Interrelación de Sistemas de Archivo y Gestión

Transcripción

1 Interrelación de Sistemas de y Gestión Diciembre

2 Modelo de Transformación (s) CLIENTES Misión Visión Instrumentos de Control y Consulta A. Trámite A. Concentración A. Histórico SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS CALIDAD CRITERIOS ESPECIFICOS DE ARCHIVO RECURSOS HUMANOS Y TECNOLOGIA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS LEY DE TRANSPARENCIA Y LINEAMIENTOS GENERALES 2

3 Modelo de Transformación (Legislación) 1 Designación IFAI LFTAIPG 8 Actualización SIARCH 2 Red de enlaces AGN SHCP LGOCA 7 Medios de Respaldo Calidad SIA Misión 3 ICCA Informe de Gestión Criterios Especificos Transparencia 6 Depuración 5 Transferencias Primarias Visión 4 IGE Autoevaluación Actas de Entrega Rendición de Cuentas 3

4 Sistema Integral de s Procesos de Calidad ISO L e y d e T r a n s p a r e n c i a N o r m a s A r c h i v í s t i c a s Convencional Alto Volúmen Clasificados Red de enlaces s de Trámite de Concentración Sistema Integral de s (SIARCH) Instrumentos de consulta y control archivístico Coordinación General de s Histórico Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventario General y Guía Simple 4

5 Flujo de Sistema 5

6 Esquema de Centralizado Unidades Administrativas Microfilmación y Digitalización Unidades Administrativas (alto volúmen) Central de Concentración 6

7 Operación de Centralizado Oficialía de Partes Unidades Administrativas ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO CENTRAL SISTEMA AUTOMATIZADO DE ARCHIVOS 7

8 Diagrama de Contexto Recepción, registro, clasificación y turnado de los asuntos Areas de atención Oficialía de Partes y Unidades Administrativas Digitalización Término de Atención del asunto Conformación de expediente electrónico y físico Inicio de proceso de gestión definido Atención de áreas involucradas en el flujo 8

9 Modelo Estratégico Anterior Centro de Respaldo y Soporte de Trámite de Concentración Histórico Microfilmación Alto volúmen Activo Semiactivo NAFIN Interno Convencional Clasificado Digitalización Clasificado Otros Fondos Valoración y baja documental Público y de Difusión Cultural Sistema Integral de s (SIARCH) Instrumentos de Consulta y Control Archivístico 9

10 Modelo Estratégico Actual Centro Documental Centro de Respaldo y Soporte de Trámite de Concentración Histórico Microfilmación Alto volúmen Activo Semiactivo NAFIN Interno Convencional Clasificado Digitalización Clasificado Otros Fondos Valoración y baja documental Público y de Difusión Cultural Sistema Automatizado de Control y Gestión Sistema Integral de s (SIARCH) Instrumentos de Consulta y Control Archivístico 10

11 Compatibilidad de Sistemas Administración Documental Sistema Automatizado de Control de Gestión Sistema Integral de s Expediente electrónico Expediente físico Registro, control y seguimiento de asuntos Creación e integración de expedientes únicos Eliminación de documentos duplicados Utilización de firma electrónica avanzada Administración, control y gestión de expedientes durante su ciclo vital Control de instrumentos de consulta y control archivístico Atención a préstamos y consultas de expedientes Atención a requerimientos internos y externos 11

12 Mejor práctica Gestión y Organización Documental Rediseño de Procedimientos Instrumentos de Consulta y Control Aplicación Tecnológica Documentos y expedientes Electrónicos 12

13 Conformación de SIADA Red de Enlaces 13

14 Beneficios Un solo canal entre las Unidades Administrativas y el de Trámite. Aplicación de rediseños en flujos documentales en procesos de gestión de archivo. Atención de Recurso Humano capacitado en materia archivística. Liberación de tiempos actuales del personal dedicado a esta función. Mayor seguridad en los soportes del Informe de Rendición de Cuentas. Eliminación en la duplicidad de documentos. Mejora en la totalidad de procesos y alineación con listas de registros de calidad. Implementación de medios de respaldo dando seguridad a la información. 14

15 Beneficios Reducir el riesgo que se tiene en cuanto al peso que representa el archivo en el inmueble. Contar con áreas adicionales para oficinas, siendo más seguro y rentable el espacio. Homologación de criterios para la integración de expedientes. Control total sobre expedientes e Instrumentos de Control y Consulta Archivística. Mayor seguridad en la custodia de información, dando seguridad a la misma y a los titulares de las áreas. Mantener un mayor control conforme a la Ley y Criterios de la documentación clasificada. Un solo canal entre de Trámite y de Concentración e Histórico. 15

16 Datos OSCAR CORDOVA LOPEZ México, D.F. Tel. Ofna Mail: 16