SECRETARIA DE TRABAJO Y FOMENTO AL EMPLEO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2015

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1 SECRETARIA DE TRABAJO Y FOMENTO AL EMPLEO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVÍSTICO 2015 Enero

2 1. PRESENTACIÓN INDICE PÁGINA 1. PRESENTACIÓN ANTECEDENTES AMBITO NORMATIVO OBJETIVOS ESTRATEGIA ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA INTERNA PROPUESTA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL QUE REALIZAN FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS

3 8. PROPUESTA PARA LA ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA IMPLEMENTAR ACCIONES PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICO PROPONER LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS CALENDARIO DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS

4 1. PRESENTACIÓN A fin de dar atención y seguimiento al ciclo vital de los documentos que se generan a diario como resultado las funciones y atribuciones de cada una de las Unidades Administrativas de la Secretaría Trabajo y Fomento al Empleo y que se reflejan en cada una las series documentales que se producen. Con el objeto de dar continuidad a las acciones tendientes a la mejora integral del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría, se presenta el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2015 de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, en el que se contemplan objetivos, estrategias, proyectos y actividades que permitirán continuar con: La aplicación e implementación de los procesos documentales y de los instrumentos de control archivístico. Homogeneización y estandarización de los criterios archivísticos. Contar con una adecuada organización y administración de la documentación que se generan en cada uno de los archivos. Regular el uso, manejo, conservación y preservación de las series documentales que se generan. Automatización y sistematización de los procesos documentales y de los instrumentos de control archivístico. Proponer la incorporación de tecnologías de la información que permitan la digitalización de documentos o expedientes en forma electrónica. 4

5 De conformidad con lo establecido en la Normatividad Vigente en Materia de Archivos Ley de Archivos del Distrito Federal artículos 41 y 42 y la Circular Uno 2014, en sus numerales 7.12 y ANTECEDENTES Desde el año 2008 en cumplimiento de la normatividad archivística, en la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo se han realizado diversas acciones, que han sido plasmadas en los Programas Institucionales de Archivo que se han venido realizado y ejecutado. Sin embargo a la fecha aunque de manera lenta se cuenta con un avance significativo en el campo de los archivos falta mucho por hacer. Durante el año 2015 se buscará fortalecer el Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría, con el apoyo e interacción de sus componentes quienes se encargaran: Componentes normativos: Unidad Coordinadora de Archivos establecerá las políticas y las medidas técnicas para el adecuado funcionamiento y operación de los archivos. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos propiciara acciones que faciliten y permitan la implementación y retroalimentación de la normatividad en la materia. Componentes operativos: Archivos de Trámite de las Unidades Administrativas y el Archivo de Concentración, la interacción entre ellos permitirá agilizar y optimizar los servicios que brindan. En el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2015 de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, se realiza una planeación e integración anual de objetivos, estrategias, proyectos y actividades. 5

6 3. ÁMBITO NORMATIVO Ley de Archivos del Distrito Federal. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, mediante el cual se aprueban los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal. Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Circular UNO 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos, para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de apoyo técnico operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal, en su numeral 7 Administración de Documentos y Archivística. 4. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Regular la operación, administración y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo en base a la normatividad archivística vigente. 6

7 OBJETIVOS PARTICULARES Coordinar, vigilar, supervisar y regular el seguimiento que se le da al ciclo vital de los documentos que se generan en los archivos de Trámite y Concentración, hasta su destino final. Coordinar, vigilar y supervisar la aplicación e implementación de los procesos documentales y de los instrumentos de control archivístico, de manera homogénea y estandarizada, en los archivos de trámite y el archivo de concentración. 5. ESTRATEGIA El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2015, se llevará a cabo mediante la ejecución de 5 acciones que permitirán a través de la Unidad Coordinadora de Archivos y el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, regular, coordinar y vigilar el adecuado funcionamiento y operación de los archivos de trámite y concentración, así como dar seguimiento al ciclo vital del documento de manera eficiente y oportuna; a través de las siguientes estrategias: 1. Coordinar y supervisar el cumplimiento y actualización de la normatividad en la materia, en los archivos de trámite y concentración de la Secretaría. 2. Contar con programas de asesoría y capacitación para el personal responsable de los archivos. 3. La adquisición de los recursos materiales que se requieren con mayor urgencia en los archivos, con base en la suficiencia presupuestal de la Secretaría. 4. Elaborar programas que permitan el adecuado uso, manejo, conservación y preservación de los acervos documentales. 7

