Procedimiento: Servicios de Apoyo. Fecha de Aprobación Código: 30SGCE-PR14 No. de Revisión: 02 30/septiembre/2013

Transcripción

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2 Páginas: 2 de 7 1. OBJETIVO Fortalecer la operatividad de las actividades académico-administrativas que permitan el desarrollo del Modelo Académico vigente mediante el suministro oportuno de bienes y servicios de acuerdo a las especificaciones del área usuaria. 2. RESPONSABLES 2.1. Director General Subcoordinador Administrativo 2.3. Jefe de Infraestructura y Adquisiciones 2.4. Director del Plantel 2.5. Jefe de Proyecto o Responsable de Procedimiento en Plantel 3. ALCANCE Desde la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, hasta la contratación de los bienes y/o servicios, incluyendo la evaluación de proveedores. 4. INSUMOS/PROVEEDORES 4.1 Lineamientos de Gestión y Contratación de Bienes y Servicios del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz. 4.2 Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz Vigente / Dirección General del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz 4.3 Solicitud de contratación de bienes y/o servicios / Unidades Administrativas y áreas del Colegio Estatal. 4.4 Acuerdo número 478 del Sistema Nacional de Bachillerato / Secretaría de Educación Pública

3 Páginas: 3 de Acuerdo número 480 del Sistema Nacional de Bachillerato / Secretaría de Educación Pública 4.6 Guía para la Evaluación y Re-evaluación de proveedores. / Oficinas Nacionales 5. RESULTADOS/CLIENTES 5.1 Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz. / Alumnos. 5.2 Seguimiento del Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz. / Alumnos. 5.3 Adquisiciones realizadas / Alumnos. 6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Planta Física: Se refiere a los bienes inmuebles, instalaciones y espacios físicos con los que cuentan las unidades administrativas del Colegio. Bien Inmueble: Bajo esta definición se engloba a los también conocidos como bienes raíces (terrenos y edificaciones). Bien Mueble: Son aquellos bienes susceptibles de ser transportados, propiedad del Colegio Estatal. Bitácora de Obra. Documento en el que el contratista y la contratante establecen comunicación oficial, durante la ejecución de una obra sobre los aspectos técnicos de la misma. Catálogo de Conceptos: Conjunto de conceptos que intervienen en una obra determinada.

4 Páginas: 4 de 7 Especificaciones: Determinación precisa y detallada de las características que se establecen para cada concepto de obra ó bien mueble. Mantenimiento Menor: Se refiere al tipo de mantenimiento que puede ser llevado a cabo ó gestionado por la Unidad Administrativa. Gestión de Equipamiento Menor: Se refiere a las actividades que se realizan para solicitar el equipamiento y/o servicios menores. POA: Programa Operativo anual. 7. INDICADORES NOMBRE FORMULA FRECUENCIA Porcentaje de Monto Ejercido del cumplimiento del Programa entre Monto Programa Anual de total del Programa Trimestral Adquisiciones multiplicado por NORMAS DE OPERACIÓN 8.1 La atención a las necesidades de adquisición de bienes y servicios para las unidades administrativas y la Dirección General se llevara a cabo de acuerdo a la suficiencia presupuestal del Colegio y las gestiones realizadas ante las Dependencias que proceda. 8.2 Las unidades administrativas presentarán las solicitudes de adquisición de bienes y servicios en el último mes de cada año, para que sean integradas en el Programa Anual de Adquisiciones del ejercicio fiscal subsecuente. 8.3 El área de presupuestos de la Dirección General, elabora anualmente el listado de partidas presupuestales autorizadas y notifica a las unidades administrativas para que se apeguen a los porcentajes mencionados en ese listado.

