Ficha Informativa de Proyecto 2017

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1 MCE - Ministerio de Comercio Exterior Coordinación General de Gestión Estratégica Dirección de Administración por Procesos PROYECTO: I006 MCE - Redespliegue de los Procesos Adjetivos Priorizados Líder del Proyecto: Patrocinador Ejecutivo: Titular: ([email protected]) Orellana Herrera, Javier Armando Chuico Guaman, Johanna Marcela Programas Relacionados: Ficha Informativa de Proyecto 2017 Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 03/02/ /07/2017 Fecha de última actualización: 30/06/2017 Fecha de Fin Base: 31/07/2017 Modificado por: Fecha del siguiente Hito: 17/07/2017 DATOS GENERALES Descripción DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: El proyecto estará enfocado en realizar el rediseño de los procesos adjetivos priorizados, identificados posterior a la evaluación de procesos efectuada en diciembre de 2016 y a su vez complementar los manuales de gestión con la inclusión de los controles del "Esquema Gubernamental de Seguridades de la Información" - EGSI JUSTIFICACIÓN: El numeral del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos señala que la Dirección de Administración por procesos tiene como misión "Dirigir y controlar la gestión por procesos mediante la implementación del ciclo de mejora continua que incluye la definición, medición, análisis, mejora y control de los procesos institucionales, con el propósito contar con una administración basada en procesos, orientada a contar con productos y servicios de calidad y a una gestión eficiente y eficaz, que permita alcanzar los objetivos institucionales". OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO: Rediseñar los procesos adjetivos priorizados que fueron identificados en la evaluación efectuada en diciembre de 2016 mediante entrevistas de levantamiento de información con los usuarios clave e implementación de mejoras, obteniendo así la actualización del manual de procesos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: - Realizar el rediseño de los procesos adjetivos considerados como prioritarios mediante reuniones con los actores claves, análisis, desarrollo e implementación de mejoras. - Incluir los controles dados por el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información (EGSI) en los procesos adjetivos identificados como prioritarios que permitirán fortalecer el desempeño en el desarrollo de las actividades derivadas de la gestión y normar los mismos generando en la institución una cultura en Seguridad de Información. PRODUCTO/SERVICIO: - Diagramas de flujo de los procesos (desarrollo / actualización) - Manuales de procesos actualizados - Tabla de costo de los productos identificados en concordancia con el estatuto. - Indicadores de procesamiento (desarrollo / actualización) - Catálogo de Procesos actualizado Beneficios Cualitativos Estandarizar y aplicar correctamente los procesos vigentes y disminuir la probabilidad de errores o reproceso. Definir indicadores por medio de la gestión por procesos que permitan medir la eficiencia, eficacia y economía en función de la madurez institucional. Tipo de Beneficiario Beneficiario interno: Ejecutores de los procesos institucionales 04/07/2017 9:01 AM GPR 1/7

2 Tipo de Beneficiario Beneficiario externo: N/A Restricciones RESTRICCIONES: Las restricciones para éste proyecto son las siguientes: COSTO No aplica, no se requiere asignación de recursos financieros, el proyecto se desarrollará con la capacidad instalada de la Unidad. TIEMPO: El proyecto se realizará en aproximadamente 6 meses, para lo cual es necesario el cumplimiento del cronograma establecido. ALCANCE: Diseño / rediseño de los procesos adjetivos priorizados a través del levantamiento, análisis y propuesta de mejora a las actividades que fueron evidenciadas durante la evaluación de procesos ejecutada con corte a diciembre de 2016 junto con la inclusión de controles del EGSI, alcanzando de ésta manera la implementación efectiva e incremento en la satisfacción del usuario final. RECURSOS: Equipo técnico calificado, tanto por parte de las Unidades y del equipo del proyecto. SUPUESTOS: - Apoyo de las autoridades del MCE. - Adaptación al cambio por parte de las Unidades del Ministerio, lo cual permita la participación comprometida en el proceso de levantamiento de los procesos. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % Fecha de Inicio: 03/02/2017 Fecha de Fin: 31/07/2017 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 10 % 30 % 40 % 60 % 80 % 100 % 0 % real acumulado % 30 % 40 % 60 % 80 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización JUNIO 2017 Durante el mes de junio de 2017 se ejecutaron las siguientes actividades: 1. Se procedió a la identificación de los Controles EGSI a incluir previa a la actualización del Manual de Procesos "Gestión de Tecnologías de la Información" FASE I. (HITO No. 9, CUMPLIDO) 2. Se procedió a la identificación de los Controles EGSI a incluir previa a la actualización del Manual de Procesos "Gestión de Tecnologías de la Información" FASE II. (HITO No. 10, CUMPLIDO) 30/06/ :44 AM 04/07/2017 9:01 AM GPR 2/7

