Guias Cero Papel en la Administración Pública. / GE-220-FR V.

Transcripción

1 Guias Cero Papel en la Administración Pública

2 1 2 EXPECTATIVAS

3 Las Guíasde Cero Papelen la AdministraciónPública. Documentoelectrónico, expedienteelectrónicoy Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. La información archivística, producida, recibida, utilizada y conservada en sistemas informatizados, esta constituyendo un nuevo tipo de legado: el patrimonio archivístico digital * El patrimonio digital consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos. * * Carta para la preservación del patrimonio digital de la UNESCO

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5 Eficiencia Administrativa y Cero Papel

6 IMPACTOEN LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Tiempo y costo promedio Localizar y recuperar un documento Distribuir internamente un documento Distribuir externamente un documento

7 USO DE TIC EN LO COTIDIANO 3

8 CERO PAPEL Cero Papel NO es Menos documentos Compra masiva de tecnología Eliminación de documentos en papel Digitalización Cero Papel es Planeación de los sistemas de gestión y control Buenas prácticas en el uso de papel Gestión del cambio Aprovechamiento de las TIC Aplicación normativa y uso de estándares

9 CERO PAPEL - POLÍTICA Plan Nacional de Desarrollo a) Transparencia: Rendición de cuentas b) Gestión pública efectiva b) Gestión pública efectiva c) Programas estratégicos d) Vocación por el servicio público e) Lucha contra la corrupción e) Lucha contra la corrupción Ciudadano Información Pública (GD) GEL Eficiencia Administrativa Gestión: Contractual, Jurídica Sistemas de Información Talento Humano

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11 CERO PAPEL-DIRECTIVA04/12 Gestiónde Seguridadde la Información Gestión Documental Gestión del Cambio Gestión de la Calidad EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Decreto No de Articulo 3. Numeral d. Lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión

12 CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SGDEA CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE 2012 Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel Ley 1581 de 2012: Ley de protección de datos personales.

13 CERO PAPEL MODELO CONCEPTUAL

14 GUÍAS CERO PAPEL CÓMOSE ELABORARON? Banco de proyectos: Modelo de administración electrónica cero papel Investigación Análisis Diseño Convenio 446 de 2011 MINTIC - AGN Acompañamiento Revisión de Expertos Discusión Pública Aprobación Difusión

15 GUÍAS CERO PAPEL COMO LEERLAS? 1ro. Contexto político legal 2do. Contexto socio cultural Ley General de Archivos Decretos, Acuerdos reglamentarios Manual GEL 3.1 Estándares NTC, ISO 3ro. Contexto organizacional Guía 1. Buenas prácticas Guía 2. Primeros pasos 4to. Contexto tecnológico Guía 3. Doc Electrónico Guía 4. Expediente Electrónico Guía 5. Guía 6.

16 GUÍAS CERO PAPEL DÓNDE ENCONTRARLAS?

17 Art. 21

18 GUÍA TÉCNICA DOCUMENTO ELECTRÓNICO

19 Documento Electrónico Mensaje de Datos Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama y el telefax. Congreso de Colombia. Ley 527 de Artículo 2. Documento Electrónico de Archivo Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Colombia. Archivo General de la Nación (30 de octubre de 2001). Acuerdo N.º 060 -Archivo General de la Nación

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21 Clases de documentos electrónicos de archivo Los documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo con ciertos criterios, por ejemplo: Por su forma de creación Documentos nativos electrónicos. Documentos electrónicos digitalizados. Por su origen Producidos por la administración Presentados por el cliente Por su forma y formato Documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros.

22 Características del documento electrónico de archivo Contenido estable Forma documental fija Vinculo archivístico Características del documento electrónico de archivo Equivalente Funcional

23 Características del documento electrónico de archivo Contenido estable El contenido del documento no cambia en el tiempo. Su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación. Forma documental fija

24 Características del documento electrónico de archivo. Vinculo archivístico Vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite ó función. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos. Equivalente Funcional

25 Requisitos del documento electrónico de archivo Autenticidad * Integridad * Inalterabilidad Fiabilidad * Disponibilidad * Preservación y conservación Decreto 2609 de 2012

26 Requisitos del documento electrónico de archivo Autenticid dad Expresar desde el momento de su creación los atributos del documento Certeza del creador o emisor Certeza del momento de su creación / recepción Disponibil lidad Localizable, recuperable y reproducible Registro de su contexto, creación y uso Vínculo con otros documentos - TRD

27 Requisitos del documento electrónico de archivo Contenido es representación fiel de lo producido por el creador o emisor Completo Protegido contra alteraciones Trazabilidad de actuaciones Fiabilidad Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es una representación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos que testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir a estos en el curso de posteriores operaciones o actividades.. Integridad Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas.

