DESEMPLEO O ESTUDIOS DE POSTGRADO

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1 PRO /12/214 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso: Responsabilidades: DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Desempleo o estudios de postgrado Descripción de actividades - Desempleo o estudios de postgrado DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN

2 PRO /12/ OBJETIVO Explicar el proceso de recaudo que se lleva a cabo cuando los beneficiarios vinculados al programa Quiero Estudiar Escala cambian su estado de empleabilidad a Desempleo o estudios de postgrado de tiempo completo. 2. ALCANCE Desde que se realiza el cambio del estado de empleabilidad del estudiante, a desempleo o a estudios de posgrado, hasta que se notifica a la Entidad Financiera para que suspenda el cobro vigente del estudiante correspondiente a cuota de compensación y el estudiante realice el pago de la cuota de reciprocidad del FOPRE (para el caso de estudios de postgrado). 3. NORMATIVIDAD 3.1 Directrices Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala 3.2 Lineamientos Protocolo de Recaudo Acuerdo de Reciprocidad 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe Financiero 4.2. Responsabilidades: El Entidad Financiera: Realizar un proceso de custodia, recaudo y seguimiento de acuerdo a las condiciones estipuladas con la Universidad. Garantizar el ingreso de los recursos al Fondo Quiero Estudiar Escala. Asegurar que se realice correctamente el proceso de suspensión del cobro de la cuota de compensación. 2

3 PRO /12/214 El Comité Apoyo Financiero y Cartera: Velar porque las decisiones tomadas en el análisis de casos de estudiantes que no realizan los aportes de la cuota de reciprocidad sean adecuadas e integras. El Comité asesor y Grupo ANDAR: Garantizar que la asesoría brindada sea eficiente y permita al estudiante reconocer sus fallas y asegurar un proceso de recaudo de la cuota de reciprocidad exitoso. El Jefe Financiero: Supervisar que el proceso de desempleo o estudios de postgrado se efectué correctamente y cada una de las partes cumpla con sus responsabilidades. El Coordinador Financiero: Controlar que la información de los estudiantes sea comunicada a las demás unidades en los tiempos establecidos para que se pueda efectuar un proceso de recaudo de la cuota de reciprocidad FOPRE de manera eficiente y a tiempo. El Coordinador de Cartera: Gestionar la comunicación de información entre la Universidad y la Entidad Financiera asegurando la efectividad del proceso. Asegurar que la información de los pagos se envíe oportunamente a las Unidades respectivas. El Financiero: Realizar seguimiento a los estudiantes y asegurar de ingresar toda la información pertinente en la plataforma de acompañamiento. Generar el cambio de estado del estudiante en la plataforma de acompañamiento con previo requerimiento por parte del estudiante. 3

4 PRO /12/214 El Estudiante: Brindar a la Universidad información que sea verídica y se proporcione oportunamente. Asegurar que se cumpla con el Reglamento del Programa y garantizar el pago de las cuotas FOPRE en los términos y tiempos definidos. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 Diagrama de flujo - Desempleo o estudios de postgrado 5.2 Descripción de actividades - Desempleo o estudios de postgrado Entrada Proveedor Salida Cliente Notificación del cambio de estado del estudiante. Estudiante. Informe de pagos de estudiantes. Aporte efectuado o el registro de soporte del seguimiento de los estudiantes que no realizan el aporte, cargado en la Plataforma de Acompañamiento. Reporte de compromisos. Apoyo Financiero, Estudiante. 4

5 PRO /12/214 No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos Se cambia en la Plataforma de Acompañamiento, el estado 1 del estudiante de: Empleado/ Independiente a Cambiar estado del Plataforma de Desempleado/ Estudiante de postgrado, o de estudiante Acompañamiento Desempleado a Estudiante de postgrado y viceversa, o de Financiero Candidato a grado a Estudiante de postgrado. 2 Cargar documentos soporte (si aplica) Se carga en la Plataforma de Acompañamiento la copia del recibo de matrícula o el certificado de estudios expedido por la institución de Educación Superior en que se especifique que el estudiante está matriculado, la dedicación y la duración del programa (Solo aplica para estudios de posgrado). Se validan los documentos entregados por el estudiante para: Estudiante Certificado de estudio / Copia de recibo de matrícula 3 Validar documentos e informar a Cartera 1. Estudios de posgrado: Se establece comunicación con la institución de Educación Superior y se valida la autenticidad de la información. 2. Desempleo: Se ingresa a la página de FOSYGA y se verifica en consultas; en la base de datos única de afiliación al sistema de seguridad social, el estado del beneficiario que puede ser: Activo y con tipo de afiliación Cotizante o estado Desafiliado y con tipo de Financiero / Coordinador de Apoyo Financiero 5

