FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS INFORME DE GESTIÓN DE ARCHIVO PARA PROGRAMA GOBIERNO EN LINEA AL 2012

Transcripción

1 FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS INFORME DE GESTIÓN DE ARCHIVO PARA PROGRAMA GOBIERNO EN LINEA AL 2012 Teniendo en cuenta la comunicación del Archivo General de la Nación (AGN) de fecha 03/09/2012 donde le aclaran a la Federación Colombiana de Municipios (FCM), previa solicitud (enviada por correo electrónico el día 23 de agosto de 2012), los componentes que se deben tener en cuenta en el Informe de Gestión de Archivo para el Programa de Gobierno en Línea, a continuación se presenta el estado de cada uno en relación con las actividades adelantadas por la Federación Colombiana de Municipios en materia de gestión documental. 1. Existencia y funcionamiento del Comité Interno de Archivo El día 28 de octubre de 2009 se presentó ante la Dirección Administrativa y Financiera de la Federacion Colombiana de Municipios, la propuesta para la creación del Comité de Archivo de la entidad. Posteriormente, mediante Resolución No. 022 del 16 de diciembre de 2009 se creó el Comité de Archivo de la FCM y mediante Resolución No. 41 del 18 de mayo de 2010 se modificó en cuanto a los integrantes y sus delegados. Desde su creación, el Comité de Archivo se ha reunido en seis oportunidades, en las cuales se han tomado decisiones importantes para el desarrollo, implementación y consolidación del Programa de Gestión Documental al interior de la Federación. 2. Existencia y funcionamiento Comité Evaluador de Documentos (si aplica) Este ítem no aplica para la Federacion Colombiana de Municipios. 3. Aprobación, adopción y aplicación de las Tablas de Retención Documental El día 7 de abril del año 2010 se envió al Archivo General de la Nación para su evaluación y aprobación, la propuesta de Tablas de Retención Documental previamente elaboradas y avaladas por el Comité de Archivo de la Federación Colombiana de Municipios mediante Acta No. 001 de Posteriormente, mediante comunicación del 8 de julio de 2010 el Archivo General de la Nación informo a la Federación Colombiana de Municipios que una vez evaluada la TRD se debían realizar algunos ajustes. Seguidamente, se realizaron reuniones de acompañamiento con el fin de ajustar las TRD y finalmente mediante Resolución No.

2 090 del 26 de marzo de 2012 expedida por el Director del AGN, se aprueba la Tabla de Retención Documental de la Federacion Colombiana de Municipios. Mediante Resolución No. 27 del 1 de junio de 2012 expedida por el Director Ejecutivo de la FCM, se adoptan internamente las TRD y se ordena su obligatorio cumplimiento y aplicabilidad en los Archivos de Gestión y Central por parte de todo el personal de la entidad. Imagen 1. Formato Tabla de Retención Documental FCM 4. Aprobación y aplicación de las Tablas de Valoración Documental Desde mediados del año 2009 a través del Proyecto de Gestión Documental se ha venido realizando la organización del fondo documental de la Federación Colombiana de Municipios. Es así como se han organizado los archivos desde el año 1989, fecha en que se creó la entidad hasta la actualidad. Paralelamente, se hizo la reconstrucción de la historia institucional de la Federación y se identificaron seis periodos de tiempo de acuerdo con los cambios en la estructura orgánico-funcional, y con base en ellos se Página 2 de 7

3 está terminando de elaborar la propuesta de Tablas de Valoración Documental, como se muestra en el siguiente cuadro. Cuadro 1. Periodos Tablas de Valoración Documental (según cuadro evolutivo institucional) Una vez se termine la consolidación de la propuesta de Tablas de Valoración Documental y antes de finalizar el año 2012, será enviada al Archivo General de la Nación con sus correspondientes anexos para que se inicie el trámite de evaluación y posterior aprobación para proceder a su aplicación. 5. Conformación de la Unidad de Archivo y Correspondencia, funcionamiento de la Ventanilla Única y aplicación de los estipulado en el Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Consejo Directivo del AGN. A partir de mediados del año 2009 se contrataron para el Proyecto de Gestión Documental, un Profesional en Sistemas de Información y Documentación con especialidad en Gerencia y un Técnico de Archivo, con el fin de planear, consolidar y ejecutar las actividades de gestión documental en la Federación. Actualmente, se vienen desarrollando actividades enfocadas a cumplir con el Acuerdo 060 de 2001, específicamente el desarrollo y parametrización del Software de Gestión Documental que permitirá el registro, radicación, centralización y direccionamiento electrónico de las comunicaciones generadas o recibidas por la Federacion Colombiana de Municipios en desarrollo de sus funciones y actividades. Igualmente, se organizaron todos los actos administrativos (resoluciones) generadas por la entidad y se estableció el procedimiento de control, numeración y archivo de las resoluciones expedidas por el Director Ejecutivo de la Federación Colombiana de Municipios. Página 3 de 7

