Diagrama 1 Mapa Estratégico Corporativo

Transcripción

1 En términos generales, la Universidad de Talca cuenta con una carta de navegación institucional denominada Plan Estratégico 2015, la cual fue diseñado por la comunidad universitaria durante 8 meses (junio 2010 enero 2011) y sancionado por los órganos colegiados en el mes de abril del mismo año. Dicho Plan se estructura en base a 4 focos estratégicos, siendo éstos: 1) Formación en Pregrado, Postgrado, Especialidades y Formación Continua, 2) Crecimiento de la Investigación, Innovación y Transferencia Tecnológica, 3) Fortalecimiento de la Vinculación con el Medio y 4) Generación de valor distintivo a través de la gestión administrativa. Por su parte, cada foco estratégico se despliega en el Mapa Estratégico Institucional en términos de objetivos estratégicos, indicadores, metas y proyectos estratégicos. En el Mapa se evidencian cuatro perspectivas, siendo éstas: resultados, usuarios y clientes, procesos internos, y aprendizaje y crecimiento. El Mapa resultante permite apreciar como los focos estratégicos se articulan en objetivos relacionados a través de las diferentes perspectivas. En el diagrama 1, se presenta el Mapa Estratégico Corporativo. Diagrama 1 Mapa Estratégico Corporativo

2 El Modelo de Control de Gestión de la Universidad de Talca se funda en la coordinación sistemática de un conjunto de instrumentos metodológicos, especialmente desarrollados para hacer seguimiento y monitoreo a la estrategia corporativa que la Institución ha plasmado en su plan estratégico institucional como parte del proceso de planificación que desarrolla, regularmente y de modo sistemático, cada 5 años. A continuación se presenta, de modo secuencial, cada uno de los instrumentos metodológicos y la manera en que se coordinan éstos para dar vida al modelo de control de gestión de la estrategia corporativa. De acuerdo con el diagrama 2, el modelo posee tres niveles internos, siendo éstos: el Plan Estratégico, los Compromisos de Desempeño de las Unidades y los Compromisos de Desempeño Individuales (académicos y no académicos). El primer nivel (de abajo hacia arriba) corresponde al Plan Estratégico Corporativo. Este instrumento posee objetivos estratégicos, estrategias, acciones, proyecto asociados y metas, medibles y verificables. Por su parte, el segundo nivel corresponde a los Compromisos de Desempeño de la Unidad, cuyo diseño es realizado por cada Unidad (Facultades, Institutos, Vicerrectorías y Direcciones Institucionales). Por último, el tercer nivel interno lo constituyen los Compromisos de Desempeño Individuales (Académicos y no Académicos). La base fundamental del Modelo de Control de Gestión radica en la formulación de los Compromisos de Desempeño de las Unidades (segundo nivel), permitiendo así una primera relación virtuosa entre los objetivos estratégicos institucionales (definidos en el Plan) y los objetivos establecidos por cada Unidad conforme a los cuatro focos estratégicos corporativos. Las Unidades al formular su Compromiso de Desempeño incorporan un conjunto de acciones por foco estratégico, haciendo converger dichas acciones con los objetivos del plan institucional. Cada Unidad realiza un proceso de autoevaluación de sus compromisos de desempeño, tanto intermedia como final, en los meses de agosto y enero, respectivamente. De este modo, es posible conocer el nivel de avance de las acciones, realizando los ajustes pertinentes en su ejecución. Por su parte, la Dirección de Planificación y Análisis Institucional realiza control y seguimiento a las autoevaluaciones, con el propósito de conocer el nivel de avance de las acciones y entregar sugerencias a la ejecución de los compromisos. Para ello se cuenta con un sistema de información en línea que vincula a los directivos de las Unidades con los responsables de la administración de la plataforma digital (Unidad de Control y Gestión de la Dirección de Planificación y Análisis Institucional). Por su parte, los Compromisos de Desempeños Individuales (tercer nivel) se asocian de modo complementario con los Compromisos de Desempeño de las Unidades, nutriéndose este último de las acciones individuales, tanto de los funcionarios académicos como de los no académicos. Diagrama 2: Elementos del Modelo de Control de Gestión

3 Tal como mencionó, el Plan Estratégico 2015 descansa en la implementación de 17 proyectos estratégicos asociados a los cuatro focos estratégicos. El diseño de estos proyectos fue desarrollado, de modo conjunto, por las unidades responsables de su implementación y la Dirección de Planificación y Análisis Institucional. Desde el punto de vista del Modelo de Control de Gestión, los 17 proyectos estratégicos son implementados a través de los Compromisos de Desempeño de las Unidades. Al respecto, cada Unidad responsable declara en su compromiso de desempeño todas aquellas acciones necesarias que permiten el despliegue e implementación de los respectivos proyectos estratégicos. En el diagrama 3 se presenta la secuencia de acciones que dan vida a la definición de los proyectos estratégicos y su posterior implementación. Una vez concluido el diseño del Plan del Estratégico Institucional, son definidos los Proyectos Estratégicos. En el caso particular del Plan Estratégico 2015, se definieron 17 proyectos estratégico, los cuales son implementados por las Unidades, siendo declarados anualmente en sus Compromisos de Desempeño. Como parte de la gestión de los proyectos estratégicos, éstos son monitoreados y evaluados por la Dirección de Planificación y Análisis Institucional junto con las respectivas unidades responsables de implementar cada proyecto. De ser necesario, se procede a realizar los ajustes respectivos, redefiniendo las acciones del proyecto estratégico. Diagrama 3: Implementación de los Proyectos Estratégicos

