MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN. Versión Motivo Cambio ó Anulación Fecha de Actualización

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1 PÁGINA: 1 de 5 ELABORADO POR: Coordinación General de Planificación Institucional FECHA: Agosto VIGENCIA A PARTIR DE: Septiembre 1. CONTROL DEL DOCUMENTO REVISADO Y APROBADO POR: Ing. Santiago Enríquez, Coordinador General de Planificación Institucional (e) FECHA: Septiembre Versión Motivo Cambio ó Anulación Fecha de Actualización 2. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es determinar cuáles son los Objetivos Operativos que se deben cumplir en un periodo específico, los cuales contribuyen a la consecución de un Objetivo Estratégico Institucional. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica a todo el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, y está proyectado para realizarse cada año. 4. DEFINICIONES 4.1. Meta.- Característica cuantitativa y cualitativa que se pretende lograr durante el año en curso, para contribuir a logro del objetivo estratégico institucional Indicador.- Formula para medir el resultado cuantitativo Planes, programas o proyectos.- Es una caracterización operativa que tiene cada una de las metas de acuerdo a la gestión específica que va a cumplir Actividades específicas.- Elementos de gestión que pueden estar valorados o no y que nos ayudan al cumplimiento objetivo de la meta de la cual proviene Motivos de gasto.- Son definiciones ligadas a un presupuesto definido para cada actividad específica y que contienen el detalle requerido por el Plan Anual de Compras (PAC) Reprogramación de presupuesto.- Movimientos de saldos presupuestarios disponibles entre motivos de gasto y que no implican gastos relacionados a nómina ni otras restricciones establecidas por el Ministerio de Finanzas Evaluación de gestión.- Referente a la evaluación mensual, cuatrimestral y anual que se hace a la ejecución de actividades específicas del POA que cuentan o no con presupuesto asignado Evaluación de ejecución presupuestaria.- Referente a la evaluación mensual, cuatrimestral y anual que se hace a las actividades especificas de POA que cuentan con presupuesto asignado. 5. BASE LEGAL Constitución de República del Ecuador.

2 PÁGINA: 2 de 5 Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. Reglamento Orgánico por Procesos del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. Guía metodológica de Planificación Institucional de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. 6. DIRECTRICES 6.1. El Plan Anual Operativo (POA) es una construcción colectiva por tanto es responsabilidad de cada Coordinador (a) o Director (a) de Proceso establecer de manera coherente metas, indicadores y presupuesto Los procesos de adquisición partirán de lo que está establecido en el POA, por tanto las compras no planificadas serán una excepción Las reprogramaciones de presupuesto solamente se realizan dentro de un mismo cuatrimestre, a menos que se requiera contratar de manera anual, un bien, servicio u obra en cuyo caso se traerán a valor presente todos los valores correspondientes a los siguientes meses del año Cuando exista una reprogramación de presupuesto que implique tomar dinero del presupuesto de otro proceso deberá contar con el aval del (la) Director (a) o Coordinador (a) respectivo (a). 7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO Coordinador (a) General de Planificación Institucional (Seguimiento y Evaluación). Coordinadores (as) y Directores (as) Nacionales del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. Servidores (as) asignados (as) a un territorio especifico. 8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO Coordinadores (as) y Directores (as) Nacionales del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 9. PROCEDIMIENTO 9.1. El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de General de Planificación Institucional analizan las metas del Plan Estratégico y la ejecución del Plan Operativo Anual del año en curso. (El POA se elabora aproximadamente en mayo del año anterior) El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de General de Planificación Institucional analizan el esquema de Gestión por Procesos que se está aplicando al momento a través de la matriz de oportunidades y amenazas en factores sociales, políticos, tecnológicos y económicos El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de General de Planificación Institucional analizan el entorno político y social para el siguiente año El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de

3 PÁGINA: 3 de 5 General de Planificación Institucional definen metas a desarrollar durante el año analizado en base a la Ley del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social y la Constitución de la República del Ecuador El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de General de Planificación Institucional definen los indicadores (Objetivos Estratégicos preliminares) El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de General de Planificación Institucional definen el tiempo en meses que va a durar la gestión a través de talleres de socialización El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de General de Planificación Institucional definen el programa o proyecto que apalanca cada meta mediante reuniones de trabajo El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de General de Planificación Institucional definen actividades específicas (a cada actividad específica se hace un desglose por motivo de gasto y cada desglose va acompañado por una partida presupuestaria) El (la) Presidente (a), los (las) Coordinadores (as), los (las) Directores (as) del Consejo de General de Planificación Institucional realizan una revisión general de metas e indicadores para que conceptualmente estén bien definidas y remiten a la Presidencia un memorando con la proforma presupuestaria elaborada y solicitan a la misma que se ponga en consideración del Pleno del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social La Presidencia del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social pone a consideración del Pleno Si el Pleno del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social no aprueba, la Coordinación General de Planificación Institucional realiza las correcciones y vuelve al punto Si el Pleno del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social aprueba, remite a la Dirección Nacional de Gestión Financiera para que informe al Ministerio de Finanzas sobre la proforma presupuestaria del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social El (la) Director (a) Nacional de Gestión Financiera indica cuales son los techos de presupuesto para el Consejo de Participación Ciudadana y Control Social que ha aprobado la Asamblea Nacional La Coordinación General de Planificación Institucional retorna el Plan Operativo Anual (POA) a cada uno de los (las) Directores (as) para que se ajusten a la nueva situación presupuestaria La Presidencia del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, la Coordinación Técnica y la Coordinación General de Planificación Institucional realizan la reunión de evaluación del Plan Operativo Anual (POA) del año en curso.

4 PÁGINA: 4 de Los (las) Coordinadores (as) y los (las) Directores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social modifican el Plan Operativo Anual (POA) hasta adaptarlo a la nueva situación presupuestaria y lo remiten a la Coordinación General de Planificación Institucional La Coordinación General de Planificación Institucional remite el Plan Operativo Anual (POA) cuadrado a la Presidencia del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social Presidencia del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social lo pone a consideración del Pleno Si el Pleno del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social no aprueba, La Coordinación General de Planificación Institucional realiza las correcciones y vuelve al punto anterior Si el Pleno del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social aprueba, la Coordinación General de Planificación Institucional ingresa la información al sistema de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo y solicita a cada uno de los (las) Coordinadores (as) y los (las) Directores (as) que socialicen con cada grupo de trabajo el POA que les corresponda Los (las) Coordinadores (as) y los (las) Directores (as) de cada área desarrollan el POA (cumplimiento de las actividades descritas en cada uno de los POAs) y remiten la información a la Coordinación General de Planificación Institucional y a la Coordinación Técnica Si los (las) Coordinadores (as) y los (las) Directores (as) solicitan reprogramaciones de presupuesto la Coordinación General de Planificación Institucional lo realiza siempre y cuando se encajen con los períodos de evaluación del POA (cada cuatro meses) Si no existen fondos no se realiza reprogramación, la Coordinación General de Planificación Institucional informa a los (las) Coordinadores (as) y los (las) Directores (as) este particular Si existen fondos, la Coordinación General de Planificación Institucional notificará a los (las) Coordinadores (as) y los (las) Directores (as) para que puedan generar formularios de adquisición La Coordinación General de Planificación Institucional realiza el análisis de evaluación y seguimiento a través de informes quincenales. 10. REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO Reportes del sistema de Planificación. 11. CONTROL DE REGISTROS Nombre Código Ubicación Física Criterio de Almacenamiento Tiempo de Conservación en Área Tiempo en archivo Inactivo Método de Destrucción Responsable

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