CALENDARIO INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Transcripción

1 Calendario es Situación Actual es a Desarrollar Programa de Capacitación Archivística Desarrollo y Aplicación de Tecnologías de la Información para el Manejo y Control de los Archivos Revisión, Adecuación y Aplicación del Cuadro General de Clasificación CGC y El Catálogo de Disposición Documental CADIDO. Seguimiento al Proceso de Organización de los Archivos de Trámite. Recepción de Transferencias Primarias Promoción y dictamen de disposición documental. Cursos: Introducción a la Administración y Organización de Archivos, Manejo y Organización de Archivos. Asesoría: Ley Federal de Archivos. Foro: Hacia la Construcción de la Ley General de Archivos. Se están realizando cotizaciones con diferentes Sistemas de Archivos para su posible adquisición. En la Institución se está diseñando un panel sistematizado para control de Archivos. Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental de los Centros CONACYT Área de Ciencias Sociales y Humanidades Homologado Validado. Se vigila el seguimiento de las actividades que deben realizar las diferentes unidades de archivo de trámite para mantener correctamente organizados y clasificados los archivos. Se reciben transferencias primarias, supervisando que los inventarios de transferencia cumplan con los requisitos. Se tiene en proceso el primer inventario para dictamen y solicitud de destino final. Manuales de Procedimientos Para la Organización y Actualización de Manuales de Procedimientos: Archivo de Funcionamiento de Archivos. Tramite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico. Elaboración de Programa de Capacitación Archivística. Contar con un Sistema de Archivos, para control y consulta del acervo documental. Dar cumplimiento al numeral de decimosétimo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos. Dar seguimiento a las actividades para mantener una adecuada organización de los archivos con base al CADIDO y procedimientos para la organización y funcionamiento de los archivos. Seguimiento a las transferencias primarias, de acuerdo a las vigencias documentales y conforme a los procedimientos y políticas establecidas. Continuar con el trámite de disposición documental y promover los expedientes que ya cumplieron con su plazo de guarda precaucional. Aplicación de los manuales de procedimiento para la organización y funcionamiento de los archivos. Plazo Programado Abril Septiembre Febrero Agosto Calendario. Página: 1/5

2 Comité de Información, Área Coordinadora de Archivos, Normatividad e Instrumentos Técnicos. es Establecimientos de criterios específicos para procedimientos y organización de archivos. Elaboración y aplicación de manuales de procedimientos para la organización y funcionamiento de archivos. Programa de capacitación y asesoría Archivística. Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos. Actualización del cuadro de clasificación de archivos. Actualización del catálogo de disposición documental. Actualización de inventarios de archivos. Instrucciones Señalar en que mes del año se realizó o se programa llevar acabo Indicar en que año se realizó o se programa realizar. Indicar el número de servidores públicos que se han capacitado y los que se programan capacitar en los subsecuentes Describir brevemente las aplicaciones que se van a desarrollar en cada año. Indicar el mes en que se realizó o se programa realizar esta actividad Indicar el mes en que se realizó o se programa realizar esta actividad Indicar el mes en que se realizó o se programa realizar esta actividad En cinco Agosto Septiembre Actualización Febrero 35 servidores públicos. Administración de archivos por medio de procesos automatizados JunioAgosto 28 servidores públicos. Abril. Actualización del Inventario General por Series Documentales. 35 Servidores Públicos Seguimiento Gestión para Capacitación Contar con un Sistema Automatizado para el Control de Archivos Abril Febrero Febrero Febrero Abril Febrero Febrero Febrero Abril Febrero Febrero Febrero Calendario. Página: 2/5

3 Archivos de Trámite. es Instrucciones En cinco Incorporación de procedimientos de archivo de trámite en manual de procedimiento. Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios. Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas. Elaboración de inventario documental Establecimiento de recursos materiales específicos adecuados para la conservación de archivos. (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Indicar en que mes del año que corresponda se llevará a cabo Indicar el porcentaje en que se programa llevar a cabo Marzo Actualización 80% Programa anual para estandarizar 100% Seguimiento Seguimiento 100% Seguimiento Actualización Indicar el porcentaje en que se programa llevar a 100% Seguimiento Seguimiento cabo 100% Seguimiento Seguimiento 100% Seguimiento Contar con un sistema automatizado para el control de los archivos en trámite. Calendario. Página: 3/5

4 Archivo de Concentración. es Instrucciones En cinco Establecimiento de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos. Establecimiento de sistemas para el control de préstamos de expedientes. Elaboración del inventario de archivos que se localizan en el Archivo de Concentración Procesos de valoración efectuados para promoción de bajas Rescate y transferencias documentales al Archivo Histórico. Instrumentación de mecanismos automatizados para el control de archivos de concentración. Establecimientos de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) Establecimiento de mecanismos que garantices la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Señalar en que mes del año se realizó o se programa llevar acabo Señalar el porcentaje por año en que se realizará Anotar el número de procesos efectuados por año Anotar el número de procesos efectuados por año Indicar cuando se lleva a cabo Indicar el porcentaje por año en que se realizará Indicar en que año se realizará Marzo Actualización Seguimiento 100% Seguimiento Seguimiento 100% 100% 100% Seguimiento Seguimiento 1 1 Mayo Febrero Febrero Febrero 100% Contar con un sistema automatizado para mayor control de archivos que se encuentran en concentración. Calendario. Página: 4/5

5 Archivo Histórico. es Instrucciones En cinco Estructuración del archivo histórico. Análisis de la documentación histórica Organización y descripción de archivos históricos. Elaboración de inventarios o guías de archivos históricos. Establecimiento de sistemas para el servicio de consulta del acervo documental. porcentaje en que se realizará 100% 100% 100% 100% 100% Calendario. Página: 5/5