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1 Junio 2016

2 DOCUMENTO ELABORADO POR: Nombre y Apellido: Cargo: Firma: Fecha: DOCUMENTO REVISADO POR: Nombre y Apellido: Cargo: Firma: Fecha: DOCUMENTO APROBADO POR: Nombre y Apellido: Cargo: Firma: Fecha: CONTENIDO DEL DOCUMENTO: 1. Propósito del procedimiento: 2. Alcance del procedimiento: 3. Documentos de referencia: 4. Glosario de términos y acrónimos: 5. Responsabilidades del personal que interviene: 6. Desarrollo de las actividades del procedimiento: 7. Anexos o formularios: 8. Modificaciones del documento: PROGRAMA PRESIDENCIAL CIUDA MUJER COPIA CONTROLADA No. FECHA Página 1 de 5

3 1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Describir el proceso para formular y dar seguimiento al Plan Operativo Anual del Ciudad Mujer adscrito a la Secretaria de Estado en los Despachos de Desarrollo e Inclusión Social (SEDIS) en el marco del Plan de Nación , Visión de País , 2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento aplica a todas las unidades organizativas y personas que participan y apoyan el proceso de implementar la Estrategia a niveles operativos del 3. MARCO NORMATIVO Y LEGAL Convenios interinstitucionales Plan de Nación Visión de País Plan Estratégico de Gobierno Manual Operativo del 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ACRÓNIMOS Divulgación: Dar a conocer, hacer público el contenido del PE Estrategia: Conjunto de acciones que se implementarán en un contexto determinado con el objetivo de lograr el fin propuesto. Fichas de Indicadores: Describen de manera detallada los indicadores de resultado/desempeño contenidos en el PE. Hoja Técnica de Proyectos (HTP): Describe el perfil de los proyectos estratégicos contenidos en el PE Meta: Expresión de un objetivo en términos de cuantitativos y cualitativos. Plan Estratégico (PE): Documento en el que se plasma por parte de los/las responsables del, cuál será la estrategia durante un período de tiempo, generalmente de 3 a 5 años. El objetivo principal del PE es asegurar la sostenibilidad de los programas, proyectos y actividades que se prevén realizar y su vinculación a la programación presupuestaria. Plan Operativo Anual (POA): Es la expresión, para un ejercicio fiscal, de la planificación estratégica de las entidades públicas, concordante con el Plan Nacional de Desarrollo, con objetivos específicos a alcanzar y actividad y proyectos a ejecutar en relación con metas y resultados, incluyendo la estimación de recursos requeridos, todo ello compatible con las directrices y orientaciones emanadas del marco macroeconómico y de las políticas gubernamentales Sistema de Monitoreo y Evaluación de la Gestión: herramienta por medio de la cual se le puede dar seguimiento a la ejecución de sus planes estratégicos y operativos; esta herramienta puede estar sistematizada o desarrollada en Excel. Sociabilización: Promover un entorno laboral que favorezca la comprensión e implementación del PE CCM: Centro DAC: Departamento de Adquisiciones y Contrataciones DAF: Departamento de Administración y Finanzas JA CCM: Jefa Administrativa de CCM Página 2 de 5

