PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 2009

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2 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 2009 INTRODUCCIÓN La Junta Local de Conciliación y Arbitraje de Distrito Federal, es un organismo Público Autónomo e independiente, que tiene como finalidad el conocimiento, tramitación y resolución de los conflictos que se susciten entre los trabajadores y patrones, derivados de las relaciones de trabajo de jurisdicción local en el Distrito Federal. Todo ello con principios y valores institucionales. Las acciones que lleva a cabo la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal son de alto impacto e importancia social. Por ello, quienes laboramos en la Junta Local de Conciliación y arbitraje del Distrito Federal, tenemos la responsabilidad de actuar con legalidad y transparencia; así como dejar constancia documentada de los asuntos oficiales que se atienden en esta Institución. Los archivos de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal son parte de la memoria histórica de nuestra institución y por ende son parte importante de nuestra sociedad y del patrimonio documental del Gobierno del Distrito Federal, por lo tanto no pueden ser extraídos de la custodia archivística por persona alguna, y solo podrán ser depurados con aprobación de las autoridades archivísticas competentes. Los archivos son las unidades específicamente previstas para la conservación, organización y servicio eficaz y económico de los documentos, una vez que éstos han cumplido su ciclo de vida. Los archivistas son los profesionales directamente encargados de hacer posible el cumplimiento de los propósitos de conservación, organización y servicios de los documentos públicos en los archivos. Tienen el deber de cumplir dicho encargo en forma responsable, no atendiendo a preferencias personales, sino de acuerdo con las definiciones y técnicas objetivas de la profesión archivística. Por lo anterior el Gobierno tiene para los archivos y los archivistas el deber de apoyarlos y dotarlos de todos los medios necesarios para el cumplimiento de sus funciones específicas Además el gobierno tiene para con los archivistas el deber de

3 proveer una formación y dignificación profesional, acordándoles un tratamiento conforme con la misión que desempeñan en la sociedad. Es por eso que en La Junta Local de Conciliación Arbitraje del Distrito Federal, se creo la Coordinación de Archivos, dependiente de la Coordinación General de Administración, por la necesidad de que exista un responsable de planear, organizar, coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades encomendadas a las diversas unidades de archivo así como la administración eficiente y racional de estos recursos, vigilando el adecuado funcionamiento y aprovechamiento de los mismos, dicha Coordinación tendrá facultad de cumplir y hacer cumplir dentro de esta H. Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal la normatividad para la administración de los documentos, así como, la implementación del Programa de Desarrollo Archivístico para la formación, organización, preservación, conservación y restauración del acervo documental, que apoyen la labor archivística dentro de las actividades administrativas de la institución. OBJETIVO GENERAL El Programa Institucional de desarrollo archivístico de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal debe garantizar la conservación de los documentos que genera y recibe de la ciudadanía y de otros Entes Públicos, en el cumplimiento de sus funciones y al mismo tiempo debe resolver la problemática de acumulación documental, mejorando la calidad de la gestión administrativa en las distintas oficinas mediante la introducción de técnicas ágiles para el tratamiento documental. En este sentido a la Coordinación de Archivos de este Ente le corresponde desarrollar y aplicar un sistema de normas y procedimientos para el tratamiento técnico de los documentos de acuerdo a la teoría del ciclo vital del documento de manera que su producción, organización y flujo responda a una concepción orgánica de los procesos administrativos que facilite su consulta en todo momento. Asimismo, dicho programa contribuirá a la conformación del Sistema Institucional de Archivos, que tiene como fin facilitar la conservación, organización y servicio del patrimonio documental, llevando a cabo lo establecido en la normatividad en materia de archivos y acceso a la información de la manera más satisfactoria.

4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Los objetivos específicos establecidos en el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal son: a) Ejecutar proyectos encaminados a la asistencia técnica de archivos para la organización, preservación y restauración documental de sus acervos. b) Ofrecer cooperación para la organización documental de los archivos. c) Hacer homogénea y eficiente la prestación de los servicios documentarios, de acuerdo a la normatividad en materia de archivos, conforme a los estándares nacionales e internacionales.

5 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 2009 CONCEPTO ACCIONES ÁREA DE APOYO 1.- Proyecto y acciones de desarrollo de instrumentación de la normatividad técnica interna. 1.1 Elaborar los proyectos de la normatividad interna en materia de archivos 1.2 Elaborar los diversos instrumentos de control archivísticos. 1.3 Elaborar el catalogo de series documentales por cada área que conforman la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal. 1.4 Elaborar el catalogo de disposición documental (con apoyo de cada una de las áreas administrativas de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal ya que son ellas las que definen la disposición. 1.5 Elaborar los estándares de caducidades (con apoyo de todas las áreas). a) Coordinación General de Administración b) Coordinación de Archivos.

