PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO. DOCUMENTÓ: VO. BO. APROBÓ: AUTORIZACIONES RUBRICA L.C.P. EDUARDO HERNÁNDEZ RAMÍREZ APOYO ADMINISTRATIVO RUBRICA L.C.P. ALMA ANGÉLICA ÁGUILA FLORES JEFE DE RECURSOS FINANCIEROS RUBRICA Q.F.B. LEONOR E. MONTEJANO MARTÍNEZ SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN E INNOVACIÓN AUTORIZÓ: RUBRICA DR. DANIEL OJEDA TORRES DIRECTOR DEL INSTITUTO JALISCIENSE DE SALUD MENTAL FECHA DE EMISIÓN: SEPTIEMBRE 2009 Sello NO./FECHA DE REVISIÓN: 001/ SEPTIEMBRE 2009 FECHA DE AUTORIZACIÓN 07 DE OCTUBRE DE 2009 El Presente procedimiento SI cumple con lo establecido en la Guía Técnica para Documentar Procedimientos. Sello COPIA NO.: Este documento es vigente y está actualizado porque responde a las necesidades actuales de la unidad, y no Responsable de la información: Instituto de Salud Mental Responsable de la Publicación: Depto. de Organización y Métodos Fecha de Publicación 21 enero 2016

2 Objetivo Garantizar la adecuada administración de los Recursos Financieros bajo los principios de planeación, organización, dirección y control vigentes y estipulados. Alcance Límites el procedimiento: Áreas que intervienen: Inicia cuando se le informa del calendario a la Dirección y termina cuando es aprobado el presupuesto. Secretaria de Finanzas, Dirección General de Planeación, Dirección de Programación y Evaluación, Dirección del Instituto, Subdirección Administrativa e Innovación, Recursos Financieros. Políticas 1. Los procedimientos documentados deberán sujetarse a las siguientes disposiciones y serán de observancia para todos los Centros de Responsabilidad y Contraloría Interna. Un procedimiento actualizado es aquel que está vigente y responde a las necesidades actuales de la Institución Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya; por lo tanto se sigue aplicando aunque las fechas de autorización no correspondan a los del mes y año en curso, ni los nombres de los directivos a los que ostentan el cargo en la actualidad. Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no responde a las necesidades actuales de la Institución y éste se encuentra en desuso o existe uno nuevo. 2. Es responsabilidad de la Subdirección de Administración e Innovación estar al pendiente de la programación anual de los anteproyectos y presupuesto del ejercicio siguiente 3. Es responsabilidad de la Subdirección de Administración e Innovación solicitar y compilar todos los proyectos de mejoras para el siguiente ejercicio. 4. Se debe reunir el comité de Insumos para la revisión y evaluación de los gastos presupuestados. Definiciones PPPE SAD Partida Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación. Sistema Administrativo y Distribución Nombre del clasificador por objeto del gasto 2

3 No. ACT RESPONSABLE 1. Secretaria de Finanzas. 2. Director Secretaria de Finanzas. POA Programa Operativo Anual DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Notifica por oficio a la Dirección del Instituto del calendario a iniciar las actividades para la PPPE del ejercicio fiscal para el año entrante, bajo los lineamientos de Aplicación de la Ley para los Organismos Desconcentrados y Descentralizados de la Administración Publica del Estado de Jalisco. Gira Instrucciones mediante oficio y entrega de calendario a la Subdirección de Administración e Innovación del Instituto para iniciar el proceso de PPPE conjuntamente con el Director General de Planeación. Contacta a la Dirección General de Planeación para coordinar las actividades del PPPE, bajo el calendario entregado por la secretaria de Finanzas. Entrega a la Subdirección Administrativa e Innovación del Instituto vía electrónica o magnética, los formatos Presupuestación y calendarización, Procesos y proyectos oficiales PPPE para hacer el vaciado de la Presupuestación de los recursos financieros bajo la política del techo presupuestal del ejercicio inmediato anterior, así como la distribución de programas de gobierno por aplicar en el próximo ejercicio fiscal Dirección de Programación y Evaluación. Recibe y llena de acuerdo a la Guía Metodológica para la integración del Programa Operativo Anual los Formatos entregados por la Secretaria de Finanzas según los lineamientos del Clasificador por Objeto del Gasto del Gobierno del Estado, compile la información en un documento denominado Anteproyecto de presupuesto (ver anexo 2) e imprímalo en dos tantos, fírmelos y recabe firma del director, entrega a la Dirección de Programación y Evaluación, recabando firma de recibido y archiva copia en carpeta del POA del año de presupuesto. Revisa el anteproyecto de presupuesto entregado por el e Innovación y otorga el dictamen correspondiente: Aprobado? Entonces Si No Otorga el visto bueno correspondiente para integrar el anteproyecto dentro del O.P.D. Servicios de Salud Jalisco como cabeza de sector, avisa telefónicamente que se aprobó el Anteproyecto de presupuesto, aplica actividad siguiente. Regresa el Anteproyecto a la Subdirección Administrativa para su adecuación según las observaciones señaladas, aplica actividad 5. 3

