INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE PUERTO VALLARTA

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1 PROCEDIMIENTO: Adquisición de Recursos Materiales CÓDIGO: GRE-P03-PRO-01 VERSIÓN: 3 PÁGINAS: 7 MACROPROCESO: Gestión de los Recursos PARTAMENTO RESPONSABLE: PROCESO: Administración de ÁREAS INVOLUCRADAS: Dirección General Subdirección Administrativa FECHA ELABORACIÓN: REVISIÓN NO. Día Mes Año FECHA Día Mes Año EMISIÓN: FECHA ÚLTIMA REVISIÓN: Día Mes Año Elaboró: Lic. Valentina Pachuca Pachuca Nombre Firma ÍNDICE Página Propósito 3 Alcance 3 Políticas 3 Frecuencia 3 Términos 3 Actividades 5 Registro y control 6 Referencias 6 Anexos 7

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3 Adquisición de recursos Materiales GRE-P03-PRO-01 22/20/ de 7 PROPÓSITO: Definir los pasos a seguir para llevar a cabo la adquisición de los recursos materiales o la Contratación de servicios, que se requieren en las distintas áreas del ITS de Puerto Vallarta. ALCANCE: Este procedimiento aplica a la adquisición de los recursos materiales y/o la Contratación de servicios independientemente del tipo de adquisición o servicio que se haya realizado en función del monto. POLÍTICAS: 1. Las adquisiciones de recursos materiales o la contratación de servicios que se realicen en el ITS de Puerto Vallarta deberán atender a las disposiciones que para tal efecto señala la LAEGEJ y su Reglamento, así como las Políticas, Bases y Lineamientos para la Contratación de Adquisiciones y Enajenaciones del ITS de Puerto Vallarta, a excepción de aquellas adquisiciones, de bienes o contratación de servicios que por sus características especiales sean consideradas una adjudicación directa. 2. Las adquisiciones de los recursos materiales o la contratación de Servicios deberán ser autorizadas por la Dirección General del ITS de Puerto Vallarta. 3. Las adquisiciones de recursos materiales o la contratación de servicios para su autorización deberán estar contempladas en el POA, o en su caso ser plenamente justificadas para su autorización por la Dirección General mediante la aplicación de recursos propios. 4. Toda adquisición de recursos materiales y contratación de servicios deberá atender las disposiciones que en materia ambiental se contemplan en el SGC y SGA. FRECUENCIA: Cada que se requiera realizar adquisiciones de materiales o contratación de servicios en el ITS de Puerto Vallarta. TÉRMINOS: ARCHIVO TEMPORAL: Son los documentos que respaldan la adquisición realizada tales como: Factura Original, así como la Requisición de Aplicación de Recursos, Pedido y Recepción.

4 Adquisición de recursos Materiales GRE-P03-PRO-01 22/20/ de 7 CFF. Código Fiscal de la Federación CLASIFICADOR POR OBJETO L GASTO. Es un listado que ordena e identifica en forma genérica a nivel de grupos agregados en capítulos, conceptos y partidas, la demanda Institucional de los Recursos Materiales, Humanos, Tecnológicos y Financieros provenientes tanto del Estado como de la Federación. Lo cual facilita la operación del presupuesto y precisa la composición de los Gastos necesarios para el cumplimiento de las actividades programadas, previstas en el presupuesto de egresos del ITS de Puerto Vallarta homologados a los criterios estatales. CONSUETUDINARIO. Aquello que por sus características es considerado como rutinario, tradicional, acostumbrado, etc. LAEGEJ. Ley de Adquisiciones y Enajenaciones del Gobierno del Estado de Jalisco LEGAJO. Manojo, atado o pliego de documentos. POA. Programa Operativo Anual RECURSOS MATERIALES CONSUMIBLES. Son los suministros de consumo normal y consuetudinario que utilizan los diferentes departamentos del ITS de Puerto Vallarta en el desarrollo de sus funciones. RECURSOS MATERIALES INVENTARIABLES. Son los bienes muebles propiedad del ITS de Puerto Vallarta, los activos fijos que se adquieran para el desempeño de las actividades de la Administración general del ITS de Puerto Vallarta, el apoyo de la operación y la realización de actividades normales. Bienes cuya vida útil es superior a un año y son susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia. Se encuentran contemplados en el manual de la Secretaria de Finanzas: Clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública, dentro del capítulo 5000 (cinco mil). SGC. Sistema de gestión de la calidad SGA. Sistema de gestión Ambiental

