DATASTOCK Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

Transcripción

1

2 DATASTOCK Es el resultado de una planeación estratégica por parte de Servicios Postales Nacionales SPN 4-72, con el fin de integrar con el mundo tecnológico los servicios de apoyo a la Gestión Documental prestados desde hace más de 4 años por la entidad. Junto a nuestro aliado Consorcio Transformación Digital Siglo XXI - CTDSXXI se da un gran paso hacia la Transformación Digital, con el diseño, desarrollo, comercialización e implementación de una solución a las necesidades, tanto de los colaboradores en una entidad como de un ciudadano externo a ella, que requiera ejercer su derecho de acceso a la información. Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

3 DATASTOCK La plataforma Datastock, es una solución escalable, parametrizable que permite al usuario realizar una Gestión Documental organizada y automática, siguiendo la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación y las normas internacionales aplicables, brindando seguridad y fiabilidad sobre la información.

4 TRANSFORMACIÓN DIGITAL 15% Software Software 100% Documentos físicos 85% Documentos físicos 85% 15% Documentos físicos 100% Software

5 POR QUÉ ES SU MEJOR OPCIÓN? BENEFICIOS Acompañamiento Experto Acompañamos nuestro software Datastock de un soporte experto, lo que contribuye a facilitar la inmersión de su organización a la transformación digital. Neutralidad tecnológica Desarrollado sobre estándares internacionales que permite fácil integración y adaptabilidad a diferentes aplicaciones. Gestión Reducción de costos administrativos y operativos. Reducción en costos de almacenamiento físico a futuro. Facilidad de acceso a la información en términos de trámites, permitiendo optimización de tiempos de respuesta a solicitudes.

6 POR QUÉ ES SU MEJOR OPCIÓN? BENEFICIOS Normatividad Datastock cumple con la Normatividad Nacional y Estándares Internaciones, proporcionando seguridad jurídica en los procesos misionales tanto físicos como electrónicos. Hecho a la Medida Nuestro software permite vincular los elementos necesarios para ofrecer soluciones a la medida de su empresa. Fábrica de Software Propia 4-72 ha desarrollado un software propio, para que los procesos que se llevan a cabo en la trasformación digital de su empresa se hagan con la mayor efectividad y eficiencia.

7 FUNCIONALIDADES GENERALES Consulta y gestión web Compatibilidad con Windows 10 Herramienta con enfoque a procesos Visualización preliminar de las imágenes Trámite de correspondencia Para el Usuario: Para la operación: Parametrización de procesos Consulta del archivo electrónico Parametrización de metadatos Actualización en línea Importación y exportación masiva de información

8 Ventanilla Única. Nuestro Software permite registrar la documentación interna y externa que recibe la compañía. Expediente Electrónico. DATASTOCK permite vincular un grupo de documentos a un expediente, facilitando su consulta y análisis. Correspondencia. Dará inicio al proceso básico de Gestión de sus Documentos. Digitalización. La Solución permite el escaneo de sus documentos y la asociación de la metadata a los mismos. MÓDULOS Custodia Documental. Nuestra solución informática permite configurar y gestionar los inventarios de elementos en bodegas.

9 Volver Módulo de Ventanilla Única

10 Módulo de Ventanilla Única Recibo de documento Diligenciamiento en el Software Generación de radicado Escaneo del documento Recepción del documento Ingreso de metadata Generación Número de Radicado Preparación para digitalización Volver

11 Módulo de Ventanilla Única Recepción de documentos internos y externos. Generación de número de radicado e impresión con código de barras. Mayor control al flujo de sus documentos. Organización en repositorio. Parametrizable. Seguridad. PROCESO DE RADICACIÓN Recepción del documento Ingreso de metadata Generación Número de Radicado Preparación para digitalización ESCANEO DOCUMENTOS Volver

12 Módulo de Correspondencia Volver

13 Módulo de Correspondencia Recibo Despacho Gestión de Respuesta Gestión de Archivo Volver Recibo y Distribución Gestión de Respuesta Gestión de Archivo

14 Módulo de Correspondencia Este módulo dará inicio al proceso básico de gestión del documento de acuerdo al trámite establecido por la entidad. Recibo y envío de Correspondencia interna y externa. Despacho de Correspondencia. Trámite de la correspondencia (Gestión de Respuesta). Control de tiempos de respuesta. Gestión de Archivo (Administración bajo TRD configuradas). Volver RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA Recibo y Distribución Gestión de Respuesta Gestión de Archivo

15 Volver Módulo de Digitalización

16 Módulo de Digitalización Preparación física Digitalización Descripción Metadato Cargue Consulta Volver

17 Módulo de Digitalización Conversión de documentos físicos a formato electrónico de imágenes. La digitalización se puede realizar de forma masiva o uno a uno. Escaneo de documentos en formatos.pdf,.pdfa,.tiff, multiff,.jpg, entre otros. Clasificación e indexación, almacenamiento organizado de los documentos en un repositorio. Parametrización de campos de metadatos. Consulta de documentos mediante un visor de acuerdo a los parámetros establecidos en función de sus necesidades. PREPARACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Volver

18 Volver Módulo de Expediente Electrónico

19 Módulo de Expediente Electrónico Recibo documento en Software Categorización Instrumentos archivísticos Índice electrónico Estampado Cronológico Trámite, Almacenamiento y consulta Volver

20 Módulo de Expediente Electrónico Módulo parametrizable de acuerdo al AGN y procesos de su entidad. Creación, modificación, inserción, consulta y cierre de expedientes electrónicos. Garantiza la integridad, ordenación, conservación y recuperación electrónica durante el ciclo vital de los documentos. Foliado electrónico, índice electrónico, firma del índice electrónico, metadatos o información virtual contenida en ellos. Integración con SGDEA. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Volver

21 Volver Módulo de Custodia Documental

22 Módulo de Custodia Es una herramienta importante para la administración y gestión del almacenamiento del archivo central y del archivo histórico, en cumplimiento de la regulación existente. Módulo configurable de acuerdo a los parámetros de organización de su entidad. Conservación de documentos de acuerdo a las TRD. Este módulo realiza la administración de inventarios documentales en bodega. Consulta en sala. Recepción en bodega. Ubicación física, por caja, carpeta. Consultas, préstamos y devoluciones. Volver

23 Volver DEMO

24