4 7. No. ACT RESPONSABLE e Innovación Dirección de Programación y Evaluación e Innovación Dirección de Programación y Evaluación Reciba notificación vía telefónica que es aprobado el Anteproyecto e emprime en 3 tantos el Anteproyecto de Presupuesto, firma dicho documento. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Entrega a la dirección y recabe firma del Director, entrega un tanto a la Dirección de Programación y Evaluación, y a la Secretaria de Finanzas, recaba sellos de recibido de la dirección de programación y evaluación y de la Secretaria de Finanzas en el tercer tanto del Ante proyecto, archiva el tercer tanto en la carpeta del POA del año de presupuesto. Solicita a la Subdirección Administrativa e Innovación la Distribución Presupuestal para gasto directo y gasto consolidado, con base al techo presupuestal del ejercicio actual. Llena el Formato de distribución presupuestal (POA) según el anteproyecto aprobado por la Dirección de Programación y Evaluación, bajo el clasificador por objeto del gasto, imprima en original y copia, firma y recabe firma del director, entrega original a la Dirección de Programación y Evaluación, solicita firma de recibido en la copia. Recibe la Distribución Presupuestal del Instituto en original y copia, firma de recibo en copia y entrega dicho documento a la subdirección de programación e Innovación y gira indicaciones para que se capture esa información en el programa SAD bajo coordinación de la dirección de Informática de la Dirección General de Planeación. Recibe la copia firmada de la distribución presupuestal y archiva, se coordina vía telefónica con la Dirección de Informática para la captura de la Distribución Presupuestal en el SAD. 13. Dirección de Informática. Asigna día para actualizar el programa SAD, solicita Unidad Central de proceso (CPU) del equipo de cómputo donde se actualizara el programa y candado de seguridad (clave), el cual será simultáneo con el cierre del ejercicio anterior. 14. Recibe de la Dirección General de Planeación en archivo electrónico la distribución presupuestal en programa SAD. 4

5 15. No. ACT 16. Apoyo Administrativo (Reembolsos). RESPONSABLE Abra el archivo electrónico con el candado de seguridad (clave) y captura la Distribución Presupuestal en dicho archivo, una vez capturado la distribución presupuestal notifica a la Subdirección Administrativo DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Reciba notificación de la captura de la distribución presupuestal y revisa la captura de la Distribución Presupuestal, envía electrónicamente al Departamento de Programación de la Dirección General de Planeación para que autorice la Distribución Presupuestal del Instituto. 17. Departamento de Programación. 18. Director. 19. Solicita por oficio a la Dirección del Instituto el POA para el ejercicio presupuestal del año próximo, sujetado al Anteproyecto de presupuesto que se entrego a la Dirección de Programación y Evaluación. Recibe Oficio con indicaciones sujetas al Anteproyecto autorizado y gira instrucciones a la Subdirección Administrativa e Innovación, para la evaluación del POA vigente y que sirva de sustento para la elaboración del próximo POA, entrega formato oficial para el llenado. Recibe indicaciones y convoca a reunión con las Coordinaciones y las Subdirecciones del instituto para la evaluación del POA vigente y la programación de metas para el próximo año, recaba e integra la información necesaria, elabora el POA (ver anexo 3) e imprima en dos tantos. 20. Firma el formato POA en los dos tantos y entrega a la Dirección, solicita firma del director en dichos formatos. 21. Director. Firma el formato POA en los dos tantos y regresa dicho formato al 22. Reciba los dos tantos del formato POA firmado, entrega original al Departamento de programación y recaba sello de recibido en copia del POA, y archiva en la carpeta del Presupuesto del año en curso la copia firmada y sellada. 5

