LINEAMIENTOS DE USO DE VEHÍCULOS OFICIALES UTILITARIOS COMUNES

Transcripción

1 LINEAMIENTOS DE USO DE VEHÍCULOS OFICIALES UTILITARIOS COMUNES

2 INDICE PAGINA Introducción... 1 I. Objetivo, misión... 1 II. Disposiciones generales... 2 III. Responsabilidades... 3 IV. Usuarios y conductores V. Suministro de combustible... 6

3 INTRODUCCION Con el propósito de contar con un instrumento normativo que permita apoyar la regulación del uso de los vehículos utilitarios propiedad del Instituto, que responde a la necesidad de garantizar y proteger los bienes directa e indirectamente del ITESM. Se realizó el documento Lineamientos para el Uso de los Vehículos Oficiales Utilitarios Comunes el cual está orientado a describir los procedimientos de cada concepto que deberán ser aplicados en el uso y administración de los vehículos. El contenido del presente documento, permite establecer reglas, procedimientos y formas de uso y operación de los vehículos. I. OBJETIVOS Y MISION OBJETIVOS Disponer de lineamientos aplicables al uso y administración de los vehículos utilitarios propiedad del ITESM, con el propósito de ser eficiente el uso de los vehículos. Proporcionar uso y responsabilidades, del servicio de un vehículo utilitario, así como las responsabilidades del área de administración de vehículos. MISION Servir como instrumento normativo en el uso y administración de los vehículos, así como proporcionar al usuario el procedimiento de la utilización de los mismos. 1

4 II. DISPOSICIONES GENERALES Las disposiciones contenidas en este lineamiento regulan el uso y administración de vehículos oficiales propiedad del ITESM. La interpretación y aplicación de los lineamientos establecidos en este documento, tienen como objetivo establecer las bases bajo las cuales debe regirse el uso y administración de vehículos propiedad del ITESM. Por tratarse de bienes propiedad del ITESM, los efectos de este documento serán indistintos en todos los casos y todos los vehículos deberán destinarse al uso oficial exclusivamente. Para los efectos del presente Lineamiento, se entenderá como: Lineamiento: al presente documento de uso de vehículos oficiales utilitarios. Unidad: vehículo oficial, propiedad del ITESM. Usuario: a la persona ó departamento que se le proporcione un vehículo utilitario. Vehículo utilitario: vehículo propiedad del ITESM que está a disposición para las actividades diarias y/o específicas. La solicitud de servicio de un vehículo utilitario deberá realizarse a través de la página y deberá cumplir con la siguiente información: -Tipo de vehículo -Departamento -Fecha y horario de inicio del servicio -Extensión telefónica del responsable -Nombre del solicitante -Actividad y Destino -Fecha y horario de término del servicio -Número de cuenta de cargo Las solicitudes dentro del Área Metropolitana de Monterrey podrán solicitarse con un rango de una a dos horas de anticipación dependiendo de la disponibilidad del vehículo. Las solicitudes fuera del Área Metropolitana de Monterrey podrán solicitarse con 2 días hábiles de anticipación, esto con el fin de asegurar el funcionamiento del vehículo y deberán anexar en la solicitud un memorándum del Director del Departamento 2

5 autorizando el servicio. En caso de urgencias se analizará su solicitud para la asignación del vehículo. Para proceder a la programación del servicio, la solicitud deberá contener en forma clara y específica la información solicitada. Cualquier modificación de fechas y/o horarios a la solicitud tendrá que realizarse por medio un correo electrónico a la cuenta de correo vehiculos.mty@servicios.itesm.mx ó a la extensión 3800 para evaluar la posibilidad de brindarle el servicio. El servicio tendrá un costo por kilómetro que será cargado a la cuenta proporcionada. Para la cancelación de algún servicio se solicita que se realice de la siguiente manera: Dentro del Área Metropolitana de Monterrey hasta una hora antes del servicio solicitado. Fuera del Área Metropolitana de Monterrey hasta un día antes del servicio solicitado. En caso de no cumplir con esta petición asumirá las sanciones correspondientes. III. RESPONSABILIDADES Son obligaciones del área de la administración de vehículos: a) Realizar la entrega del vehículo por lo menos 15 minutos antes del horario solicitado, el servicio se brindara según disponibilidad. b) Asegurar que el vehículo contenga la tarjeta de circulación, copia de la póliza de seguros vigente, con los teléfonos de la compañía aseguradora y servicios de apoyo, así como kit de herramienta y seguridad básica, para que en caso de accidente, se proceda a notificar a la compañía aseguradora del hecho ocurrido y conjuntamente con el administración de riesgos y área de administración de vehículos, se efectúen los trámites correspondientes. c) Elaborar un expediente por cada uno de los vehículos, mismo que deberá contener los documentos siguientes: factura, tenencia, refrendo, seguro, bitácora de mantenimiento, bitácora de uso, kilometraje y combustible, condiciones físicas frecuentes y demás datos importantes que identifiquen claramente el estado general del mismo. d) Asegurar la revisión y el mantenimiento adecuado a los vehículos, según calendario de mantenimiento. 3