6 PRO /12/214 afiliación Beneficiario. Deberá realizar esta misma consulta un mes después, si la desvinculación se produjo en el último mes Generar y enviar novedad a la Entidad Financiera Suspender cobro activo, generar recibo de pago y extracto del estado de la compensación Enviar recibo de pago y extracto del estado de la compensación Imprimir recibo de pago de la cuota de Reciprocidad Realizar pago de la cuota de Reciprocidad Registrar pago de estudiante Se envía a Cartera los documentos de soporte a través de correo electrónico. Se genera la novedad de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1- Reporte de novedades de recaudo regulares, indicando que: si el estudiante se encuentra cancelando una cuota de compensación activa se debe cambiar el tipo de recaudo a Cuota de Reciprocidad FOPRE. Luego se envía por correo electrónico a la Entidad Financiera. Se suspende el cobro vigente del estudiante de Cuota de Compensación, se genera el recibo de pago (Solo Estudios de postgrado) y el extracto del Estado de la Compensación. Se envía a las cuentas de correo uniandes, correo personal y físicamente el recibo de pago (si aplica) y el Extracto del Estado de la Compensación. Se imprime el recibo de aporte de la Cuota de Reciprocidad. Realizar mensualmente el aporte entre el décimo y el último día hábil de cada mes en la Entidad Financiera correspondiente. La Entidad Financiera registra el pago realizado por el estudiante. Coordinador de Cartera Entidad Financiera Entidad Financiera Estudiante Estudiante Entidad Financiera Sistema Entidad Financiera Reporte de novedades recaudo no regulares Recibo de pago/ Extracto del Estado de la Compensación 6

7 PRO /12/ Generar y enviar reporte de pagos recibidos y no recibidos Registrar información en Plataforma de Acompañamiento Contactar al estudiante para validar situación (Si aplica) y cargar información Informar al estudiante el incumplimiento de 1 cuota Informar al estudiante el incumplimiento de 2 cuotas Citar personalmente al estudiante El décimo primer día hábil de cada mes, se ingresa al sistema de la Entidad Financiera y se descarga el reporte de los pagos recibidos por cuota FOPRE correspondientes al mes inmediatamente anterior. Esta información se envía al Coordinador Financiero. Si el estudiante cancelo la cuota correspondiente, se registra la información en la Plataforma de Acompañamiento. Se sube el archivo a la Plataforma de Acompañamiento del Programa con la información de los aportes y se realiza el contacto con los Estudiantes Vinculados que no realizaron el aporte. Se contacta al estudiante a través de un correo electrónico y se indaga por las razones del incumplimiento. Se contacta telefónicamente al estudiante y se indaga por las razones del incumplimiento. En caso que el estudiante haya incumplido 3 o más cuotas se agenda una reunión personal conjunto con el Comité Asesor y se le comunica que el caso va a ser enviado a comité CAFC. / Coordinador de Cartera Financiero Financiero Financiero Financiero/ Delegado Grupo ANDAR Financiero/ Comité Asesor Sistema Entidad Financiera Plataforma de Acompañamiento Plataforma de acompañamiento Informe de pagos de estudiantes 16 Enviar notificación del caso al CAFC En caso que el estudiante notifique dificultades económicas, se informa al Comité Financiero y Cartera- CAFC. Financiero Notificación 7

8 PRO /12/ Realizar comité CAFC 18 Enviar reporte de compromisos Se analiza el caso del estudiante y se toman las medidas que considere el Comité. El Financiero debe realizar seguimiento respectivo al caso. Se carga en la plataforma de Acompañamiento el resumen de los compromisos adquiridos y se realiza seguimiento por parte del Financiero. Comité Apoyo Financiero y Cartera / Financiero Coordinador de Apoyo Financiero/ Financiero Plataforma de acompañamiento Reporte de compromisos 8

