5ª Reunión de Archivos del Gobierno

Transcripción

1 5ª Reunión de Archivos del Gobierno Federal Visión Integral de los Archivos en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

2 Estrategias

3 Criterios Criterios de operación y definición de formatos para estandarizar el ciclo de producción y control de los documentos emitidos en la SHCP.

4 Criterios Control de gestión Establecimiento de la ventanilla única para la recepción y distribución de documentos. Implementación del sistema de control de gestión electrónico.

5 Criterios Control de gestión

6 Criterios Control de gestión Logros Metas A la fecha el sistema se encuentra en operación en 22 Unidades Administrativas de la SHCP. Contar con un sistema institucional que operé mediante la adopción de firma electrónica.

7 Criterios Archivos de trámite Se estableció un programa para la organización y entrega de los expedientes a los archivos de trámite de cada unidad administrativa.

8 Criterios Archivos de trámite Definición de expedientes Definición de los expedientes modelo de acuerdo a los procesos sustantivos. Contenido de los expedientes, Áreas que intervienen, Tiempos de guarda en el archivo de trámite y de concentración.

9 Criterios Archivos de trámite Definición de responsabilidades Definición de responsables de integración de expedientes por cada proceso sustantivo. Volumen de expedientes anuales por proceso sustantivo. Espacios para el bunker, así como de recursos humanos y materiales. El seguimiento se realizó a través de la intranet donde se registró el avance en la integración de expedientes.

10 Criterios Archivos de trámite Definición de responsabilidades

11 Criterios Archivos de trámite Integración de expedientes Organización de las unidades documentales de acuerdo al índice establecido (carátula del expediente) Depuración Clasificación

12 Criterios Archivos de trámite Transferencia de expedientes Los expedientes entregados al archivo de trámite deben contar con su carátula de contenido y debidamente relacionado en el inventario de transferencia.

13 Criterios Archivos de trámite Logros Metas Los expedientes se integran de acuerdo a un índice validado por los responsables de los procesos sustantivos de la unidad administrativa. Conformar expedientes únicos por proceso a nivel de papel y electrónicos con acceso controlado.

14 Criterios Archivo de concentración La transferencia de los expedientes se realiza de acuerdo a los formatos establecidos y el trámite se efectúa a través del responsable del archivo de trámite de cada unidad administrativa. Los expedientes al relacionarse por serie documental y de acuerdo al catálogo de disposición documental, facilitan el proceso de recepción, control, conservación y destino final.

15 Criterios Archivo de concentración Logros Han disminuido las solicitudes de guarda de documentos que no se consideran de archivo. Metas Promover la baja documental de expedientes generados con anterioridad a las disposiciones vigentes en materia de organización de archivos.

16 Capacitación Se elaboraron cursos para la administración de archivos y el uso de los formatos establecidos para el control de los documentos durante su ciclo vital. Se capacitó al responsable de archivo de trámite y al personal de enlace dentro de cada unidad administrativa.

17 Infraestructura

18 Infraestructura Archivos de trámite Dentro del concepto archivo de trámite se diseñaron espacios funcionales de acuerdo a las necesidades de cada unidad administrativa. Ventanilla única para la recepción y despacho de documentos. Área de guarda. Área de consulta de expedientes. Área de digitalización e integración de expedientes.

19 Infraestructura Archivos de trámite

20 Infraestructura Equipamiento En apego a los LEASMADGAPF 1, en 2007 se consolido y contrató el servicio integral para la administración y reproducción de documentos, que considera la prestación de los servicios de impresión en red, fotocopiado y escaneo. 1 Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal

21 Infraestructura Equipamiento La contratación consolidada permitió obtener precios bajos por servicio. Servicio Costo Impresión $ Fotocopiado $ Escaneo Sin costo Los archivos de trámite se vieron beneficiados al contar con equipamiento para la digitalización de documentos.

22 Infraestructura Soluciones tecnológicas Se contrató el servicio de administración y almacenamiento de documentos que cuenta con las siguientes características: 1.Integración de documentos digitalizados en una estructura de expediente-documento. 2.Niveles de seguridad que permiten acceso a la información por área, tipo de expediente o documento. 3.Capacitad para incorporar archivos de ofimática (Word, Excel, PowerPoint) o de formato PDF. 4.Búsqueda de expedientes y documentos por campos llave (metadatos) o por contenido de los archivos electrónicos.

23 Infraestructura Soluciones tecnológicas

24 Infraestructura Soluciones tecnológicas

25 Visión Integral: Proyecto eom En la SHCP esta desarrollando un sistema integral para el nuevo Modelo de Gestión de la Oficialía Mayor, fundamentado en cuatro ejes rectores: Descentralización. Autoservicio. Automatización. Tercerización.

26 Visión Integral: Proyecto eom Buscando que el sistema se ajuste a la dinámica de la Administración Pública Federal, en el aspecto técnico el sistema cuenta con las siguiente características tecnológicas: Reusabilidad. Fácil mantenimiento y extensión funcional. Escalabilidad. Portabilidad. Modularidad. Confiabilidad. Seguridad. Estándares institucionales.

27 Visión Integral: Proyecto eom

28 Visión Integral: Proyecto eom Meta: Implantar el sistema en las unidades administrativas de la Oficialía Mayor. Replicar el modelo de gestión en el resto de la SJHCP.

29 5ª Reunión de Archivos del Gobierno Federal Visión Integral de los Archivos en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Gracias.