6 23. No. ACT Departamento de Programación. RESPONSABLE Reciba y revisa original del formato POA entregado por el e Innovación y otorga el dictamen correspondiente: Aprobado? Entonces Si No Otorga el visto bueno Correspondiente e informa telefónicamente la aprobación correspondiente, aplica siguiente actividad. Regresa el POA a la Subdirección Administrativa e Innovación para su adecuación según las observaciones señaladas., aplica Actividad 18. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD 24. Secretaria de Finanzas. Informa por oficio a la Dirección del Instituto la asignación aprobada para el presupuesto del ejercicio siguiente. 25. Director. Gira indicaciones a la Subdirección Administrativa e Innovación para dar seguimiento a la resolución notificada por la secretaria de finanzas. 26. e Innovación Reciba oficio con las indicaciones, avisa el dictamen del presupuesto emitido a través de Secretaria de Finanzas: Presupuesto aceptado? Entonces Archiva oficio correspondiente en la carpeta del presupuesto en curso. Si Fin de procedimiento. Ajuste la Distribución Presupuestal al monto autorizado y envía al director del No Instituto aplica actividad 18. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Asesorado por: Lic. Laura Leticia Pérez Peralta. PERSONAL QUE COLABORÓ EN LA DOCUMENTACIÓN Lic. Guadalupe Rodríguez Díaz 6

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8 Documentos de Referencia Código Documento Ley para los Organismos Desconcentrados y Descentralizados de la Administración Publica del Estado de Jalisco. Lineamientos del Clasificador por Objeto del Gasto del Gobierno del Estado. Formatos Utilizados (Ver anexos) Código Anexo 01 Anexo 02 Anexo 03 Documento Diagrama de flujo. Programa Operativo Anual (POA). Requisición de compra y asignación presupuestal. 8

9 ANEXOS 9

10 Anexo 01: Diagrama de Flujo INICIO Notifica a la dirección/salme calendario. Gira instrucciones a la subdirección de admón. inicia proceso de PPPE. Contacta a subdirección de programación de la ssj. Entrega formatos oficiales a subdirección de admón. llena formatos de anteproyecto presupuestal y ajusta de ser necesario Revisa anteproyecto de salme y dictamine visto bueno Recibe distribución presupuestal de salme llena formatos distribución presup. recabe firma dirección/salme Solicita a la subdirección la distribución del gasto presupuestal Imprime en 03 tantos, fírmalo, recaba firma director y entregue Regresa el anteproyecto a la subdirección admva No Aprobado? Si Coordínate con la dirección de informática para captura de distribución presupuestal Asigna día para actualizar programa de SAD Recibe la distribución electrónica del SAD Captura la distribución presupuestal Revisa la captura de la distribución presupuestal, envía al departamento programación de la ssj para autorización. Solicita el POA para el ejercicio presupuestal Otorga visto bueno Si Aprobado? Revisa el POA de salme y otorgue dictamen Convoca a las coordinadoras y subdirecciones salme para evaluar el POA Gira instrucciones a la subdirección de admón. para evaluación del POA No Informa por oficio a la dirección de salme la asignación aprobada Regresa el POA a la subdirección admva No Ajusta la distribución presupuestal Gira instrucciones a la subdirección de admón. para su seguimiento Revisa el dictamen de presupuesto por la secretaria de finanzas presupues to aceptado? Si Archive oficio FIN 10

11 Anexo 02: Programa Operativo Anual (POA) 11

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15 Anexo 03: Requisición de compra y Asignación presupuestal. 15