EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PROCEDIMIENTO: COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ VERSIÓN NÚMERO: 1 FECHA DE APROBACIÓN: 20/05/10

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 7 PROCEDIMIENTO:

2 1. Objetivo: PÁGINA: 2 DE 7 Establecer la sistemática para evaluar proveedores en función de su capacidad para suministrar materiales o servicios de acuerdo con las necesidades del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV). 2. Responsable: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3. Alcance: Desde la detección de la necesidad de evaluar a un proveedor potencial, hasta la actualización del Listado de Proveedores Aptos. 4. Normas de Operación: La evaluación inicial a proveedores se aplica mediante el formato de Evaluación Inicial de Proveedores; Los responsables de realizar Compras (Ver Procedimiento de Compras) son también responsables de la evaluación y selección de proveedores, así como de la aprobación de los mismos. Los criterios para la re-evaluación a proveedores están definidos en función de los incumplimientos en los que estos hayan incurrido. Y quedan asentados en el formato de Re-evaluación de Proveedores. Cuando un proveedor incumpla se realiza una re-evaluación y desciende de nivel de cumplimiento. El incumplimiento se le hace saber al proveedor y se le solicita que señale por escrito las acciones a las que se compromete. Se le da seguimiento a las acciones del proveedor y si éste cumple con esas acciones en las últimas 3 compras, recupera la categoría: De no apto pasa a: en desarrollo, o de: en desarrollo pasa a apto, según corresponda. Se conservan y resguardan los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de los mismos, con el fin de guardar evidencias del seguimiento de la evaluación a los proveedores; En el caso de que el proveedor sea único se le puede comprar aunque se considere no apto o en desarrollo, solicitando algunas acciones de control. El comprador puede ser el responsable o el Titular del Centro de Responsabilidad o el Compras.

3 PÁGINA: 3 DE 7 Las responsabilidades para el presente procedimiento se definen a continuación: Licitación (Realizada por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales) Compra directa sin cuadro comparativo (Realizada por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales) Compra directa sin cuadro comparativo (Realizada por otros Centros de responsabilidad) Requisición Orden de compra Compras Compras Comprador del Centro de Responsabilidad Recepción de bienes o servicios l Almacén General y / o Comprador del Centro de Responsabilidad Evaluación proveedor Licitaciones Compras. Comprador del Centro de Responsabilidad Es obligatorio que los formatos (estructura y contenido) que se anexan, se utilicen durante el desarrollo del procedimiento. No se deben incluir las leyendas del encabezado y píe de página, pero sí el logotipo del SGC. Adicionalmente, se incluirán las leyendas y los logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional en los documentos oficiales. 5. Descripción de Actividades: NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicia 1 Comprador Requiere de un servicio, insumo, material o equipo y no se cuenta con un proveedor aprobado o confiable para hacer el pedido. 2 Busca prospectos que vendan lo que se necesita.

4 PÁGINA: 4 DE 7 NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Aplica la Evaluación Inicial de Proveedores a los 3 prospectos localizados. Se aprueba al proveedor? 3.1 Sí. Continúa en la actividad No. Regresa a la actividad 2. Selecciona de los proveedores que aprobaron, al 4 proveedor óptimo. 5 Tramita la compra conforme al Procedimiento de Compras. Da seguimiento a la llegada del pedido mediante la retroalimentación sobre la recepción de lo 6 Comprador comprado. Ya sea directamente en el caso de una compra directa o bien, por el almacén si se trata de una licitación. (Ver Procedimiento de Almacén) Observa el nivel de cumplimiento del proveedor 7 El proveedor cumplió en tiempo y forma con lo requerido? 7.1 Sí. Continúa en la actividad Formatos que intervienen en el procedimiento: NO. No. Se registran los resultados en Re-evaluación de Proveedores y se toman las acciones pertinentes para su seguimiento. Actualiza el Padrón de Proveedores según los resultados (aptos, en desarrollo y no aptos). Termina DENOMINACIÓN 1 Evaluación Inicial de Proveedores 2 Re- evaluación de Proveedores 3 Padrón de Proveedores

5 PÁGINA: 5 DE 7 EVALUACIÓN INICIAL A PROVEEDORES Nombre del Proveedor o Razón Social: Teléfonos: Fax: Dirección: Material o Servicio que ofrece: Otros materiales o servicios que puede suministrar: Condiciones de pago: Descuentos: Otras condiciones: Cumple con los siguientes requisitos? 1 Es una Sociedad establecida? si no N/A 2 Cumple con requisitos o especificaciones especiales que se le requieran? si no N/A 3 Maneja un Stock suficiente para cubrir nuestras necesidades de compra? si no N/A 4 Cuenta con Tiempos de entrega definidos? si no N/A Nombre de los contactos? 5 La empresa puede proporcionar los materiales o servicios requeridos acorde a su capacidad? si no N/A 6 La empresa transporta los productos hasta nuestras instalaciones? si no N/A 7 La empresa previene que los productos (materiales) se deterioren durante el transporte? si no N/A 8 La empresa respeta los precios estipulados con sus clientes? si no N/A 9 La empresa está en constante contacto con el colegio? si no N/A 10 La enpresa brinda asistencia técnica antes, durante y después de la venta? si no N/A 11 La empresa da una rapida respuesta a las cotizaciones? si no N/A CALIFICACION: Cada punto satisfactorio representa 1 punto. APROBACION: Cuando el proveedor reune por lo menos el 80% de los puntos que le aplican se considera como apto. Cuando el proveedor reune entre un 60 a un 79 %de los puntos que le apllican se considera como en desarrollo. Cuando el proveedor reune menos del 60 %de los puntos que le aplican se considera como no apto. DICTAMEN APTO EN DESARROLLO NO APTO

6 PÁGINA: 6 DE 7 RE- Proveedor: Orden de compra o Servicio: Incumplimiento Acciones Solicitadas al Proveedor: Seguimiento 1. El proveedor respondió por escrito a las acciones a las que se compromete? Si: No: 2. El proveedor cumplió con las acciones propuestas? Si: No: 3. En las últimas 3 compras no ha habido reincidencia? Si: No: No. De Orden de compra/ Servicio: elaboró: Nota: Si el proveedor cumple de manera positiva en todos los casos recupera el carácter de apto. Nota: Cuando las acciones al proveedor se solicitan telefónicamente, se registra en este formato la fecha y persona a la cual se notificó.

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