TRÁMITES DE INFORMACIÓN DE TALENTO HUMANO

Transcripción

1 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 1 de OBJETIVO Establecer el manejo de la información relacionada con el talento humano del Instituto, a la cual se le debe dar trámite en la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano, con el fin de que el funcionario o persona interesada, cuente con ésta de manera oportuna. 2. ALCANCE El presente instructivo abarca todo lo relacionado con el trámite de, certificaciones laborales, entre otras, así como el manejo de la correspondencia que entra y sale de la dependencia. Por otra parte, indica el manejo de entrada y salida de funcionarios de planta. 3. DESCRIPCIÓN 3.1 CESANTÍAS CON RETROACTIVIDAD Para los funcionarios públicos que se encuentran afiliados a FONCEP se liquidan las con retroactividad de acuerdo con la normatividad vigente y en los siguientes casos: Retiro parcial para mejoras locativas: El funcionario debe diligenciar el formato Contrato de obra el cual es entregado en la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano (Área de Nómina), este contrato lo debe diligenciar un arquitecto o ingeniero, título que debe ser acreditado mediante una fotocopia de la tarjeta profesional. De igual manera, debe anexar oficio mediante el cual solicita autorización para el trámite de sus parciales. El funcionario hace entrega del contrato debidamente diligenciado, anexando el certificado de libertad del inmueble, al responsable del Área de Nómina, el cual revisa dicha documentación. Una vez revisada la documentación, se procede a solicitar a FONCEP, a través de un oficio, realice la visita al inmueble del funcionario objeto de las mejoras, con el fin de verificar la pertinencia de la obra; adjunto a éste oficio se anexan los documentos (contrato de obra y certificado de libertad), dejando una fotocopia en IDIPRON, como soporte en el caso de pérdida de los documentos. El Área de Nómina, mientras se surte la visita por parte de FONCEP al inmueble del funcionario, realiza la liquidación de las en el formato de Certificación de con régimen de retroactividad y la compara con el consolidado que envía FONCEP a través del correo electrónico, que previamente le había sido solicitado por el mismo medio. Una vez FONCEP realiza la visita al inmueble, envía por correo a IDIPRON, el informe técnico de esta visita indicando la pertinencia de las obras. Recibido en el área de nómina este concepto se procede a diligenciar el formulario ver formulario de autorización del pago parcial de (éste concepto se compone del oficio de FONCEP, concepto y devolución de los documentos originales) El formulario una vez diligenciado debe ser firmado primero por el funcionario, luego lo firma el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano y por último el Director General. Diligenciado el formulario y suscrito por las partes, se envía con un oficio a FONCEP el original del formulario y una RESPONSABLE Profesional REGISTRO *Solicitud de retiro parcial de *Contrato de obra A-GDH-FT-005 *Certificación de con régimen de retroactividad A-GDH-FT-006 *Informe técnico de la visita para mejoras *Formulario de Autorización pago de parciales *Oficios (dirigidos a FONCEP solicitando la visita para mejoras y el pago de parciales) A-GDO-FT-016

2 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 2 de 19 fotocopia de éste, junto con la copia de la liquidación, se debe tramitar las casillas de notificación y ejecutoria del formulario antes de ser enviado., (cumpliendo con las fechas de recibo establecidas por FONCEP)

