FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS. Procedimiento de elaboración y/o actualización de Tablas de Retención Documental GESTIÓN DOCUMENTALPR-APY

Transcripción

1 1 GESTIÓN DOCUMENTALPR-APY Contenido 1. Objetivo 2. Descripción del Procedimiento 3. Alcance 4. Requisitos y Políticas Condiciones generales Las áreas productoras con base en sus procesos y procedimientos, deberán evaluar y definir aquellos registros a incluir en las Tablas de Retención. Definiciones Desarrollo (6.1 Recopilar información institucional 6.2 Analizar información recolectada - '3.3 Realizar entrevistas (3.4 Elaborar propuesta de las Tablas de Retención, TRD Validar Propuesta de TRD 9 (5.6 Presentar para aprobación al Comité de Archivo Presentar las TRD al Archivo General de la Nación 9 (3.8 Notificar aprobación de TRD al Comité de Archivo 10 (3.9 Crear resolución, Socializar las TRD aprobadas Aplicar las TRD.11 Diagrama de Flujo 12 Documentos Asociados Anexos Pág. 1.

2 ::9 GESTIÓN DOCUMENTAL _PR-AP Y Control de Cambios Cambios Fecha Cambio Autor/Modificador Versión 27/06/2016 Creación del procedimiento Asistente de Gestión 11/07/2016 Actualización del procedimiento Asistente de Gestión 1 2 Lista de Revisión Fecha Versión Nombre de quien aprueba Apro ación (Firma) 11/07/ Ana María Castaño Vargas 11/07/ Pablo Alberto Morales García 11/07/ Comité de Archivo Cláusula de Con fidencialidad Toda información contenida en este documento es considerada privilegiada y confidencial, ya que este material incluye descripciones metodológicas de propiedad exclusiva de la Federación Colombiana de Municipios. Ninguna parte de este documento podrá ser reproducida por cualquier medio sin la previa autorización de la Federación Colombiana de Municipios. Pág. 2.

3 GESTIÓN DOCUMENTAL PR-APY Objetivo Establecer los lineamientos para la elaboración y/o actualización de las Tablas de Retención, TRD, en la Federación Colombiana de Municipios, FCM, considerando el marco normativo establecido por el Archivo General de la Nación, AGN. 2. Descripción del Procedimiento El presente procedimiento define y describe las actividades requeridas para la elaboración y/o actualización de las Tablas de Retención, en casos como: i) modificaciones a la estructura administrativa de la Entidad, ii) creación y/o eliminación de nuevos documentos. 3. Alcance El procedimiento inicia con la recopilación de la información institucional para la elaboración de las Tablas de Retención, con su posterior análisis y finaliza con la aprobación del Comité de Archivo de las nuevas tablas. Aplica para todas las áreas productoras de documentos que forman parte de la estructura administrativa de la Entidad. 4. Requisitos y Políticas Ley 80 de 1989 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, del Archivo General de la Nación Acuerdo N 039 de 2002 Archivo General de la Nación Acuerdo N 004 de 2013 Archivo General de la Nación Circular 003 de 2015 Archivo General de la Nación Ley 1080 de 2015 Ministerio de Cultura y Archivo General de la Nación Pág. 3.

4 DE MUNICIPIO.S GESTIÓN DOCUMENTAL_PR-APY Condiciones generales a) Se debe contar siempre con un acto administrativo, que soporte la creación, modificación de un área, a la cual se le asignan funciones, las cuales son soporte para elaborar y/o actualizar las Tablas de Retención. b) Las Tablas de Retención deben ser revisadas y actualizadas cuando se registren cambios en la estructura administrativa de la Entidad y/o cuando se creen o eliminen nuevos documentos en un área. c) Las modificaciones que surjan serán evaluadas por el área productora y el coordinador de gestión documental o quien haga sus veces y deberán ser aprobadas por el Comité de Archivo. d) Los documentos de apoyo no se tendrán en cuenta en la elaboración y/o actualización de las Tablas de Retención. e) Por cada área productora de documentos debidamente constituida en la estructura administrativa de la Federación Colombiana de Municipios, existirá una Tabla de Retención. O El jefe de cada área o quien haga sus veces será el responsable de la información y documentos definidos en sus respectivas Tablas de Retención. 4.2 Las áreas productoras con base en sus procesos y procedimientos, deberán evaluar y definir aquellos registros a incluir en las Tablas de Retención. g) El área encargada de la elaboración y/o actualización de las Tablas de Retención, será la Coordinación de Gestión y la Jefatura Administrativa. h) El Coordinador de Gestión y el Jefe Administrativo serán los responsables junto con el Comité de Archivo del adecuado proceso de eliminación documental de la FCM. S. Definiciones Archivo central: Son los documentos producidos por un área durante su gestión administrativa, transferidos una vez finalizado su tiempo de conservación como archivo de gestión, para consulta administrativa. Constituye la segunda fase. Pág. 4.

