COMITÉ DE ARCHIVO UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER ACTA No SO

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1 COMITÉ DE ARCHIVO UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER ACTA No SO FECHA: Bucaramanga, 18 de mayo de 2018 HORA: LUGAR: De las 07:00 horas a las 10:00 horas Sala alterna de Rectoría ASISTENTES: Dra. Sofía Pinzón Durán, Secretaria General, Presidenta del Comité Dr. Daniel Alfonso Sierra Bueno, Director de Planeación Dr. Cesar Augusto Quijano Quiroga, Asesor Jurídico lng. Francisco Javier Acevedo, Director de Control Interno y Evaluación de Gestión lng. Enrique Torres López, Jefe División de Servicios de Información Dra. lvonne Suárez Pinzón, Directora de Certificación y Gestión Documental, Secretaria del Comité INVITADOS: Dr. Hernán Porras Díaz, Rector Profesional Efraín Alberto Sanmiguel Acevedo, Jefe División Financiera Historiador Sergio Andrés Utrera Santander, contratista encargado de la formulación del Programa de Gestión Documental (PGD) y de la Política de Gestión Documental de la UIS José Fernando Enciso Quiñonez, funcionario de la Dirección de Certificación y Gestión Documental AUSENTES: Dr.Gerardo Latorre Bayona, Vicerrector Administrativo, encargado por el Rector de otras actividades urgentes. ORDEN DEL DÍA APROBADO 1. Verificación de quórum 2. Lectura y aprobación del acta anterior del Comité de Archivo de la UIS (Acta No. 49) 3. Puesta en marcha del programa operativo para la implementación del Programa de Gestión Documental (PGD) de la Universidad Industrial de Santander. s.,.

2 Acta No. 50 Comité de Archivo 2 DESARROLLO 1. Verificación de quórum La presidenta del comité da comienzo a la reunión al verificar que se cuenta con el quórum reglamentario para deliberar. 2. Lectura y aprobación del acta de Comité Interno de Archivo anterior (Acta No. 49) La secretaria leyó el Acta No. 49 de la reunión del 22 de febrero de 2018, la cual fue aprobada sin modificación. 3. Puesta en marcha del programa operativo para la implementación del Programa de Gestión Documental (PGD) de la Universidad Industrial de Santander. A partir del diagnóstico integral de Gestión Documental que fue presentado en la sesión del Consejo Académico, el Rector solicitó que se realizara esta reunión con el propósito de identificar las necesidades apremiantes relacionadas con el tema y determinar las acciones o medidas que se pueden adoptar para empezar a trabajar sobre dichas necesidades. Espacio físico para la transferencia documental de las UAA al Archivo Central: Teniendo en cuenta que por falta de espacio algunas Unidades Académico Administrativas de la Universidad no han podido continuar con la transferencia de sus archivos al Archivo Central de la UIS. El Señor Rector se compromete a gestionar un espacio en el edificio Laboratorio Pesados una vez la Escuela de Ingeniería Mecánica se traslade completamente a su nuevo edificio. Fondos Acumulados: En cuanto a la problemática de los fondos acumulados que existen en la Universidad, el Rector le solicita al jefe de la División Financiera, profesional Efraín Alberto Sanmiguel Acevedo que adelante las gestiones tendientes a apropiar recursos que permitan la vinculación de 20 auxiliares estudiantiles, preferiblemente estudiantes del programa de Historia y Archivística con dedicación de medio tiempo y la contratación de cuatro profesionales de reciente graduación de dicho programa académico que coordinen los grupos de trabajo que se formen para la organización de los fondos acumulados; dicho personal estará a cargo de la Dirección de Certificación y Gestión Documental. Previo al inicio de este trabajo la Dirección de Certificación y Gestión Documental identificará y priorizará los fondos acumulados que requieran con mayor urgencia dicho trabajo.~

3 Acta No. 50 Comité de Archivo 3 Plan de Capacitación: La Dirección de Certificación y Gestión Documental y la Secretaría General propondrán un plan de capacitación y sensibilización dirigido a los funcionarios (as) UIS para evitar la formación de fondos acumulados y promover la correcta gestión y organización de los archivos de cada Unidad Académico Administrativa. Dichas unidades en conjunto con la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión coordinarán las respectivas auditorías que pretenden dar seguimiento al correcto manejo de los archivos en la UIS, contratando un profesional que apoye la labor de auditorías y el plan de capacitación. Para que el plan de capacitación y sensibilización se prolongue en el tiempo, y que arroje los resultados esperados, se coordinará con la oficina de Planeación su inclusión en el Plan de Gestión Institucional Anual. Inventario de Activos: Respecto de la necesidad de agilizar el proceso de diligenciar el Formato Único de Inventario Documental de la UIS y contrastarlo con los procesos de archivo, digitalización y microfilmación adelantados, se acordó con fa División Financiera adelantar las gestiones tendientes a apropiar recursos que permitan la vinculación de 20 auxiliares estudiantiles de medio tiempo para esta actividad; con la División de Servicios de Información y la División de Contratación coordinar la adquisición de cinco (5) equipos de cómputo que serán asignados a la Dirección de Certificación y Gestión Documental. Uso de AZ para archivo de documentos: Dado que en algunas oficinas de la UIS se siguen utilizando las pastas AZ como unidades de almacenamiento de documentos, y teniendo en cuenta que el Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación prohibió su uso para la organización de archivos públicos; se vio la necesidad de emitir una circular, en la cual se invite y motive a los funcionarios para cumplir la citada normatividad. Personal para manejo del nuevo Escáner: Para proceder al correcto funcionamiento del proceso de conversión de formato microfilm a formato digital utilizando el escáner adquirido, se aprobó la contratación de una persona de tiempo completo. Personal contratado en la Dirección de Certificación y Gestión Documental: En relación a la falta de personal se analizará con la Secretaria General el personal que se requiere con más urgencia. Una vez analizadas las prioritarias no cubiertas con el personal existente se presentará al Rector una propuesta para atender dichas necesidades. No se realizan más intervenciones. Se cierra la sesión del Comité de Archivo de la UIS. )2,1,, ~., Jyúl._; SOFÍA PINZÓN DURÁN Presidenta ~ C' '\ ~. ~ ~ "->-...,._e_ ~ ~ ~ IVONNE SUÁREZ PINZÓN '-J Secretaria 1

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