuarios. r. Revisar las obligaciones fiscales. 3. OTRAS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR: El auditor debe cumplir con los siguientes requisitos: a. Llevar a cabo reuniones tanto al inicio como al momento de la finalización del trabajo de auditoría b. Incluir en su Plan de trabajo revisiones preliminares o interinas durante el período bajo examen, con el fin de evaluar el ambiente y estructura de control interno y comunicar oportunamente al Registro General de la Propiedad, las situaciones que ameriten atención de la administración antes de la presentación del informe final de auditoria. Bases de Cotización para Auditoria Externa Página 4 de 26

5 4. ORDEN DE PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA: Como orientación a los auditores externos, seguidamente se expone el orden de presentación de los informes de auditoría: a. Estados financieros básicos: 1.1 Dictamen de los auditores independientes 1.2 Estados financieros y sus anexos. b. Dictamen de los auditores independientes sobre el cumplimiento de las cláusulas contractuales. c. Recomendaciones sobre la Estructura de Control Interno de los programas y proyectos. 5. DICTAMEN DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES Se requiere que los auditores independientes dejen establecido con precisión en su dictamen la naturaleza y el alcance del examen, el grado de responsabilidad que estuvieron asumiendo, así como su opinión sobre los estados financieros. Cuando tengan que emitir una opinión con salvedades o una opinión adversa, o abstenerse de opinar, su dictamen debe establecer de manera clara e informativa las razones para ello. Si se emite dictamen con salvedades, presentarán un resumen de las salvedades correspondientes. Emitir una opinión sobre si la información financiera suplementaria de los programas y proyectos está razonablemente presentada, en todos los aspectos significativos. Emitir una opinión respecto a lo adecuado del sistema de control interno 6. RECOMENDACIONES SOBRE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: En esta sección del informe los auditores independientes presentarán sus observaciones y recomendaciones sobre la estructura del sistema de control interno. Específicamente, deberán identificar y comentar sobre las deficiencias importantes en el diseño y funcionamiento de la estructura del sistema de control interno y su efecto en el proceso, resumen y registro de las operaciones, así como en el archivo de la documentación de soporte y en la presentación de la información financiera. El estudio y evaluación de la estructura del sistema de control interno deberá efectuarse conforme a las Normas y Prácticas de Auditoría Generalmente reconocidas y tomado como base el Sistema de Contabilidad Integrado de Administración Financiera SIAF, así como las Norma de Auditoría Generales de Control Interno emitidas por la Instituto de Contadores Públicos y Auditores, debiendo ponderar los auditores independientes el ambiente de control, el sistema de contabilidad y los procedimientos de control de la entidad. Bases de Cotización para Auditoria Externa Página 5 de 26

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