8 5. La incorporación de tecnologías de la información que permitan la automatización y sistematización de los procesos documentales, de los instrumentos de control archivístico y de los servicios archivísticos y la digitalización de la documentación sustantiva. El desarrollo de actividades se plasmará en el calendario anual de cumplimiento. 6. ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA INTERNA. Durante el año 2015 se emprenderán acciones que permitan llevar a cabo el desarrollo e instrumentación de la Normatividad Archivística vigente, en el Sistema Institucional de Archivos, con el fin de regular la operación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo. Esto se lograra en coordinación con el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos y la Unidad Coordinara de archivos, a través de las siguientes acciones: 1. Actualización del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. 2. Elaboración del Manual de Operación Archivística. 3. Coordinación, supervisión y control por parte del personal de la Unidad Coordinadora de Archivos, en la recopilación de información para la actualización de los instrumentos de control archivístico. 4. Se continuara actualizando de manera permanente en materia de Normatividad Archivística; al personal responsable de los archivos y a las y los 8

9 integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD. 5. Se solicitara a las y los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, durante las sesiones que expongan la problemática existente en sus archivos, a fin realizar propuestas de solución, con base a lo establecido en la normatividad archivística vigente. 6. Vigilar el cumplimiento de las tareas y actividades a desarrollar, de acuerdo a lo establecido en el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2015 y su calendario anual de cumplimiento. 7. PROPUESTA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL QUE REALIZAN FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS Derivado de la contante rotación del personal responsable de los archivos y de que no existe una estructura administrativa que permita contar con personal de manera fija, es necesario implementar lo siguiente: 1. Se proporcionaran de manera permanente, asesorías archivísticas personales, grupales, telefónicas y por correo electrónico. 2. Impartición de un curso de capacitación de acuerdo a las necesidades de aprendizaje del personal responsable de los archivos, siempre enfocado al cumplimiento de la normatividad en la materia, a la aplicación e implementación de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico y al uso, manejo, conservación y preservación de los documentos. 3. Se solicitara el apoyo de otras Instituciones de Gobierno para la impartición de cursos de capacitación o pláticas en materia de archivos. Esto con la finalidad de que el personal responsable de los archivos, aunque no sea profesional de la Archivonomía, adquiera los conocimientos básicos e 9

10 indispensables para el desarrollo de las tareas que desempeñan en los archivos. 8. PROPUESTA PARA LA ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA La adquisición de los recursos materiales que se requieren en los archivos como en otros años, estará sujeta a la suficiencia presupuestal con que cuente la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, y se solicitara a las Unidades Administrativas: 1. Indiquen cuales son los recursos materiales, herramientas e insumos que se requieren con mayor urgencia en sus archivos. 2. Se propondrá la adquisición de equipo informático para la digitalización de expedientes (equipos de escaneo de gran capacidad de almacenamiento y resolución, computadoras y un servidor). 9. IMPLEMENTAR ACCIONES PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA. Durante los cursos de capacitación y asesorías archivísticas se seguirá concientizando al personal responsable de los archivos, sobre la aplicación e implementación de medidas de seguridad, conservación y preservación de la documentación, que permitan el reguardo de la misma en mejores condiciones a través de las siguientes acciones: 1. Retiro en los expedientes de todos aquellos elementos metálicos como broches, clips, grapas, etc., que puedan provocar la oxidación y el daño permanente a los documentos. 2. El cosido y foliado de los expedientes como medida de seguridad para evitar que pueda ser sustraído algún documento. 10

