Mesa 1: Experiencia y Consolidación en la Implementación de Sistemas Archivísticos

Transcripción

1 Mesa 1: Experiencia y Consolidación en la Implementación de Sistemas Archivísticos Mejora en la Transparencia y Acceso a la Información a través de la implementación de un Sistema Integral de Archivos en la SCT Noviembre 2009

2 Organización y mantenimiento de los Archivos I Normatividad Archivística II Fases del Proyecto III Resultados IV Estandarización en la operación de los archivos de trámite y concentración en la SCT

3 Organización y mantenimiento de los Archivos I.- Normatividad aplicable en materia archivística Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal.

4 Organización y mantenimiento de los Archivos Actividades Realizadas Designación por parte del C. Secretario del Ramo del Coordinador de Archivos de la SCT. Los titulares de las unidades administrativas tanto a nivel central como en los 31 Centros SCT, designarán al Coordinador Administrativo como enlace de las actividades en materia de archivos. Establecimiento de un programa de trabajo que incluya capacitación en aspectos técnicos y visitas a las diferentes unidades administrativas.

5 II.- Fases del Proyecto Organización y mantenimiento de los Archivos Fase I: Diagnóstico, Revisión y Análisis de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico. Fase II: Instalación de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico y Valoración de los Archivos de Concentración, tanto de áreas centrales como de los 31 Centros SCT. Fase III: Estandarización de la operación de los archivos de trámite y concentración en la SCT.

6 Organización y mantenimiento de los Archivos Fase 1: 1. Diagnóstico archivístico 2. Revisión y análisis de los instrumentos de consulta y control archivísticos 3. Asesoría y capacitación en la elaboración y complementación de los instrumentos de consulta y control archivístico 4. Integración de los instrumentos actualizados de consulta y control archivístico (SICCA), en el sistema automatizado de integración del IFAI

7 Organización y mantenimiento de los Archivos I: Diagnóstico archivístico Se realizó un análisis situacional, a través de las visitas a las unidades administrativas centrales y a los 31 Centros SCT, en los procesos de clasificación, organización y administración en materia de archivos de trámite, concentración e histórico, estableciendo y cuantificando las estrategias. II: Revisión y análisis de los instrumentos de consulta y control archivísticos De acuerdo a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal se hará una revisión y análisis de los instrumentos de Consulta y Control:

8 Organización y mantenimiento de los Archivos III: Asesoría y capacitación en la elaboración y complementación de los instrumentos de consulta y control archivístico Se realizó la asesoría y capacitación en cada unidad administrativa para la elaboración o complementación de los instrumentos tos de consulta y control o archivístico. co IV: Integración de los instrumentos actualizados de consulta y control archivístico (SICCA), en el sistema automatizado de integración del IFAI Incorporación del Cuadro Clasificación, Catálogo de Disposición Documental, Inventario de Series Documentales y la Guía Simple de Archivos al SICCA.

9 Resultados Fase I: Diagnóstico, Revisión y Análisis de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico

10 Organización y mantenimiento de los Archivos El diagnóstico archivístico consistió en dos vertientes: Aplicación de un cuestionario a las unidades administrativas centrales y a los 31 Centros SCT que consideró a los archivos de trámite y de concentración. El cuestionario evaluó las siguientes categorías: Conocimiento i Archivístico Instalaciones Expedientes Carpetas Contables Inventarios Fotocopias Consecutivos Cuadro de Clasificación Ficha de Préstamos Catálogo de Disposición Documental La segunda vertiente, a través de las visitas a las Unidades Administrativas.

11 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 52% 74% 61% Organización y mantenimiento de los Archivos % de opinión del responsable 55% 54% 43% 44% 45% 31% 23% 18% porcentaje Conocimiento Archivístico Local Expedientes Consecutivos Carpetas Contables Cuadro de Clasificación Inventarios Ficha de préstamo de expedientes Fotocopias Catálogo de Disposición Documental categorías

12 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 10% 74% 37% Organización y mantenimiento de los Archivos % de opinión de la Coordinación 55% 37% 27% 21% 16% 11% 5% 29% porcentaje Conocimiento Archivístico Local Expedientes Consecutivos Carpetas Contables Cuadro de Clasificación Inventarios Ficha de préstamo de expedientes Fotocopias Catálogo de Disposición Documental categorías

13 Organización y mantenimiento de los Archivos Nivel de Cumplimiento Archivístico Unidades Administrativas Centrales Porce entaje Opinión responsable Opinión de la Coordinación Cumplimiento

14 Problemática detectada Unidades Administrativas Centrales visitadas SECRETARIO Organización y mantenimiento de los Archivos Coordinador General del Sist. e-méxico Unidad de Apoyo al Cambio Estructural Subsecretaria de Infraestructura Subsecretaria de Transporte Subsecretaria de Comunicaciones Coordinación Planeación y Centros SCT Coordinación General Puertos y Marina Mercante Oficialia Mayor Asuntos Jurídicos Comunicación Social Planeación Evaluación Carreteras Federales Conservación de Carreteras Servicios Técnicos Aeronáutica Civil Autotransporte Federal Transporte Ferroviario y Multimodal General de Políticas de Telecomunicaciones Red Privada del Gobierno Federal Puertos Marina Mercante Fomento y Administración Portuaria Programación, Organización y Presupuestos Recursos Humanos Recursos Materiales Desarrollo Carretero Protección y Medicina Preventiva en el Transporte Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Resultados de las encuestas

15 Organización y mantenimiento de los Archivos 31 Centros SCT Sonora Chihuahua Coahuila Durango Nuevo León San Luis Potosí Jalisco Colima Michoacán 22 DF Mor. Tlax. Puebla Tabasco Guerrero Oaxaca Chiapas

16 Problemática detectada Organización y mantenimiento de los Archivos El Cuadro Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, están incompletos y no cumplen con los lineamientos establecidos. Con base en el Cuadro Clasificación Archivística, no se elabora la guía simple de archivos en su totalidad, se reportan 19 archivos de trámite faltando 44. En los archivos de trámite, sólo se relaciona e integra la documentación cuando es necesario transferirla al archivo de concentración o a una bodega y no para cumplir con sus obligaciones y funciones.