3 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 3 de CESANTÍAS CON RETROACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO La copia de los documentos radicados se archivan en la carpeta del funcionario El FONCEP recibe los documentos de autorización y realiza la consignación en la cuenta relacionada para tal fin Una vez FONCEP ha realizado el pago envía a IDIPRON, la certificación del pago, este es archivado en la carpeta del funcionario Retiro parcial para compra: El funcionario hace entrega de la promesa de compraventa, el certificado de libertad y oficio mediante el cual solicita autorización para el trámite de sus parciales, al responsable del Área de Nómina, el cual revisa dicha documentación. El Área de Nomina realiza la liquidación de las en el formato de Certificación de con régimen de retroactividad y la compara con el consolidado que envía FONCEP a través del correo electrónico, que previamente le había sido solicitado por el mismo medio. El Área de Nomina diligencia diligenciar el formulario ver formulario de autorización del pago parcial de, el cual debe ser firmado primero por el funcionario, luego lo firma el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano y por último el Director General. Diligenciado el formulario y suscrito por las partes se envía con un oficio a FONCEP el original del formulario y una fotocopia de éste, junto con la copia de la liquidación, se debe tramitar las casillas de notificación y ejecutoria del formulario antes de ser enviado, (cumpliendo con las fechas de recibo establecidas por FONCEP) Las copias de los documentos radicados se archivan en la carpeta del funcionario. El FONCEP recibe los documentos de autorización y realiza la consignación en la cuenta relacionada para tal fin Una vez FONCEP ha realizado el pago envía a IDIPRON la certificación de dicho pago, el cual es archivado en la carpeta del funcionario Retiro parcial para estudio: Cumpliendo lo establecido en la normatividad vigente: El funcionario hace entrega del recibo de pago del establecimiento educativo, adjuntando la certificación donde indique que dicho establecimiento cumple con lo establecido en la normatividad, al responsable del Área de Nómina, el que revisa dicha documentación. El Área de Nomina realiza la liquidación de las ver formato de liquidación y la compara con el consolidado que envía FONCEP a través del correo electrónico, que previamente le había sido solicitado por el mismo medio. El formulario ver formato una vez diligenciado debe ser firmado primero por el funcionario, luego lo firma el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano y por último el Director General. Diligenciado el formulario y suscrito por las partes se envía con un oficio a FONCEP el original del formulario y una Profesional *Solicitud de retiro parcial de *Certificación de con régimen de retroactividad A-GDH-FT-006 *Formulario de Autorización pago de parciales *Oficio (dirigido a FONCEP solicitando el pago de parciales) A-GDO-FT-016

4 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 4 de 19 fotocopia de éste, junto con la copia de la liquidación, se debe tramitar las casillas de notificación y ejecutoria del formulario antes de ser enviado., (cumpliendo con las fechas de recibo establecidas por FONCEP).

5 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 5 de CESANTÍAS CON RETROACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO La copia de los documentos radicados se archivan en la carpeta del funcionario El FONCEP recibe los documentos de autorización y realiza la consignación en la cuenta relacionada para tal fin o el giro del cheque a nombre del establecimiento educativo. Una vez FONCEP ha realizado el pago envía a IDIPRON, la certificación del pago, este es archivado en la carpeta del funcionario Retiro Definitivo: Cuando el funcionario que se retira tiene con retroactividad se tramita de la siguiente forma: Primero se cancela la liquidación definitiva de los factores salariales y prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el funcionario. Se envía a FONCEP la información de la nómina correspondiente a los aportes de las prestaciones canceladas Se solicita vía a FONCEP el consolidado que tiene el funcionario que se retira. Se realiza la liquidación definitiva de las en el formato de Certificación de con régimen de retroactividad y se compara con el consolidado enviado por FONCEP Se diligencia el formulario específico para definitivas, debe ser firmado primero por el funcionario, luego lo firma el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano y por último el Director General. Diligenciado el formulario y suscrito por las partes se envía con un oficio a FONCEP el original del formulario y una fotocopia de éste, junto con la copia de la liquidación, se debe tramitar las casillas de notificación y ejecutoria del formulario antes de ser enviado., (cumpliendo con las fechas de recibo establecidas por FONCEP) La copia de los documentos radicados se archivan en la carpeta del funcionario El FONCEP recibe los documentos de autorización y realiza la consignación en la cuenta relacionada para tal fin. Una vez FONCEP ha realizado el pago envía a IDIPRON, la certificación del pago, este es archivado en la carpeta del funcionario Profesional *Certificación de con régimen de retroactividad A-GDH-FT-006 *Formulario de Autorización pago de definitivas *Oficio (dirigido a FONCEP solicitando el pago de definitivas) A-GDO-FT CESANTIAS LEY 50 RESPONSABLE REGISTRO Para los funcionarios públicos que se encuentran afiliados a FONDOS PRIVADOS DE CESANTIAS se liquidan las de acuerdo con la normatividad vigente y en los siguientes casos: Retiro parcial para mejoras locativas: El funcionario debe diligenciar el formato contrato de obra, formatos que son entregados en la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano (Área de Nómina), este contrato lo debe diligenciar un arquitecto o ingeniero, debe tomar fotos de las obras que va a realizar El funcionario hace entrega del contrato debidamente diligenciado con el certificado de libertad y las fotos con fecha reciente, al responsable del Área de Nómina, el que revisa dicha documentación. Una vez revisada la documentación, se procede a realizar el oficio dirigido al Fondo de al cual el Profesional o Técnico *Solicitud de retiro parcial de *Contrato de obra A-GDH-FT-005 *Oficio (dirigido al fondo de correspondiente) A-GDO-FT-016

