Calendario institucional para la organización de archivos 2015

Transcripción

1 Calendario institucional para la organización de archivos Estudios Churubusco Azteca, S.A Gerencia de recursos materiales, servicios generales y obra pública Coordinación de archivos Octubre de Tel. (55)

2 TABLA DE CONTENIDO 1. Presentación Objetivo General Módulo I: Comité de Información, Área coordinadora de archivos y Normatividad e instrumentos Técnicos Módulo 2: Archivo de trámite Módulo 3: Archivo de concentración Módulo 4: Archivo histórico.. 8 Pág. Tel. (55)

3 1. Presentación Estudios Churubusco Azteca, S.A. es una institución que brinda apoyo en la producción, postproducción, distribución y comercialización de películas cinematográficas, cortometrajes, videos, spots y audiovisuales. Prestador los servicios de renta de foros y camerinos; laboratorio fotoquímico para el revelado, preparación y elaboración de las películas; equipo para el registro y reproducción de sonido y digital. Echasa, a través de su Coordinación de archivos, presenta su Calendario institucional para la organización de archivos, del que se hace referencia en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del 2004, en el séptimo transitorio. El presente calendario institucional se basa en la Propuesta de guía para elaborar el calendario institucional e informe de avance para la organización de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal publicada por el Archivo General de la Nación en Considera a todas las áreas de la institución e indica los avances y fechas programados para el cumplimiento de los puntos señalados. 2. Objetivo general Dar cumplimiento al séptimo transitorio a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración Pública Federal (DOF 20/02/04) A más tardar en noviembre de 2004, las dependencias y entidades deberán contar con un calendario institucional en el que se establezcan fechas para la organización total de sus archivos, a como un informe de la situación que guarda el cumplimiento de los presentes Lineamientos. Lo anterior, deberá publicarse en los sitios de Internet de cada dependencia o entidad. Tel. (55)

4 Módulo I: Comité de información, área coordinadora de archivos y normatividad e instrumentos técnicos Comité de Información Área coordinadora de archivos Normatividad e instrumentos técnicos cinco Registro de coordinadores de archivos Establecimiento de criterios específicos para procedimientos y organización de archivos Establecimiento de un programa de capacitación y asesoría archivística Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos Elaboración del Cuadro de clasificación de archivos Elaboración del Catálogo de disposición documental Indicar con Sí o No según corresponda Señalar el mes del año en que se realizó o se programa realizar esta acción Indicar el número de servidores públicos que se ha capacitado y los que se programa capacitar Describir brevemente las aplicaciones que se van a desarrollar en cada año Indicar con Sí o No si se efectuó su elaboración Indicar con Sí o No si se llevó a cabo su elaboración Proceso de sistematización del formato de vale de préstamo de expedientes Diseño de formatos para inventarios de archivos Diseño e integración de la Guía simple de archivos. Indicar Sí o No en cuanto a la realización el diseño de formatos avance 100% Tel. (55)

5 Módulo 2: Archivo de trámite Archivos de trámite cinco Designación del responsable(s) del archivo de trámite Incorporación de procedimientos de archivo de trámite en manual de procedimientos Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas Elaboración de Inventario documental Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico en que ha sido designado el responsable Indicar el mes del año en que se llevará a cabo en que se implementará Indicar el porcentaje en que se programa efectuar Indicar el porcentaje en que se programa llevar a cabo en que se ha implementado en que se ha implementado 90% Marzo 30% 30% 50% 30% 50% 30% 80% 5% Tel. (55)

6 Módulo 3: Archivo de concentración Archivo de concentración cinco Establecimiento de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes Establecimiento de sistemas para el control del préstamo de expedientes Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el acervo de concentración Promoción y dictamen de disposición documental Rescate y transferencias documentales al archivo histórico Organización de archivos que están en custodia Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia Instrumentación de mecanismos automatizados para el control de archivos de concentración Señalar el mes del año en que se realizó o se programa realizar esta acción en que se implementará Señalar el porcentaje por año en que se realizará Anotar el número de procesos efectuados por año Anotar el número de procesos efectuados por año marzo Anotar en número de archivos organizados 2 Anotar el número de archivos descritos 50% Indicar cuándo se lleva a cabo 50% 50% 100 % 50% 50% 100 % 3 mayo Tel. (55)

7 Módulo 3: Archivo de concentración Archivos de concentración cinco Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) Indicar el porcentaje por año en que se implementará 50% Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico Señalar en qué año se realizará 30% 100 % Tel. (55)

8 Módulo 4: Archivo histórico Archivo histórico cinco Recepción de archivos con valor histórico Organización de archivos históricos Elaboración de instrumentos de consulta Establecimiento de sistema para el servicio de consulta del acervo documental Establecimiento de programas de conservación Establecimiento de programas de difusión Señalar los metros lineales recibidos Señalar los porcentajes en que se realizará esta acción Señalar los porcentajes en que se realizará esta acción Señalar en qué año se programa llevar a cabo Señalar en qué año(s) se programa Señalar en qué año se programa Los expedientes históricos se transfieren al AGN 60% 60% No aplica No aplica No aplica Recepción de archivos con valor histórico Señalar los metros lineales recibidos No aplica Nota: Actualmente Estudios Churubusco Azteca, S.A. no cuenta con archivo histórico por lo que son pocas las actividades destinadas en el módulo 4, archivos históricos. Tel. (55)

9 Coordinador de Archivos Lic. Alejandro Hernández Pineda, encargado de la Gerencia de recursos materiales y servicios generales, en representación del coordinador de archivos El Comité de Información Lic. Claudia Xóchitl Nájera Prieto, Directora de Administración y Finanzas Y Presidenta del Comité de Información Lic. Carmen Lorena Torres Orozco, Titular del Órgano Interno de Control Ana Rosario Barón López, Titular de Unidad de Enlace y Programas Institucionales y Secretaria Técnica del Comité de Información Tel. (55)