REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS I er SEMESTRE Resolución de Rectoría N 140 de 2014

Transcripción

1 REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS I er SEMESTRE 2014 DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría Resolución de Rectoría N 140 de 2014

2 Procedimiento de Auditoría Interna PSE.05 Versión: 05 Plan de Auditoría 1 Sem_2014 Resolución de Rectoría N 140 de 2014

3 Mejoramiento Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría Preparación de Auditorías Ejecución Retroalimentación

4 Presentación del Plan de Auditoría al Rector Revisión y aprobación del Plan por el Rector

5 Planificación de las Actividades de la Auditoría por el Equipo Auditor Comunicación de la Reunión de Apertura a las UAA Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría a las UAA

6 Ejecución del Plan de Auditoría por el Equipo Auditor Evaluación de Hallazgos Elaboración del Informe de Auditoría

7 Entrega del informe preliminar de auditoría por la DCIEG Presentación de observaciones a los hallazgos (Jefe o Director de la Unidad 5 días hábiles). Evaluación y validación de los soportes por la DCIEG y entrega del informa definitivo de auditoría

8 Presentación del Plan de Mejoramiento (Jefe o Director de la Unidad) (10 días hábiles) Plan con ajustes de observaciones (5 días hábiles) Manejo y seguimiento del Plan de Mejoramiento (1 Año)

9 MISIONAL GESTIÓN Decanatura de la facultad de Ciencias. Dirección de Certificación y Gestión documental. TeleUIS. Sede Bucarica-Guatiguará. Escuela de Ing. Química Subdirección Acad. Ipred Escuela de Ing. Eléctrica Escuela de Ing. Mecánica Escuela de Geología Escuela de Idiomas Escuela de Medicina Dpto. de Patología Dpto. de Pediatría

10 FINANCIERO Secretaría General Subdirección Administrativa del IPRED Escuela de Artes Departamento de Salud Pública. Escuela de Ing. de Sistemas. Biblioteca SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA Vicerrectoría Administrativa División de Servicios de Información. Escuela de Ingeniería de Petróleos Escuela de Estudios Industriales Decanato de la Facultad de Ciencias Humanas Escuela de Ingeniería Civil.

11 SERVICIOS DE INFORMACIÓN MANTTO TECNOLÓGICO CONTRATACIÓN ACCIONES INMEDIATAS RECURSOS HUMANOS PLANTA FÍSICA DIVISIÓN FINANCIERA Se gestiona por parte de la unidad auditada y/o DCIEG ante los distintos procesos o UAA, los casos que requieren soluciones inmediatas o a corto plazo.

12 Verificación de Registros (Sistemas de información y archivo físico) Observación Directa Entrevistas al personal de interés Aplicación de encuestas a grupos de interés

13 Eje de Sistemas e Infraestructura Física y Tecnológica Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor Sistemas Lucy Carolina Forero Galán Auxiliar

14 1. Verificar y evaluar el grado de cumplimiento en la gestión de la infraestructura física y los recursos tecnológicos de apoyo, requeridos para el desarrollo de las actividades misionales de la Universidad en las unidades auditadas. 2. Evaluar (si aplica) el cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas seleccionadas de las unidades incluidas en el Plan de Auditoría. 3. Identificar y promover oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en las unidades. 4. Verificar el estado de programas y proyectos registrados en el Programa de Gestión y en el Banco de Proyectos de la Universidad, encaminados a fortalecer la infraestructura física y tecnológica en las unidades auditadas.

15 El alcance está definido para cubrir los siguientes componentes: 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra aleatoria) (Capacidad, Estado, Planes de Mantto.) Áreas de oficinas (Incluye mobiliario) Laboratorios Talleres Redes eléctrica y de datos. Administración y disponibilidad de recursos, oportunos y eficientes, para el soporte de la infraestructura de la unidad auditada. 2. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA (Capacidad, Estado, Planes de Mantto.) Equipos de laboratorio Sistemas y Equipos para el procesamiento de datos otros

16 El alcance está definido para cubrir los siguientes componentes: 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SYSO (Si aplica) Áreas administrativas Áreas académicas Laboratorios Talleres 4. PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN Estado y avance de los proyectos Sistemas de Información (Desarrollo Aplica sólo a la DSI)

17 INFRAESTRUCTURA FÍSICA Iluminación Ventilación Limpieza (Orden y Aseo) Mobiliario (Mesas, Sillas) Mesones de los laboratorios Gabinetes Cableado (Eléctrico y de Datos) Seguridad Física (protección de los equipos y acceso a las áreas)

18 INFRAESTRUCTURA FÍSICA Pisos Techos Muros Escaleras de acceso a las áreas Ventanas Ruido percibido en las áreas Olores en las áreas Grifería

19 Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 019/2005 y Res. 809/2005). Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos de Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SYSO). Sistema de Información Financiero UIS Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS. Plan de Gestión Institucional.

20 Vicerrectoría Administrativa División Servicios de Información Decanato Facultad de Ciencias Humanas Escuela de Estudios Industriales y Empresariales Escuela de Ingeniería de Petróleos Escuela de Ingeniería Civil