4 JAF: Jefa Administrativa Financiera M&E: Monitoreo y Evaluación POA: Plan Operativo Anual SEDIS: Secretaría de Estado en los Despacho de Desarrollo e Inclusión Social SEFIN: Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas SCGG: Secretaria de Estado en el Despacho de Coordinación General del Gobierno SIAFI: Sistema Integrado de Administración Financiera 5. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL QUE INTERVIENE Es responsabilidad de la Nacional del consolidar los POA del 6. DESARROLLO DE LOS APARTADOS DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento complementa al Procedimiento de Formulación y Seguimiento del PE. Aquí se definen los lineamientos para desplegar o implementar las acciones sobre el nivel operativo del. La planificación operativa está a cargo de las responsables de cada unidad organizativa (ejemplo: jefa de administración y finanzas para el departamento de administración y finanzas, Gerente de CCM para el Centro ), quienes incorporan las líneas estratégicas previstas en todas las iniciativas que se promuevan en sus diferentes ámbitos de competencia. Esto implica el desarrollo de planes operativos anuales (POA) específicos siguiendo las directivas vigentes según lo determinado por la unidad de planificación y evaluación de gestión de la SEDIS. El POA del año fiscal, está basado en el Plan Estratégico del. Ambos planes, el estratégico y el operativo, se basan en la Política de Estado de Plan de Nación y Visión de País PROCESO DE FORMULACIÓN DEL POA N Responsable Actividad Evidencia 1. Nacional Prog. Ciudad 2. Mujer 3. Equipo de Dirección A partir del PE aprobado, coordina el proceso de formulación y seguimiento del POA del. Revisa y actualiza anualmente los Lineamientos generales para la elaboración del Plan Operativo Anual y los comunica a su equipo de Dirección del. Las responsables de las unidades organizativas de la Dirección Nacional del, preparan el POA de su unidad según los Lineamientos presentados por la teniendo en cuenta para su formulación, el PE vigente y lo envían para consolidación. De igual manera las gerentes de cada Documentos varios Lineamientos POA de las unidades organizativas de la Dirección del Página 3 de 5

5 N Responsable Actividad Evidencia 4. Enlaces institucionales CCM deberán elaborar el POA de su centro siguiendo estos lineamientos En el caso de las instituciones participantes del, preparan el POA de su respectiva institución en relación a presupuesto aprobado detallando las actividades por centro y lo envían a la Gerente de cada CCM con copia al Equipo de Dirección de. Se organizaran las reuniones o talleres que sean requeridas para llevar a cabo este proceso POA de las instituciones Gerente de CCM Nacional Nacional del Nacional del / Gerente CCM Elabora la propuesta de POA para el Centro junto con su Equipo de Dirección del CCM y los insumos recibidos por parte de los Enlaces y de la Dirección del. Lo envía a la para su revisión: a) Si está conforme a los lineamientos continúa con siguiente paso. b) Si detecta inconsistencia, hace las observaciones al responsable del POA para los ajustes pertinentes. En coordinación con el Equipo de Dirección del revisa los POA recibidos de cada Centro la consistencia con los presupuestos elaborados y el PE vigente. Revisa también el POA elaborado para la Dirección del y prepara POA consolidado del para ser revisado y sometido a aprobación por parte del Consejo Directivo Nacional Incorpora las observaciones del Consejo si las hubiere. En caso contrario se da por aprobado el POA Divulga POA aprobado por los medios disponibles (mail, reuniones de trabajo con Equipo de Dirección del ) asegurando que las Gerentes de cada CCM divulgan el POA con sus respectivos Equipo de Dirección del CCM Propuesta de POA s POA del POA del aprobado Socialización del POA Página 4 de 5

6 6.2. PROCESO DE SEGUIMIENTO DEL POA N Responsable Actividad Evidencia Equipo de Dirección / Equipo Dirección CCM Nacional del De manera mensual cada CCM y unidad organizativa de la Dirección Nacional envía un informe de seguimiento y cumplimiento del POA. Mensualmente analiza y consolida los datos de cada unidad organizativa, realiza el cálculo de indicadores de desempeño, haciendo uso del Sistema de Monitoreo y Evaluación. Cada tres meses reciben y analizan los reportes de seguimiento trimestral del POA, y en caso de metas incumplidas, definen acciones para su cumplimiento dentro del periodo de vigencia del POA. Elabora y envía reporte del cumplimiento de actividades y metas de las actividades del POA a Nacional del para presentación de avances ante el Consejo Directivo Nacional Presenta informe de seguimiento de cumplimiento del POA del al Consejo Directivo Nacional Recibe planes de acción, y da seguimiento de su cumplimiento. informes informes Plan de acción informes Informe de seguimiento del POA Plan de acción e Informes 7. ANEXOS O FORMULARIOS: No aplica 8. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO: Revisión no. Modificaciones FUM Página 5 de 5