4 4. Convergencia de los Planes de Contribución con el Plan Estratégico Institucional Como parte del despliegue del Plan Estratégico Institucional, las Unidades Académicas (Facultades e Institutos) y aquellas unidades dependientes de Rectoría, diseñan sus propios Planes de Contribución. Este instrumento de gestión estratégica se convierte en el plan de trabajo de mediano y largo plazo de las Unidades, siendo convergente con el Plan Estratégico Institucional. Los Planes de Contribución de las unidades poseen objetivos, acciones, metas, responsables y estado de avance. En el diagrama 4 se presenta la secuencia de acciones que posibilita el despliegue de los Planes de Contribución de las unidades y su vinculación con los Compromisos de Desempeño de éstas. En estricto rigor, las acciones del Plan de Contribución son declaradas anualmente en el Compromiso de Desempeño de cada Unidad, siendo monitoreadas y evaluadas por la Dirección de Planificación y Análisis Institucional. Diagrama 4: Despliegue del Plan de Contribución de las Unidades

5 La Universidad de Talca definió, como producto de su último proceso de acreditación, el Plan de Mejoramiento Institucional Dicho Plan se estructura en base a acciones establecidas para cada área de acreditación, dando cuenta de plazos, responsables, metas, resultados e indicadores de seguimiento. Para efecto de la ejecución de las acciones, las Unidades responsables de su implementación declaran anualmente dichas actividades en su Compromiso de Desempeño (CDU). Por su parte, la Dirección de Planificación y Análisis Institucional realiza una evaluación intermedia (agosto) y final (enero) del Plan de Mejoramiento Institucional, con el propósito de conocer el nivel de avance de las acciones, realizando los ajustes pertinentes en su ejecución. En el diagrama 5 se presenta la secuencia de acciones que posibilita el despliegue del Plan de Mejoramiento Institucional. Diagrama 5: Despliegue del Plan de Mejoramiento Institucional

6 La Corporación ha optado por el diseño e implementación del Modelo de Gestión de Excelencia Malcolm Baldrige como instrumento de evaluación, mejora y planificación de la gestión de calidad institucional. Con este propósito, entre los meses de julio de 2011 y mayo de 2012, se elaboró el Informe de Autoevaluación. Dicho informe fue sometido durante junio y septiembre de 2012 a una evaluación de especialistas externos, quienes entregaron un Informe de Retroalimentación, dando cuenta de los puntos críticos a mejorar en función de los siete criterios del Modelo (Liderazgo, Planificación Estratégica, Enfoque al Cliente; Medición, Análisis y Gestión del Conocimiento; Orientación a la Fuerza Laboral, Foco en la Operación y Resultados). El Informe de Retroalimentación permitió elaborar el Plan de Mejora Malcolm Baldrige, que contiene 16 proyectos, siendo implementados a partir de enero Estas iniciativas son ejecutadas por las Vicerrectorías y sus direcciones dependientes, las cuales declaran en sus Compromisos de Desempeño (CDU) las acciones a desarrollar durante el año. Por su parte, es la Dirección de Planificación y Análisis Institucional quien realiza el seguimiento y evaluación al Plan de Mejora, a través de la Unidad de Aseguramiento de Calidad. En el diagrama 6 se presenta la secuencia de acciones que posibilitan el despliegue del Plan de Mejora Malcolm Baldrige. Diagrama 6: Despliegue del Modelo Malcolm Baldrige

7 El Plan Estratégico 2015 se estructura en base a cuatro focos estratégicos institucionales. Por su parte, cada foco estratégico se despliega en el Mapa Estratégico Institucional en términos de objetivos estratégicos, indicadores, metas y proyectos corporativos (ver Diagrama 1). En el caso específico del foco estratégico Fortalecimiento de la Vinculación con el Medio se estableció como uno de sus indicadores el Diseño del Reporte de Sostenibilidad, bajo la modalidad del Global Report Iniciative (GRI), en su versión 3.1. La coordinación del diseño del Reporte recayó en las Direcciones de Responsabilidad Social Universitaria y de Planificación y Análisis Institucional. Con esta metodología, la Universidad de Talca busca dar respuesta no sólo al indicador señalado, sino también contribuir al proceso de mejoramiento continuo de la gestión corporativa, estimulando la convergencia estratégica de las metas expuestas en el Informe de Sostenibilidad con aquellas metas globales del Plan Estratégico Institucional. El fin último de este Reporte es comunicar las acciones relevantes a los principales actores con los cuales la Institución se vincula, y a la comunidad en general, dando a conocer su quehacer en los ámbitos económicos, social y ambiental. Lo interesante de esta metodología radica en la construcción del documento, ya que los contenidos del mismo son consensuados con los propios actores, quienes en base a una retroalimentación estructurada identifican aquellos aspectos más importantes a ser comunicados por la Institución. En la actualidad, se está diseñando la segunda versión (2013), la cual se estima esté finalizada en octubre próximo para su comunicación posterior.