MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN. [Versión 1.0] FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

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1 MANUAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE [Versión 1.0] FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

2 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 1 Nombre / Cargo Firma Fecha Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Víctor Maldonado / Analista de Procesos Diana Salazar / Directora de Información, Seguimiento y Evaluación Byron Rojas / Director de Planificación e Inversión Valeria Sosa / Coordinadora General de Planificación e Inversión 04/07/ /08/ /08/2014 CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del cambio Fecha de Actualización Versión 1.0 Primera versión de proceso 07/08/2014

3 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 2 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO ANEXOS... 6

4 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 3 GESTIÓN DE 1. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO Macroproceso: Proceso: Coordinación General de Planificación e Inversión. Gestión de Planificación Código del Proceso: Responsable del Proceso: Coordinador General de Planificación de la Secretaría Nacional de Comunicación SUBPROCESOS: 1. Generación del Plan Estratégico Institucional 2. Generación del Plan Operativo Anual POA 3. Generación de Plan Anual de Compras PAC Características: DESCRIPCIONES: 4. Generación de Plan Anual Plurianual de Inversiones PAI 5. Seguimiento Proyectos de Inversión 6. Seguimiento Planificación Proceso para gestionar la planificación de proyectos y su seguimiento en la Secretaría Nacional de Comunicación. Productos/Servicios del Proceso: Tipo de cliente: Interno -Constitución de la República de Ecuador -Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado -Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado Marco Legal: -Estatuto del Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva -Código Civil -Normas Técnicas de Control Interno - Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaría Nacional de Comunicación

5 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 4 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS No se utilizan términos ni abreviaturas en el presente documento. 4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS 5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS 5.1. Generación del Plan Estratégico Institucional Generación del Plan Estratégico Institucional Código del Cargo del Responsable: Descripción: Coordinador General de Planificación e Inversión PROPÓSITO: Elaborar el plan estratégico de la Secretaría Nacional de Comunicación para la gestión anual y/o plurianual. INICIO/DISPARADOR: FIN: Coordinador de Planificación cita Comité de Taller Estratégico. Secretario Nacional aprueba Plan Estratégico Institucional. ENTRADAS:

6 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 5 Necesidad de elaborar un plan estratégico a nivel institucional anual y/o plurianual Plan de acción a nivel de coordinaciones/direcciones. SALIDAS: Plan Estratégico Institucional elaborado y aprobado. Proveedores: N/A FINANCIEROS: Presupuesto general TECNOLÓGICOS: N/A INFRAESTRUCTURA: Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación TALENTO HUMANO: Coordinador Planificación e Inversión Recursos: Director Planificación Director Seguimiento y Evaluación Analistas Planificación Secretario Nacional de Comunicación Subsecretario Nacional de Comunicación Subsecretarios SECOM Coordinadores SECOM Directores SECOM EQUIPO Y SUMINISTROS: Material de oficina Procesos SECOM Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Interno Entidades de Control Planificación Usuarios SECOM

7 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página Diagrama de flujo del subproceso de Generación de Plan Estratégico Institucional. Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño Indicadores de Gestión del Subproceso Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de Planificación son los siguientes: N Indicador 1 Correcta Elaboración de Plan Frecuencia de Medición Anual Forma de Cálculo 1: Sí plan fue elaborado y aprobado correctamente dentro del plazo establecido 0: Si hubo problemas en la elaboración y aprobación o desvío en las fechas Responsable de Medición Coordinador General de Planificación e Inversión Estado del Indicador Propuesto 5.2. Generación del Plan Operativo Anual POA

8 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 7 Generación del Plan Operativo Anual POA Código del Cargo del Responsable: Descripción: Proveedores: Coordinador General de Planificación e Inversión PROPÓSITO: Elaborar el Plan Operativo Anual de la Secretaría Nacional de Comunicación para la gestión y seguimiento anual. INICIO/DISPARADOR: FIN: Coordinación General de Planificación genera Matriz Guía de POA. Secretario Nacional aprueba Plan Operativo Anual. ENTRADAS: Necesidad de elaboración de Plan Operativo Anual. SALIDAS: Plan Operativo Anual elaborado y aprobado. N/A FINANCIEROS: Presupuesto general TECNOLÓGICOS: N/A INFRAESTRUCTURA: Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación Recursos: TALENTO HUMANO: Coordinador Planificación e Inversión Director Planificación Director Seguimiento y Evaluacion Analistas Planificación Secretario Nacional de Comunicación Subsecretario Nacional de Comunicación Subsecretarios SECOM

