PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO PIDA SEDECO 2013

Transcripción

1 1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO PIDA SEDECO 2013

2 2 CONTENIDO. I. Presentación II. Marco Jurídico III. Objetivos Generales IV. Proyectos

3 3 I.- Presentación De conformidad con los artículos 41,42, y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y al numeral , de la Circular Uno 2012, emitida por la Oficialía Mayor, se presenta el PIDA 2013de la antes (COABASTO). Esta Dependencia fue creada como un Organismo Descentralizado de la Administración Publica del Distrito Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propio, mediante Decreto del Gobierno del Distrito Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación, el día 30 de diciembre de 1994; estableciendo dentro de sus objetivos, promover el financiamiento de los proyectos productivos, la capacitación y el asesoramiento empresarial, la regulación de las actividades productivas y comerciales en los sectores agropecuarios, industrial, comercial y de servicios, la atracción de la inversión y el impulso a la portación. En el mismo decreto se señala que el Patrimonio de la lo conforman entre otros, los bienes muebles e inmuebles y los documentos y pedientes de su archivo. Por lo anterior y de acuerdo a la Ley de Archivos del D.F, promulgada el 02 de octubre del Surge la necesidad de contar con un Órgano Colegiado de decisión denominado (COTECIAD) de la Secretaria de Desarrollo Económico; integrado por los responsables de los archivos de gestión de las diversas áreas que conforman esta Secretaria, con el propósito de regular todos los asuntos relativos a los documentos, así como su valor y determinar las vigencias y transferencias de archivos que se conserven en las unidades administrativas de esta Dependencia, con el fin de coadyuvar al logro de las metas y objetivos institucionales. Dentro de este marco se hace necesario implementar un Programa que nos lleve a un mejor manejo de los documentos que se generan en esta Dependencia, así como dar la capacitación necesaria al personal que está en contacto con los documento y tienen a su cargo la preservación de los mismos.

4 4 II.- Marco Jurídico Administrativo Constitución Política de los Estados Unidos Micanos (Arts. 44 y 122). Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (Art. 115). Ley de Archivos del Distrito Federal (Arts. 41,42 y 43). Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público (Arts. 7, 9 fracción IV, 16 fracción IX, 17, 55 y 57). Ley Federal de Responsabilidad de los Servidores Públicos (Art. 47 fracción IV y segundo transitorio). Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Arts. 4 fracción IV, 12, 13, 23 al 28 y 51 al 56). Ley de Procedimientos Administrativos del Distrito Federal (Art. 44). Código Penal del Distrito Federal (Art. 259 fracción III). Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal. Lineamiento que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública del Distrito Federal. Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de Administración de Recursos (numeral ).

5 5 III.- Objetivos Generales. Cumplir con el calendario de sesiones del COTECIAD SDECO, Implementar procedimientos que garanticen la correcta clasificación de los archivos. Estandarización de los procedimientos de control archivístico y de su clasificación. Capacitar y profesionalizar a los responsables de las actividades archivísticas de concentración y a quienes manejan los archivos de trámite de las áreas. Fomentar la cultura de la administración, uso, clasificación y conservación de los documentos. Implementación de medidas de seguridad y limpieza de los espacios del archivo de concentración.

6 6 IV.- Proyectos y Acciones. a).- Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de la normatividad técnica interna. 1. Llevar a cabo las sesiones del COTECIAD SDECO, de acuerdo al calendario que se establezca. 2. Elaboración del Manual Específico de Operación Archivística de la Secretaría de Desarrollo Económico. 3. Desarrollar conforme a la técnica de la descripción documental y a la norma, los instrumentos de control y/o consulta necesarios para el adecuado funcionamiento de las diversas áreas del archivo en la SEDECO. 4. Estandarizar las caratulas de los pedientes de acuerdo a lo establecido en la circular uno b).- Proyectos de capacitación y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivísticas. 1. Diseño de la temática e implantación de un curso integral sobre archivística dirigido al personal involucrado en el control y manejo de documentos en las diversas áreas que integran la SEDECO, (básicamente personal secretarial y/o que maneja documentos de tramite). 2. Solicitar capacitación terna en el tema de manejo de documentos y archivos a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor, al Instituto de Acceso a la Información pública del D.F., así como al Archivo Histórico del Distrito Federal, para la capacitación del personal que maneja documentación y del archivo de concentración de esta Dependencia.

7 7 c).- Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución. 1. Diagnóstico y elaboración del proyecto para la de la adquisición de mobiliario y equipo diverso como aspiradoras, archiveros, cajas de cartón archivadoras, estantería, racks, guantes, cubre bocas, cofias, batas, aspiradoras, entre otros, que se determine necesario para el Archivo de Concentración, los cuáles serán parte del proyecto global de adquisiciones, esto como una acción a mediano plazo. d).- El desarrollo de estudios e investigación para la incorporación ordenada de tecnologías de la información en el campo de los archivos. 1. A mediano plazo, la adquisición de software, que permita la automatización de todas las actividades de manejo archivístico de documentos, que se instrumentan en las áreas de la SEDECO y en el Archivo de Concentración, generando una buena administración y control de los mismos, así como la digitalización de los documentos que se custodian, en cumplimiento a los artículos 12 y 13 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y artículos 20 y 21 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del D,F; respectivamente, y el numeral y de la Circular Uno 2012, emitida por la Oficialía Mayor. e).- Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia. Se emprenderán diversas acciones de difusión y/o divulgación archivística, entre las que están proyectadas: a) La elaboración y distribución de trípticos informativos, acerca de los servicios y actividades que brinda el Archivo en sus diversas modalidades (Archivo de Trámite o Gestión Administrativa, Archivo de Concentración y Archivo Histórico). b) Elaboración y distribución de un tríptico, que donde se de a conocer las diferentes etapas de un documento desde su generación hasta su baja documental. c) De la misma forma, se dará a conocer las funciones de la Oficina de Información Pública, sobre que es el COTECIAD SDECO y las diferentes Leyes en esta Materia, entre el personal de la SEDECO y público usuario a esta Dependencia.

8 8 f).- Proyectos para conservación y preservación de la información archivística 1. Formulación de los requerimientos técnicos para la conservación y preservación permanente del material documental en resguardo del Archivo de Concentración, como son: ventilación y humedad controladas, acceso controlado, carga de tintores vigente, fumigación de las áreas del archivo, limpieza diaria de los mismos, plan de emergencias para caso de siniestro, controles para evitar la reproducción indiscriminada de los documentos, emisión de disposiciones que regulen la consulta y manipulación de los mismos. g).- Estudios y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgos o catástrofes. 1. Integrar las medidas de emergencia y requerimientos tendientes a prevenir situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes en las áreas que conforman el Archivo de Concentración tales como: ubicación estratégica de tintores, señalización de las rutas de evacuación, colocación de luces de emergencia, revisión y mantenimiento constante de instalaciones eléctricas, delimitación y señalización de las áreas de transito de personal y capacitación del personal del Archivo de Concentración en el manejo de situaciones de riesgo y peligrosas, en coordinación con el personal de Protección Civil. Elaboró Revisó Autorizó Mario Alberto Solís Hernández J.U.D. de Soporte Técnico Vocal del COTECIAD Gustavo Jiménez Pérez Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales Secretario Técnico del COTECIAD Ing. Edgar Rosas Chávez Director de Administración Presidente del COTECIAD