C O N T E N I D O. Establecer el procedimiento y requisitos para el trámite de Pagos en Tesorería.

Transcripción

1 Versión vigente No. 02 Fecha: 25/06/2010 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1. Propósito. Establecer el procedimiento y requisitos para el trámite de Pagos en Tesorería. 2. Alcance. Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todas las Escuelas, Facultades, Centros Universitarios y Dependencias de la U.A.E.M., así como por Terceros (Escuelas Incorporadas) y Proveedores. 3. Responsabilidad y autoridad Secretario de Administración Puesto Responsabilidad Autoridad Director de Recursos Financieros Vigilar y autorizar el manejo de los recursos Administrar de manera eficiente los recursos financieros. Autorizar de manera general el manejo de los ingresos y egresos de las cuentas bancarias. Califica y valida los reportes de pagos. Jefe del Departamento de Tesorería Control y manejo de los recursos financieros de la Institución Revisar y controlar los recursos de pagos.

2 Responsable de Banca Electrónica Cajera Mensajero Validación de los movimientos efectuados a través de transferencias electrónicas. Manejo y control de la documentación correspondiente a los pagos que se realizan. Tramitar en las instituciones bancarias las transferencias que se realizan al extranjero; de igual forma proceder a depositar los recursos que no son referenciados a través de la empresa de valores (TAMEME) Rechazar movimientos no autorizados. Rechazar los pagos que no reúnan los requisitos solicitados. N/A 4. Normatividad aplicable Presupuesto de Egresos del Estado de México. Código Fiscal de la Federación. Ley de la U.A.E.M. artículo 36 fracción III Estatuto Universitario artículos 154, 155 y 156 Reglamento de Ingresos Extraordinarios. 5. Políticas. 5.1 Pagos en Tesorería Pagos a través de Transferencia Electrónica. 1. Todas las transferencias electrónicas de recursos financieros a las diferentes cuentas de nómina, de gastos de operación y terceros; tanto en las cuentas de los propios bancos como los interbancarios (SPEI), únicamente se podrán realizar por el personal autorizado para efectuar movimientos a través de banca electrónica. 2. En lo que se refiere a las transferencias electrónicas a terceros (pensiones y dependencias que prestan algún servicio a la U.A.E.M.), se deberá contar con la instrucción escrita de la, a través del formato Orden de Transferencia, con el visto bueno de su titular.

3 3. La Tesorería reporta al Área de Ingresos de la, por medio de pólizas de diario, reporte de ingresos, traspasos bancarios y movimientos especiales, lo realizado durante el día a través de banca electrónica. 4. La Tesorería reporta al Área de Cuentas por Pagar, los movimientos especiales para proveedores, empleados, centros de costo, terceros y retiro de fideicomisos, cada vez que se realice una transferencia. 5. La Tesorería entrega a solicitud del interesado, el comprobante de la transferencia realizada a su favor Pagos de Cheques Póliza. 1. Todo pago realizado por cheque póliza (proveedores, unidades responsables y terceros) será entregado al beneficiario únicamente mediante la presentación de su contra-recibo. 2. Para recoger un cheque póliza de gasto corriente o de proveedores emitido por la U.A.E.M., se debe presentar el contra - recibo; cuando la persona que cobra no sea el beneficiario, se deberá presentar una carta poder simple anexando una copia fotostática de su credencial de elector o pasaporte tanto del otorgante como del aceptante. 3. En caso que el contra - recibo haya sido extraviado se deberá presentar un oficio en donde se notifique la pérdida del mismo. 4. Los cheques póliza tienen una vigencia de 60 días a partir de la fecha de emisión; en caso de no haberse solicitado en Tesorería, el beneficiario de éste podrá solicitar su reposición, siempre y cuando requisite un comprobante de salida en efectivo sin rebasar los 13 meses a partir de dicha fecha. 5. Tratándose de un cheque de pensión (terceros), cuando él o la beneficiaria no pueda acudir personalmente a recoger su cheque, tendrá que enviar una Carta Poder Notarial al, anexando una copia fotostática de su Credencial de Elector o Pasaporte tanto del otorgante como del aceptante. 6. Los cheques que no fueron reclamados en el periodo de 13 meses, a partir de su fecha de emisión, deben ser cancelados en forma definitiva y no hay derecho a reposición.