9 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 8 Coordinadores SECOM Directores SECOM EQUIPO Y SUMINISTROS: Material de oficina Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Interno Procesos SECOM Entidades de Control de Planificación Diagrama de flujo del subproceso de Generación de Plan Operativo Anual POA. Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño Indicadores de Gestión del Subproceso Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Generación de Plan Operativo Anual POA son los siguientes: N Indicador 1 Correcta Elaboración de Plan Frecuencia de Medición Anual Forma de Cálculo 1: Sí plan fue elaborado y aprobado correctamente dentro del plazo establecido 0: Si hubo problemas en la elaboración o desvío en las Responsable de Medición Coordinador General de Planificación e Inversión Estado del Indicador Propuesto

10 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 9 fechas 5.3. Generación del Plan Anual de Contrataciones Código del Cargo del Responsable: Descripción: Proveedores: Generación del Plan Anual de Contrataciones Coordinador General de Planificación e Inversión PROPÓSITO: Elaborar Plan Anual de Contrataciones de la Secretaría Nacional de Comunicación y obtener aprobaciones necesarias para entregarlo a la Coordinación Administrativa para su publicación. INICIO/DISPARADOR: FIN: Coordinador de Planificación solicita requerimientos de compras a unidades de la SECOM. PAC revisado, validado y aprobado. Coordinación de Planificación entrega información del PAC a dirección administrativa para subir al sistema de SERCOP. ENTRADAS: Cumplimiento de la LOSNCP y su Reglamento. SALIDAS: Plan Anual de Contrataciones generado, aprobado y subido al portal del SERCOP. Servicio de Compras Públicas SERCOP FINANCIEROS: Presupuesto general Recursos: TECNOLÓGICOS: Portal de Servicio Nacional de Compras Públicas INFRAESTRUCTURA:

11 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 10 Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación TALENTO HUMANO: Coordinador Planificación e Inversión Director Planificación Director Seguimiento y Evaluacion Analistas Planificación Director Financiero Subsecretario Nacional de Comunicación Analistas Adquisiciones Director Administrativo Secretario Nacional de Comunicación EQUIPO Y SUMINISTROS: Material de oficina Procesos SECOM Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Interno SERCOP Usuarios SECOM

12 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página Diagrama de flujo del subproceso de Generación de Plan Anual de Contrataciones. Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño Indicadores de Gestión del Subproceso Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de Contrataciones son los siguientes: N Indicador Frecuencia de Medición Forma de Cálculo Responsable de Medición Estado del Indicador 1 Tiempo de Proceso Anual Fecha de Publicación de PAC - Fecha de inicio de proceso Coordinador General de Planificación e Inversión Propuesto 5.4. Generación del Plan Anual de Inversiones PAI Generación del Plan Anual de Inversiones PAI Código del Cargo del Responsable: Coordinador General de Planificación e Inversión

13 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 12 PROPÓSITO: Definir planificación anual de los proyectos de inversión que se ejecutarán en la SECOM, para solicitar a SENPLADES su inclusión al PAI Anual del PGE. INICIO/DISPARADOR: FIN: Coordinador General de Planificación cita reunión de priorización de proyectos de SECOM. Descripción: Proveedores: SENPLADES aprueba y emite Plan Anual de Inversiones de la SECOM. ENTRADAS: Necesidad de aprobación/planificación de proyectos de inversión de la SECOM. Necesidad de inversión por parte de las unidades requirientes. SALIDAS: Plan Anual de Inversiones de la SECOM elaborado y aprobado. Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) FINANCIEROS: Presupuesto general TECNOLÓGICOS: Sistema SIPeIP INFRAESTRUCTURA: Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación TALENTO HUMANO: Recursos: Coordinador Planificación e Inversión Director Planificación Director Seguimiento y Evaluacion Especialista Inversiones Analistas Planificación Subsecretario Nacional de Comunicación Director Financiero EQUIPO Y SUMINISTROS: Material de oficina

14 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 13 Procesos SECOM Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Interno Direcciones SECOM Entidades de Control de Planificación Diagrama de flujo del subproceso de Generación de Plan Anual de Inversiones. Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño Indicadores de Gestión del Subproceso Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de Plan Anual de Inversiones son los siguientes: N Indicador 1 Correcta Elaboración de Plan Frecuencia de Medición Anual Forma de Cálculo 1: Sí plan fue elaborado y aprobado correctamente dentro del plazo establecido 0: Si hubo problemas en la Responsable de Medición Coordinador General de Planificación e Inversión Estado del Indicador Propuesto