11 3. Antes de trabajar con los documentos el personal responsable de los archivos, debe lavarse las manos para evitar ensuciarlos. 4. Para hojear y revisar un expediente el personal no debe mojarse los dedos con saliva, debe utilizar un dedal para cambiar de hoja. 5. Evitar hacer anotaciones innecesarias en los documentos con lápiz, pluma, etc., para evitar que se manchen. 6. Si se utiliza post-it para hacer alguna anotación se debe retirar de inmediato, ya que se olvida quitarlos y con el tiempo el pegamento mancha el papel. 7. Cuando se rompa algún documento, no se debe pegar con cinta adhesiva (diurex), ya que daña y mancha el papel y con el tiempo se despega, se debe utilizar el carboximetilcelulosa para pegarlo. 8. A fin de contar con un control y registro del préstamo y consulta documental y que solamente el personal autorizado y designado pueda solicitar estos servicios en los archivos, a partir de enero 2015 entrara en vigor el Catálogo de Firmas autorizadas para el Préstamo y Consulta Documental y el Listado de Funcionaros facultados para solicitar el Préstamo y Consulta Documental. 9. El uso del Vale de Préstamo Documental Estandarizado y el Formato de Control y Registro para la Consulta Documental, en todos los archivos de la Secretaría, con el fin de evitar la pérdida o la sustracción de documentos en los expedientes o legajos. 10. Continuar con las fumigaciones mensuales que han permitido prevenir la existencia de agentes bióticos como insectos, polillas, termitas, arañas, cucarachas, etc. 11. La implementación de fumigaciones preventivas que permitan combatir la proliferación de microorganismos como hongos y bacterias, por lo menos dos veces por año. 12. Evitar la ubicación de los archivos en lugares que puedan representar un peligro para la documentación como sótanos, lugares húmedos y sin 11

12 ventilación o cerca de instalaciones eléctricas e hidráulicas o de tubería de drenaje, que podría provocar un daño permanente a los acervos documentales. 10. PROPONER LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS Durante el ejercicio 2015 la Unidad Coordinadora de Archivos dará seguimiento a la elaboración del programa informático que lleva a cabo el área de informática para la automatización y sistematización de los procesos documentales y de los instrumentos de control archivístico y que permitirá: Archivos de Trámite Contar con un control y registro del número de expedientes que se generan en las Unidades Administrativas. Captura de inventarios del archivo de trámite y llenado automático de las carátulas estandarizadas del expediente y listados de contenido. Transferencia Primaria Las Unidades Administrativas tendrán un control y registro del número de cajas que transfieren al archivo de concentración. Captura de inventarios de transferencia primaria o entrega recepción y llenado automático de las carátulas estandarizadas de la caja. 2. Se realizaran pruebas de funcionamiento y se informará a las y los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD para su aprobación. 3. Se llevara a cabo su implementación en todos los archivos de Trámite de las Unidades Administrativas. 12

13 4. Propuesta del personal de la Unidad Coordinadora de Archivos para la digitalización de expedientes. La digitalización permitirá realizar consultas de la documentación desde una computadora; sin necesidad de tener el expediente en físico 13

14 Programa Institucional de Desarrollo Archivístico de la Secretaria de Trabajo y Fomento al Empleo Objetivo: Establecer las bases normativas y operativas para el funcionamiento y operación de los archivos, mediante el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2015 que permita la mejora continua e integral del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Trabajo y Fomento al Empleo, garantizando el resguardo, la custodia y conservación de sus acervos documentales. ACCIÓN 1. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. M E S E S ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC 1.1 Actualización del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. JUN 1.2 Elaboración del Manual de Operación Archivística. Coordinación, supervisión y control por parte del personal de la Unidad Coordinadora de Archivos, en la 1.3 recopilación de información para la actualización de los instrumentos de control archivístico. Se continuara actualizando de manera permanente en materia de Normatividad Archivística; al personal 1.4 responsable de los archivos y a las y los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD. Se solicitara a las y los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD, durante las sesiones que 1.5 expongan la problemática existente en sus archivos, a fin realizar propuestas de solución, con base a lo establecido en la normatividad archivística vigente. JUL 14