6 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 6 de 19 funcionario se encuentra afiliado. El oficio una vez diligenciado debe ser firmado y con huella primero por el funcionario, luego lo firma el Subdirector

7 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 7 de CESANTIAS LEY 50 RESPONSABLE REGISTRO Técnico de Desarrollo Humano. Diligenciado el oficio y suscrito por las partes se radica y es entregado al funcionario quien lo lleva al Fondo de Cesantías, copia de este oficio con el radicado del Fondo debe ser entregado al área de nómina con el fin de archivarlo en la historia laboral del funcionario La copia de los documentos radicados se archivan en la historia laboral del funcionario, junto con las fotos El funcionario debe allegar las fotos recientes una vez haya realizado las mejoras como prueba de la inversión de las. Cuando el funcionario nuevamente solicite las se debe comprobar que en su historia laboral se encuentren archivadas las pruebas de la inversión anterior, de lo contrario no se le tramitan las hasta tanto no surta este trámite Retiro parcial para compra: El funcionario hace entrega de la promesa de compraventa con el certificado de libertad, al responsable del Área de Nómina, el que revisa dicha documentación. Una vez revisada la documentación, se procede a realizar el oficio dirigido al Fondo de al cual el funcionario se encuentra afiliado. El oficio una vez diligenciado debe ser firmado con huella primero por el funcionario, luego lo firma el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano. Diligenciado el oficio y suscrito por las partes se radica y es entregado al funcionario quien lo lleva al Fondo de Cesantías, copia de este oficio con el radicado del Fondo debe ser entregado al área de nómina con el fin de archivarlo en la historia laboral del funcionario La copia de los documentos radicados se archivan en la historia laboral del funcionario El funcionario debe allegar el certificado de libertad como prueba de la inversión de las Cuando el funcionario nuevamente solicite las se debe comprobar que en su historia laboral se encuentren archivadas las pruebas de la inversión anterior, de lo contrario no se le tramitan las hasta tanto no surta este trámite Retiro parcial para estudio: Cumpliendo lo establecido en la normatividad vigente: El funcionario hace entrega del recibo de pago del establecimiento educativo, adjuntando la certificación donde indique que dicho establecimiento cumple con lo establecido en la normatividad, al responsable del Área de Nómina, el que revisa dicha documentación. Profesional o Técnico Solicitud de retiro parcial de *Oficio (dirigido al fondo de correspondient e) A-GDO-FT-016

8 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 8 de 19 Una vez revisada la documentación, se procede a realizar el oficio dirigido al Fondo de al cual el funcionario se encuentra afiliado.