5 A^'N FEDERACIÓN Archivo de gestión: GESTIÓN DOCUMENTAL _PR-A PY Son documentos producidos por un área sometida a continúa utilización y consulta administrativa que constituye la primera fase. Archivo General de la Nación - AGN: Entidad pública encargada de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Área productora: Es e) área responsable de producir documentos según el rol propio y las funciones y/o actividades que desarrolle diariamente. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de forma analógica (papel, video, cassettes, cintas, películas, microfilm y otros medios de almacenamiento de información). Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración, TVD, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Pág. S.

6 r^'\ FEDERACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL_PR-APY Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las Tablas de Retención o, de Tablas de Valoración para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información a través de otros medios. Mic rofi lmac ón: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las áreas productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Retención documental: Tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Selección documental: Disposición final señalada en las Tablas de Retención o, Tablas de Valoración y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación. Úsase también "depuración" y "expurgo". Pág. 6.

7 GESTIÓN DOCUMENTAL PR-APY Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Retención - TRD: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Unidad documento: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales yio contables. Pág. 7.

8 GESTIÓN DOCUMENTAL PR-APY Desarrollo 6.1 Recopilar información institucional Disposiciones legales, actos administrativos y normas sobre cambios estructurales de la Entidad, manuales de funciones y procedimientos, organigramas y normas de archivo de la Entidad, organigrama actual, resoluciones y actos administrativos que modifiquen las funciones, procesos y/o áreas de trabajo. 6.2 Analizar información recolectada Analizar la información recolectada, así como la producción y trámite documental en cada una de las áreas que componen la estructura administrativa de la Entidad, para lo cual se tendrán en cuenta los manuales de funciones y de procedimientos. 6.3 Realizar entrevistas Realizar entrevistas a los productores de los documentos, Directores y/o Asesores y Jefes, para identificar los documentos que produce cada área en su estado natural. Con la aplicación de la entrevista se complementa la información recolectada en las fuentes institucionales. 6.4 Elaborar propuesta de las Tablas de Retención, TRD En consenso con Directores y/o Asesores y Jefes realizar la identificación y definición de las unidades documentales de cada área, establecer en años, los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries, en cada fase de archivo: gestión, central e histórico, así como la disposición final de los documentos (conservación total, selección, eliminación, digitalización y/o microfilmación), teniendo en cuenta las normas internas o externas que regulan la producción, la frecuencia de consulta, el uso, entre otros factores. La Coordinación de Gestión y la Jefatura Administrativa serán responsables del proceso de levantamiento y/o actualización, creación de los flujos documentales por área productora y conformación de las series y subseries documentales con sus correspondientes tipos documentales. Pág. 8.

9 ( GESTIÓN DOCUMENTAL _PR-APY Validar Propuesta de TRD El Coordinador de Gestión liderará el levantamiento de la propuesta de las Tablas de Retención, la cual deberá ser revisada y aprobada por cada uno de los jefes de área, o quienes hagan sus veces. Finalizadas las correcciones se presentarán las TRD a la Jefatura Administrativa y a la Dirección Administrativa y Financiera de la Entidad, para aprobación preliminar y posterior presentación al Comité de Archivo de la Entidad. 6.6 Presentar para aprobación al Comité de Archivo El Coordinador de Gestión en ejercicio de sus funciones de Secretario Técnico del Comité de Archivo, con previa autorización del presidente del mismo (Director Administrativo y Financiero), convocará a los miembros para presentar las TRD, las cuales deberán incluir; i) tablas por áreas con sus respectivas series y subseries, con tipologías documentales, u) introducción, y, iii) anexos que sustenten su proceso de elaboración y aseguren su comprensión y sustentación. Nota: silos miembros del Comité de Archivo realizan observaciones a la propuesta de las Tablas de Retención, los responsables de las mismas deberán realizar los ajustes correspondientes en un tiempo racional que no exceda quince (15) días calendario. 6.7 Presentar las TRD al Archivo General de la Nación Después de aprobadas las TRD por los miembros del comité, el Coordinador de Gestión presentará la propuesta de las TRD, con 1) tablas por áreas con sus respectivas series y subseries, con tipologías documentales, ji) introducción, y, iii) anexos que sustenten su proceso de elaboración y aseguren su comprensión y sustentación al Archivo General de la Nación con acta que soporte la aprobación por parte del Comité de Archivo de la Entidad. El Coordinador de Gestión realizará las correcciones yio ajustes requeridos por el Archivo General de la Nación, y las remitirá nuevamente, con el fin de garantizar la aprobación de las mismas. Pág. 9.