4 6. Estado de Organización de las Historias Laborales de acuerdo con las Circulares 04 de 2003 y 012 de 2004 expedida por el AGN y el DAFP. Las Historias Laborales de la Federación Colombiana de Municipios se encuentran debidamente organizadas (clasificadas, depuradas, ordenadas, foliadas y descritas), y almacenadas en carpetas de cuatro aletas de propalcote; todo lo anterior, atendiendo las directrices dadas por el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública en las Circulares 04 de 2003 y 012 de Imágenes Historias Laborales 7. Estado de Organización de los Archivos de Gestión. Los Archivos de Gestión se encuentran debidamente organizados con base en las Tablas de Retención Documental vigentes. Imágenes Archivo de Gestión Página 4 de 7

5 8. Elaboración y adopción del Reglamento Interno de Archivo. Actualmente, se cuenta con el Reglamento Interno de Gestión Documental del Comité de Archivo de la Federación Colombiana de Municipios (Acta No. 04 del 28 de julio de 2010) específicamente el Capítulo IV establece las políticas, el programa y el sistema de gestión documental. 9. Implementación de un Programa de Gestión Documental PGD articulado con el Sistema de Gestión de Calidad y el Meci de la Entidad. Se están aunando esfuerzos encaminados a la implementación del Programa de Gestión Documental en la Federación Colombiana de Municipios de acuerdo con las actividades enunciadas en los ítems anteriores. 10. Reporte existencia y aplicación del Sistema Integrado de Conservación de Documentos. Aunque todavía no se tiene consolidado el Sistema Integrado de Conservación de Documentos se han realizado actividades para la conservación de los documentos como: Cambio de AZ y carpetas de yute por carpetas de propalcote de cuatro aletas para la protección de los documentos de archivo. Utilización de cajas X200 para el almacenamiento tanto de los archivos de gestión como del archivo central. Aprovechamiento de espacios y archivadores exclusivamente para los documentos de archivo para lo cual se cuenta con dos archivadores rodantes donde se encuentran físicamente ubicados los archivos de gestión. Preparación física (retiro de ganchos y material metálico) de la documentación. Por su parte, el Archivo Central se encuentra ubicado en los depósitos de una firma especializada en gestión documental a la que se le exige que las instalaciones donde se custodie la documentación de la Federacion Colombiana de Municipios, cumpla con el Acuerdo 037 del 20 de septiembre de 2002 del Archivo General de la Nación, el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de Página 5 de 7

6 11. Aplicación del Formato Único de Inventario Documental en los Archivos de Gestión y Central. Todo el fondo documental de la FCM, se encuentra debidamente inventariado para lo cual se utiliza el Formato Único de Inventario Documental. 12. Informe de documentos afectados por algún tipo de deterioro (biológico, químico o mecánico) si aplica. Se identificaron 5 cajas X200 que contienen documentación deteriorada afectada biológicamente (hongos) a las cuales en el año 2010 se les realizó la desinfección del material contaminado por hongos y bacterias. Igualmente, se levanto inventario de la documentación con el fin de poner a consideración del Comité de Archivo su eliminación, teniendo en cuenta que aunque se desinfectaron, el material se encuentra bastante deteriorado y no es fácil su consulta; además se observó que corresponde a documentación contable y administrativa que no tiene valores secundarios. Por lo anterior, se espera llevar al próximo Comité de Archivo (mes de noviembre de 2012), la propuesta de eliminación de dicha documentación junto con el acta y el inventario documental levantado para su estudio y aprobación. Página 6 de 7

7 13. Informe de documentos afectados por atentados terroristas, incendios o eventos naturales (inundaciones, fallas geológicas, entre otros). si aplica. No aplica. 14. Incorporación de la gestión documental en el Plan de acción vigente de la entidad. Actualmente, las actividades de gestión documental relacionadas con a elaboración y aplicación de la Tabla de Retención Documenta, Organización del Fondo Documental de la FCM e implementación del Software de Gestión Documental se encuentran incluidas dentro del Plan de Acción vigente de la Federacion Colombiana de Municipios. Elaboró Informe: Yaneth Patricia Mora Calderón Coordinadora Gestión Documental - Federacion Colombiana de Municipios. Fecha: 08 de octubre de 2012 Página 7 de 7