PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2016

Transcripción

1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2016

2 INDICE 1. Presentación 2. Marco Jurídico 3. Objetivo 4. Líneas de Acción Línea de Acción I: Proyecto de desarrollo e instrumentación y normatividad Objetivos / Estrategias / Actividades Línea de Acción II: Proyecto de capacitación y desarrollo profesional archivístico Objetivos / Estrategias / Actividades Línea de Acción III: Proyecto para la adquisición de los recursos materiales que requieran los archivos de la Secretaría Objetivos / Estrategias / Actividades Línea de Acción IV: Proyecto para la incorporación ordenada de las tecnologías en la aplicación de los archivos Objetivos / Estrategias / Actividades

3 Línea de Acción V: Proyecto de acciones de difusión archivística Objetivos / Estrategias / Actividades Línea de Acción VI: Proyecto para la conservación y preservación de la información archivística Objetivos / Estrategias / Actividades Línea de Acción VII: Proyecto preventivo para situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes Objetivos / Estrategias / Actividades 5. Cronograma de Actividades 2016

4 1 PRESENTACIÓN

5 El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) para el ejercicio 2016, contempla las acciones necesarias en materia de archivo para dar seguimiento al Sistema Institucional de Archivos (Archivo de Trámite y Archivo de Concentración) en la Secretaría de Protección Civil, de conformidad con lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal. Para ello el COTECIAD-SPC, emitirá los procedimientos necesarios que regulen los archivos, así como prever lo necesario para su correcto funcionamiento.

6 2 MARCO JURÍDICO

7 MARCO JURÍDICO Ley de Archivos del Distrito Federal Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal Estatuto de Gobierno del Distrito Federal Circular uno 2015, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal

8 3 OBJETIVO

9 Lograr que en las Unidades Administrativas que integran la Secretaría de Protección Civil, tengan debidamente organizada e inventariada la documentación, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente y conforme lo establecen los Instrumentos Archivísticos autorizados por el COTECIAD, a fin de contar con un sistema institucional de archivos que soporte los actos realizados en el ejercicio de las funciones enfocadas a la salvaguarda de la integridad física de los habitantes de la Ciudad de México.

10 4 Líneas de Acción

11 Línea de Acción I Proyecto de desarrollo e instrumentación y normatividad

12 Objetivo: Llevar a cabo la correcta aplicación de los Instrumentos Archivísticos, dando estricto cumplimiento a la normatividad en materia de archivos. Estrategia: Implementar acciones de verificación, seguimiento, evaluación y control necesarias para que las áreas generadoras de documentos cumplan con los procesos archivísticos.

13 Actividades de la Línea de Acción I Proyecto de desarrollo e instrumentación y normatividad 1.- Actualización del Catálogo de Disposición Documental. 2.- Revisar Vigencias Documentales de los Archivos de Trámite. 3.- Realizar Bajas Documentales de toda aquella documentación que ha cumplido con su plazo de vigencia. 4.- Actualización del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de.

14 Línea de Acción II Proyecto de capacitación y desarrollo profesional archivístico

15 Objetivo: El personal que labora en la Secretaría de Protección Civil, reconozca la importancia del manejo de los archivos y lleve a cabo las actividades necesarias para la organización documental. Estrategias: Implementar un Programa de Capacitación Archivística, así como la realización de mesas de trabajo para llevar a cabo la vigencia y baja documental

16 Actividades de la Línea de Acción II Proyecto de capacitación y desarrollo profesional archivístico 1.- Impartir pláticas enfocadas en normatividad en materia archivística al personal que labora en la Secretaría de Protección Civil Realizar capacitación sobre transferencia primaria y baja documental. 3.- Realizar mesas de trabajo para llevar a cabo la baja documental

17 Línea de Acción III Proyecto para la adquisición de los Recursos Materiales que requieran los archivos de la Secretaría

18 Objetivo: Lograr que las áreas de archivo cuenten con los recursos materiales necesarios para su integración, conservación y resguardo. Estrategias: Aprovechar los espacios para la ubicación de anaqueles y resguardar la documentación en cajas de polipropileno para evitar la humedad. Suministrar oportunamente los insumos necesarios para las actividades archivísticas que se llevan a cabo en la Secretaría de Protección Civil.

19 Actividades de la Línea de Acción III Proyecto para la adquisición de los recursos materiales que requieran los archivos de la secretaría 1.- Adquirir anaqueles, cajas de polipropileno, cajas de archivo, todo aquel material que se utiliza en la conservación del documento Adquirir material de uso personal como son: guantes, batas, cubrebocas, etc., para evitar algún daño personal.

20 Línea de Acción IV Proyecto para la incorporación ordenada de las tecnologías en la aplicación de los archivos

21 Objetivo: Respaldar la información de las áreas utilizando tecnologías de la información. Estrategias: Implementar la digitalización de la documentación que se encuentra en las áreas, evitando así la explosión documental; así mismo, lograr el mejor aprovechamiento de los espacios físicos.