15 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 14 elaboración o desvío en las fechas 5.5. Seguimiento Proyectos de Inversión Seguimiento Proyectos de Inversión Código del Cargo del Responsable: Coordinador General de Planificación e Inversión PROPÓSITO: Definir cualitativa y cuantitativamente cumplimientos y avances de los proyectos de inversión de la SECOM. INICIO/DISPARADOR: FIN: Director de Seguimiento y Evaluación revisa registro y planificación de proyectos. Descripción: Proveedores: SENPLADES actualiza Plan Anual de Inversiones con nueva caracterización/status de proyectos. ENTRADAS: Necesidad de gestión de los proyectos de inversión de la SECOM para alcanzar los objetivos propuestos en cada marco lógico de cada proyecto. SALIDAS: Registro de actualización de ejecución de proyectos de inversión de la SECOM. Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) Gerencia de cada proyecto FINANCIEROS: Recursos: Presupuesto general Plan Anual de Inversiones TECNOLÓGICOS:

16 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 15 Sistema SIPeIP Matrices de Seguimiento INFRAESTRUCTURA: Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación TALENTO HUMANO: Coordinador Planificación e Inversión Director Seguimiento y Evaluacion Analistas Planificación Subsecretario Nacional de Comunicación Director Financiero Líderes de Proyectos SECOM EQUIPO Y SUMINISTROS: Material de oficina Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Procesos SECOM Entidades de control de planificación Interno/Externo Diagrama de flujo del subproceso de Seguimiento a Proyectos de Inversión. Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño Indicadores de Gestión del Subproceso

17 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 16 Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Seguimiento a Proyectos de Inversión son los siguientes: N Indicador Frecuencia de Medición Forma de Cálculo Responsable de Medición Estado del Indicador 1 % de cumplimiento de presupuesto Por Proyecto [1 - (Monto de desviación - Presupuesto Total del proyecto)] * 100 Coordinador General de Planificación e Inversión Propuesto 2 % de cumplimiento de cronograma Por Proyecto [1 - (Tiempo de desviación - Tiempo Total del proyecto)] * 100 Coordinador General de Planificación e Inversión Propuesto 5.6. Seguimiento Planificación Seguimiento Planificación Código del Cargo del Responsable: Coordinador General de Planificación e Inversión PROPÓSITO: Definir cumplimientos y avances de la Planificación Estratégica, Plan Anual de Compras y Plan Operativo Anual en la SECOM. INICIO/DISPARADOR: FIN: Director de Seguimiento y Evaluación revisa Planificación Estratégica, Plan Anual de Compras y Plan Operativo Anual. Descripción: Director de Seguimiento y Evaluación actualiza registro de ejecución con cumplimientos y status de la planificación. ENTRADAS: Necesidad de ejecución de la planificación anual de la SECOM. Planificación Estratégica de la SECOM. SALIDAS: Registro y planificación estratégica, de compras y operativa atualizada. Proveedores: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES)

18 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 17 FINANCIEROS: Presupuesto general TECNOLÓGICOS: Matrices de Seguimiento INFRAESTRUCTURA: Instalaciones Secretaría Nacional de Comunicación TALENTO HUMANO: Recursos: Usuarios/Clientes: Tipo de cliente: Coordinador Planificación e Inversión Director Seguimiento y Evaluación Analistas Planificación Subsecretario Nacional de Comunicación Director de Planificación Coordinador Administrativo Financiero Analistas de Seguimiento EQUIPO Y SUMINISTROS: Material de oficina Procesos SECOM Entidades de Control de Planificación. Interno/Externo Diagrama de flujo del subproceso de Seguimiento Planificación.

19 COORDINACIÓN GENERAL DE E INVERSIÓN Página 18 Referirse a Anexo A para detalle a mayor tamaño Indicadores de Gestión del Subproceso Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Seguimiento de Planificación son los siguientes: N Indicador Frecuencia de Medición Forma de Cálculo Responsable de Medición Estado del Indicador 1 % de cumplimiento de presupuesto Mensual [1 - (Monto de desviación - Presupuesto Total)] * 100 Coordinador General de Planificación e Inversión Propuesto 2 % de cumplimiento de planificación Mensual [1 - (Desviación Planificación - Planificación)] * 100 Coordinador General de Planificación e Inversión Propuesto 6. DOCUMENTOS 7. ANEXOS