17 Problemática detectada Organización y mantenimiento de los Archivos Se solicitan bajas sin que los expedientes, carpetas y documentos cumplan con su período precaucional en el Archivo de Concentración. Existen áreas que prefieren agrupar su documentación en bodegas, que enviarlas al archivo de concentración,, ya que consideran excesivos los requisitos de transferencia primaria. Los expedientes se conforman de manera arbitraria, existe confusión de carátulas, falta homogeneidad y carencia de folios en los expedientes. Existen problemas de espacio, falta de mobiliario, archiveros cerrados con documentación que desconocen, así como falta de iluminación.

18 Archivo de concentración Archivo de concentración Archivo de concentración Archivo de concentración

19 Centros SCT

20 Fase II: Instalación de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT en función de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico y Valoración de los Archivos de Concentración, tanto de áreas centrales como de los 31 Centros SCT.

21 Organización y mantenimiento de los Archivos Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Objetivo Contar con un sistema de archivos que garantice el acceso oportuno a la información, transparente la gestión pública y favorezca la rendición de cuentas en cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a las disposiciones normativas en materia de organización y conservación de archivos.

22 Organización y mantenimiento de los Archivos Archivo de Trámite: La instalación consiste en organizar y ubicar físicamente y de manera ordenada los expedientes en el Archivo de Trámite, generando topografía para la localización expedita de los documentos, observando lo dispuesto en los instrumentos de consulta y de control archivístico. Una vez que los expedientes fueron instalados, se capacitó a los responsables e involucrados del Archivo de Trámite, para capturar los expedientes en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico (SICCA), del IFAI.

23 Organización y mantenimiento de los Archivos Archivo de Concentración: Valoración de las series documentales que se encuentran en proceso de guarda, determinando los plazos de conservación para determinar el destino final. Se requiere conocer las caducidades de cada uno de los expedientes de las series documentales resguardadas en el archivo de concentración y que serán sujetas al análisis del destino final. Se capacitó a los responsables del Archivo de Concentración para la aplicación del proceso de valoración de expedientes resguardados para su organización física y su destino final, para el Archivo de Concentración a nivel central y los 31 Archivos de Concentración de los Centros SCT.

24 Metas en el registro de expedientes Organización y mantenimiento de los Archivos Registro de Expedientes activos en el SICCA Meta 2009 (Que no han cumplido su periodo de resguardo en archivo de trámite según el catálogo de disposición documental) Expedientes dl del año de marzo Expedientes del año 2007 Expedientes del año 2006 Expedientes del año de mayo 30 de julio 30 de septiembre Expedientes del año 2004 Expedientes del año de noviembre 30 de diciembre

25 Organización y mantenimiento de los Archivos Registro de Expedientes en el Sistema de Administración de archivos del IFAI UNIDAD ADMINISTRATIVA 3 DE NOV 2008 EXPEDIENTES CAPTURADOS 12 DE ENE DE MAR DE JUN 2009 Oficina del C. Secretario Subsecretaría de Infraestructura y sus Direcciones Generales Subsecretaría de Transporte y sus Direcciones Generales Subsecretaría de Comunicaciones y sus Direcciones Generales ,777 2, ,629 2, Oficialía Mayor y sus Direcciones Generales ,720 7,987 Coordinación Puertos y Marina Mercante y sus Direcciones Generales Coordinación Centros SCT y sus Direcciones Generales ,642 3, Centros SCT (31 unidades) 1,748 4,282 48,948 71,987 Total de expedientes capturados por la Secretaría 3,092 6,921 59,509 89,745

26 Organización y mantenimiento de los Archivos Atributo Indicador Status Conocimiento del Catálogo de Disposición Documental y del Cuadro Clasificación Archivística Los conocen y los aplican Los conocen y no los aplican No los conocen Levantamiento topográfico (Ubicación física de los expedientes) En su totalidad Parcialmente En proceso de definir Mobiliario suficiente y adecuado Bueno Regular Malo Transferencias primarias al archivo de Realizadas En proceso Nunca realizadas concentración Depuración de papel de trabajo para su destino final Captura de expedientes en el IFAI (cumplimiento de metas) Realizadas En proceso Nunca realizadas 80% al 100% 60% al 79% Menos del 60% 12 de 25 Ocupación documental en las áreas de trabajo Imagen percibida en las áreas en cuanto a su organización de archivos Organizado y depurado Al límite y en proceso de depuración Sobresaturado y riesgoso Buena Regular Mala

27 Organización y mantenimiento de los Archivos IV Estandarización en la operación de los archivos de trámite y concentración en la SCT.

28 Principales Actividades para la Estandarización Descripción de las actividades y definición del alcance del proceso Mapeo de los procesos. Organización y mantenimiento de los Archivos Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite y concentración Designación de los responsables Documentación conforme a la norma ISO 9001:2008 Pre- auditoria de calidad Auditoria para la incorporación al alcance del Sistema de Gestión de Calidad del proceso Organización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite y Concentración en la SCT.

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31 Gracias Lic. Roberto Loyo Cárdenas Director de Proyectos de Calidad y Coordinador de Archivos de la SCT Correo rloyoc@sct.gob.mx