ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN COLOMBIA. Hacia una Programa de Gestión de Documentos Electrónicos para la Administración Pública

Transcripción

1 Hacia una Programa de Gestión de Documentos Electrónicos para la Administración Pública

2 IMPACTO DE LAS TIC EN LA GESTION DOCUMENTAL Como resultado de la adopción de las políticas, estándares, lineamientos, procedimientos y herramientas promovidas por el Ministerio de las TIC, las entidades lograrán reducir la demanda de papel y el desarrollo de procesos más eficientes, gracias a un flujo de información por sistemas electrónicos. El desarrollo de esta iniciativa, depende de la adecuada articulación de los actores que intervienen de manera directa en la gestiòn de documentos electrónicos y en particular del Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística del país.

3 IMPACTO DE LAS TIC EN LA GESTION DOCUMENTAL Iniciativas del Ministerio de las Tecnologías de la Información relacionadas con la gestión documental en la administración pública: 1 Agenda de Conectividad 2 Gobierno en Línea 3 Plan Vive Digital 4 Iniciativa Cero Papel 5 Circular 04 de 2010 de COINFO

4 IMPACTO DE LAS TIC EN LA GESTION DOCUMENTAL Otras iniciativas que impactan la función del AGN en la administración pública: 1 Ley 527 de 1999 Comercio Electrónico 2 Documento CONPES 3249 Contratación Pública 3 Documento CONPES 3292 Antitrámites 4 Nuevo Código de Procedimiento Administrativo 5 Documento CONPES 3248 Renovación de la Administración Pública.

5 PROYECTOS A CORTO Y MEDIANO PLAZO 1 Plataforma Gubernamental para la Gestión de documentos Electrónicos de Archivos. 2 Archivo Nacional Digital 3 Red Nacional de Archivos 4 Iniciativa Cero Papel del MINTIC 5 Preservación del Patrimonio Documental a cargo del AGN

6 PANORAMA NACIONAL El 100% de las entidades públicas utilizan algún tipo de tecnología de la información. Todos los municipios del país cuentan con página Web. A diciembre de 2009, en Colombia había 46 usuarios de Internet por cada 100 habitantes y existían 12 computadores por cada 100 habitantes.

7 PANORAMA NACIONAL En la actualidad todas las entidades del Estados estas gestionando documentos electrónicos. Un número creciente de ciudadanos y empresas utilizan las tecnologías de la información para interactuar con el Estado.

8 LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL ESTADO NO La gestión documental no se ha articulado con el desarrollo de las TIC en los diferentes niveles de la administración. No se utilizan estándares apropiados para la gestión de documentos electrónicos. Ausencia de articulación y coordinación entre las áreas de TIC y de Archivo de la Administración.

9 LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL ESTADO NO Énfasis en la gestión de los documentos, vistos individualmente, frente a la gestión de archivos electrónicos, lo cual pone en riesgo el patrimonio documental del país. No se piensa en la preservación a largo plazo de los documentos y archivos electrónicos. Ausencia de políticas en materia de gestión de documentos electrónicos.

10 INICIATIVAS EN MATERIA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DEL AGN Desarrollo de una Plataforma Gubernamental para la Gestión de Documentos Electrónicos. Articulación del AGN con el Ministerio de las TIC y con el Programa de Gobierno en Línea. Apoyo a la iniciativa Cero Papel del Mintic y a la nueva versión del SECOP introduciendo el componente de gestión documental.

11 COMPONENTES DE LA INICIATIVA SGDEA PARA EL ESTADO NO Reglamentar Art. 21 de la Ley 594 de Norma marco para la GDEA. Estándares para la preservación de documentos electrónicos. MARCO NORMATIVO Plan Estratégico TIC para el AGN. Plataforma Gubernamental GDEA. Archivo Nacional Digital DESARROLLO TECNOLOGICO Modelo de gestión documental para el GEL. Estándares para la gestión de documentos electrónicos del Estado. ARTICULACION CON POLITICAS MINTIC

12 MINIMOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE Forma documental fija Contenido estable Vinculo archivístico Contexto identificable DEA (Documento Electrónico de Archivo) EXPEDIENTE ELECTRONICO El DEA tiene sentido dentro de un conjunto de documentos producto de un trámite. Se debe preservar el expediente como unidad mínima del Archivo. Agrupaciones documentales (series, subseries y expedientes) Gestión en todas las fases del archivo. Se mantienen los procesos de la función archivística ELECTRONICO

13 AREAS CLAVE DE LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS ADOPCION DE ESTANDARES INTERNACIONALES PARA LA GDEA RECURSOS ECONOMICOS, HUMANOS Y TECNICOS ADECUADOS SGDEA GRADUALIDAD EN LA IMPLEMENTACION POLITICAS DE ACORDES AL DESARROLLO TIC DEL PAIS

14 NACIONAL DIGITAL Equivalente funcional del AGN. Repositorio digital seguro para almacenar el Patrimonio Documental Digital del País. Interoperabilidad y uso de estándares para la transferencia de documentos electrónicos de archivo al AND. Servir como custodio confiable para toda la administración pública.

15 NACIONAL DIGITAL Equivalente funcional del AGN. Repositorio digital seguro para almacenar el Patrimonio Documental Digital del País. Interoperabilidad y uso de estándares para la transferencia de documentos electrónicos de archivo al AND. Servir como custodio confiable para toda la administración pública.

16 ALGUNOS ASPECTOS A CONSIDERAR El aumento de la capacidad de almacenamiento de los medios tecnológicos no debe ser argumento para conservar la totalidad de los documentos electrónicos. La preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo no supone siempre la preservación del valor legal (evidencia digital). El procedimiento de transferencia de documentos electrónicos de archivo se debe hacer junto con todos los metadatos asociados y las pistas de auditoria.

17 ALGUNOS ASPECTOS A CONSIDERAR Los documentos electrónicos de archivo solo tienen sentido si se gestionan como conjunto y se mantiene el vinculo archivístico de un documento con los demás del mismo trámite. La gestión documental en Colombia supone una transición de largo plazo, que implica un modelo híbrido que se basa en la aplicación de los CCD y las TRD, únicos instrumentos para la gestión de archivos que acepta la normatividad colombiana.

18 Hacia una Programa de Gestión de Documentos Electrónicos para la Administración Pública