Esquema de Transformación de Archivos

Transcripción

1 Esquema de Transformación de Archivos Marzo

2 Modelo de Transformación (Archivos) CLIENTES Misión Visión Instrumentos de Control y Consulta A. Trámite A. Concentración A. Histórico SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS CALIDAD CRITERIOS ESPECIFICOS DE ARCHIVO RECURSOS HUMANOS Y TECNOLOGIA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS LEY DE TRANSPARENCIA Y LINEAMIENTOS GENERALES 2

3 Diagnostico Esquema anterior Archivos en Oficinas Archivo General Institucional Organización según criterio del área responsable Establecimiento de tiempos de conservación según normatividad Falta de instrumentos de consulta y control archivístico Depuraciones anuales no obligatorias Archivo por fólder y no por asunto Administración de documentación semiactiva Resguardo de archivo activo de áreas de alto volumen Guarda y custodia por cajas no por expedientes Falta de instrumentos de consulta y control archivístico Ausencia de Calendario de Caducidades Otorgamiento de servicios con acuerdos de niveles Coordinación del Archivo por personal externo Certificación de este proceso Archivo Histórico Documentación no clasificada ni descrita Falta de instrumentos de control y consulta específicos Espacios inapropiados y/o indefinidos No constituido formalmente 3

4 Modelo de Transformación (Legislación) 1 Designación IFAI LFTAIPG 8 Actualización SIARCH 2 Red de enlaces AGN SHCP LGOCA 7 Medios de Respaldo Calidad SIA Misión 3 ICCA Informe de Gestión Criterios Especificos Transparencia 6 Depuración 5 Transferencias Primarias Visión 4 IGE Autoevaluación Actas de Entrega Rendición de Cuentas 4

5 Procesos Rediseño. Tecnología. Personal. Estándares. Calidad. Certificación. 5

6 Procesos Procesos Orientados al cumplimiento Rediseñados e implementados Integral Tecnología Automatización de los archivos Interconexicón a través de Enlace Digital Personal Organización: Basada en procesos Capacitación Personal especializado en la materia 6

7 Procesos Estándares. Alineados al Indice de Expedientes Reservados Uniformidad en identificación Uniformidad en informes institucionales Transparencia Procesos de consulta información vía SISI Informes Institucionales Programa de rendición de cuentas Calidad. Niveles de servicio Enfocada al usuario Certificación. Proceso certificado bajo la norma ISO 9001:2000 7

8 Sistema Integral de Archivos Procesos de Calidad (nuevo alcance) L e y d e T r a n s p a r e n c i a N o r m a s A r c h i v í s t i c a s Convencional Alto Volúmen Clasificados Red de enlaces Archivos de Trámite Proceso de Calidad (actual) Archivo de Concentración Sistema Integral de Archivos (SIARCH) Instrumentos de consulta y control archivístico Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventario General y Guía Simple Coordinación General de Archivos Archivo Histórico 8

9 Alcance de Sistema Automatizado U N I D A D E S A D M I N I S T R A T Matriz Estatales Normas Internacionales ISAD (G) ISSAR (CPF) SISTEMA (SIARCH) Normatividad LFTAIPG Instrumentos de Control y Consulta Altas Consultas CGCA CADIDO IGE Gestión de Documentos Control de expedientes públicos y reservados Préstamos I LGOCA V A Internac. Transferencias y Bajas Primarias Secundarias Destrucción S 9

10 Modelo Estratégico Oficialia de Partes Centro de Respaldo y Soporte Archivo de Trámite Ar chivo de Concentración Archivo Hist órico Microfilmación Alt o volúmen Ar chivo Activo Ar chivo Semiactivo Interno Oficialía de Partes Digitalización Convencional Archivo Clasificado Archivo Clasificado Valoración y baja document al Público y de Difusión Cultural Indice de Expedientes Reservados Sistema automatizado de control y gestión de Archivos Instrumentos de consulta y control archivístico 10

11 Esquema de Archivo Centralizado Unidades Administrativas Microfilmación y Digitalización Unidades Administrativas (alto volúmen) Archivo Central Archivo de Concentración 11

12 Operación de Archivo Centralizado Oficialía de Partes Unidades Administrativas ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO CENTRAL SISTEMA AUTOMATIZADO DE ARCHIVOS 12

13 Esquema de atención Archivos de alto volumen Archivos convencionales DGA s Jurídico Fideicomisos Contabilidad Unidades Administrativas Personal Crédito POOL DE ARCHIVÍSTAS SISTEMA AUTOMATIZADO DE ARCHIVOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO 13

14 Beneficios Reducir el riesgo que se tiene en cuanto al peso que representa el archivo en el inmueble. Contar con áreas adicionales para oficinas, siendo más seguro y rentable el espacio. Homologación de criterios para la integración de expedientes. Control total sobre expedientes e Instrumentos de Control y Consulta Archivística. Mayor seguridad en la custodia de información, dando seguridad a la misma y a los titulares de las áreas. Mantener un mayor control conforme a la Ley y Criterios de la documentación clasificada. Un solo canal entre Archivo de Trámite y Archivo de Concentración e Histórico. 14

15 Beneficios Un solo canal entre las Unidades Administrativas y el Archivo de Trámite. Aplicación de rediseños en flujos documentales en procesos de gestión de archivo. Atención de Recurso Humano capacitado en materia archivística. Liberación de tiempos actuales del personal dedicado a esta función. Mayor seguridad en los soportes del Informe de Rendición de Cuentas. Eliminación en la duplicidad de documentos. Mejora en la totalidad de procesos y alineación con listas de registros de calidad. Implementación de medios de respaldo dando seguridad a la información. 15

16 Banco de Información Documentación : Dirección General DGA s Sustantiva Estratégica Unidades Administrativa s Producto: Agilidad en la co nsulta Reducción de riesgos y recursos Atención oportuna a requerimientos externos Archivo digital y respaldo Digitalización Búsqueda: Serie Tema Proyecto Palabra Nombre, etc. Consulta 16

17 Datos OSCAR CORDOVA LOPEZ México, D.F. Tel. Ofna Mail: 17