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Ficha Informativa de Proyecto 2017 Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización MAYO 2017 Durante el mes de mayo de 2017 se ejecutaron las siguientes actividades: 1. Se procedió a la realización de la actualización del Manual de Procesos "Gestión de Activos". (HITO No. 7, CUMPLIDO) 30/05/ :57 AM 2. Se procedió a la realización de la actualización del Manual de Procesos "Gestión de Servicios Generales y Transporte". (HITO No. 8, CUMPLIDO) ABRIL 2017 Durante el mes de abril de 2017 se ejecutaron las siguientes actividades: 1. Se procedió a la identificación de los Controles EGSI a incluir previa a la actualización del Manual de Procesos "Gestión de Activos". (HITO No. 5, CUMPLIDO) 2. Se procedió a la identificación de los Controles EGSI a incluir previa a la actualización del Manual de Procesos "Gestión de Servicios Generales y Transporte". (HITO No. 6, CUMPLIDO) MARZO 2017 Durante el mes de marzo de 2017 se ejecutaron las siguientes actividades: 1. Se procedió a elaborar el Cronograma de actividades del proyecto Redespliegue de los Procesos Adjetivos Priorizados. (HITO No. 3, CUMPLIDO) 2. Se procedió con la actualización del Catálogo de los Procesos Adjetivos que serán revisados en el desarrollo del Proyecto Redespliegue de los Procesos Adjetivos Priorizados. (HITO No. 4, CUMPLIDO) FEBRERO 2017 Durante el mes de febrero de 2017 se ejecutaron las siguientes actividades: 1. Se procedió a elaborar el Acta de Constitución del Proyecto Redespliegue de los Procesos Adjetivos Priorizados, recopilando las firmas correspondientes, tales como la del Titular del área, Patrocinador Ejecutivo y la del Líder del Proyecto. (HITO No. 1, CUMPLIDO) 2. Se procedió a elaborar el documento con las definiciones, alcance y metodología de trabajo a utilizar en el desarrollo del Proyecto Redespliegue de los Procesos Adjetivos Priorizados. (HITO No. 2, CUMPLIDO) 28/04/ :28 AM 31/03/ :34 PM 01/03/ :22 PM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. * General. La falta de coordinación entre unidades de apoyo y asesoría en la implementación de este proyecto de mejora CAUSARÍA desgaste de recursos de las unidades. 5- PROYECTO. Recursos. Rotación laboral de los integrantes del equipo del proyecto y/o usuarios claves CAUSARÍA retrasos en la ejecución de actividades del proyecto. Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 2 Fecha de última actualización 26/01/2017 Dario Jaramillo 26/01/2017 Dario Jaramillo Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 60 % /1 50 % /1 LOCALIDADES 1 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Localidad de Impacto 04/07/2017 9:01 AM GPR 3/7