5 Adquisición de recursos Materiales GRE-P03-PRO-01 22/20/ de 7 ACTIVIDAS: No Responsable de la actividad Departamento Descripción de la actividad INTEGRAR ARCHIVO LA ADQUISICIÓN Y/O LA CONTRATACIÓN SERVICIOS. Integra archivo temporal de la documentación original que respalda la adquisición o la contratación de servicios realizado, en el legajo que se entregará a Recursos Financieros para el trámite del cheque correspondiente. Generando una copia para el consecutivo del departamento de Recursos Materiales, cuando se trate de licitación, concurso o invitación. REVISAR JUSTIFICACIÓN DOCUMENTAL LA ADQUISICIÓN. Revisa documentación que los requisitos legales de los documentos comprobatorios se cumplan, en función de lo establecido CFF y sus Reglamentos. DOCUMENTACIÓN CORRECTA Y COMPLETA? NO. Se rechaza la documentación presentada por el, regresando a la actividad 1. OTORGAR VISTO BUENO DOCUMENTACIÓN CORRECTA Y COMPLETA Y PREVISIÓN RECURSO FINANCIERO PARA PAGO OPORTUNO. una vez revisados los documentos da el visto bueno al Recursos Materiales y prevé que se tenga con oportunidad el recurso financiero que la operación respaldada requiere. DAR SEGUIMIENTO OPORTUNO L AVANCE LA ADQUISICIÓN. Tratándose de Concursos y Licitaciones dar seguimiento mediante el establecimiento de contacto con los proveedores para evaluar el grado de avance y tratar de tener los recursos materiales en el ITS de Puerto Vallarta en tiempo y forma., para las adquisiciones por Saldo Revolvente y por Invitación, el seguimiento se da en apego al pedido utilizando el formulario Pedido y Recepción GRE-PRC-03/F29. PREPARAR Y SOLICITAR EL PAGO CORRESPONDIENTE. Preparar y solicitar el pago de las Adquisiciones, cuando ha llegado la fecha del pago de las mismas, de sus anticipos o liquidaciones según sea el caso, a través del Formulario Solicitud de Elaboración de Cheque GRE-P03-PRO-01/F01. ELABORAR CHEQUE PARA SU PAGO. Elaborar cheque para el pago que se realizará una vez que se hayan recibido los recursos materiales en el ITS de Puerto Vallarta, y estos reúnan las características solicitadas. ESPERAR LA RECEPCIÒN LOS RECURSOS MATERIALES O LA PRESTACIÓN L SERVICIO CONTRATADO. Se espera la recepción de los recursos materiales utilizando el formulario Pedido y Recepción GRE-PRC-03/F29 o formulario Evaluación de Servicios Contratados GRE-PRC-03/F30 una vez cumplido el período de entrega de los mismos, o la prestación del servicio correspondiente.

6 Adquisición de recursos Materiales GRE-P03-PRO-01 22/20/ de 7 REGISTRO Y CONTROL: Formularios: Pedido y Recepción GRE-PRC-03/F29 Evaluación de Servicios Contratados GRE-PRC-03/F30 Solicitud de Elaboración de Cheque GRE-P03-PRO-01/F01 REFERENCIAS: Ley de Adquisiciones y Enajenaciones del Gobierno del Estado de Jalisco MGRE-EXT-07 Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Enajenaciones del Gobierno del Estado de Jalisco- MGRE- EXT-08. Clasificador por Objeto del Gasto - MGCI-EXT-03 Políticas, Bases y Lineamientos para la Contratación de Adquisiciones y Enajenación del ITS de Puerto Vallarta MGRE-INT-04 Prontuario Fiscal MGRE-INT-15

7 Adquisición de recursos Materiales GRE-P03-PRO-01 22/20/ de 7 ANEXOS: RECURSOS MATERIALES RECURSOS FINANCIEROS 1 Integrar archivo de la adquisición y/o de la contratación de servicios 2 Revisar justificación documental de la adquisición 3 Documentación correcta y Completa? NO SI 4 Otorgar Visto Bueno de documentación correcta y completa y previsión de recurso financiero para pago oportuno 5 Dar seguimiento oportuno del avance de la adquisicion 6 Preparar y solicitar el pago correspondiente 7 Elaborar cheque para su pago 8 Esperar la recepción de los o la Prestación del Servicio Contratado