28 Requisitos del documento electrónico de archivo Conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a contexto jurídico Preserva ación y conserva ación. Conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos. Autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad. Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación Inalterabilidad Garantizar que un documento electrónico no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación temporal o definitiva.

29 Estructura lógica del documento electrónico Describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión. Conjunto de datos e información del documento, aplica las restricciones del formato. Permite 1. Identificación. Autor. 2. Integridad. Completo e inalterado. 3. No repudio. Origen y Destino DATOS DE CONTENIDO «FIRMA» / «Estampado cronológico» METADATOS

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32 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Decreto 2609 de 2012 Los metadatos son los datos que describen los documentos del archivo y su gestión a lo largo del tiempo, en cuanto a: Metadatos descriptivos o de recuperación Contenido Contexto Metadatos Administrativos o de Gestión Metadatos Tecnológicos o de Preservación Estructura

33 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. Artículo 2. Tipos de información. cualquier tipo de información producida y/o recibida independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en: a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube.

34 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental.

35 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

36 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. e.clasificación de acceso (nivel de acceso). recepción. g. Folio (físico o electrónico). (12 folios) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave. Publicable Privada No Publicable Uso Interno Restringida Confidencial Reservada Información personal semiprivada

37 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E.Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). (12 folios) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

38 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E.Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). (1 folio) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

39 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E.Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). (1 folio) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

40 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contenido a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. E.Clasificación de acceso (nivel de acceso). f. Fecha de creación, transmisión y recepción. g. Folio (físico o electrónico). (1 folio) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i. Palabras clave.

41 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Estructura a. Descripción. b. Formato. De estructura: c. Estado. (Publicado) d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

42 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Estructura a. Descripción. b. Formato. De estructura: c. Estado. (Publicado) d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental.. El estándar ISO , PDF/A es un derivado de PDF que "suministra un mecanismo para representar documentos electrónicos de tal manera que se mantiene a través del tiempo su apariencia visual, independiente de las herramientas y los sistemas utilizados para crear, archivar o traducir los archivos."

43 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Estructura a. Descripción. b. Formato. De estructura: c. Estado. d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

44 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Estructura a. Descripción. b. Formato. c. Estado. De estructura: d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

45 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Estructura a. Descripción. b. Formato. c. Estado. De estructura: d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

46 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Estructura a. Descripción. b. Formato. c. Estado. De estructura: d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

47 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Estructura a. Descripción. b. Formato. c. Estado. De estructura: d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental..

48 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Estructura a. Descripción. b. Formato. c. Estado. De estructura: d. Proceso administrativo. (Según Sistema de Gestión de Calidad) e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental.. CODIGO: 300 NOMBRE OFICINA PRODUCTORA: Subdirección del Sistema Nacional de Archivos COD. SERIE: 02 SERIE DOCUMENTAL: Conceptos COD. SUB/SERIE: SUBSERIE DOCUMENTAL: Conceptos Técnicos TIPO DOCUMENTAL: Conceptos

49 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contexto De contexto: a. jurídico-administrativo. b.documental. c. De procedencia. d.procedimental. e. Tecnológico. Normatividad Archivística Por el contenido los documentos pueden ser: DISPOSITIVOS: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida. Ej. : decretos, leyes, resoluciones. TESTIMONIALES: en ellos el estado garantiza la veracidad de lo allí contenido. Ej.: registro civil, escritura pública, registro de propiedad de un vehículo. INFORMATIVOS: dan a conocer algo, informan. Ej.: cartas, telegramas, informes. FACILITATIVOS: llamados también comunes. Son los que todas las instituciones producen. Sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno. Ej. documentos contables, hojas de vida, correspondencia. ESPECÍFICOS O SUSTANTIVOS: son los que se producen por la actividad específica de cada institución. Ej.: en una entidad educativa, los planes de estudio; en un hospital, las historias clínicas, en una entidad financiera, los cheques, en una Coordinación Académica los planes y programas académicos.

50 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contexto De contexto: Información que describe historia del documento. Incluye los datos de creación(autor, fecha, órgano productor), las alteraciones del contenido o formato a lo largo del tiempo (revisiones y versiones) a. jurídico-administrativo. b.documental. c. De procedencia. d.procedimental. e. Tecnológico.