4 Pagos en Efectivo 1. Los pagos de efectivo en Tesorería deben ser mediante la presentación del o de los documentos en original, Comprobante de Salida en Efectivo o Ficha de Gastos a Comprobar, debidamente firmados, autorizados y sellados por la Dirección de Programación y Control Presupuestal y por el área de Cuentas por Cobrar de la Dirección de Recursos Financieros. 2. Las pólizas de gastos extraordinarios, se pueden pagar en efectivo cuando éstas sean por un importe igual o inferior a $ (quinientos pesos) y sean autorizadas por el Director de Programación y Control Presupuestal, así como por el área de Cuentas por Cobrar de la Dirección Financiera. 3. Los pagos de Prácticas Profesionales, se pagan en efectivo en cuanto el interesado lo solicita en ventanilla, siempre y cuando la empresa o institución en donde presta el servicio, haya efectuado previamente el ingreso de los recursos; debiendo requisitar el formato Pago de Prácticas Profesionales. 4. Pago de Servicio de Edecanes, se realiza a través del resumen de nómina que remite previamente la Secretaría Particular de la Oficina de Rectoría con el soporte correspondiente de la Relación de los Servicios de Edecanes; quienes se les paga previa identificación Nóminas Entrega de Nóminas. 1. La entrega de nóminas se realizará al Director, Subdirector Administrativo o la persona que designe el titular de la Dependencia, Escuela o Facultad (la designación es mediante un oficio de presentación); debiendo firmar de conformidad en el listado de Recibo por Lugar de Pago. 2. La entrega de nóminas para los foráneos, Dependencias o Centros Universitarios se llevará a cabo el día hábil anterior a la fecha de pago.

5 Recepción de Nóminas. 1. La nómina general se deberá de entregar al mediante oficio y de acuerdo al calendario establecido por dicho departamento, ésta se entregará debidamente firmada por los empleados, anexándose los cheques no cobrados, así como las cartas poder con sus respectivas copias de identificación. 2. La nómina automatizada se deberá de entregar de igual forma al Departamento de Tesorería mediante oficio y de acuerdo al calendario establecido por dicho departamento, ésta se entregará debidamente firmada por los empleados anexándose los talones de cheques, los cuales deberán firmarse por los beneficiarios, así como los cheques no cobrados y las cartas poder con sus respectivas copias de identificación Cheques de Nóminas (pago directo en ventanilla) 1. Para recoger un cheque de nómina, se tendrá que presentar identificación del interesado (Credencial de Elector o Pasaporte) o en el caso de no ser el interesado deberá presentar una Carta Poder simple en la cual se tiene que anexar copia de identificación, tanto del interesado como del apoderado. 2. Tratándose de la nómina general, se entrega al beneficiario su cheque con el talón del mismo, en el cual se detallan sus percepciones y deducciones, firmando en el Resumen de Nómina General Personalizado (listado). 3. En cuanto a nómina automatizada, solamente se otorga al beneficiario el cheque, debiendo firmar de recibido tanto en el talón del mismo, como el Recibo Automatizado Personal (listado). 4. Los cheques de nómina general y automatizada, que no hayan sido cobrados durante el periodo de 45 días, a partir de la fecha de emisión, se cancelarán en forma temporal; el beneficiario tiene el derecho a solicitar su reposición en el.

6 Cheques Cancelados. Procedimiento: Pagos en Tesorería 1. Los cheques que estén cancelados temporalmente o mutilados y que sean reclamados por el beneficiario deberán ser tramitados para su reposición, debiendo firmar un Comprobante de Salida en Efectivo. 2. Para el trámite de reposición de cheque, se tiene que presentar el interesado con su identificación (Credencial de Elector ó Pasaporte), o en el caso de no ser el interesado deberá de presentar una Carta Poder simple, en la cual se tiene que anexar copia fotostática de su Credencial de Elector o Pasaporte, tanto del interesado como del apoderado. 3. Todos los cheques que no han sido cobrados y que exceden de trece meses a partir de la fecha de emisión, ya no procede su reposición Cheques Extraviados. 1. Con relación a un cheque extraviado, se tiene que dar aviso al Departamento de Tesorería, quien requisita el formato solicitud de suspensión de pago de cheques, en virtud de que es la única instancia facultada para reportar ante el banco el extravió o robo, para su cancelación definitiva. 2. La reposición de un cheque extraviado únicamente procederá cuando el personal de Tesorería haya revisado que éste no ha sido cobrado, verificándose detalladamente en los estados de cuenta bancarios Horario Foráneos Los Subdirectores Administrativos o encargados de recoger la nómina de los Centros Universitarios y Planteles fuera de la ciudad de Toluca, se les entrega un día hábil anterior a la fecha de pago de 14:00 a 15:00 horas; no obstante, si alguno llegará fuera del horario marcado se le atiende considerando la distancia de su centro de costo.