6 e) Realizar una inspección física en la entrega y devolución del vehículo de acuerdo a Formato de Entrega-Recepción del Vehículo. f) Verificar que los vehículos porten el logotipo oficial, así como la clave asignada, en lugar y tamaño adecuados para su fácil identificación. g) Asignar claves y número de inventario a todo vehículo. h) Verificar que la entrega del vehículo cuente con combustible necesario para el servicio requerido. i) Actualizar los registros correspondientes de los movimientos de alta, baja y cambio de los vehículos. j) Proponer al área administrativa la baja de aquellos vehículos, que por el uso se encuentran deteriorados o bien cuando el monto de la reparación o mantenimiento resulta inviable. k) Solicitar la reposición de un vehículo que por sus condiciones físicas, causó baja. l) Proponer la adquisición de nuevos vehículos que se requieran, para satisfacer las necesidades de los usuarios. m) Gestionar en conjunto con administración de riesgos, la solución a todo tipo de percance que sufra algún vehículo. IV. USUARIOS Y CONDUCTORES Son obligaciones de los usuarios al momento del uso del vehículo oficial: a) Contar con la Licencia vigente para conducir vehículos, expedida por la autoridad competente y credencial del ITESM. b) Recoger las llaves del vehículo en el área de administración de vehículos, 15 minutos antes del servicio. c) Validar y firmar de conformidad el Formato de Entrega-Recepción del Vehículo. d) Asegurar que el vehículo cuente con la papelería necesaria de tarjeta de circulación y póliza de seguro vigente antes de circular. 4

7 e) No permitir el uso del vehículo por terceras personas, sólo podrán ser conducidos por los empleados, quienes serán directamente responsables del uso que haga del mismo y cuidará de conservarlo en buen estado. f) Queda prohibido transportar a personas que no estén cumpliendo asuntos de carácter oficial, así como destinarlo para uso personal, fines propios o de terceros. g) Abstenerse de desprender o cambiar cualquier parte de la unidad bajo su custodia. h) Realizar la devolución del vehículo en la fecha y horario comprometido, pudiendo ampliarse en casos de fuerza mayor o caso fortuito, obligándose a comunicar dichas causas oportunamente, para seguir asegurando los servicios solicitados por los diferentes usuarios. En caso de no cumplir con esta petición asumirá las sanciones correspondientes. i) Una vez concluido el servicio se deberá de entregar el vehículo y las llaves al área de administración de vehículos. En caso el arribo a las instalaciones al Tec sea después de las 17:30hrs por la naturaleza del servicio, las llaves deberán de ser entregadas a primera hora del día siguiente al área de administración de vehículos. j) Asegurar que el vehículo una vez terminado el servicio deberá de permanecer en las instalaciones del Instituto. k) Asegurar que no se quede ningún artículo dentro del vehículo, ya que el área de administración de vehículos no se hará responsable por objetos olvidados. l) En caso de existir faltantes de herramientas, accesorios, refacciones o documentación, así como desperfectos imputables al usuario, al momento de hacer la devolución del vehículo, el área de administración de vehículos, procederá a deslindar la responsabilidad administrativa correspondiente. m) Responder por los daños que cause a la unidad que conduzca y de los daños a terceros en su persona o sus bienes, en caso de que el usuario sea el responsable. n) Cumplir con todas las disposiciones de las leyes y reglamentos de tránsito Municipales, Estatales y Federales en vigor y para los casos en que incurran en la comisión de infracciones viales, serán responsables de cubrir los pagos que se originen y demás consecuencias legales. El ITESM no pagará las multas impuestas por las autoridades. o) En caso de colisión o accidente el conductor no deberá de abandonar el vehículo, hacer del conocimiento inmediato de la autoridad o autoridades competentes, para su intervención, e informar a la compañía de seguros responsable de este servicio, para su conocimiento y atención; además de notificar inmediatamente los hechos 5

8 a área de administración de riesgos para brindar apoyo oportuno. Deberá de entregar la hoja del seguro al área de administración de vehículos para proceder con la programación de la reparación. El área de administración de vehículos dará el seguimiento al siniestro. p) Queda estrictamente prohibido, al usuario, celebrar convenios con los conductores o propietarios de vehículos o propiedades que se dañen por motivo de accidente vial, en el que implique el reconocimiento de su responsabilidad y que éste se traduzca en erogación para el Instituto. q) En caso de robo, hacer del conocimiento inmediato de la autoridad o autoridades competentes, para su intervención, e informar a la compañía de seguros responsable de este servicio, para su conocimiento y atención; además de notificar inmediatamente los hechos al área de administración de riesgos, proceder a levantar el acta respectiva ante el Ministerio Público, en la que conste la testimonial del involucrado, con el apoyo de administración de riesgos y área de administración de vehículos. V. SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Los combustibles, serán surtidos por el área de administración de vehículos a través de vales por los establecimientos autorizados. El abastecimiento de combustible a los vehículos, se hará en los centros de servicios autorizados y exclusivamente al vehículo receptor, mediante el mecanismo establecido. El reembolso de pagos de facturas por consumo de combustible realizados por fuera de los centros autorizados queda sujeto a justificación. Por ejemplo cargar combustible fuera de la cuidad donde no existen centros autorizados. Queda estrictamente prohibido, cargar combustible en recipientes que no sea el tanque del vehículo, de igual manera extraer combustible de la unidad. En los casos de no cumplir con este lineamiento, el usuario será sujeto al procedimiento administrativo correspondiente. 6