51 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contexto De contexto: a. jurídico-administrativo. b.documental. c.de procedencia. d.procedimental. e. Tecnológico. PROCESO: Servicios Archivísticos. RESPONSABLE: Grupo de gestión de Proyectos. PROCEDIMIENTO: Elaboración de Conceptos Técnicos.

52 Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo Metadatos de Contexto De contexto: a. jurídico-administrativo. b.documental. c.de procedencia. d.procedimental. e. Tecnológico. Información Estructural. Información sobre que elementos tecnológicos componen el documento Información Semántica. Información que hace comprensible tanto la información estructural como el propio código fuente del documento.

53 PRESERVACIÓN DIGITAL REGISTRO DE INFORMACIÓN Registro de informació n Los documentos almacenados en el SGDEA Los documentos deberán guardarse en el formato en que se reciben y generan. Como formato de conservación a largo plazo: PDF/A (Documentos electrónicos) PDF/E (Intercambio de documentos de ingeniería) PDF/X (Artes graficas) PDF/UA (Universal Access) Usuarios con problemas de visión. No obstante, podrían existir excepciones en el caso de documentos que pudieran perder valor probatorio como resultado de una conversión a otro formato.

54 Preservación digital. Contenido Representación Hexadecimal según formatos Formato.txt Formato.pdf Formato.doc

55 PRESERVACIÓN DIGITAL FORMATO No contiene datos cifrados Fuentes de representación abierta. (Tipo letra) Algoritmos de comprensión: públicos y gratis No permitir código ejecutable No contenido multimedia, que iimplique el uso de programas externos No debe haber referencias a contenido externo Hipertexto

56 GUÍA TÉCNICA EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

57 EXPEDIENTE ELECTRÓNICO LEY 1437 DE 2011 Es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera No debemos olvidar: No todos los mensajes de datos son documentos electrónicos de archivo

58 ESTRUCTURA EXPEDIENTE ELECTRÓNICO ÍNDICE ELECTRÓNICO OBJETO DIGITAL, donde se identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.

59 ESTRUCTURA ÍNDICE ELECTRÓNICO

60 CICLO VITAL Planeación Gestión y trámite Disposición de documentos SGDE SGDEA Sistemas para la Gestión de Documentos

61 GUÍA TÉCNICA SGDEA

62 TRES FAMILIAS UN SOLO PROPÓSITO Gestión de la gestión documental Gestión de la calidad Gestión de la seguridad de la información Gestió ón de la infor rmación

63 REQUISITOS Requerimientos funcionales obligatorios Cuadro de Clasificación Requerimientos funcionales obligatorios Administración Controles y Seguridad Búsquedas Recuperación Presentación Conservación Eliminación Referenciación Captura y Registro de Documentos

64 NORMA ISO IMPLEMENTACIÓN DE UN SGDEA Fase Fase 1 1 Análisis Situación Situación Fase Fase 2 2 Análisis Análisis Actividad Actividad Fase Fase 3 Identificación Identificación Documentos Documentos Necesarios necesarios Fase Fase 5 5 Definición Estrategia Fase 6 Diseño del Sistema de Información Política I implantación Fase 4 Informe Sistemas Existentes Normas Diseño Fase 8 Seguimiento Y Adaptaciones Fase Fase 7 Implementación Fase Implementación

65 Acceso ISO 27001: SEGURIDAD Restringir acceso, Perfiles, Grupos Mecanismo de Autentificación Administración Auditoria acceso Auditoría Copias de Seguridad y Recuperación Transferencias Autenticidad Niveles de Seguridad Inalterable Automática Automatización de copia Integridad Restauración Gestión de fondos Acceso a documentos transferidos Restringir funciones (Borrar, modificar, etc) Niveles de seguridad (Fondo, expediente, documento)

66 GESTIÓN DEL CAMBIO Es necesario hacer cambios? Es positiva o negativa la resistencia? Porque es tan difícil administrar cambios en las organizaciones?

67 Ciudadano Servidor público Capacitación y gestión del cambio ESTUDIO DE USUARIOS

68 RESIDUOSELECTRÓNICOS 5 10 Millonesde Toneladasde residuos electrónicos anualmente en la UE Toneladasde residuos electrónicos anualmente en Colombia.

69 Salir de la zona de confort

70 SGDEA

71 Más Preguntas

72 Preguntas? Gracias por su atención Angela Marcela Camacho Vargas Líder proyecto Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo 2013 Con gusto atenderemossusinquietudes: Teléfonos: Ext. 278 y 266