21 Vicerrectoría Administrativa REUNIÓN DE APERTURA 5 de Febrero FECHA DE AUDITORÍA 13 y 14 de Febrero

22 División de Servicios de Información REUNIÓN DE APERTURA 5 de Febrero FECHA DE AUDITORÍA 10 y 11 de Marzo

23 Decanato Facultad de Ciencias Humanas REUNIÓN DE APERTURA 5 de Febrero FECHA DE AUDITORÍA 2 y 3 de Abril

24 Escuela de Estudios Industriales y Empresariales REUNIÓN DE APERTURA 5 de Febrero FECHA AUDITORÍA 29 y 30 de Abril

25 Escuela de Ingeniería de Petróleos REUNIÓN DE APERTURA 5 de Febrero FECHA AUDITORÍA 27 y 28 de Mayo

26 Escuela de Ingeniería Civil REUNIÓN DE APERTURA 5 de Febrero FECHA AUDITORÍA 9 y 10 de Junio

27 AUDITORÍA INTERNA EJE PROCESOS MISIONALES Jaime Alfonso Moreno Capacho Profesional Equipo Auditor

28 Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales, desarrolladas en los programas de posgrado, pregrado y a distancia auditados, conforme a la normatividad aplicable. Evaluar el cumplimiento de las actividades de impacto académico desarrolladas por profesores, administrativos, tutores y estudiantes, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría. Determinar el estado actual de las actividades de Investigación y Extensión desarrolladas en los programas, en armonía con lo dispuesto a nivel Institucional en las Políticas de Investigación y Extensión, el Estatuto de Investigación y la normatividad aplicable. Evaluar el estado actual de los procesos de gestión de la calidad académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en las Unidades, de acuerdo con la normatividad aplicable.

29 FORMACIÓN PROGRAMAS ACADEMICOS Calidad Académica. Gestión de Programas Académicos Planes de formación de personal Implementación de tablas de retención documental DOCENTE Docentes o Tutores Planta - Actividad Docente - Comisiones (Est-Adm) - Tenencias - Periodo de prueba -Cumplimiento de actividades Docentes o Tutores Cátedra - Banco Elegibles - Cumplimiento de actividades ESTUDIANTES Proceso de selección en posgrado Becas de sostenimiento Grado de percepción y satisfacción

30 INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN INVESTIGACIÓN Actividades de Investigación desarrolladas en el programa. Grupos de Investigación. Utilización de los programas de apoyo de la VIE. EXTENSIÓN Portafolio de servicios. Programas y Proyectos. Educación continuada.

31 Reglamento del Profesor, A.S. 063 de Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de Requisitos y procedimientos para la gestión de proyectos de Extensión y Educación Continuada, A.S. 103 de Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003, A.S. 30 de 2004 y A.S 067 de Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de Plan de Desarrollo Institucional Políticas de Investigación, A.S. 047 de Políticas de Extensión, A.S. 006 de Estatuto de Investigación, A.S. 043 de Estatuto General, A.S. 166 de Reglamento general de posgrado, A.S. 075 de 2013 Ley 594 de 2000, ley general de archivo

32 Subdirección Académica IPRED 20-21de Febrero Departamento de Patologia 4-5 Junio Departamento de Pediatría Junio Escuela de Ingeniería Mecánica Marzo Escuela de Medicina 21y 22 Mayo Escuela de Ingeniería Electrónica -Eléctrica y Telecomunicaciones de Junio Escuela Geología 9-10 de Abril Escuela de Idiomas de Abril

33 Decanatura de Facultad de Ciencias Dirección de Certificación y Gestión Documental TELEUIS Sede Bucarica- Guatiguará Escuela de Ingeniería Química

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35 REUNIÓN DE APERTURA 25 de Marzo de 2014 AUDITORÍA 3 y 4 de Abril de 2014

36 REUNIÓN DE APERTURA 25 de Marzo de 2014 AUDITORÍA 24 y 25 de Abril de 2014

37 REUNIÓN DE APERTURA 25 de Marzo de 2014 AUDITORÍA 7 y 8 de Mayo de 2014

38 REUNIÓN DE APERTURA 25 de Marzo de 2014 AUDITORÍA 21 y 22 de Mayo de 2014

39 REUNIÓN DE APERTURA 25 de Marzo de 2014 AUDITORÍA 6 y 9 de Junio

40 Validar el estado de avance de los proyectos de la unidad registrados en el módulo del Programa de Gestión Identificar los programas y/o proyectos de gestión adicionales que adelanta la Unidad y no están registrados en el Programa de Gestión Verificar la formulación y estado de avance de los proyectos de la unidad, registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión para el año 2014.

41 Programa de Gestión 2014 Evaluación de actividades Evaluación de indicadores Nivel de cumplimiento Observaciones Avances a la fecha de auditoría Programa de Gestión 2015 Avances a la fecha de auditoría

42 Plan de Desarrollo Institucional Acuerdo Consejo Superior N 080 de 2007 Programa Anual de Gestión 2014 Acuerdo Consejo Superior N 077 de 2013 Sistema de Información Programa de Gestión Año PPI.02 Procedimiento para la programación presupuestal y de gestión GPI.01 Guía para la formulación del programa de gestión y presupuesto de las Unidades Académico-Administrativas

43 Documentos soporte Referentes del Proceso de Planificación 2014 Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N 015 de 2000 Prioridades 2014 Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, Subsistema 2. Control de Gestión, Componente 2.3 Comunicación Pública, elementos: Comunicación Organizacional, Comunicación informativa, Medios de Comunicación.

44 Gloria Patricia Porras Rojas Profesional Equipo Auditor Financiero Jolman Leandro Chavarro Martínez Auxiliar Administrativo

45 Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría. Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente. Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la Unidad auditada.

46 CONVENIOS Y/O CONTRATOS SUSCRITOS AUDITORÍA FINANCIERA CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES AUSTERIDAD EN EL GASTO PÚBLICO MOVIMIENTO PRESUPUESTAL Y DE EFECTIVO Presupuesto Ingresos Egresos GESTIÓN DE CARTERA Cuentas Por Cobrar Cartera Vencida Seguimiento Cartera Vencida

47 Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería) Procedimiento Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Menor a 50 SMLMV - PC0.01. Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero MFI.01. Manual Plan de Cuentas Presupuestales Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS MFI.04. Normatividad de Austeridad en el Gasto Público Sistema de Información Financiero UIS