9 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 9 de CESANTÍAS LEY 50 RESPONSABLE REGISTRO El oficio una vez diligenciado debe ser firmado con huella primero por el funcionario, luego lo firma el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano. Diligenciado el oficio y suscrito por las partes se radica y es entregado al funcionario quien lo lleva al Fondo de Cesantías, copia de este oficio con el radicado del Fondo debe ser entregado al área de nómina con el fin de archivarlo en la historia laboral del funcionario La copia de los documentos radicados se archivan en la historia laboral del funcionario Retiro Definitivo: Se procede a realizar el oficio dirigido al Fondo de al cual el funcionario se encuentra afiliado. El oficio una vez diligenciado debe ser firmado con huella primero por el funcionario, luego lo firma el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano. Diligenciado el oficio y suscrito por las partes se radica y es entregado al funcionario quien lo lleva al Fondo de Cesantías, copia de este oficio con el radicado del Fondo debe ser entregado al área de nómina con el fin de archivarlo en la historia laboral del funcionario La copia de los documentos radicados se archivan en la historia laboral del funcionario. 3.3 CERTIFICACIONES Certificaciones laborales personal activo y retirado: Profesional o Técnico *Oficio (dirigido al fondo de correspondient e) A-GDO-FT-016 El funcionario diligencia el formato Ver Formato Solicitud de Certificación Se procede a realizar la certificación laboral con base en la historia laboral que se encuentra en el archivo de los activos o en el de los retirados según sea el caso y se diligencia dependiendo la solicitud ejemplos de solicitud: * Ingreso y cargo * Ingreso cargo y devengado mensual * Ingreso, cargo, devengado mensual y funciones de cada cargo desempeñado * Información de toda la historia laboral, con funciones Certificaciones Laborales para trámite de pensión personal activo: Solicitadas por funcionarios activos que adquieren los derechos de pensión, la pueden solicitar a través de un oficio o utilizando el formato Ver Formato Solicitud de Certificación Se procede a realizar la certificación laboral con base en la historia laboral que se encuentra en el archivo de los activos y se revisa la base de datos para verificar las vinculaciones que este ha tenido en su vida laboral Se diligencia los formatos establecidos por el Ministerio de la Protección Social según sea el caso ver formatos: Formato 1, instructivo 1, Formato 2, instructivo 2, Formato 3A, instructivo 3A, Formato 3B, instructivo 3B con base en la información extractada de la Historia Laboral y de las nominas Profesional o Técnico *Solicitud de Certificación A-GDH-FT-009 *Certificación laboral A-GDH-FT-018 *Certificación laboral con funciones A-GDH-FT-019 *Certificación laboral para pensión A-GDH-FT-020

10 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 10 de 19 Se hace entrega al funcionario del original de la certificación y se deja una fotocopia con el recibido del funcionario para ser archivado en la historia laboral.

11 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 11 de CERTIFICACIONES RESPONSABLE REGISTRO Certificaciones Laborales para trámite de pensión personal retirado: Solicitadas por funcionarios retirados que adquieren los derechos de pensión, la pueden solicitar a través de un oficio Se verifica en la base de datos en donde se encuentra archivada la historia laboral del retirado puede estar en libro empastado o en carpeta Se procede a realizar la certificación laboral con base en la historia laboral que se encuentra archivada en libro o en carpetas Se diligencia los formatos establecidos por el Ministerio de la Protección Social según sea el caso, ver formatos: Formato 1, instructivo 1, Formato 2, instructivo 2, Formato 3A, instructivo 3A, Formato 3B, instructivo 3B, con base en la información extractada de la Historia Laboral y de las nóminas Se hace entrega al funcionario del original de la certificación y se deja una fotocopia con el recibido del funcionario para ser archivado en carpeta adicional para realizar referencia cruzada con la historia laboral del retirado. Profesional o Técnico *Solicitud de Certificación A-GDH-FT-009 *Certificación laboral para pensión A-GDH-FT-020 *Certificación para créditos A-GDH-FT Certificaciones Laborales para solicitud de créditos: Solicitadas por funcionarios activos que requieren préstamos a las entidades financieras, Compensar o el Fondo de empleados FONIDIPRON Las entidades envían al IDIPRON dos originales de la libranza para que ésta sea suscrita por el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano. Una vez recibida la libranza se procede a elaborar certificación para verificar capacidad de endeudamiento del funcionario. Si el funcionario tiene capacidad de endeudamiento se entrega la certificación junto con la libranza a la STDH para

12 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 12 de 19 que ésta la suscriba Firmada la libranza se le hace entrega de un original al funcionario para que este la allegue a la entidad en la cual solicitó el préstamo El otro original es entregado como novedad para los descuentos de nómina