10 1\ FEDERACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PR-AP V Notificar aprobación de TRD al Comité de Archivo Cuando el Archivo General de la Nación notifique sobre la aprobación de las TRD de la Entidad, el Coordinador de Gestión procederá a elaborar la comunicación a los miembros de Comité de Archivo para informar sobre dicha aprobación, firmada por el presidente del comité. 6.9 Crear resolución El Coordinador de Gestión y el Jefe Administrativo elaborarán la proyección de resolución de adopción de las TRD aprobadas para la Entidad por el Archivo General de la Nación, previo aval del Presidente del comité, precisando fecha de aplicación y su obligatoriedad de aplicación para toda la Entidad, firmada por el Director Ejecutivo de la Federación Colombiana de Municipios Socializar las TRD aprobadas Mientras el Archivo General de la Nación revisa, evalúa y aprueba, o realiza observaciones a las TRD de la Entidad, el Coordinador de Gestión y el Jefe Administrativo, articulados con el Comité de Archivo, realizarán la planeación de la socialización, capacitación y creación de instrumentos de apoyo (manuales, instructivos, guías, cartillas, campañas y demás instrumentos que surjan en el desarrollo del proceso), para la adecuada aplicación de las TRD en la Entidad. Con la aprobación del Archivo General de la Nación de las TRD, se procederá con las siguientes actividades: a) Elaboración de comunicación para cada una de las áreas de la Entidad, con sus respectivas TRD aprobadas, para su aplicación. Firmada por el Presidente del Comité de Archivo. b) Socialización y capacitación al personal de la Entidad en el uso y aplicación de las TRD, utilizando las herramientas e instrumentos necesarios, tales como; medios de comunicación internos, manuales, guías, instructivos, y los definidos en la planeación, con el fin de garantizar la adecuada aplicación. Pág. 10.

11 kj )' Ni~ GESTIÓN DOCUMENTAL_PR-APY Aplicar las TRD El Coordinador de Gestión y el Jefe Administrativo, realizarán la difusión necesaria para la correcta aplicación de las TRD, donde se deberá tener en cuenta: a) Fecha a partir de la cual es de obligatorio cumplimiento su aplicación. ID) Instructivo de aplicación c) Normas, guías, manuales, procedimientos, instructivos y cartillas, para la organización de los archivos de gestión en concordancia con las TRD. Nota 1: Se repetirán los pasos 6.3, al paso Nota 2: Envío de las TRD a la Superintendencia de Industria y Comercio y al Archivo General de la Nación de las TRD actualizadas. En el caso que la modificación corresponda a cambios en la estructura administrativa de la Entidad. Pág. 11.

12 ' fl DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE (S) d. Recopilar Información Coordinador de "- institucional Gestión k,flz.r la(oflu.,i6m,.coi.cl.d... r Í j Coo,dInüor. dj J Analizar recolectada información Coordinador de Gestión Realizar entrevistas Coordinador de Gestión OBSERVACION ES Formato Unidad U T - Formato Encuesta O j Estudio Unidad J Elaborar propuesta de las Coordinador de Formato tabla de r Tablas de Retención Gestión Retención, TRD. L. Validar propuesta de TRD. Coordinador de Gestión J r Presentar para aprobación al Comité de Archivo Coordinador de Gestión KM 4, Aá.kttaffVOy TRO.1 G.sU6. Presentar las tablas de Coordinador de Comunicación de la Retención, Gestión Federación TRD al Archivo General de Colombiana de la Nación Municipios, FCM. Notificar aprobación de Director Tablas de Retención Administrativo y, TRD al Financiero Comité de Archivo ' ' Crear Resolución Coordinador de Formato resolución d Gestión de la Federación Colombiana + de Municipios FCM KM. Socializar las TRD Jefe Administrativo aprobadas SocJltk., TRO.p,ob.dn 4, ApIIc.rliD..iI. KM Aplicar las TRD Coordinador de Gestión iatla 1. Diagrama de flujo del procedimiento Pág. 12.

13 GESTIÓN DOCUMENTAL _PR-A PY Objeto Actividad Significado Descripción de la acción que ejecuta el encargado/rol, es quien interactua en la actividad - Operadores lógicos - 1 Encargado de ejecutar la actividad, este debe ser el Rol cargo. - - Elemento que se utiliza para apoyar la acción de la - - Documento ' Evente actividad, puede ser un instructivo, guía, acta, formato, entre otros. Elemento que ayuda a tomar a una decisión en el flujo del proceso Figura. Simbología Diagrama de Flujo 8. Documentos Asociados Formato de Tablas de Retención 9. Anexos [ Anexo Nombre Pág. 13.