INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia 2016

Transcripción

1 INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia 2016 Gestión Documental V I G I L A D A M I N E D U C A C I Ó N

2 INTRODUCCION

3 DESARROLLO 1. Implementación de políticas para el manejo de la información institucional: 1.1. Procedimientos: 2. Fortalecimiento del Sistema de Administración de Documentos Institucionales: 2.1. Propuesta de una alternativa de software para el manejo de la documentación institucional de forma electrónica: 2.2: Propuesta de aplicación para el Inventario Documental:

4 2.3. Propuesta de alternativa de software para el manejo de comunicaciones oficiales: Instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental: Plan Institucional de Archivos PINAR: Se estudió la construcción del Plan Institucional de Archivos Pinar. Está pendiente su aprobación por parte del Comité Interno de Archivos Inventario Documental: Se actualizó el Inventario Documental de la documentación que se encuentra en el Archivo Central a vigencia Tablas de Control de Acceso: Se estableció la elaboración y aplicación de este instrumento, como una medida de control del riesgo de pérdida de la información. Sin embargo se indagó con el Archivo General de la Nación y aún no se ha generado material acerca de su construcción, por tanto, se extendió su elaboración hasta el año 2017.

5 Tablas de Valoración Documental: Se diseñaron las Tablas de Valoración Documental de las modificaciones de las estructuras anteriores, con la finalidad de tener control sobre los fondos acumulados a los cuales no se les ha aplicado Tabla de Retención Documental. 3. Servicios: 3.1. Fotocopiado: Se sigue prestando el servicio de fotocopiado en la Institución, de acuerdo con el reglamento establecido para ello Digitalización: Se presta el servicio de digitalización de documentos y se sigue digitalizando la información actual. Se tiene programado para el año 2017, empezar con un proyecto para digitalizar la información institucional de años anteriores Préstamo de Documentos: Se modificó el procedimiento de préstamo de documentos y ahora la solicitud se realiza con un trámite virtual mediante un formulario electrónico en la página web institucional. 4. Procedimientos de Gestión Documental: 4.1 Planeación Documental: Durante el 2016 se diseñaron las Tablas de Valoración Documental, en cumplimiento de la normatividad establecida para ello. Se encuentran aprobadas por el Comité Interno de Archivos y se estableció su presentación ante Consejo Distrital de Archivos para vigencia Gestión y Trámite: Durante el año 2016 se recibieron las siguientes comunicaciones, dando cumplimiento a lo descrito en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación. Este proceso se lleva a cabo bajo los preceptos del procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-04 Recepción de documentos. Recepción de Documentos:

6 Distribución de documentos: Esta actividad se lleva a cabo para garantizar que los documentos lleguen a su destino final. Esta actividad se realiza por medio electrónico, digitalizando las comunicaciones oficiales recibidas e internas y distribuyéndolas por correo electrónico a su correspondiente destinatario. Sólo en el caso que el destino lo solicite se entregará el documento original. Este proceso se lleva a cabo bajo los preceptos del procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-05 Despacho de documentos Organización de documentos: Se modificó el procedimiento para la organización de documentos en los archivos de gestión y central y se creó el procedimiento de Transferencia documental, así como también el instructivo de preparación de los documentos para transferencia documental Transferencia Documental: Se creó el procedimiento de Transferencia Documental, el cual fue socializado debidamente a los funcionarios y contratistas de la Institución. Además de ello, se dio a conocer el Programa Anual de Transferencias Documentales, el cual se aplicará en la vigencia 2017.

7 4.5. Disposición de documentos: Durante el año 2016, se inició la implementación de las Tablas de Retención Documental, para la aplicación de los procedimientos y tiempos descritos en este instrumento, de tal forma que se cumplan los tiempos valorados en la TRD de cada dependencia Valoración Documental: Con la finalidad de cumplir con este procedimiento, se actualizaron las Tablas de Retención Documental con la nueva estructura orgánico-funcional y se diseñaron las Tablas de Valoración Documental de las estructuras anteriores. Con la elaboración de estos instrumentos se pretende tener control total de la documentación de la Institución.

8 CONCLUSIONES

9 BIBLIOGRAFÍA Archivo General de la Nación. (2001). Archivo General de la Nación. Recuperado el 04 de 02 de 2015, de Archivo General de la Nación: Archivo General de la Nación. (2015). Decreto 1080 de 2015: Glosario de Términos. Recuperado el 02 de 03 de 2017, de Archivo General de la Nación. (2014). Decreto 1712 de 2014: Glosario de Términos. Recuperado el 04 de 02 de 2015, de Archivo General de la Nación. (2012). Decreto 2609 de 2012: Glosario de Términos. Recuperado el 05 de 02 de 2015, de Archivo General de la Nación. (2000). Acuerdo 049 de 2000: Glosario de Términos. Recuperado el 04 de 02 de 2015, de Archivo General de la Nación. (2014). Acuerdo 002 de 2014: Glosario de Términos. Recuperado el 05 de 02 de 2015, de