13 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 13 de CERTIFICACIONES RESPONSABLE REGISTRO Si el funcionario no tiene capacidad de endeudamientos se envía un oficio a la entidad prestadora, anexando los dos originales de la libranza e informado de dicha situación Confirmación de las certificaciones expedidas: Las certificaciones para trámites tales como solicitud de créditos, arrendamientos, tarjetas de crédito, entre otros, son confirmadas vía telefónica por la entidad a la cual el funcionario entregó la certificación, el área de nómina debe confirmar la información, teniendo como base la fotocopia que el empleado dejó como recibido, se debe confirmar teniendo la certeza que el original con que cuenta la entidad solicitante es la misma que se tiene como copia, verificando fecha, firma y destinatario. Las certificaciones expedidas para trámite de Pensión: una vez las certificaciones son entregadas por los funcionarios o exfuncionarios a las entidades pensionadoras, éstas solicitan por escrito al IDIPRON se realice la confirmación de la certificación, una vez verificada y confirmada se envía con oficio a la entidad solicitante cumpliendo con los plazos establecidos en la normatividad vigente. 3.4 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES Profesional o Técnico Profesional Certificación laboral A-GDH-FT-018 *Certificación laboral con funciones A-GDH-FT-019 *Certificación laboral para pensión A-GDH-FT-020 *Certificación para créditos A-GDH-FT-027 Certificados de ingresos y retenciones

14 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 14 de EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES Para dar cumplimiento con la normatividad vigente en cuanto a la expedición de los certificados de ingresos y retenciones se tramita a través de la base de datos Rnominad. Una vez impreso el certificado de ingresos y retenciones se verifica la información y se firma por el agente retenedor Se realiza la entrega en el mes de marzo a cada uno de los funcionarios Una copia de este formulario es archivado en la Historia Laboral de cada uno de los funcionarios 3.5 CERTIFICACIÓN DE INEXISTENCIA O INSUFICIENCIA DE CARGO RESPONSABLE REGISTRO 1. El ordenador del gasto solicita al Subdirector Técnico de Desarrollo Humano a través de memorando (de acuerdo al requerimiento del gerente de proyecto o quien haga sus veces), se certifique si en la planta de empleos del Instituto existe un cargo para atender una necesidad de personal con un perfil determinado. 2. Se revisa la existencia y suficiencia en la planta de personal del cargo solicitado. 3. Si en la planta no existe el cargo solicitado, se expedirá una Certificación de inexistencia del cargo A-GDH-FT En caso de que la planta cuente con el perfil solicitado, pero no exista la posibilidad de trasladar al funcionario al cargo requerido, se expedirá una Certificación de insuficiencia de la planta A-GDH-FT-026 Ordenador del gasto Subdirección Técnica de Desarrollo Humano Aplicativo de nómina A-GDH-FT-025

15 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 15 de Si la planta cuenta con el perfil solicitado y existe la posibilidad de trasladar al funcionario al cargo requerido, se informará al solicitante y se procederá como indica el numeral 3.3 del Instructivo Novedades A-GDH-IN-007 Nota 1: En caso de que el ordenador del gasto sea el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano la solicitud será realizada por el gerente de proyecto o quien haga sus veces. Nota 2: La Subdirección Técnica de Desarrollo Humano expedirá las certificaciones en virtud de la Resolución No. 323 del 11 de noviembre de SIGIA Sistema General de Información Administrativa: mensualmente dentro de los primeros cinco días se realiza la actualización en el formato establecido por el Departamento Administrativo del Servicio Civil en cumplimiento a la Ley 909 del 23 de septiembre de 2004 y a la Circular conjunta 001 del 17 de septiembre de 2008 firmada entre el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital y el Departamento Administrativo de la Función Pública, incorporando todas las novedades y situaciones administrativas de la planta de empleos que se presenten durante el mes y demás información solicitada por el Departamento, así mismo se solicita a la Oficina Asesora de Jurídica la información correspondiente a los contratos de prestación de servicios con el fin de incluirlos en el formato. Una vez recibida la información por parte de la Oficina Asesora de Jurídica se procede a elaborar la certificación en el formato designado por el Servicio Civil ver formato, la que debe ser suscrita por el Subdirector Técnico de Desarrollo Humano y por el Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica Se procede a elaborar el oficio enviando el archivo vía correo electrónico y el original de la certificación al Departamento Administrativo del servicio Civil Distrital. Profesional A-GDH-FT-026 Certificación