5 Páginas: 5 de El Programa Anual de Adquisiciones debe estar autorizado por el Subcoordinador de Administración y el Director General. 8.4 La solicitud de adquisiciones de bienes y servicios se realiza en el formato 30SGCE-PR14-FR01 Requisición de contratación de bienes y servicios, con la siguiente documentación anexa: 3 cotizaciones con proveedores debidamente registrados en COMPRAVER o presupuestos de la solución de la necesidad, especificando tiempo de ejecución de los trabajos, forma de pago y tiempo de sostenimiento de la propuesta. Documentación adicional que contribuya a la toma de decisiones (fotografías, diagramas o planos, etc.) 8.5 Todas las solicitudes de adquisiciones de bienes y servicios que no se encuentren en el listado de las partidas presupuestales autorizadas, deberán contar con el visto bueno del Subcoordinador Administrativo, además de la autorización de la Dirección General. 8.6 El responsable del procedimiento de la Dirección General dará el seguimiento al servicio que proporcionan los proveedores, mediante el Formato de Evaluación a proveedores 30-SGCE-PR14-FR Semestralmente el responsable de procedimiento de la Dirección General, solicitará a las unidades administrativas, la aplicación de la encuesta denominada Sondeo de opinión sobre los servicios de Cafetería, Limpieza y Vigilancia 30SGCE-PR14-FR04, y se dirigirá a un 20% de la población académica total. Los resultados servirán para mejorar los servicios de los proveedores de manera oportuna.

6 Páginas: 6 de 7 9. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Integración del Programa Anual de Adquisiciones No. Área Responsable Descripción de la Actividad 1 2 Subcoordinador Administrativo/ SA Jefe de Infraestructura y Adquisiciones / JIA Unidades Administrativas (UA) 3 SA/JIA 4 Director General (DG) Inicia Solicita a las unidades administrativas la propuesta anual de necesidades de bienes y servicios Recibe, atiende solicitud y remite al JIA propuesta anual de necesidades de bienes y servicios. Concentra solicitudes de las unidades administrativas, elabora y/o modifica el Programa Anual de Adquisiciones priorizando necesidades y en apego al POA mediante el Formato 30SGCE-PR14-FR02 y envía al Director General para la aprobación. Presenta a la H. Junta Directiva del Colegio Estatal el Programa Anual de Adquisiciones para la autorización. Autoriza? 4.1 No. Regresa a la actividad Si. Continúa. 5 SA/JIA 6 JIA Informa a la Secretaría de Finanzas y Planeación además de la Contraloría Interna de la Secretaría de Educación de Veracruz, el Programa Anual de Adquisiciones autorizado por la H. Junta Directiva. Realiza la adquisición de bienes y servicios en aplicación a los montos autorizados para licitaciones y/o adjudicaciones directas. Fin. Total de actividades 6.

7 Páginas: 7 de 7 Gestión y Contratación de Bienes y Servicios. No. Área Responsable Descripción de la Actividad 1 Unidades Envía al JIA el formato de Requisición de contratación de Administrativas (UA) bienes y servicios 30SGCE-PR14-FR01. 2 Jefe de Infraestructura y Adquisiciones (JIA) Si. Continúa 3 JIA 4 JIA Jefe de Proyecto de Planeación y Programación / JPPP Recibe y revisa la Requisición de contratación de bienes y servicios 30SGCE-PR14-FR01 con la documentación anexa. Cumple con los requisitos? No. Devuelve la solicitud a la UA informando la razón de la devolución. Regresa a la actividad 1. Cotiza precios en el mercado para determinar el presupuesto base y el tipo de modalidad de adquisición que por Ley deberá ser utilizada. Solicita al responsable de presupuestos de la Dirección General la disponibilidad presupuestal, a través de la requisición del formato de Asignación Presupuestal 30SGCE-PR09-FR01 Recibe formato de Asignación Presupuestal 30SGCE- PR09-FR01, atiende solicitud y verifica si existe disponibilidad presupuestal. Existe disponibilidad presupuestal? No. Informa al JIA la razón. Regresa a la actividad Si. Continúa con la actividad 6. 6 JIA 7 UA 8 UA Informa a las unidades administrativas los términos de la adquisición que se autoriza y lleva a cabo la adquisición del bien y/o servicio Recibe el bien o servicio y verifica que cumplan con los requisitos establecidos en la adquisición, recibe factura o remisión del proveedor Canaliza factura o remisión del proveedor al Jefe de Proyecto de Recursos Financieros para efectuar el pago

8 Páginas: 8 de 7 correspondiente al proveedor. Termina. Total de actividades FORMATOS Denominación del Formato Requisición de Contratación de Bienes y Servicios Programa Anual de Adquisiciones del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz Evaluación a Proveedores Sondeo de opinión sobre los servicios de Cafetería, Limpieza y Vigilancia Código 30SGCE-PR14-FR01 30SGCE-PR14-FR02 30SGCE-PR14-FR03 30SGCE-PR14-FR04