7 Administración Central El día 15 y último de cada mes o en su defecto un día antes si el día de quincena es inhábil, se les hace entrega de la nómina a los Subdirectores Administrativos o a la persona que designe el titular de la Dependencia, Escuela o Facultad, en un horario de 9:00 a 15:00 horas; sin embargo, con el propósito de que el servicio sea más ágil se les atiende a partir de las 8:00 horas Proveedores y terceros Los días jueves se realiza el pago a Proveedores; a terceros cualquier día de la semana de lunes a viernes en un horario de 9:00 a 15:00 horas Servidores Universitarios en general Podrán pasar por su cheque o a recoger talones de pago atrasados en un horario de 9:00 a 15:00 horas, siempre y cuando no sea el día 15, el último del mes o un día antes o un día después de la quincena. 6. Tiempos 1. La Tesorería envía a la Dirección de Programación y Control Presupuestal, la solicitud de Comprobante de Pago (póliza), para la elaboración del contra-recibo, el cual queda el mismo día para su trámite en el Departamento de Contabilidad. 2. El Departamento de Contabilidad de la, recibe los documentos de la Dirección de Programación y Control Presupuestal, para la elaboración del cheque, el mismo día que se emite el contra-recibo. 3. Los gastos a comprobar de planteles, escuelas y facultades son recibidos en la Dirección de Programación y Control Presupuestal, para el folio que le corresponde en el tiempo marcado en las políticas del proceso: Control Presupuestal.

8 4. Los tiempos para la elaboración de cheques se basa en las políticas del proceso: Emisión de cheques y/o transferencias. 5. El, recibe del Departamento de Contabilidad los cheques para su entrega a quien corresponda (planteles, facultades, terceros), procede a su pago en cuanto el interesado se presente, de lunes a viernes, exceptuando los días 15 y último del mes; tiempo de atención en ventanilla 5 aproximadamente, asimismo la orden de transferencia a proveedores, planteles, facultades y servidores universitarios. 6. Los ingresos captados durante el periodo que corresponde (diario), son depositados en las instituciones bancarias, a través de la empresa de traslado de valores (TAMEME), para su mejor resguardo y custodia.

9 6. Diagrama de bloque del procedimiento 6.1 Pago a Proveedores, Escuelas, Facultades y Terceros. Tesorería (Tesorero) Responsable (Banca electrónica) Caja Pagos Proveedor, Escuela, Facultad y Terceros INICIO 1 Se reciben los cheques de pago a proveedores, escuelas, facultades y terceros o la orden de transferencia electrónica de la Dirección de Recursos financieros, consulta saldos, firma y autoriza; ficha de salida en efectivo, gastos a comprobar, prácticas profesionales y servicios de edecanes. Efectivo 3 El comprobante de salida en efectivo o la ficha de gastos a comprobar, tiene que ser menor a $ y estar autorizada por la Dirección de Programación y Control presupuestal y por el área de Cuentas por Cobrar. Asimismo se realiza el pago de prácticas profesionales y servicio de edecanes. 2 Pagos Horario de 9:00 a 15:00 horas de lunes a viernes Vía cheque 8 Recibe los cheques firmados, los clasifica y procede a pagar los días programados para tal efecto. Vía electrónica 84 Recibe la orden de pago vía transferencia electrónica, firmada por el Tesorero y procede a realizar la transferencia e informa 9 Presenta el c/r, recibe el cheque, lo revisa y firma de recibido, en caso de no aceptarlo por error o vencimiento del cheque regresa o se realiza reporte por mutilación, robo o extravío. Recibe de manera verbal el informe de transferencias electrónica e instruye para que se archiven los documentos. 5 Recibe el cheque no aceptado, si es por error, remite a contabilidad, si es por vencimiento, por mutilación, extravío o robo, procede la reposición del cheque y se turna lo correspondiente a contabilidad y se regresa al paso Archiva documentos probatorios de las transferencias De los pagos realizados se archivan los documentos. FIN 12 FIN