16 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 16 de INFORMACIÓN PASIVOCOL Envío de los archivos al FONCEP La información que se envía a FONCEP, viene siendo levantada desde hace más de 10 años y corresponde a toda la información, tanto de las historias laborales, como de las nómina de los devengados de los funcionarios activos y retirados que han tenido vinculación laboral con el IDIPRON. Ésta se compone de tres archivos: 1. Archivo en Excel con la información de las historias laborales tanto de los activos como de los retirados 2. Archivo en Excel con la información de los factores salariales que sirven para calcular el pasivo pensiona tanto de los activos como de los retirados 3. Archivo en Excel con la información del Ingreso base de cotización de todos los funcionarios, a 30 de diciembre de cada año se debe digitar el IBC de cada funcionario. La información contenida en los tres archivos se puede encontrar en la base de datos CONSOLIDADOACTRETAZZNVOSULTIMOSHALLAZGOSUILTIMA97, que traduce: Consolidado de las historias laborales y nóminas de los funcionarios activos más los retirados más las historias laborales que se encontraban en AZ más los funcionarios nuevos que ingresaron después de 1996 más las historias laborales que se encontraban en diferente sitio y guarda toda la información de los funcionarios que han tenido algún vínculo laboral con IDIPRON desde su creación en 1967 la base es como se muestra a continuación: Revisión y corrección de inconsistencias Responsable Área de Nómina y Liquidaciones Archivos en excel Se debe elaborar un oficio a FONCEP remitiendo un medio magnético con los tres archivos. Una vez FONCEP recibe los archivos, los valida a través del aplicativo, el cual arroja las inconsistencias de cada uno de los archivos.

17 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 17 de 19

18 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 18 de INFORMACIÓN PASIVOCOL RESPONSABLE REGISTRO FONCEP, a través del correo electrónico, envía a IDIPRON los informes arrojados por el aplicativo PASIVOCOL ver ejemplo inconsistencias Recibido el correo electrónico se debe realizar la corrección de las inconsistencias y volver a enviar los tres archivos a FONCEP mediante un oficio. Dependiendo las solicitudes del ministerio de crédito público y los entes de control, FONCEP solicita diligenciar formatos con información adicional, entre los cuales se encuentran: Levantar información de los funcionarios activos que ingresaron a laborar antes de 1996, con relación a los vínculos laborales en otras entidades diferentes a IDIPRON, tanto públicas como privadas Levantar información sobre los funcionarios activos y sus beneficiarios Levantar información con relación a los fondos de pensiones a los cuales se encuentran afiliados los funcionarios Responsable Área de Nómina y Liquidaciones 3.8 REVISIÓN PERIÓDICA DE LA PÁGINA WEB RESPONSABLE REGISTRO Una vez al mes, el profesional debe verificar la información que aparece en la página web con el fin de mantener actualizada dicha información. Cuando ésta se encuentre desactualizada, se debe solicitar por escrito, vía correo electrónico, al Área responsable de la información (Carrera Administrativa, Bienestar Social y Capacitación; Nómina o Salud Ocupacional) presentar la información actualizada, con el fin de que el profesional tramite con el Área de Sistemas la publicación de la nueva información. Profesional Control de información publicada en la página web A-GDH-FT CONTROL DE CAMBIOS No. Versión Fecha (DD/MM/AA) Descripción de Cambios 01 21/07/2011 Se generan las instrucciones específicas para el manejo de la información relacionada con el talento humano del Instituto /01/ CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN Se incluyen las indicaciones para el trámite de certificaciones de inexistencia de cargos e insuficiencia de la planta. Se eliminan indicaciones de control de correspondencia enviada y recibida. Se eliminan las indicaciones de control de entrada y salida de funcionarios por cuanto se creó instructivo específico para ello. Se modifica la periodicidad de la revisión de la página web. N/A ELABORÓ NOMBRE Esperanza Arenas Mónica Patricia Rincón Velandia CARGO Profesional Universitario Profesional Universitario FECHA (DD/MM/AÑO) FIRMA 29/04/2011 FIRMA EN ORIGINAL

19 SUBPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO VERSIÓN 02 PÁGINA: 19 de 19 REVISÓ Esperanza Arenas Responsable Área de Nómina y Liquidaciones 14/12/2011 FIRMA EN ORIGINAL APROBÓ Jorge Enrique Suárez Cartagena Subdirector Técnico de Desarrollo Humano 31/01/2012 FIRMA EN ORIGINAL