9 FICHA TÉCNICA PRO Fecha publicación Tipo Documento 12/12/ DEFINICIONES Las siguientes definiciones fueron tomadas del documento Fondo Escala Uniandes: Protocolo de Recaudo. Acuerdo de Reciprocidad: acuerdo de compromiso que deberá suscribir el estudiante seleccionado en el Programa, como requisito de vinculación al Fondo Quiero Estudiar Escala. Estudiante(s) vinculado(s): Jóvenes colombianos talentosos, con dificultades económicas, que deseen estudiar en la Universidad de los Andes, que haya(n) sido seleccionado(s) para el Programa Quiero Estudiar Escala y que haya(n) suscrito el Acuerdo de Reciprocidad. Se considerará Estudiante Vinculado hasta tanto no haya concluido con sus compromisos de compensación por la ayuda económica recibida por el Fondo del programa. Fondo Quiero Estudiar Escala: Fondo Financiero conformado por recursos de la Universidad, por donaciones de terceros, y por el recaudo de los pagos que efectúen los estudiantes vinculados una vez se gradúan, según lo dispuesto en el Acuerdo de Reciprocidad. Los recursos del Fondo Quiero Estudiar Escala se destinarán a cubrir los apoyos económicos de los estudiantes vinculados. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) Reglamento del Programa Quiero Estudiar Escala Protocolo de Recaudo Acuerdo de Reciprocidad Anexo 1: Plantilla de reporte de novedades de recaudos no regulares 9

10 PRO /12/ INDICADORES Nombre del Indicador del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de medición Unidad de medida Fórmula: Variables Limitaciones Fuente de los datos Granularidad Periodicidad FICHA DE INDICADOR Tasa de pagos puntuales de cuota FOPRE de estudiantes en estudios de postgrado IND Jefe Financiero Medir el porcentaje de cumplimiento del pago de la cuota de reciprocidad FOPRE de estudiantes que se encuentren cursando estudios de postgrado. Numerador: Para obtener el promedio se suman las cuotas pagadas de cada estudiante que se encuentre realizando estudios de postgrado y se divide en el número de semestres de cada periodo. Luego se realiza la sumatoria de estos promedios. Denominador: Se cuenta el número total de cuotas que un estudiante activo debe cancelar. Porcentaje Promedio de cuotas pagadas puntualmente en estudios de postgrado Total de cuotas a pagar al semestre 1 Promedio de cuotas pagadas puntualmente en estudios de postgrado: Las cuotas pagadas antes del último día hábil del mes de los estudiantes activos que se encuentren cursando un estudio de postgrado en el periodo académico. Total de cuotas a pagar al semestre: Las cuotas que un estudiante vinculado en condición de estudios de postgrado debe cancelar. No aplica Promedio de cuotas pagadas puntualmente en estudios de postgrado Reporte descargado del sistema de la Entidad Financiera con la información de pago de cada estudiante que se encuentre cursando un estudio de postgrado. Total de cuotas a pagar al semestre: Valor fijo establecido por Apoyo Financiero. Por estudiante del programa QE que se encuentre cursando estudios de postgrado. Mensual Meta 1% Observaciones No aplica 1

11 PRO /12/214 Nombre del Indicador del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de medición Unidad de medida Fórmula: Variables Limitaciones Fuente de los datos Granularidad Periodicidad Tasa de pagos puntuales de cuota FOPRE de estudiantes en desempleo IND Jefe Financiero Medir el porcentaje de cumplimiento del pago de la cuota de reciprocidad FOPRE de estudiantes vinculados en calidad de desempleados (Fase de Actividad Profesional). Numerador: Para obtener el promedio se suman las cuotas pagadas de cada estudiante que se encuentre desempleado y se divide en el número de meses de cada periodo. Luego se realiza la sumatoria de estos promedios. Denominador: Se cuenta el número total de cuotas que un estudiante activo debe cancelar. Porcentaje Promedio de cuotas pagadas puntualmente por estudiantes desempleados Total de cuotas a pagar al semestre 1 Promedio de cuotas pagadas puntualmente por estudiantes desempleados: Las cuotas pagadas antes del último día hábil del mes de los estudiantes vinculados en Fase de Actividad Profesional que se encuentren desempleados. Total de cuotas a pagar al semestre: Las cuotas que un estudiante vinculado en condición de desempleado debe cancelar. No aplica Promedio de cuotas pagadas puntualmente por estudiantes desempleados: Reporte descargado del sistema de la Entidad Financiera con la información de pago de cada estudiante que se encuentre desempleado. Total de cuotas a pagar al semestre: Valor fijo establecido por Apoyo Financiero. Por estudiante del programa QEE que se encuentre desempleado. Mensual Meta 1% Observaciones No aplica 11

12 PRO /12/ RIESGOS No aplica. 1. CONTROL DE CAMBIOS 11. APROBACIÓN VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 8/1/214 Publicación 12/12/214 Nombre Cargo Fecha Elaboró Karen Plazas Ingeniero de procesos 8/1/214 Revisó Coordinador Tatiana Robayo financiero 9/1/214 Aprobó Ana Maria Neiza Jefe Financiero 18/11/214 12

13 PRO /12/214 ANEXO 1 PLANTILLA DE REPORTE DE NOVEDADES DE RECAUDOS NO REGULARES 13