6 CONCEPTO ACCIONES ÁREA DE APOYO 2.- Proyectos de capacitación y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivísticas 2.1 Diseño e instrumentación de un programa de capacitación en la materia, así como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas. 2.2 Solicitar a otras instancias relacionadas en la materia archivística cursos de capacitación, seminarios, diplomados, congresos y conferencias, sobre los diferentes temas tanto técnicos como normativos en la administración de documentos y archivos. a) Coordinación de Recursos Humanos. b) Jefatura de Unidad Departamental de Capacitación y Prestaciones al Personal.

7 CONCEPTO ACCIONES ÁREA DE APOYO 3.- Proyectos para la adquisición, con base en sus condiciones presupuestales de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución 3.1 Consolidar las diferentes necesidades en materia de archivo. 3.2 Establecer el espacio físico, en áreas adecuadas y suficientes para la ubicación de los diversos archivos de este Tribuna. 3.3 Gestionar la adquisición o reasignación de mobiliario y equipo de computo para el almacenamiento y digitalización de datos y para el acondicionamiento del archivo de la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal. 3.4 Adquisición de productos, artículos y materiales útiles para la preservación y conservación de los documentos en cualquier formato que se encuentren, así como la prevención de posibles emergencias. 3.5 Contratación de personal profesional con conocimientos técnicos en organización y administración de archivos. 3.5 Adquisición y dotación equipo de trabajo necesario para el personal que labora en el archivo. a) Coordinación General de Administración. b) Coordinación De Recursos Materiales. c) Jefatura de Unidad Departamental De Adquisiciones y Suministros. d) Jefatura de Unidad Departamental de Servicios Generales.

8 CONCEPTO ACCIONES ÁREA DE APOYO 4.- El Desarrollo de estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos 4.1 Investigar con las diferentes instancias, sobre el proceso de digitalización y archivo de documentos en forma electrónica. 4.2 Elaborar un programa adecuado a las necesidades de esta institución, para la implementación del sistema de captura, transferencia, consulta y estadística. 4.3 Intercomunicación del sistema informático de la Junta con el sistema local del archivo de concentración del edificio externo. a) Coordinación de Informática y Sistemas. b) Jefatura de Unidad Departamental de Desarrollo de Sistemas.

9 CONCEPTO ACCIONES ÁREA DE APOYO 5.- Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia 5.1 Coordinar con la oficina de Información Publica y Coordinación de Archivos el diseño de trípticos, folletos, carteles y todos aquellos materiales didácticos que promuevan la cultura en materia archivística. 5.2 Uso de una imagen grafica y la identidad institucional en las instalaciones del archivo, como en la papelería, materiales y equipo. a) Jefatura de Unidad Departamental Responsable de la oficina de Información Publica b) Coordinación de Archivos

10 CONCEPTO ACCIONES ÁREA DE APOYO 6.- Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística 6.1 En colaboración con la Coordinación de Informática y Sistemas establecer un plan de seguridad para el manejo de los documentos digitales e impresos, equipos y sistemas informáticos. 6.2 Elaborar un plan de conservación y preservación de los archivos impresos y digitales con apoyo del comité de protección civil, en el cual se describirá las acciones necesarias para combatir y manejar de manera adecuada los agentes de deterioro de los documentos. a) Coordinación de Informática y Sistemas b) Coordinación De Recursos Materiales.

11 CONCEPTO ACCIONES ÁREA DE APOYO 7.- Estudios y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. 7.1 En colaboración con la Coordinación de Recursos Materiales, y Comité de Protección Civil, la aplicación de las acciones de protección civil, (señalización, rutas de evacuación, colocación de extintores en lugares estratégicos, botiquines y de más disposiciones) en las instalaciones asignadas para el archivo. 7.2 Analizar detalladamente las necesidades de los archivos documentales y electrónicos, para de esta forma brindar las condiciones necesarias para la guarda, custodia y preservación de la información generada, administrada o en posesión de esta Junta Local. 7.3 Establecer un programa de fumigación en los diversos archivos de la Junta. 7.4 Revisión periódica de instalaciones eléctricas 7.5 Revisión y recarga periódica de extintores. 7.6 Vigilancia permanente en los diversos archivos de este Tribunal controlando los accesos a los mismos a personal no autorizado. a) Coordinación de Recursos Materiales. b) Coordinación de Informática y Sistemas