22 Actividades de la Línea de Acción IV Proyecto para la incorporación ordenada de las tecnologías en la aplicación de los archivos 1.- Realizar la digitalización de la documentación de las distintas áreas Garantizar el uso y conservación de la documentación digital.

23 Línea de Acción V Proyecto de acciones de difusión archivística

24 Objetivo: Garantizar que tanto las áreas como usuarios en general, conozcan la información relativa al manejo de los archivos Estrategias: Implementar la difusión, de forma periódica, de la información relativa a la importancia de los archivos y sus procesos.

25 Actividades de la Línea de Acción V Proyecto de acciones de difusión archivística 1.- Realizar trípticos que ayude al personal a llevar a cabo de manera correcta un proceso archivístico. 2.- Difundir mediante el portal de la Secretaría los avances obtenidos. 3.- Difundir la normatividad vigente en materia archivística.

26 Línea de Acción VI Proyecto para la conservación y preservación de la información archivística

27 Objetivo: Conseguir que las áreas de archivo cuenten con el mantenimiento adecuado. Estrategias: Realizar mantenimiento constante a las áreas que resguardan la documentación.

28 Actividades de la Línea de Acción VI Proyecto para la conservación y preservación de la información 1.- Colocar señalamientos en los archivos. 2.- Fumigación especializada permanente en las áreas de archivo para evitar la propagación de fauna nociva. 3.-Controlar el acceso en cada una de las áreas de archivo para garantizar la confidencialidad de la documentación de archivo. 4.- Implementar medidas de conservación de los archivos dirigidas a evitar la humedad y mantener una limpieza adecuada.

29 Línea de Acción VII Proyecto preventivo para situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe

30 Objetivo: Asegurar que la documentación que se encuentra en las áreas de archivo cuente con medidas adecuadas para la conservación de los documentos. Estrategias: Colocar detectores de humo y llevar a cabo el mantenimiento constante al archivo y a las áreas que resguardan la documentación.

31 Actividades de la Línea de Acción VII Proyecto preventivo para situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe 1.- Realizar la adquisición de un sistema de detección de humo, temperatura y humedad. 2.- Colocar señalamientos de seguridad, que sean visibles en caso de emergencia.

32 5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2016

33 Consecutivo 1 2 LÍNEA DE ACCIÓN I.- PROYECTO DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN Y NORMATIVIDAD Primer Trimestre EJERCICIO 2016 Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Actualización del Instrumento Archivístico denominado Catálogo de Disposición Documental Revisar Vigencias documentales de los Archivos de Trámite 3 Realización de Bajas Documentales 4 Actualización del Manual Específico del Operación Archivística Periodo en que se llevará a acabo la actividad

34 Consecutivo LÍNEA DE ACCIÓN II.- PROYECTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL ARCHIVÍSTICO Primer Trimestre EJERCICIO 2016 Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 Impartir pláticas enfocadas a los procesos archivísticos al personal que labora en la Secretaría de Protección 2 Realizar capacitación sobre transferencia primaria y baja documental 3 Realizar mesas de trabajo para llevar a cabo la baja documental Periodo en que se llevará a acabo la actividad

35 Consecutivo 1 LÍNEA DE ACCIÓN III.- PROYECTO PARA LA ADQUISICÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA Primer Trimestre EJERCICIO 2016 Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Adquirir anaqueles, cajas de polipropileno, cajas de archivo, todo aquel material que se utiliza en la conservación del documento 2 Adquirir material de uso personal como son: guantes, batas, cubrebocas, etc., para evitar algún daño personal Periodo en que se llevará a acabo la actividad

36 Consecutivo LÍNEA DE ACCIÓN IV.- PROYECTO PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE LAS TECNOLOGÍAS EN LA APLICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Primer Trimestre EJERCICIO 2016 Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 2 Realizar la digitalización de la documentación de las distintas áreas. Garantizar el uso y conservación de la documentación digital. Periodo en que se llevará a acabo la actividad

37 Consecutivo LÍNEA DE ACCIÓN V.- PROYECTO DE ACCIONES DE DIFUSIÓN ARCHIVÍSTICA Primer Trimestre EJERCICIO 2016 Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 Realizar trípticos que ayude al personal de manera correcta un proceso archivístico. 2 Difundir mediante el portal de la Secretaría los avances obtenidos. Periodo en que se llevará a acabo la actividad

38 Consecutivo EJERCICIO 2016 LÍNEA DE ACCIÓN VI.- PROYECTO PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA Primer Trimestre Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 Colocar señalamientos en los archivos Fumigación especializada permanente en las áreas de archivo para evitar la propagación de fauna nociva. Controlar el acceso en cada una de las áreas de archivo para garantizar la confidencialidad de la documentación de archivo. Implementar medidas de conservación de los archivos dirigidas a evitar la humedad y mantener una limpieza adecuada Periodo en que se llevará a acabo la actividad

39 Consecutivo LÍNEA DE ACCIÓN VII.- PROYECTO PREVENTIVO PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFE EJERCICIO 2016 Primer Trimestre Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 2 Realizar la adquisición de un sistema de detección de humo. Colocar señalamientos de seguridad, que sean visibles en caso de emergencia Periodo en que se llevará a acabo la actividad