4 HITOS 1 DEFINICIÓN: Acta de Constitución del proyecto realizada 2 DEFINICIÓN: Definición, alcance y metodología de trabajo para el proyecto elaborada 3 PLANEACIÓN: Programación de actividades de acuerdo a la metodología definida 4 EJECUCIÓN: Revisión y validación del catálogo de procesos adjetivos cumplida Hito Categoría Fecha Comprometida 5 EJECUCIÓN: Identificación de los controles EGSI a incluir previa actualización del Manual de Procesos "Gestión de Activos" ejecutada 6 EJECUCIÓN: Identificación de los controles EGSI a incluir previa actualización del Manual de Procesos "Gestión de Servicios Generales y Transporte" ejecutada 7 EJECUCIÓN: Actualización de Manual de Procesos "Gestión de Activos" elaborada 8 EJECUCIÓN: Actualización de Manual de Procesos "Gestión de Servicios Generales y Transporte" elaborada 9 EJECUCIÓN: Identificación de los controles EGSI a incluir previa actualización del Manual Fase I ejecutada 10 EJECUCIÓN: Identificación de los controles EGSI a incluir previa actualización del Manual Fase II ejecutada 11 EJECUCIÓN: Actualización del Manual de Procesos "Gestión de Tecnologías de la Información" elaborada 12 CIERRE: Socialización de resultados alcanzados con el proyecto cumplida 13 CIERRE: Acta de cierre firmada Fecha Estimada Fecha Real Ficha Informativa de Proyecto 2017 A tiempo Hito Cumplido Físico 4-Inicio de Trabajo 03/02/ /02/2017 Sí /02/ /02/2017 Sí /03/ /03/2017 Sí /03/ /03/2017 Sí /04/ /04/2017 Sí /04/ /04/2017 Sí /05/ /05/2017 Sí /05/ /05/2017 Sí /06/ /06/2017 Sí /06/ /06/2017 Sí /07/ /07/2017 No /07/ /07/2017 No /07/ /07/2017 No 5.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 04/07/2017 9:01 AM GPR 4/7

5 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 1.00 Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2017 Años Previos Año Actual (2017) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2017) 0.00 Programado a Devengar Ppto Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2017 Mes Presupuesto Mensual 2017 Acumulado Estado Anual Ene Feb /07/2017 9:01 AM GPR 5/7

6 Mes Presupuesto Mensual 2017 Acumulado Estado Anual Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total 0.00 OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incrementar la gestión por procesos en el Ministerio de Comercio Exterior MEDIANTE la gestión efectiva del Comité de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional, la implementación de proyectos de mejora de servicios y procesos enfocados en la integración de normativa existente, simplificación de trámites y automatización de procesos priorizados. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 1 ASOCIACIÓN HITO No. 01 Acta de Constitución del Proyecto 2 ASOCIACIÓN HITO No. 02 Documento con definiciones, alcance y metodología de trabajo realizado 3 ASOCIACIÓN HITO No. 03 Cronograma de actividades del proyecto elaborado 4 ASOCIACIÓN HITO No. 04 Catálogo de Procesos Adjetivos Actualizado 5 ASOCIACIÓN HITO No. 05 Identificación Controles Activos" realizada 6 ASOCIACIÓN HITO No. 06 Identificación Controles Servicios Generales y Transporte" realizada 7 ASOCIACIÓN HITO No. 07 Actualización de Manual de Procesos "Gestión de Activos" elaborada 8 ASOCIACIÓN HITO No. 08 Actualización de Manual de Procesos "Gestión de Servicios Generales y Transporte" elaborada 9 ASOCIACIÓN HITO No. 09 Identificación Controles Tecnologías de la Información" FASE I realizada 10 ASOCIACIÓN HITO No. 10 Identificación Controles Tecnologías de la Información" FASE II realizada A1.pdf 03/02/2017 A2.pdf 10/02/2017 A3.pdf 03/03/2017 A4.pdf 24/03/2017 A5.pdf 13/04/2017 A6.pdf 28/04/2017 A7.pdf 12/05/2017 A8.pdf 29/05/2017 A9.pdf 16/06/2017 B1.pdf 30/06/2017 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Chuico Guaman, Johanna Marcela Titular de la Unidad Directora de Administración por Procesos y Directora de Gestión del Cambio y johanna.chuico@comerci oexterior.gob.ec Ext /07/2017 9:01 AM GPR 6/7

7 Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Orellana Herrera, Javier Armando Patrocinador Ejecutivo del Proyecto Líder del Proyecto Cultura Organizacional (e) Coordinador General de Planificación y Coordinadora General de Gestión Estratégica Encargado Analista de la Dirección de Administración por Procesos javier.orellana@comerc ioexterior.gob.ec dario.peralta@comercio exterior.gob.ec Ext Ext /07/2017 9:01 AM GPR 7/7