15 ACCIÓN 1. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. M E S E S ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC 1.6 Vigilar el cumplimiento de las tareas y actividades a desarrollar, de acuerdo a lo establecido en el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA 2015 y su calendario anual de cumplimiento. ACCIÓN 2. Elaborar proyectos de capacitación y desarrollo profesional del personal archivístico. ENE M E S E S FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC 2.1 Se proporcionaran de manera permanente, asesorías archivísticas personales, grupales, telefónicas y por correo electrónico. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT Impartición de un curso de capacitación de acuerdo a las necesidades de aprendizaje del personal responsable de los archivos, siempre enfocado al cumplimiento de la normatividad en la materia, a la aplicación e implementación de los procesos documentales y los instrumentos de control archivístico y al uso, manejo, conservación y preservación de los documentos. Se solicitara el apoyo de otras Instituciones de Gobierno para la impartición de pláticas en materia de archivos. AGOS SEP 15

16 ACCIÓN 3. Desarrollar propuestas para la adquisición de los recursos materiales que requieran los archivos de la institución. Se solicitara a las Unidades Administrativas indiquen cuales son los recursos materiales, herramientas e 3.1 insumos que se requieren con mayor urgencia en sus archivos. M E S E S ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC FEB 3.2 Se propondrá la adquisición de equipo informático para la digitalización de expedientes (equipos de escaneo de gran capacidad de almacenamiento y resolución, computadoras y un servidor). NOV 16

17 ACCIÓN 4. Implementar acciones para la conservación y preservación de la información archivística. Retiro en los expedientes de todos aquellos elementos metálicos como broches, clips, grapas, etc., que puedan 4.1 provocar la oxidación y el daño permanente a los documentos. M E S E S ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC El cosido y foliado de los expedientes como medida de seguridad para evitar que pueda ser sustraído algún documento. Antes de trabajar con los documentos el personal responsable de los archivos, debe lavarse las manos para evitar ensuciarlos. Para hojear y revisar un expediente el personal no debe mojarse los dedos con saliva, debe utilizar un dedal para cambiar de hoja. 17

18 ACCIÓN 4. Implementar acciones para la conservación y preservación de la información archivística. Evitar hacer anotaciones innecesarias en los documentos con lápiz, pluma, 4.5 etc., para evitar que se manchen. M E S E S ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC Si se utiliza post-it para hacer alguna anotación se debe retirar de inmediato, ya que se olvida quitarlos y con el tiempo el pegamento mancha el papel. Cuando se rompa algún documento, no se debe pegar con cinta adhesiva (diurex), ya que daña y mancha el papel y con el tiempo se despega, se debe utilizar el carboximetilcelulosa para pegarlo. A fin de contar con un control y registro del préstamo y consulta documental y que solamente el personal autorizado y designado pueda solicitar estos servicios en los archivos, a partir de enero 2015 entrara en vigor el Catálogo de Firmas autorizadas para el Préstamo y Consulta Documental y el Listado de Funcionaros facultados para solicitar el Préstamo y Consulta Documental. 4.9 El uso del Vale de Préstamo Documental Estandarizado y el Formato de Control y Registro para la Consulta Documental, en todos los archivos de la Secretaría, con el fin de evitar la pérdida o la sustracción de documentos en los expedientes o legajos. 18

19 4.10 Continuar con las fumigaciones mensuales que han permitido prevenir la existencia de agentes bióticos como insectos, polillas, termitas, arañas, cucarachas, etc. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ACCIÓN 4. Implementar acciones para la conservación y preservación de la información archivística. La implementación de fumigaciones preventivas que permitan combatir la proliferación de microorganismos como 4.11 hongos y bacterias, por lo menos dos veces por año. M E S E S ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC ABR NOV 4.12 Evitar la ubicación de los archivos en lugares que puedan representar un peligro para la documentación como sótanos, lugares húmedos y sin ventilación o cerca de instalaciones eléctricas e hidráulicas ó de tubería de drenaje, que podría provocar un daño permanente a los acervos documentales. 19

20 ACCIÓN 5. Proponer la incorporación ordenada de tecnologías de la información en el campo de los archivos. Dar seguimiento a la elaboración del programa informático que permita la automatización y sistematización de los 5.1 procesos documentales y de los instrumentos de control archivístico. M E S E S ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN 5.2 Se realizaran pruebas de funcionamiento y se informará a las y los integrantes del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD para su aprobación. JUL 5.3 Se llevara a cabo su implementación en todos los archivos de Trámite de las Unidades Administrativas. SEP 5.4 Propuesta del personal de la Unidad Coordinadora de Archivos para la digitalización de expedientes. NOV 20