10 6.2 Pago de Nómina. Procedimiento: Pagos en Tesorería Dirección de Recursos Humanos Tesorería (Banca electrónica y control de turnos valorados) Tesorería Cajas Espacio académico o Dependencia Universitaria INICIO 1 Elaboración del resumen de nómina general y complementaria. 2 Recibe el resumen de nómina general y complementaria para ver tipo de pago. 3 Se entregan las formas valoradas (cheques en blanco para su impresión) 4 SI Pago por cheque 5 7 No Se imprimen los cheques y su talón de nómina general y los comprobantes de nómina complementaria. Programa pago de nómina vía transferencia electrónica y se envía al banco. FIN 6 Se recibe, se revisa y se integra los cheques de nómina general y complementaria por C.C., para su entrega en un horario de 9:00 a 15:00 horas. A

11 Dirección de Recursos Humanos Tesorería (Banca electrónica y control de turnos valorados) Tesorería Cajas Espacio académico o Dependencia Universitaria A 8 Reciben la nómina general y complementaria el día de la quincena, la revisan y proceden a su pago en el lugar de trabajo. 9 Regresa al punto 9 11 NO Revisan la nómina general y complementaria y recibe de conformidad. En la fecha programada hacen la devolución de las nóminas general y complementaria a Tesorería Esta bien? SI 10 Se resguarda y conserva para cobros y su posterior verificación. 12 FIN

12 7. Glosario Carta Poder: Documento por el que se confiere poder a una persona para que en su nombre y representación ejecute actos generales o especiales que en ella se consignen. Intervienen el mandante o poderdante y el mandatario o apoderado. Cheque Certificado: Documento nominativo no negociables, donde la Institución Bancaria certifica que el librador tiene en su cuenta de cheques fondos suficientes y disponibles amparando el monto del cheque. Cheque de Caja: Documento nominativo no negociable, garantizando que el documento cuenta con fondos suficientes para su cobro. Este documento es comprobado por el solicitante y girado a cargo por la Institución Bancaria. Comprobante de Pago: Documento que ampara el pago del servicio solicitado. No es deducible para efectos fiscales. Contra recibo: Comprobante que expide la Universidad Autónoma del Estado de México, al momento de ingresar la factura original para su cobro y/o por la prestación de un servicio. Depósito Bancario Referenciado: El pago se realiza directamente en el Banco a través de ficha de depósito que para tal efecto expide la Universidad Autónoma del Estado de México. Comprobante de Salida de Efectivo: Formato por medio del cual el espacio académico o administrativo solicita una cantidad determinada a la que tiene derecho con base en su presupuesto. Pago en Efectivo: El pago se realiza mediante moneda de curso legal. Recibo de Ingresos: Documento que ampara el pago realizado por el servicio solicitado, siendo deducible para efectos fiscales.

13 SPEI: Sistema de pago electrónico interbancario. Sistema para realizar pagos entre bancos. Transferencia Electrónica: Es el envío electrónico de dinero de una cuenta de cheques de un Banco a una cuenta de cheques de otra Institución Bancaria, ubicada dentro del territorio nacional. 8. Anexos Informe de transferencias bancarias Movimientos especiales Retiros de fideicomisos Pago de prácticas profesionales Relación de cheques Calendario para entrega de nóminas Gastos a comprobar (corte de caja) Registro de egresos Registro de ingresos Cuestionario Satisfacción del Usuario Sugerencias/Comentarios 9. Revisión Histórica Número de Revisión Fecha de Revisión Revisó (Puesto) Reaprobado Descripción del Cambio 01 24/09/09 Jefe del Departamento de Tesorería 02 25/06/10 Jefe del Departamento de Tesorería Jefe del Departamento de Tesorería Jefe del Departamento de Tesorería Actualización de formatos Actualización de formatos